Било да се ради о службеним путовањима или порезима, можда ћете морати да попуните образац о трошковима у неком тренутку. Ако случајно немате компанију или консултанта који вам обезбеђује шаблон, можете га креирати користећи шаблон који обезбеђује Ворд.
Постављање обрасца за трошкове
Подношење извештаја о трошковима је неопходан део сваког пословног путовања. Иако свака компанија може имати сопствена правила која треба следити у погледу надокнаде, општа структура обрасца (и ставки у њему) ће остати прилично доследна без обзира где се налазите.
Ако попуњавате образац о трошковима за своју компанију, прво сазнајте да ли имају смернице које треба да пратите или шаблон који треба да користите.
Ако треба да креирате сопствени образац за трошкове, Ворд пружа прилично леп шаблон за почетак. Иако можда не испуњава ваше захтеве, то је добро место за почетак.
Прво отворите Ворд. На левој страни оквира за прскање кликните на „Ново“.
Претражите „трошак“ у траци за претрагу.
Притисните „Ентер“ да бисте приказали доступни шаблон, а затим кликните на резултат.
Појавит ће се нови прозор који вам даје назив и опис шаблона заједно са прегледом шаблона. Кликните на „Креирај“.
Ваш нови образац обрасца трошкова ће се појавити. Погледајте га и уредите потребне делове. Уверите се да боје и типографија одговарају визуелним смерницама ваше компаније.
Када извршите одговарајуће измене, можете да сачувате шаблон док не будете спремни да пратите своје трошкове. Вероватно је добра идеја да све снимите док идете уместо да чекате да се путовање заврши и све то радите одједном, јер је лако заборавити нешто што сте можда купили неколико дана раније.
Ево најчешћих ставки трошкова које људи обично прате:
Хотел
Превоз (ово укључује авионске карте, јавни превоз и накнаде за изнајмљивање, а понекад и километражу)
Гориво
Оброци
Телефон (Многе компаније захтевају да купите СИМ за локалну комуникацију, док друге могу бити у реду са плаћањем трошкова роминга)
Забава (Ово спада у категорију „разумне надокнаде“. Вероватно је добра идеја да добијете претходно одобрење пре него што изведете своје клијенте на добар провод. Ако то не учините, онда се уверите да не претерујете јер би то могло представљају проблеме са вашом компанијом.)
Остало
Као правило добре праксе, увек је најбоље да добијете претходно одобрење за трошкове пре путовања да бисте избегли било какав сукоб око надокнаде након што сте већ потрошили новац. Такође, имајте на уму ограничење потрошње компаније на основу различитих локација. Већина компанија ће обезбедити повећана ограничења потрошње ако путујете на неко место где су ствари скупље.
Обавезно пратите све своје рачуне, документујте све своје трошкове, попуните извештај о трошковима и бићете спремни!