Svet se sve više digitalizuje, papir sve manje koristimo, od zvaničnih dokumenata, testova i plaćanja, pa sve do potpisa.
Digitalizacija je izmenila naše živote i radna mesta, pružajući nam mogućnost da koristimo elektronski potpis.
Potpisivanje dokumenata olovkom polako postaje stvar prošlosti. Pandemija koronavirusa (COVID-19) je dodatno ubrzala ovaj proces, pojačavajući rad na daljinu, gde se elektronski potpisi čine kao jedina opcija.
Iz tog razloga, korišćenje tradicionalnih potpisa postaje nepraktično kako za ličnu, tako i za poslovnu upotrebu, naročito kada radite sa ljudima na velikim udaljenostima.
Da i ne pominjemo da fizički potpisi zahtevaju lične sastanke, skeniranje, štampanje, slanje dokumenata poštom ili faksom. Ceo ovaj proces je naporan, dugotrajan i zahteva puno vremena.
Tu na scenu stupa softver za elektronski potpis! On automatizuje ceo proces i štedi vas od svih ovih neprijatnosti.
Dakle, ako želite da unapredite svoju produktivnost i radni tok, istovremeno izbegavajući probleme koji su povezani sa staromodnim potpisivanjem, ovo je vaša prilika.
Spremite se da saznate više o elektronskim potpisima, kao i o nekim od najboljih softvera za njihovo korišćenje.
Šta je elektronski potpis?
Elektronski potpis (e-potpis) je digitalna forma potpisa koja označava saglasnost sa elektronskim ugovorom ili dokumentom. Softver koji omogućava ljudima da potpišu dokument na mreži naziva se softver za elektronski potpis.
Možete učitati dokument preko računara, tableta ili pametnog telefona, a zatim ga poslati većem broju ljudi putem softvera. Na ovaj način, oni mogu da ga potpišu online bez prolaska kroz tradicionalni proces.
Uz pomoć softvera za e-potpis, možete lako prikupljati i skladištiti potpise dodavanjem obrazaca za unos u vaše dokumente.
Ne morate da brinete o sigurnosti jer vam ova vrsta softvera omogućava da verifikujete potpis i zaštitite sve podatke koji su u njega uneseni pomoću jake enkripcije. Dobri dobavljači softvera takođe nude dodatne sigurnosne funkcije kao što su revizorski tragovi, autentifikacija i mnoge druge.
Na primer, možda ste potpisali svoje ime kada ste primili pošiljku od kurirske službe koristeći mobilni telefon ili tablet. To je upravo e-potpis.
Voila! Znali ste to.
Neki primeri upotrebe:
- Ugovori o kupoprodaji
- Ugovori sa dobavljačima
- Obrasci za nove klijente
- Odobrenja klijenata
- Nalozi za izmene
- Proces zapošljavanja
- Pravni dokumenti, kao što je dokumentacija o intelektualnoj svojini
- Provera starosti i saglasnost roditelja
- Ugovori o poverljivosti i kanali
Da li su e-potpisi legalni?
Još jedno važno pitanje koje većini ljudi pada na pamet u vezi sa e-potpisima je: da li su oni legalni?
Da. U svakom slučaju.
Elektronski potpisi su pravno obavezujući.
Godine 2000, Sjedinjene Američke Države su usvojile ESIGN zakon, kojim su e-potpisi postali legalni za svaku virtuelnu upotrebu. Slično tome, drugi regioni širom sveta, kao što je evropski eIDAS, takođe su sledili ovaj primer.
Sada kompanije i samostalni preduzetnici ne moraju da budu ograničeni na izvršavanje ugovora na papiru.
Kako to može pomoći vašem poslovanju?
Popularnost e-potpisa raste ogromnom brzinom. Prema Statista, transakcije e-potpisima su porasle sa 200 miliona u 2014. na oko 754 miliona u 2017. Predviđa se da će porasti za 39% i da bi mogle dostići preko $9.073 miliona do 2023.
Zašto je to tako?
Da vidimo zašto.
Brži radni proces radi uštede vremena ⏱
Korišćenjem e-potpisa, potrebno je manje vremena jer se dokumenti mogu odmah dodeliti online. Ne morate čekati da osoba stigne i potpiše dokument, što usporava radni proces i odlaže završetak zadataka.
Ova tehnologija je posebno korisna u zdravstvu i drugim kritičnim poslovima gde je potrebno odmah dobiti odobrenje.
Povećana udobnost 💯
Putovanja na udaljena mesta samo da biste dobili odobrenje sada izgledaju kao zastarela praksa. Uz moć interneta i softvera za e-potpise, možete dobiti odobrenja brzo, što povećava udobnost na obe strane.
Ekološki prihvatljivo 🌲
Svake godine se ogromne količine papira koriste za štampanje, što šteti okolini. Pređite na rad bez papira kako biste sačuvali drveće i životnu sredinu, tako da sledeće generacije naslede zeleniji ekosistem od našeg.
Štedi resurse ✂
Elektronski potpisi ne samo da štede vreme, već i novac. Ne trošite svoje resurse na putne troškove ili kupovinu dodatnog mastila i papira. Pored toga, možete osloboditi deo radne snage koji je uključen u skeniranje, štampanje i dostavu dokumenata za obavljanje drugih važnih aktivnosti.
Sada ste upoznati sa nekim jednostavnim stvarima koje vam mogu pomoći pri odabiru e-potpisa umesto fizičkih.
Ako ste uvereni u njihove prednosti, pogledajte neke od najboljih softvera za e-potpise na tržištu kako biste iskoristili njihove prednosti.
eversign
Automatizujte interne potpise i potpise okrenute klijentima, kao i odobrenja pomoću eversign. Potpisivanje pomoću ovog alata je sigurno i jednostavno na bilo kom uređaju i pomaže preduzećima svih veličina.
Ima ugrađen uređivač koji vam pruža korisne alatke za izmenu, potpisivanje i slanje svih dokumenata u kratkom roku. eversign takođe ima potpuno funkcionalan i moćan REST API zasnovan na JSON-u za automatizaciju funkcionalnosti.
Njegove karakteristike su slične onome što ste videli kod drugih alata, kao što su šabloni, revizorski tragovi, lično potpisivanje, integracija, usklađenost itd. Za sigurnost, koristi 256-bitni SSL, a takođe pažljivo upravlja svojom infrastrukturom.
Možete da zakažete bilo koji dokument sa automatskim istekom, da ga trajno uklonite ili da ga privatno izvezete na drugo mesto. Možete dodati do 25 članova tima ili upravljati sa više preduzeća.
Koristite ga besplatno za 5 dokumenata mesečno i 3 API dokumenta. Ili koristite njihove plaćene planove počevši od 9,99 USD mesečno za neograničen broj dokumenata i proširene funkcije.
signNow
Zatražite pomoć od signNow za kreiranje e-potpisa za različite svrhe i poboljšanje vašeg toka posla. Pošaljite dokumente da ih potpiše više primalaca ili potpišite svoje datoteke u samo nekoliko klikova. Njihov moćan i jednostavan API vam pomaže da lako ugradite e-potpise na vašu veb stranicu ili aplikaciju za nekoliko minuta.
Čak i ako nemate internet konekciju, možete potpisati dokumente bilo gde. Omogućava vam da zahtevate dodatne informacije ili dokumente, postavite obaveštenja o završetku, pozovete više primalaca u isto vreme i postavite specifične naloge za potpisivanje za vaše šablone.
Možete da kreirate jedinstvenu vezu za potpisivanje dokumenata, da zahtevate opcione odeljke za plaćanje u obrascima koji se mogu popuniti i da prilagodite poruke za poziv na potpisivanje. Dodajte kopiju (CC) nekim primaocima kojima su potrebna obaveštenja, zajedno sa datumom isteka. signNow vas takođe obaveštava ako primalac odbije da potpiše vaš dokument.
U skladu je sa PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Tip II i 21 CFR, deo 11, i ima napredne mogućnosti zaštite od pretnji. signNow ima izuzetan RESTful API koji se brzo integriše sa drugim alatima.
PandaDoc
Zapečatite svoje poslove pravno obavezujućim i praktičnim e-potpisima koristeći PandaDoc.
Više od 20.000 kompanija već koristi ovo rešenje kako bi uštedelo vreme i resurse. Koristite PandaDoc za slanje predloga, ponuda, ugovora, faktura za koje je potrebno odobrenje.
Možete da koristite ovo rešenje gde god da se nalazite i na bilo kom uređaju; uživajte u brzom i jednostavnom obavljanju posla. PandaDoc nikada ne pravi kompromise kada je reč o bezbednosti i razvio je svoju tehnologiju e-potpisa u potpunosti u skladu sa UETA i ESIGN. Uz svaki potpisani dokument oni takođe obezbeđuju elektronski sertifikat.
Izbegnite nagađanja; umesto toga, koristite njihovu analitiku dokumenata i obaveštenja da biste dobili trenutni pregled kada vaš potencijalni klijent otvori dokumente koje ste poslali ili ih pregleda i komentariše. Oni nude preko 200 profesionalnih šablona koji su osmišljeni da ostave trajan utisak na vaše poslovanje.
PandaDoc se takođe integriše sa velikim brojem drugih alata kako bi ubrzao vaš radni proces. To uključuje HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack itd.
Nitro Sign
Omogućite svojim potencijalnim klijentima zaista ugodno iskustvo korišćenja e-potpisa uz Nitro Sign.
Eliminiše ograničenja u korišćenju, prekomerne cene i ne naplaćuje se po potpisu. Bez obzira da li radite sa ugovorima, tabelama, obrascima, nacrtima ili drugim dokumentima, Nitro vam pruža alate koji su vam potrebni da pojednostavite proces e-potpisivanja.
Kompatibilan je sa više veb pretraživača i mobilnih uređaja. Nitro Sign je bezbedan i usklađen sa američkim zakonima o e-potpisu. Omogućava besprekornu saradnju kroz deljenje dokumenata online, njihovo pregledanje i označavanje u oblaku.
Možete lako pozvati druge da komentarišu dokumente i prate tokove posla putem analitike i obaveštenja u realnom vremenu. Da biste zaštitili vaše dokumente i podatke, Nitro Sign koristi dvofaktorsku autentifikaciju, verifikaciju i sofisticirane sertifikate o usklađenosti od strane HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield itd.
Pokrenite svoje projekte i pružate bolji doživljaj svojim klijentima kreiranjem, kombinovanjem, konvertovanjem i organizovanjem PDF datoteka na vašem uređaju. Takođe, pomaže u eliminisanju ljudskih grešaka u procesu.
Fill
Ovo je verovatno najbolje i najzaokruženije rešenje za e-potpis u ovom trenutku. Takođe je verovatno najlakša metoda kojom možete da popunjavate PDF-ove i šaljete potpise koji bi bili validni na sudu. Jedna od najboljih stvari u vezi sa Fill je da se može koristiti na gotovo svakom računaru, iOS ili čak i Android uređajima. Ovo zaista pomaže u funkcionalnosti i pristupačnosti na više platformi.
Korisnici Fill-a takođe mogu da budu sigurni da su u sigurnim rukama. Fill je u stanju da ispuni globalne bezbednosne standarde i standarde privatnosti. Takođe prate najbolje prakse kada je u pitanju bezbednost. Iz tog razloga, Fill se široko koristi u industrijama kao što su zdravstvo, sprovođenje zakona, nekretnine i finansijske usluge.
Korisnici će biti zadovoljni kada saznaju da se njihovi podaci čuvaju izuzetno bezbedno uz pomoć enkripcije vojnog nivoa koja je u skladu sa HIPAA. Fill takođe svojim korisnicima daje neke pametne analitike. Ovo može biti od velike koristi za mnoga različita preduzeća.
DocuSign
Ubrzajte svoje poslovanje od ugovora, pisama ponuda i otvaranja računa do faktura koristeći DocuSign. Pošaljite ugovore i potpišite ih online sa sigurnošću, bez obzira koji uređaj vi ili druga strana koristite.
Eliminišite ponavljane ručne zadatke i uštedite novac koji se nepotrebno troši; umesto toga, koristite njihovu besprekornu ponudu i impresivne karakteristike. Pruža aplikacije za tri platforme – Android, Windows i iOS, tako da možete da radite sa bilo kog mesta.
Saznajte status vašeg ugovora, koliko je daleko stigao u procesu, i podesite podsetnike da automatski primate obaveštenja u svakom koraku. Možete uključiti standardna polja u svoj ugovor, kao što su datum i potpis, ili kreirati prilagođena polja i sačuvati ih.
DocuSign omogućava korisnicima da se prijave na 43 jezika i da šalju dokumente na 13 jezika. Standardizujte ceo proces i uštedite vreme čuvanjem dokumenata koje često koristite i ponovnim korišćenjem usmeravanja primalaca, prilagođenih polja itd., koji se koriste u tim dokumentima.
Povežite i integrišite e-potpise sa alatima i softverom koje koristite jer DocuSign podržava više od 350 integracija i vodećih API-ja, uključujući Salesforce, Google proizvode, SAP itd. Otporna infrastruktura DocuSign-a im omogućava da isporuče 99,99% dostupnosti, što je neophodno za vaš rad.
Ne brinite o bezbednosti jer DocuSign ispunjava stroge bezbednosne standarde koji se koriste širom sveta, uključujući EU i SAD, a takođe koristi jake i napredne tehnologije za šifrovanje podataka. Usklađen je sa regulatornim telima kao što su UETA, US ESIGN Act i EU eIDAS. Oni takođe čuvaju i generišu precizne revizorske tragove za vaše dokumente.
Cene počinju od 10 USD mesečno.
Adobe Sign
Adobe Sign je još jedna dobra opcija za vas. Ovaj jednostavan alat vam pomaže da šaljete dokumente lako, baš kao i e-poštu. Sve što treba da uradite je da učitate datoteku, unesete imejl adresu potpisnika i pritisnete dugme „pošalji“.
Na strani potpisnika, oni mogu kliknuti na link koji ste poslali i sami se potpisati pomoću pretraživača na bilo kom uređaju, bilo pametnom telefonu ili računaru. Radi njihove udobnosti, Adobe ne zahteva od njih da se obavezno prijave ili preuzmu bilo šta.
Možete videti status potpisa, slati podsetnike, pregledati detaljne revizije ili otkazati zahteve za svoje transakcije. Adobe Sign može lako da radi sa različitim alatima tako da možete da šaljete dokumente iz alata kao što su Microsoft 365, Dropbox, Box i drugi.
Radi sigurnosti, usklađen je sa standardima kao što su PCI DSS, SOC 2 Tip 2 i ISO 27001. Takođe podržava različite formate datoteka, uključujući Adobe PDF i druge PDF-ove, MS Word, Excel i PowerPoint, Text, WordPerfect, grafike kao što su PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF i BMP; zajedno sa HTML i HTM.
SignEasy
Sa više od 10 godina doslednih inovacija, SignEasy je već pomogao preko 35.000 organizacija da automatizuju proces potpisivanja pomoću e-potpisa. Zaboravite na štampanje, skeniranje i slanje dokumenata faksom; umesto toga, koristite ovaj alat jednostavan za upotrebu koji nudi sjajno iskustvo potpisivanja.
Jednostavno unesite potpise u dokument pomoću prsta, olovke ili miša. Ili, možete da učitate sliku rukom pisanog potpisa snimljenu na papiru. Omogućava vam da šaljete dokumente u paralelnom ili serijskom nizu većem broju ljudi. Takođe možete omogućiti ljudima da ih potpišu određenim redosledom, jedan po jedan ili odjednom.
Možete da pratite napredak slanja dokumenata tako što ćete proveriti ko treba da ih potpiše ili ko je to već uradio. Šaljite push obaveštenja ili imejlove kao podsetnik i primajte obaveštenja kada se neka radnja dogodi. Ostale karakteristike uključuju široku integraciju, usklađenost, globalno priznanje, naprednu bezbednost sa autentifikacijom otiskom prsta, šiframa i SSL sertifikacijom.
Podržava formate datoteka kao što su MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG itd. Takođe omogućava čuvanje nedovršenih dokumenata, tako da se možete vratiti kasnije i izvršiti izmene, uz opciju pristupa datotekama van mreže. Uvezite svoje dokumente iz oblaka, SD kartica, e-pošte i drugih aplikacija.
Kvalitet potpisa je takođe visok, sličan fizičkim potpisima. Možete ponovo da koristite postojeće šablone, dodajete slike, napomene, inicijale, pored teksta i postavite prilagođena polja i podnožja e-pošte za brži rad. SignEasy je dostupan na 24 jezika. Za sigurnost, možete iskoristiti njihovu 14-dnevnu besplatnu probnu verziju.
HelloSign
Uz poverenje hiljada pojedinaca i preduzeća širom sveta, HelloSign je rešenje za e-potpis bez napora. Sada je u vlasništvu Dropbox-a, tako da možete da koristite prednosti obe ove neverovatne platforme.
Dostupan je u obliku jedinstvenog veb interfejsa, Salesforce dodatka ili API-ja prilagođenog programerima.
Imate mogućnost da ponovo koristite dokumente sa potpisima kao šablone, zajedno sa nizom funkcija kao što su prilagođeno brendiranje, prilozi potpisnika, belo označavanje, sofisticirano upravljanje timom, ugrađeni e-potpisi i Salesforce integracija. HelloSign je u skladu sa HIPAA propisima, tako da ne morate da brinete.
Cene počinju od 15 USD mesečno kada plaćate godišnje. Takođe možete besplatno testirati HelloSign bez unosa podataka o kreditnoj kartici.
Docsketch
Docsketch je besplatan alat za brže potpisivanje koji stvara elektronske potpise na veoma intuitivan način. To je razlog zašto je ovaj alat lak za korišćenje za svakoga, bez obzira na nivo tehničke veštine. On arhivira i štiti vaše potpisane dokumente tako da niko nikada ne može da ih menja.
Docsketch je takođe u skladu sa američkim zakonima o e-potpisu. Podesite proces potpisivanja da pitate svakog pojedinačno; izbor je na vama! Ako postavite redosled, osoba će automatski biti obaveštena kada dođe na red. Takođe će vam pomoći da vidite koliko je ljudi ostalo da potpiše vaš dokument.
Možete da pretvorite dokument u šablon za višekratnu upotrebu da biste mu mogli pristupiti bilo kada i bilo gde. Uz svaki potpisani fajl, dobijate i detaljan izveštaj sa pravnim informacijama. Ima automatsku detekciju praznih linija u vašim datotekama, što pomaže da se polja pravilno pozicioniraju. Stoga, postavljanje dokumenata za popunjavanje postaje lakše i brže.
Korišćenjem funkcije „Pošalji kao prodajni dokument“, možete da dobijete odobrenje određenih vrsta dokumenata, kao što su ponude, procene i predlozi. Ako je primalac spreman da odobri, može da klikne na dugme „Odobri“ i zatim će biti upućen na sledeće korake.
Bonus saveti za odabir dobrog softvera za elektronski potpis
Možda ćete primetiti da ovi softveri nude sličan skup funkcija, ali su jedinstveni u načinu na koji pružaju rešenja. Stoga može biti zbunjujuće birati između njih. Zato prvo razumite nekoliko stvari, a onda donesite svoju odluku.
- Obim dokumenta: Odredite koliko često šaljete dokumente kojima su potrebni e-potpisi. Ako je to samo nekoliko puta godišnje, onda nema smisla nabavljati softver koji nudi vrlo veliki propusni opseg. Umesto toga, izaberite opseg na osnovu zahteva.
- Usklađenost: Ne verujte rešenju slepo. Proverite nivo bezbednosti i usklađenost sa propisima koje poštuju. Mora da proveri autentičnost, obezbedi revizorske tragove i druge važne karakteristike koje dokazuju njegovu autentičnost.
- Integracije i API: Proverite koliko se softver lako integriše sa alatima treće strane koje već koristite. Takođe, saznajte da li pružaju prilagodljiv otvoreni API za ugrađivanje funkcionalnosti elektronskog potpisa direktno u vašu aplikaciju ili veb stranicu.
- Više platformi: Uverite se da je softver koji odaberete lako kompatibilan sa različitim platformama. Ne smete da se suočite sa poteškoćama ako pošaljete ugovor sa svog Android pametnog telefona, a primalac koristi macOS.
- Tipovi dokumenata: Softver za e-potpise mora da podržava više tipova dokumenata i formata, tako da se nećete suočiti sa problemima na pola puta.
Zaključak
Elektronski potpisi su postali neophodni kako za moderna preduzeća tako i za pojedince. Široko su prihvaćeni od strane preduzeća i imaju podršku propisa o usklađenosti, koji su neophodni kada se radi sa klijentima iz različitih zemalja.
Stoga, ako još uvek niste iskoristili ovu tehnologiju, nije prekasno. Nabavite softver za e-potpise sada i ubrzajte svoj radni proces više nego ikada pre!
Zatim kreirajte svoj potpis e-pošte.