Standardni prozor za sastavljanje imejla sadrži polje „Za“, polje za pošiljaoca, kao i polje za naslov teme. Takođe, neretko se mogu primetiti i dva dodatna polja: „CC“ i „BCC“. Ova dva polja nisu obavezna, što znači da se imejl može poslati i bez njihovog popunjavanja, a često su i sakrivena od standardnog korisničkog okruženja.
CC i BCC
Polja „CC“ i „BCC“ su predviđena za unos jedne ili više imejl adresa. Kada pošaljete poruku, svi koji su navedeni u poljima „Za“, „CC“ i „BCC“ će je primiti.
„CC“ je skraćenica od „Carbon Copy“ (kopija sa indigo papirom), dok je „BCC“ skraćenica od „Blind Carbon Copy“ (slepa kopija sa indigo papirom). Ako vam termin „kopija“ nije sasvim jasan, on potiče iz analognog sveta i odnosi se na indigo papir. Karbonski papir je papir premazan mastilom koje lako prlja ruke i sve ostalo sa čime dođe u dodir. On se postavlja između dva lista papira. Prilikom pisanja na gornjem papiru, tekst se automatski prenosi na donji zahvaljujući karbonskom papiru.
Važno je razumeti da „CC“ i „BCC“ ne šalju odvojene poruke. Svi primaoci dobijaju identičnu poruku u okviru iste niti konverzacije.
Razlika između CC i BCC
Imenici imejl adresa uneti u „CC“ polje su vidljivi svim ostalim primaocima poruke. Kada nekome pošaljete imejl uz „CC“, primaoci navedeni u polju „Za“ će imati uvid u sve adrese u „CC“ polju.
S druge strane, imejl adrese unesene u „BCC“ polje nisu vidljive nikome. One su „slepe“ ili skrivene. Ukoliko želite poslati imejl jednoj osobi, a obavestiti drugu o tome, a da prva ne zna, „BCC“ polje je pravi alat za to.
Pravila imejl komunikacije: Korišćenje CC
Ne postoje zvanični zakoni ili pravila koja striktno propisuju upotrebu „CC“ i „BCC“ polja. Međutim, postoji nepisani kodeks ponašanja u imejl komunikaciji, kog bi trebalo da se pridržavate kada koristite ova polja. Ignorisanje ovih pravila može vam stvoriti neprijatelje na radnom mestu.
Polje „CC“ se koristi kada:
- Želite nekoga da informišete o određenoj temi, ali njegov odgovor nije neophodan.
- Smatrate da je informacija iz poruke bitna za tu osobu u određenom kontekstu.
- Želite da obavestite zajedničkog nadređenog.
- Obaveštavate supervizora/menadžera i osobe sa kojima sarađujete iz drugih odeljenja, naročito ako se zahteva evidencija kada se radni zadaci dele između odeljenja.
Kada ne koristiti „CC“:
- Ne treba nepotrebno obaveštavati supervizora.
- Nemojte koristiti „CC“ kao dokumentaciju svog rada.
- Ne koristite ga za dokazivanje svojih stavova.
Kontradiktorna upotreba „CC“:
Izbegavajte nepotrebno korišćenje „CC“ polja i uključivanje ljudi u imejl konverzacije kada to nije neophodno. Međutim, ako sumnjate da kolega neće ispratiti zadatak osim ukoliko je supervizor obavešten, onda ga možete uključiti.
Takođe, možete koristiti „CC“ ako menadžer zahteva dokaz da ste radili na zadatku.
Pravila imejl komunikacije: Korišćenje BCC
Korišćenje „BCC“ polja se može smatrati „prisluškivanjem“. Zato koristite ga s oprezom. Kada dodate nekoga u polje „BCC“, ostali primaoci poruke ne znaju da je i ta osoba uključena u komunikaciju. To je kao tajno snimanje sastanka ili omogućavanje nekome da sluša razgovor, a da ostali nisu svesni toga.
„BCC“ bi trebalo da koristite samo kada je to neophodno i pažljivo. Biće situacija kada ćete morati da ga upotrebite i biće vam jasno kada je to opravdano. U svim ostalim slučajevima, izbegavajte korišćenje „BCC“ polja, a umesto toga koristite „CC“.
Zaključak
„BCC“ polje je skriveno, tako da niko ne zna da ste ga koristili. „CC“ polje nije skriveno i njegova upotreba je svima vidljiva. Primaoci znaju da li su dodati u „CC“ ili „BCC“ polje. Vodite računa da osobe koje ste stavili u „BCC“ ne kliknu na dugme „Odgovori svima“.