Дропбокс се истиче као изванредан сервис за синхронизацију података, али посебно је импресиван у погледу дељења фајлова. Нуди такође и одличне функције за сарадњу, омогућавајући корисницима да остављају коментаре на ваше фајлове. Цео процес је врло једноставан: поставите фајл, поделите линк и сачекајте реакције. Проблем се јавља када убаците погрешан фајл или када треба да га обновите. Наравно, не желите да прекинете линк нити да изгубите вредне повратне информације које сте прикупили. Заправо, потребно је да ажурирате фајл на Дропбок-у без прекида везе. Овај процес није само могућ, већ и веома једноставан.
Да бисте променили фајл на Дропбокс-у без нарушавања везе, морате извршити замену фајла. Дропбокс функционише налик систему фајлова на вашем оперативном систему. Не дозвољава вам да сачувате фајл са истим именом и екстензијом на истом месту. Међутим, за разлику од вашег оперативног система, неће вас питати када поставите фајл који има исто име као постојећи фајл. Он ће га једноставно заменити.
Отворите Дропбокс у вашем прегледачу и идите до фолдера у којем се налази фајл који желите да замените. Обратите пажњу на име и екстензију фајла. На пример, претпоставимо да се фајл на вашем Дропбокс налогу зове „МојВажанФајл.пдф“. Већ сте поделили линк ка овом фајлу са многим људима. Неки од њих су оставили коментаре на овај фајл.
Желите да замените овај фајл ажурираном верзијом, али не желите да делите нови линк. На вашем рачунару, пронађите фолдер у којем се налази нови фајл који желите да пошаљете. Преименујте га тако да има потпуно исто име као фајл који сте првобитно делили. На пример, ако се ваш нови фајл зове „НоваВерзија.пдф“, преименујте га у „МојВажанФајл.пдф“.
Отворите Дропбокс и поставите фајл на исто место где сте поставили претходни. Када се нови фајл уплоадује, он ће заменити стари. У фолдеру ћете имати само један фајл са тим именом.
Линк за дељење старог фајла ће сада функционисати за овај нови фајл. Сви коментари остављени на фајлу ће и даље бити ту. Уколико сте унели значајне измене у фајл, коментари можда више неће бити релевантни јер су се односили на претходну верзију. Уколико сте заменили фајл новом верзијом, размислите да о томе обавестите све кориснике или уклоните неважне коментаре.
Идеално би било да овај процес функционише са било ког уређаја, било да је то паметни телефон или рачунар. Препоручујемо да замену фајлова вршите са радне површине јер је тако лакше преименовати фајлове, а избећи ћете ограничења која долазе са мобилним платформама.
Дропбокс нуди много корисних функција за дељење, а тамо где се појаве недостаци, апликације трећих страна их у потпуности надокнађују. На пример, Finesse је мала апликација која вам омогућава да закажете када ће се фајл у Дропбокс-у обрисати.