Kada šaljete e-poštu grupi kontakata u Outlooku, ranije poznatoj kao lista distribucije, možda ćete želeti da sakrijete adrese e-pošte članova te grupe od ostalih primalaca. Ovo je jednostavan način da zaštitite privatnost tih ljudi.
Šta je grupa kontakata?
U okviru Office 365 (O365), Microsoftove verzije Office-a zasnovane na pretplati, dve odvojene vrste grupa zamenjuju tradicionalne liste distribucije:
O365 grupe: Dizajnirane za saradnju među članovima tima, ove grupe nude zajednički sandučić, kalendar, prostor za čuvanje datoteka, planer i OneNote beležnicu. Savršene su za manje projektne timove ili bilo koje situacije gde je potrebna brza i jednostavna saradnja.
Grupe kontakata: Predstavljaju zbirku e-mail adresa. Umesto da pojedinačno dodajete svaku adresu u e-mail, možete poslati poruku na ime grupe, i svi članovi te grupe će biti dodati kao primaoci. Možda vam ovo zvuči kao lista distribucije, i u pravu ste, osim jedne ključne razlike: liste distribucije (kao i O365 grupe) se podrazumevano prikazuju u globalnom adresaru vaše organizacije, gde ih svi mogu videti. Grupe kontakata su isključivo vaše, lične.
Ako ne koristite O365, već samostalnu verziju Office-a bez web aplikacija, možda i dalje imate pristup listama distribucije. U ovom članku ćemo objasniti kako sakriti imena primalaca u grupi kontakata, a isti principi važe i za liste distribucije.
Zašto sakriti imena u grupi kontakata?
Ponekad je to samo stvar dobre manire. Vaši prijatelji možda nemaju ništa protiv da ih kontaktirate putem e-maila, ali verovatno ne žele da se njihovi kontakt podaci dele sa svima kojima šaljete masovne poruke.
Takođe, postoje brojni razlozi u vezi sa zaštitom podataka i usklađenošću sa propisima koji opravdavaju sakrivanje e-mail adresa. Ako radite sa bilo kakvim osetljivim informacijama, poput finansijskih ili medicinskih, najverovatnije ste obavezni da čuvate identitet ljudi privatnim.
E-mail adrese se lako mogu povezati sa stvarnim osobama i smatraju se „ličnim informacijama“ prema zakonima kao što su HIPAA u SAD i GDPR u Evropi. Stoga, ako šaljete e-mail grupi za podršku, na primer, ne bi trebalo da otkrivate kontakt podatke primalaca.
Kako sakriti imena u grupi kontakata?
Srećom, sakrivanje imena je vrlo jednostavno pomoću opcije BCC (skrivena kopija) prilikom kreiranja e-maila.
BCC je skraćenica za „blind carbon copy“ ili skrivena kopija. Verovatno ste već koristili opciju CC (carbon copy) kada ste želeli da uključite nekoga ko nije glavni primalac e-maila. BCC radi slično kao CC, ali primaoci u BCC polju vide samo ime pošiljaoca i ime osobe u polju „Za“.
Osobe u BCC polju takođe ne vide da li je neko dodat u CC i ne dobijaju odgovor ako neko klikne na „Odgovori svima“.
BCC polje nije podrazumevano prikazano prilikom kreiranja nove e-pošte, ali mu je lako pristupiti. Otvorite novu poruku u Outlooku i kliknite na Opcije > BCC.
Nakon toga će se pojaviti BCC polje u novoj poruci.
Ovo morate da uradite samo jednom. U budućnosti će se opcija BCC pojavljivati u svim porukama. Ako želite da sakrijete BCC polje, ponovo kliknite na Opcije > BCC iz bilo koje e-pošte i ono se više neće prikazivati.
Sada kada je BCC polje vidljivo, unesite svoje ime u polje „Za“, a vašu grupu kontakata u polje „BCC“.
Svi članovi grupe kontakata će primiti e-mail, ali će videti samo ime pošiljaoca (vas) i osobu u polju „Za“ (takođe vas).
Kada prvi put koristite ovu metodu, razmislite o tome da dodate kratku napomenu u e-mail u kojoj objašnjavate da koristite BCC kako biste zaštitili privatnost primaoca. Ovo će sprečiti da se oni koji su manje upućeni u tehnologiju pitaju zašto su primili e-mail koji izgleda kao da je od vas samih!