Čuvanje Excel radnog lista kao PDF dokumenta ponekad može predstavljati izazov, jer finalni dokument ne izgleda uvek onako kako smo zamislili. Ovaj vodič će vam objasniti kako da sačuvate svoj radni list kao čitljiv i pregledan PDF.
Zašto pretvarati Excel u PDF?
Postoji mnogo situacija u kojima je poželjno sačuvati Excel dokument kao PDF umesto kao tabelu. Na primer, možda želite da pošaljete samo određeni deo radnog lista ili da sprečite mogućnost uređivanja sadržaja. Međutim, proces konverzije Excel fajla u PDF može biti pomalo komplikovan.
Često ne razmišljamo o Excel tabelama u terminima dokumenata sa granicama, stranicama i marginama. Međutim, kada se radi o konvertovanju ovih fajlova u PDF dokumente koji se mogu lako čitati, štampati ili distribuirati, ovo postaje veoma bitno. Vaš fajl treba da bude pregledan i razumljiv, bez nasumičnih kolona koje se pojavljuju na drugim stranicama ili ćelija koje su premale za čitanje.
Evo kako da svoju tabelu transformišete u PDF dokument koji je pogodan za prezentaciju i štampanje.
Podešavanje izgleda stranice
Ako koristite Office 2007 ili noviju verziju, pronađite karticu „Izgled stranice“ (Page Layout). U okviru ove kartice nalazi se odeljak „Podešavanje stranice“ (Page Setup) sa sledećim opcijama:
- Margine: Podesite udaljenost između ivice dokumenta i prve ćelije.
- Orijentacija: Odaberite da li će dokument biti u vodoravnom (landscape) ili uspravnom (portrait) položaju.
- Veličina: Definišite veličinu papira za vaš gotov dokument.
Ove opcije funkcionišu slično kao u Word dokumentu. Prilagodite ih prema tome kako želite da vaš finalni PDF izgleda. Imajte na umu da je većina Excel tabela preglednija u pejzažnoj orijentaciji, osim ako nemate mali broj kolona. Listovi sačuvani u uspravnom formatu mogu imati kolone koje izlaze izvan granica štampanja, što otežava čitanje i navigaciju.
Dodatno, možete ubaciti zaglavlje i podnožje. Kliknite na strelicu u donjem desnom uglu sekcije „Podešavanje stranice“, a zatim na karticu „Zaglavlje/Podnožje“ (Header/Footer). Možete odabrati ponuđene opcije ili kreirati sopstveno zaglavlje ili podnožje pomoću dugmeta „Prilagodi“ (Customize).
Takođe, možete promeniti pozadinu štampanog lista. Kliknite na dugme „Pozadina“ (Background) u sekciji „Podešavanje stranice“. Možete izabrati sliku sa svog uređaja ili iz oblaka, koja će biti postavljena kao pozadina celog lista.
Određivanje područja za štampanje i skaliranje
Sledeći korak je određivanje koja oblast tabele će biti konvertovana u PDF, kao i broj redova i kolona na svakoj strani.
Prvi način za definisanje oblasti je da selektujete sve ćelije koje želite da budu u dokumentu. Zatim idite na „Izgled stranice“ > „Područje za štampanje“ (Print Area) > „Postavi područje za štampanje“ (Set Print Area). Oko odabranog dela će se pojaviti tanka siva linija. Kada kreirate PDF, sve izvan ove oblasti neće biti uključeno. Takođe, možete ručno uneti ćelije klikom na strelicu u donjem levom uglu i izborom „Sheet“ > „Print Area“.
Slično kao u Microsoft Word-u, možete dodati prelome stranica za segmentaciju različitih delova tabele. Prelomi mogu biti horizontalni ili vertikalni. Postavite se u ćeliju gde želite prelom stranice, izaberite karticu „Izgled stranice“, i u sekciji „Podešavanje stranice“ > „Prelomi stranica“ (Breaks) > „Umetni prelom stranice“ (Insert Page Break). Prelom će se pojaviti iznad i levo od trenutne ćelije.
Veoma je bitno podesiti opciju „Skaliraj da stane“ (Scale to Fit). Desno od podešavanja stranice, nalaze se opcije: širina, visina i skala. Širina i visina određuju na koliko će se strana prikazati redovi ili kolone vaše tabele. Na primer, ako imate mnogo redova ali malo kolona, širinu je najbolje podesiti na jednu stranicu. Opcija skale menja ukupnu veličinu celog područja štampanja.
Opcije listova
Poslednji meni na koji treba obratiti pažnju su „Opcije listova“ (Sheet Options). Ova podešavanja utiču na izgled finalnog štampanog dokumenta. Za pristup ovim opcijama, kliknite na strelicu u donjem desnom uglu sekcije „Opcije listova“.
Evo pregleda opcija koje možete podesiti u ovom meniju:
- Štampaj naslove: Zamrzava određene redove i kolone, kao što su zaglavlja ili oznake, tako da se pojavljuju na svakoj stranici.
- Mrežne linije: Prikazuje ili sakriva mrežne linije između ćelija.
- Naslovi: Prikazuje alfabetske (A, B, C) i numeričke (1, 2, 3) oznake redova i kolona.
- Komentari, beleške i greške: Prikazuje ugrađene komentare, beleške i upozorenja o greškama u finalnom dokumentu.
- Redosled štampanja: Podesite redosled kojim će se stranice štampati, odozgo prema dole ili s leva na desno.
U ovom meniju možete da odete na „Pregled pre štampanja“ (Print Preview) kako biste videli kako će izgledati finalni dokument. Takođe, možete koristiti prečicu Ctrl+P.
Čuvanje ili štampanje kao PDF
Kada je dokument pravilno formatiran, imate dve opcije za kreiranje PDF-a.
Da biste sačuvali fajl kao PDF, otvorite dijalog „Sačuvaj kao“ (Save As) i izaberite PDF iz padajućeg menija „Sačuvaj kao tip“ (Save as type). Alternativno, možete izabrati „Izvoz“ (Export) > „Izvezi u XPS/PDF“. Ovde imate nekoliko opcija. Možete optimizovati fajl za standardnu ili minimalnu veličinu, što utiče na kvalitet i veličinu finalnog dokumenta. Klikom na „Opcije“ možete izabrati područje za objavljivanje:
- Izbor: Trenutno izabrane ćelije.
- Aktivni listovi: Trenutni list na kom se nalazite.
- Sve radne sveske: Sve radne sveske u trenutnom fajlu.
- Tabela: Tabela koju ste kreirali u Microsoft Excel-u.
Takođe, možete izabrati da zanemarite podešavanja područja za štampanje.
Možete i odštampati fajl kao PDF. Microsoft ima ugrađen PDF štampač pod nazivom „Microsoft Print to PDF“ koji možete izabrati u padajućem meniju štampača. Ako imate drugi PDF drajver, kao što je Adobe PDF, Foxit ili PDF XChange, možete koristiti i njih. Pre klika na „Štampaj“, pogledajte „Pregled štampe“ (Print Preview) da biste bili sigurni da sve izgleda kako treba.
