Ништа није толико фрустрирајуће као примање позива за састанак у тренутку када не радите. Иако не можемо спречити те ситуације, можемо вам помоћи да прилагодите Outlook тако да други буду упознати са вашим радним временом.
Приликом креирања новог захтева за састанак у програму Outlook, функција „Помоћник за заказивање“ (Scheduling Assistant), доступна преко Састанак > Помоћник за заказивање, олакшава проналажење времена када сте ви и прималац позива на састанак слободни.
Међутим, када се отвори помоћник за планирање, подразумевано приказује радне сате од 8 до 17, уместо целог дана од поноћи до поноћи.
Ово је унапред дефинисано радно време у Outlook-у, које можете прилагодити свом стварном распореду. Да бисте то учинили, кликните на Датотека > Опције > Календар, и потражите одељак „Радно време“. Тамо можете унети своје прецизно радно време.
На пример, променимо радно време на период од 10 до 16 часова, а затим кликнимо на „OK“. Када сада отворимо нови захтев за састанак и изаберемо Помоћник за заказивање, видећемо да је наше радно време промењено и да сада одражава наш нови распоред.
Outlook ће приказати ова подешавања свима који имају приступ вашем календару, када буду покушали да закажу састанак са вама.
Узмимо у обзир ситуацију да сте ноћна птица која ради на даљину и сама одређује своје радно време. Морате бити доступни поподне ради преклапања са вашим колегама који раде у јутарњим сатима, али преферирате каснији почетак. Зато промените своје радно време на период од 12 до 20 часова. Када креирате захтев за састанак и додате колегу, Outlook ће приказати ваше радно време од 12 до 20 часова, а сви сати ван тог периода биће означени као светлосива трака.
На сличан начин, када они буду покушали да закажу састанак са вама, сви сати пре 12 часова ће бити приказани као светлосива трака.
Такође, можете подесити ваше радне дане. Уколико радите скраћено радно време или радите викендом, то можете променити кроз Датотека > Опције > Календар > Радна недеља.
Променићемо подешавања тако да петак буде нерадан дан. Када сада креирамо нови захтев за састанак и погледамо помоћника за заказивање, видећемо да је петак приказан као цео дан у светлосивој боји, што указује да је то нерадни дан.
Можда ћете морати да објасните својим колегама шта значи сива трака – и да их подстакнете да подесе своје радне дане и сате. Међутим, када сви буду разумели значење сиве траке, људи ће бити сами криви уколико закажу састанак са вама у време када не радите.