Ako ste pretplatnik na Office 365 ili Microsoft 365 (O365 ili M365), možda ste primetili novu ikonu pod nazivom „Project Moca“ u vašem Outlook Online okruženju. U nastavku ćemo razmotriti šta je zapravo Project Moca i kako ga možete koristiti kao alat za upravljanje projektima.
Project Moca je interni naziv koji je Microsoft dodelio alatu koji će, kada bude zvanično lansiran, nositi naziv „Outlook Spaces“. Ovaj alat je već neko vreme dostupan korisnicima u okviru Insider programa za O365. Sada je stigao u Preview fazu, što znači da Microsoft omogućava pristup većem broju korisnika kako bi prikupio povratne informacije i procenio reakciju tržišta.
Uobičajeno je da aplikacije koje dođu do ove faze pregleda već nose svoje konačno ime – u ovom slučaju, trebalo bi da bude Outlook Spaces. Kada otvorite vezu koja vas vodi do Project Moca, zapravo ćete biti preusmereni na adresu https://outlook.live.com/spaces/. Ipak, iz nekog razloga, kompanija je zadržala naziv „Project Moca“ za ovu fazu.
Dakle, šta je Project Moca? U suštini, to je alat za saradnju namenjen upravljanju projektima. Predstavlja kombinaciju funkcionalnosti Planera, bele table i Sway-a, sa dodatkom nekih potpuno novih elemenata. Izbor imena „Moca“ čini se kao referenca na „MOCHA“, okvir za upravljanje projektima.
Neće svi korisnici imati pristup Project Moca. Da biste proverili da li je i vama dostupan, prijavite se na svoj O365/M365 nalog, otvorite Outlook Online i pogledajte donji deo trake aplikacija sa leve strane. Ukoliko imate pristup aplikaciji Project Moca, ona će se nalaziti pri dnu.
Prilikom prvog klika na ikonu, možete odabrati gotov šablon ili početi sa praznim platnom.
Nakon toga, Project Moca otvara postavke prostora gde je neophodno uneti ime za vaš prostor, dok su ostale opcije dobrovoljne.
Ako unesete imena kontakata koji su uključeni u projekat na kojem radite, kao i ključne reči, Moca će automatski pretražiti vaše O365 naloge i ponuditi odgovarajuće mejlove, dokumente i druge datoteke koje možete dodati na platno. Klikom na „Kreiraj“ vaše platno će biti generisano.
Zavisno od odabranog šablona, na platnu ćete dobiti različite unapred definisane elemente. Nazivi elemenata će varirati u zavisnosti od šablona, ali bez obzira na izbor, dobićete Kanban kolone u koje možete prevlačiti mejlove, dokumente i zadatke.
Ove kolone su slične „korpama“ koje se koriste u Microsoft Planeru. Na desnoj strani se nalazi odeljak „Aktivnosti“ koji, ukoliko unesete podatke o kontaktu ili ključne reči, automatski popunjava podatke o mejlovima i događajima iz kalendara koji su povezani sa vašim Outlook nalogom.
Platno može sadržati i druge elemente u zavisnosti od izabranog šablona, kao što su prekretnice, ciljevi, aplikacija za vremensku prognozu i veze ka Microsoft pretragama na određenu temu.
Sa bočne trake koja se nalazi sa leve strane možete dodati nove elemente kao što su zadaci, linkovi i datoteke.
To je u osnovi to. Veličina platna je fleksibilna i omogućava dodavanje praktično neograničenog broja elemenata (slično kao na beloj tabli). Fokus aplikacije, međutim, ostaje na organizaciji zadataka putem Kanban kolona (kao u Planeru) uz dodatak različitih informativnih elemenata (kao u Sway-u).
S obzirom da je Project Moca trenutno u fazi pregleda, nedostaju mu neke ključne funkcije, poput alata za kolaboraciju i deljenje. Mogućnosti su u velikoj meri ručne, što znači da sami treba da organizujete kolone i zadatke, bez automatskog premeštanja zadataka kada se promeni njihov status. Takođe, nedostaje mogućnost obeležavanja toka rada strelicama ili drugim vizuelnim alatima. Moguće je, naravno, dodati slike po želji, ali uvođenje nekih opcija za kreiranje dijagrama toka, kao u Visio-u, definitivno bi dalo strukturu ovom otvorenom alatu slobodne forme.
Izostanak integracije sa SharePoint-om, Power Automate-om (ranije Microsoft Flow) i Microsoft Forms-om takođe je iznenađujući, s obzirom na to da su ovi alati obično povezani sa svim rešenjima koje Microsoft nudi u okviru 365 paketa.
Važno je naglasiti da je ovo još uvek pregledna verzija, a Microsoft obično dodaje mnoge funkcije tokom vremena razvojem svojih aplikacija. Ovo je zaista zanimljiva ideja sa velikim potencijalom, iako možda trenutno ne deluje potpuno spremna za širu upotrebu.