Softver za upravljanje udruženjima vlasnika kuća (HOA)
HOA softver je inteligentan alat namenjen upravljanju udruženjima vlasnika kuća, stambenim zajednicama i drugim sličnim organizacijama.
Upravljanje zajednicom vlasnika kuća ili stambenim udruženjem nije jednostavan zadatak. U većini slučajeva, menadžeri HOA, vlasnici nekretnina i članovi odbora se suočavaju sa gomilanjem zadataka, nerešenim zahtevima za uslugama, što na kraju negativno utiče na celu zajednicu.
Upravo ovde na scenu stupa softver za upravljanje HOA, koji digitalizuje sve podatke udruženja vlasnika kuća, zadatke i zahteve za uslugama. Operateru je potrebno samo nekoliko klikova mišem kako bi efikasno upravljao celom zajednicom, sve sa svog računara.
Nastavite sa čitanjem kako biste saznali više o softveru za upravljanje HOA i nekim popularnim rešenjima koja bi trebalo da razmotrite.
Šta je HOA softver?
Softver za upravljanje HOA, ili alat za udruženja vlasnika kuća, je paket aplikacija koji pomaže osoblju za upravljanje HOA, menadžerima imovine i članovima odbora HOA. Ovi alati omogućavaju digitalizaciju celokupnog poslovanja i upravljanje manjim i većim zajednicama putem tableta ili laptopa.
Većina aplikacija za udruženja vlasnika kuća su sveobuhvatni CRM alati. Standardni alat može uključivati sledeće funkcije:
- Online baza podataka o ugovorima
- Kreator web stranica
- Generator zahteva za uslugu
- Menadžer zahteva za uslugu
- HOA slanje e-pošte
- Čet uživo
- Sistemi za online plaćanje
- Planiranje događaja
- Upravljanje finansijama
- Obaveštenja i podsetnici
HOA softver se može fokusirati na propise, operacije ili administraciju. Međutim, sveobuhvatni alati za upravljanje HOA pokrivaju skoro sve potrebe. Iz tog razloga, sveobuhvatni alati su isplativiji od HOA softvera sa pojedinačnim funkcijama.
Ključne karakteristike HOA softvera
Može biti izazovno pretraživati veliki broj aplikacija za upravljanje HOA. Ovi alati se značajno razlikuju po karakteristikama, funkcionalnostima i servisnim modulima. Međutim, pre nego što se odlučite za određeni HOA softver, trebalo bi da obratite pažnju na sledeće karakteristike:
Sistem plaćanja
Modul za plaćanje treba da omogući različite metode plaćanja kao što su online plaćanja, debitne i kreditne kartice, čekovi i IVR sistemi. Takođe, kada član izvrši uplatu, trebalo bi da postoji efikasno praćenje, evidentiranje i potvrda takvih uplata.
Baza podataka stanovnika
Baza podataka članova zajednice je osnovni element svake aplikacije za upravljanje HOA. U njoj se čuvaju sve informacije o članovima, stanovnicima, vlasnicima, menadžerima imovine, zakupcima, službenicima, domarima itd.
Baza treba da bude laka za korišćenje, bez potrebe za specijalistom za MySQL baze podataka za izvršavanje upita ili izmenu zapisa. Treba da postoji grafički korisnički interfejs za bazu podataka sa automatskim poljima za jednostavno unošenje podataka. Takođe, za preuzimanje podataka, treba da postoji jednostavan padajući meni.
Portal za stanovnike
Trebalo bi da postoji portal na kojem se članovi zajednice mogu prijaviti na svoje profile. Na tom portalu mogu ažurirati svoje podatke koji su relevantni za pravila i propise HOA.
Na portalu možete objavljivati sadržaj dostupan samo članovima. Takođe, možete omogućiti članovima da komuniciraju međusobno putem e-pošte, četova i foruma.
Praćenje i izveštavanje o finansijama
Praćenje priliva i odliva novca je ključno za svaku HOA zajednicu. Alat treba da omogući kreiranje odvojenih polja za prihode i rashode. Takođe, trebalo bi da postoji kontrolna tabla sa pregledom iz ptičje perspektive, sa koje možete dobiti uvid u realnom vremenu u stanje blagajne, status zaliha itd.
Pored toga, potreban vam je alat za izveštavanje jednim klikom kako biste kreirali mesečne, kvartalne i godišnje izveštaje i objavljivali ih online na web stranici HOA radi transparentnosti. Takvi finansijski izveštaji će vam takođe pomoći da steknete status neprofitne organizacije kada koristite HOA alat sa softverom za neprofitno računovodstvo.
Komunikacije i razgovori
Poseban komunikacioni modul treba da sadrži funkcije kao što su push obaveštenja, slanje e-pošte, slanje SMS poruka, upravljanje kontaktima i bezbedno deljenje informacija.
Takođe, komunikacioni modul treba da beleži sve razgovore za potrebe budućih revizija.
Planiranje i upravljanje događajima
Poželjno je da HOA softver sadrži i funkcije za upravljanje događajima i zakazivanje. Ove funkcije pomažu u organizovanom upravljanju događajima kao što su zabave, proslave itd.
Prednosti HOA softvera
- Aplikacije za upravljanje HOA mogu pojednostaviti svu dokumentaciju, plaćanja, zahteve za uslugama, praćenje servisnih zahteva, slanje podsetnika za plaćanje, upravljanje finansijskim knjigama itd.
- Menadžeri nekretnina mogu angažovati zaposlene sa skraćenim radnim vremenom kao operatere softvera i smanjiti operativni tim HOA kako bi uštedeli novac.
- Možete lako digitalizovati sve podatke i dokumente na jednom mestu. Oni su dostupni za reviziju kad god je to potrebno.
- Umesto čuvanja fizičkih dokumenata pod ključem, možete čuvati podatke u okviru HOA alata na lokalnom serveru ili u oblaku, uz primenu jake enkripcije.
- Poboljšava finansijsko, incidentno i bezbednosno izveštavanje za sve operacije HOA.
- Softver može da unapredi način komunikacije između stanovnika, čime svi ostaju informisani o dešavanjima u celoj zajednici.
U nastavku se nalaze neki popularni i pouzdani HOA softveri koji vam mogu pomoći u upravljanju stambenim zajednicama na lak i efikasan način:
PayHOA
PayHOA vam pruža sveobuhvatnu funkcionalnost i omogućava 100% online upravljanje HOA sa bilo kog mesta. Softver je pogodan za sve stambene zajednice, uključujući mala, srednja i velika stambena društva, kao i više zajednica.
Ovaj alat za upravljanje udruženjima vlasnika kuća uključuje odvojene module za finansije, upravljanje dokumentima, komunikaciju i zahteve. Takođe, nudi sledeće dodatne funkcije:
- Prilagođena izrada i hosting web stranica kako bi vaš HOA bio online
- Lockbox za digitalno skeniranje čekova i preusmeravanje u procesne centre
- Elektronska knjiga koja prati sve čekove obrađene putem Lockbox-a
Alat je dostupan za probni period od 30 dana bez potrebe za kreditnom karticom. Ukoliko ste zadovoljni aplikacijom, možete se pretplatiti na osnovu broja jedinica kojima upravljate. Postoje fleksibilni planovi pretplate za 0 do 50 jedinica, 51-150 jedinica i 301-500 jedinica.
ADDA
ADDA je još jedan sveobuhvatan sistem za upravljanje stambenim društvom koji nudi opcije za naplatu, računovodstvo, komunikaciju, korisničku podršku i sigurnost. Potrebno je da nabavite tri različita modula od ADDA kako biste kreirali kompletan HOA sistem upravljanja. Ti moduli su:
- ADDA ERP
- ADDA Gatekeeper
- ADDA Clubhouse
ADDA takođe nudi i vlasničku mobilnu aplikaciju, Apartment SuperApp, za praktičnu dostupnost HOA menadžerima nekretnina, stanovnicima i uslužnom osoblju.
ADDA ERP je primarno namenjen za korisničku podršku, komunikaciju u zajednici, računovodstvo, upravljanje troškovima, plaćanja, fakturisanje, izradu administrativnih izveštaja, upravljanje imovinom HOA i zalihama.
Sa druge strane, ADDA Gatekeeper je namenjen za upravljanje posetiocima, upravljanje uslužnim osobljem, iseljavanje, useljavanje, upravljanje vozilima, integraciju bezbednosti i hitnih službi.
ADDA Clubhouse je idealan za upravljanje rekreativnim uslugama u zajednici, kao što su online rezervacije prostora, upravljanje pristupom događajima i vođenje računa kluba.
Rentec Direct
Rentec Direct je softver za upravljanje imovinom sa ugrađenim funkcijama za upravljanje HOA. Osnovne usluge su namenjene menadžerima imovine, stanodavcima i proveri zakupaca. Standardna pretplata na ovu HOA aplikaciju će vam pružiti sledeće usluge:
- Profesionalna web stranica za stambenu zajednicu ili potrebe za izdavanje
- Računovodstveni sistem sa punim uslugama, uključujući banke, nekretnine i zakupce
- Provera prošlosti stanara pre potpisivanja ugovora
- Online portal za plaćanje za stanare
- Upravljanje dokumentima o nekretninama zasnovano na cloud tehnologiji
Sistem pretplate nudi dva proizvoda: Rentec Pro i Rentec PM.
Rentec Pro je pogodan za one koji upravljaju sopstvenom imovinom. Ako ste član odbora HOA, možete nabaviti ovaj alat i angažovati operatera za upravljanje svim operativnim i administrativnim zadacima.
Rentec PM je namenjen menadžerima nekretnina koji upravljaju imovinom više vlasnika. Uključuje sve funkcije Rentec Pro-a i dodatno pruža mobilnu aplikaciju Owner Portal i usluge upravljanja računom poverenja i izveštavanja.
Buildium
Buildium je jednostavna i jedinstvena platforma za upravljanje imovinom. Osnovne karakteristike uključuju:
- Poslovne operacije
- Izdavanje nekretnina
- Računovodstvo i plaćanja
- Marketing
- Poslovanje
U zavisnosti od izabranih opcija, karakteristike će se malo razlikovati. Međutim, u osnovi, uz Essential pretplatu koja je pogodna za upravljanje HOA, dobijate sledeće funkcije:
- Web stranica za upravljanje imovinom
- Zahtevi za održavanje
- 1099 e-Filing
- Centar za stanovnike
- Online plaćanja
- Portfolio za menadžere nekretnina
- Provera stanara
HOA softver nije namenjen samo za stambena društva. Ovaj alat možete koristiti i ako upravljate portfolijima kao što su studentski domovi, povoljni stanovi, komercijalne nekretnine i udruženja zajednica.
Smartwebs
Smartwebs je još jedan popularan provajder aplikacija za upravljanje HOA koji nudi više rešenja. Zavisno od potreba vašeg udruženja stanara, možete birati između alata za upravljanje, računovodstvenog alata ili softvera „sve u jednom“.
SmartBooks je vlasnički HOA računovodstveni softver kompanije Smartwebs. Automatizuje dugotrajne zadatke prikupljanja plaćanja nudeći ponavljajuća plaćanja na mreži, obradu naplata, podsetnike za plaćanje itd. Takođe uključuje sistem plaćanja dobavljača.
Alat za upravljanje Smartwebs nudi sve standardne funkcije za nefinansijske operacije za HOA bilo koje veličine. Njegove funkcionalnosti uključuju praćenje prekršaja, arhitekturu, radne naloge, komunikacije i pametne portale.
Međutim, ako želite sveobuhvatnu aplikaciju za upravljanje svim aspektima, možete dobiti Smartwebs One Platformu uz pretplatu na sveobuhvatno rešenje.
Yardi Breeze
Breeze je izuzetno jednostavan alat za upravljanje HOA kompanije Yardi Systems. Ovaj alat nudi različite karakteristike za različite tipove nekretnina. Breeze podržava sledeće klase imovine:
- Stambene zajednice
- Poslovni prostori
- Povoljni stanovi
- Samouslužna skladišta
- Udruženja stanara
- Montažna stanovanja
- PHA (Public Housing Authority)
Možete koristiti alatku za udruženja stanara za sve HOA operacije i administrativne potrebe. Njegove ključne karakteristike su:
- Upravljanje vlasništvom
- Praćenje zajednice
- Održavanje
- Računovodstvo
- Naplata naknada
- Izmirivanje obaveza
- Podešavanje i podrška
- Dodaci
Softver za udruženja stanara dostupan je samo uz Breeze Premier pretplatu. Cena se obračunava po jedinici na mesečnom nivou, uz minimalnu mesečnu obavezu plaćanja.
Monthli
Ako tražite HOA aplikacije koje brzo rastu u industriji, Monthli bi trebalo da bude vaš prvi izbor. Ovaj HOA softver je potpuno besplatan. Ukoliko želite da uštedite novac na operativnim i administrativnim troškovima vaših stambenih društava, možete koristiti ovaj alat.
Dolazi sa jedinstvenim funkcijama za upravljanje HOA, a to su:
- Modul za spiskove za prijem članova zajednice
- Komunikacija sa alatima za moderiranje i preferencijama
- Sistem za upravljanje dokumentima i fizičku dostavu pošte
- Tok posla za izdavanje servisnih zahteva
- Obaveštenja i podsetnici
- Zakazivanje i upravljanje događajima
Iako je alat besplatan, pruža opcione plaćene usluge kao što su osiguranje, angažovanje dobavljača za popravke treće strane itd., kako bi ostvario zaradu.
Condo Control
Condo Control je još jedan jednostavan HOA softver koji mogu koristiti nezavisno članovi odbora, menadžeri imovine i stanari. Na taj način, HOA štede značajna sredstva na administrativnom osoblju. Pored toga, sve funkcije u Condo Control-u se odvijaju digitalno, što štedi na troškovima papirne dokumentacije.
Condo Control paket nudi namenske funkcije za različite entitete u oblasti nekretnina, kao što su stanovi i zadruge, HOA i zajednice, kompanije za upravljanje, upravljanje bezbednošću i upravljanje objektima.
Možete se pretplatiti na Condo Control Core plan za HOA sa manjim potrebama. Nasuprot tome, Premium plan je namenjen za velike HOA sa visokim zahtevima, kojima je potrebna dodatna sigurnost, usluge konsijerža, vođenje evidencije i komunikacija.
AppFolio
AppFolio Property Management modernizuje vaš HOA uz pomoć robusnih proptech rešenja. Omogućava stanarima da upravljaju svojim udruženjem bez angažovanja eksternog računovodstva ili osoblja za upravljanje imovinom. Ovaj alat je takođe pogodan za velika udruženja zajednica i agencije za upravljanje komercijalnom imovinom.
AppFolio HOA softver ima sve potrebne funkcije, tako da ne morate da kupujete drugi softver za pomoć u upravljanju HOA. Alat može da obrađuje komunikacije, servisne zahteve za popravke stanova, računovodstvo, izveštavanje, lizing, marketing i upravljanje.
Concierge Plus
Concierge Plus olakšava rad kompanijama za obezbeđenje i menadžerima imovine. Ovaj jednostavan HOA softver nudi nove načine da usrećite stanare i odbore, istovremeno povećavajući produktivnost svakodnevnih operacija HOA.
Alat je dostupan za različite klase imovine kao što su stanovi, zatvorene zajednice, HOA, stambene zgrade sa više stanova i kompanije za upravljanje imovinom.
Aplikacija za upravljanje HOA je podeljena u tri modula: upravljanje, komunikacija i integracija. Iako alat nudi brojne funkcije, cene nisu javno objavljene. Potrebno je da rezervišete probnu ili demo verziju kako biste dobili personalizovanu ponudu.
Zaključak
Razlozi za ulaganje u HOA softver su brojni. Ovi alati vam omogućavaju da efikasno povežete vlasnike kuća, stanare, stanodavce i menadžere imovine. Osim što vam pomaže da ostvarite ciljeve upravljanja stambenom zajednicom, softver vam takođe pomaže da uštedite novac.
Međutim, pre kupovine HOA softvera, možete pogledati navedene alate. To su neki od najboljih izbora na tržištu i pružaju vam standardne funkcije za udobno vođenje udruženja vlasnika kuća.
Zemljani radovi i građevinski radovi su dva izazovna pitanja sa kojima se udruženja vlasnika kuća često susreću. Stoga, možete pogledati i ove građevinske CRM alate i softver za procenu zemljanih radova za buduće projekte renoviranja.