Gde bismo bili bez sastanaka? Verovatno biste imali više posla, ali kada broj ljudi sa kojima radite dostigne određeni nivo, sastanci postaju neizbežni. Zakazivanje sastanka nije jednostavan zadatak; morate proveriti i uveriti se da su svi dostupni, da su obavešteni o vremenu održavanja sastanka i da imate pripremljen dnevni red. Ako radite sa geografski udaljenim timovima, upravljanje različitim vremenskim zonama postaje još izazovnije. Outlook ne nudi značajnu pomoć pri radu sa vremenskim zonama, ali vam omogućava da šaljete pozivnice za sastanke i pratite ko je prihvatio ili odbio poziv. Korisnici Outlook-a imaju mogućnost automatskog prihvatanja ili odbijanja poziva za sastanke na osnovu svoje trenutne dostupnosti.
Outlook ima sposobnost da vas obavesti kada dođe do preklapanja termina, te je stoga važno da bude upoznat sa vašim slobodnim terminima. Ukoliko želite da Outlook automatski prihvata ili odbija pozive za sastanke, neophodno je da aktivirate ovu funkciju.
Automatsko prihvatanje i odbijanje poziva za sastanke
Pokrenite Outlook aplikaciju i idite na File>Options. U prozoru sa opcijama, izaberite karticu Kalendar sa desne strane. Spustite se do odeljka „Automatsko prihvatanje ili odbijanje“ i kliknite na opciju Automatsko prihvatanje/odbijanje.
Prikazaće se mali prozor sa tri opcije; prva opcija automatski prihvata sve zahteve za sastanke, druga opcija odbija one koji se poklapaju sa već postojećim terminima, a treća opcija automatski odbija zahteve za ponavljajuće sastanke.
Ograničenja
Iako možete aktivirati sve ove opcije, važno je da redovno i ažurno održavate svoj kalendar. Ukoliko imate neplanirano vreme rezervisano za obavljanje određenih zadataka, kalendar će to i dalje tretirati kao „slobodno“ vreme i prihvatiti zahteve za sastanke u tom periodu.
Ako ne želite detaljno da ispunjavate svaki deo svog radnog dana u kalendaru, trebalo bi da aktivirate samo opciju za odbijanje zahteva za sastanke koji se preklapaju sa drugim obavezama, kao i opciju za odbijanje ponavljajućih sastanaka. Preporučljivo je da zadržite veću kontrolu nad time koje pozive prihvatate.
Outlook ne pruža mogućnost definisanja prihvatljivog vremena ili radnih sati koji bi bili vidljivi drugim korisnicima u vašoj organizaciji prilikom slanja poziva za sastanak. Da je to moguće, ova funkcija bi se mogla koristiti za automatizaciju prihvatanja pozivnica. Ukoliko i dalje želite da automatizujete prihvatanje poziva, ali ne želite detaljno da popunjavate svoj kalendar, možete dodati neimenovane događaje u kalendar za vreme koje planirate da posvetite radu. Outlook neće proveravati da li se radi o stvarnom događaju ili zadatku, stoga možete jednostavno dodati bilo šta što će pokriti period kada ne možete prisustvovati sastanku. Ovo može biti malo komplikovano rešenje, ali je ujedno i najjednostavnija dostupna opcija.