Шта је аутоматско архивирање у Оутлоок-у и како функционише?

Ако сте користили алатку за чишћење поштанског сандучета, тада ћете видети дугме Аутоматско архивирање, али можда ћете бити опрезни како функционише и шта ће радити. Ево шта ради и како га можете користити.

Кликом на дугме Аутоматско архивирање изазива процес да се креће кроз све фасцикле у Оутлоок-у и примењује сва правила за аутоматско архивирање које сте подесили (не брините, подразумевано правило аутоматског архивирања је да не радите ништа, тако да не можете да нашкодите кликом на дугме). Али ако желите да преместите своје старије ставке у архиву где нису на путу, АутоАрцхиве је начин на који аутоматизујете процес. Идемо кроз постављање и покретање.

Како укључити аутоматско архивирање

Прво морате да укључите АутоАрцхиве и изаберете његова подешавања. Идите на Филе > Оптионс > Адванцед, а затим кликните на дугме „АутоАрцхиве Сеттингс“.

Све док је опција „Рун АутоАрцхиве евери“ искључена (што је подразумевано), АутоАрцхиве се никада неће покренути.

Једном када укључите опцију „Покрени аутоматско архивирање сваког“, све опције су сада доступне.

За разлику од чишћења фасцикле, које има један прозор са подешавањима у опцијама датотеке, а затим вам омогућава да покренете та подешавања у било којој фасцикли коју желите као ручни задатак, поставке АутоАрцхиве приказане овде су подразумеване поставке. Свака фасцикла за коју је укључено аутоматско архивирање може да користи ове подразумеване поставке или можете да користите различите поставке за различите фасцикле ако желите. Касније ћемо проћи кроз то како да то урадимо, али за сада погледајмо подразумевана подешавања.

  Преживите Роблок убице кодове: Искористите одмах

Како подесити аутоматско архивирање

Прва ствар коју треба приметити је да када се АутоАрцхиве укључи, она ће се покретати сваких 14 дана. То можете да промените помоћу стрелица нагоре и надоле или тако што ћете унети број, а можете изабрати било коју вредност од 1 до 60 дана. Можете да унесете било који двоцифрени број, али ако је већи од 60, Оутлоок ће приказати поруку о грешци када кликнете на „ОК“ и мораћете да промените вредност да бисте могли да сачувате.

Следећа опција—„Промпт пре покретања аутоматског архивирања“—даје вам избор да вам Оутлоок покаже упит пре него што се аутоматска архива догоди. Овај упит вам омогућава да прегледате подешавања или откажете ово покретање аутоматског архивирања ако желите.

Остала подешавања се односе на то које ставке ће бити архивиране и шта се дешава током процеса архивирања. Прва опција овде — „Избриши истекле ставке (само фасцикла е-поште)“ — односи се на е-поруке којима је додат датум истека. Ово неће утицати на задатке или догађаје, чак и ако укључите аутоматско архивирање за те фасцикле.

Остала подешавања се примењују на све ставке, не само на е-пошту. То значи догађаје из календара, задатке, белешке и уносе у дневник.

Под претпоставком да оставите укључено „Архивирај или избриши старе ставке“, подразумеване поставке су да Оутлоок премести ставке старије од 6 месеци у нову, засебну .пст датотеку под називом Архива (подразумевано) и учини ово видљивим у окну за навигацију у Оутлоок тако да можете да приступите архивираним ставкама кад год желите. Можете да промените вредност „Избриши ставке старије од“ на било шта од 1 дана до 60 месеци, да изаберете другу .пст датотеку да бисте архивирали ставке или да изаберете „Трајно избришите старе ставке“.

  Путоказ за агилну ефикасност

Имајте на уму да ово брисање заобилази фасциклу Избрисане ставке и да ће ваше ставке бити у потпуности избрисане из Оутлоок-а. Можда ћете и даље моћи да му приступите на свом серверу поште, у зависности од ваших подешавања, али не бисте се требали ослањати на ово. Изаберите ову опцију само ако желите да заувек избришете ставке.

Када кликнете на „ОК“, аутоматско архивирање ће бити укључено. Радиће се у складу са вредношћу „Рун АутоАрцхиве евери“ коју сте изабрали (подразумевано сваких 14 дана), почевши од данас. Дакле, када га укључите, очекујте да ће радити прилично брзо. У нашим тестовима, требало је мање од десет минута између укључивања и добијања промпта који нам говори да ће се АутоАрцхиве покренути. Аутоматско архивирање се подразумевано покреће само у неколико фасцикли, па ако желите да се покреће у одређеним фасциклама — или желите да прилагодите начин на који ради у различитим фасциклама — наставите да читате.

Како да укључите и прилагодите аутоматско архивирање за различите фасцикле

Када укључите аутоматско архивирање, оно подразумевано ради само у следећим фасциклама:

Послате
Избрисане ставке
Календар
Задаци

Ако желите да се покреће у било којој другој фасцикли, мораћете да је укључите за сваку фасциклу (или да је искључите у било којој од та четири фасцикла у којој не желите да се покреће). Урадите то тако што ћете десним тастером миша кликнути на фасциклу у окну за навигацију и кликнути на „Својства“.

Такође можете приступити својствима фасцикле тако што ћете изабрати Фолдер > Фолдер Пропертиес на траци. (За фасцикле као што су Календар и Задаци који се не појављују у окну за навигацију, ово је једини начин да приступите својствима фасцикле.) Постоји и опција да идете директно на Подешавања аутоматског архивирања, што вам штеди корак након што „ поново унутар Својстава фасцикле.

  Како да користите скривени режим читача Гоогле Цхроме-а

У прозору Својства фасцикле кликните на картицу АутоАрцхиве да бисте приступили подешавањима за ту фасциклу.

За већину фасцикли, поставка „Не архивирај ставке у овој фасцикли“ ће бити подразумевано укључена. То значи да када се покрене процес аутоматског архивирања, фасцикла ће бити занемарена и ниједна ставка у њој неће бити архивирана. Ако желите да се фасцикла укључи, укључите опцију „Архивирај ставке у овој фасцикли користећи подразумевана подешавања“.

Алтернативно, ако желите да се подешавања АутоАрхивирања за ову фасциклу разликују од подразумеваних, укључите „Архивирај ову фасциклу користећи ова подешавања“ и измените подешавања по својој жељи.

Ако у било ком тренутку желите да вратите све фасцикле да бисте користили подразумевана подешавања, можете да се вратите у Филе > Оптионс > Адванцед > АутоАрцхиве Сеттингс и кликните на дугме „Примени ове поставке на све фасцикле сада“. То ће променити све фасцикле у којима је укључена опција „Архивирај ову фасциклу користећи ова подешавања“ тако да уместо њих буде укључено „Архивирај ставке у овој фасцикли користећи подразумевана подешавања“.

Када добијете подразумеване поставке АутоАрхивирања и поставке по фасцикли, подешене на начин на који желите, можете оставити процес да тихо ради у позадини, ослобађајући простор за вас и спречавајући да се фасцикле превише напуне.