S obzirom da globalna radna snaga prelazi na model rada od kuće, sastanci u klasičnim konferencijskim salama zamenjeni su video pozivima putem različitih aplikacija. Ukoliko ste novi u svetu video konferencija, ne brinite, tu smo da vam pomognemo!
Optimizujte performanse zatvaranjem nepotrebnih aplikacija
Pre nego što započnete video konferenciju, izdvojte nekoliko trenutaka da sačuvate sav rad i zatvorite sve aplikacije koje vam trenutno nisu potrebne. Posebno je važno zatvoriti programe koji sadrže osetljive lične podatke ili one koji opterećuju procesor vašeg uređaja.
Prevelik broj otvorenih aplikacija može usporiti vaš računar tokom video poziva. Sam poziv zahteva značajne resurse, pogotovo ako koristite laptop slabijih performansi. Ukoliko primetite da se ventilatori vašeg uređaja pojačano vrte ili da video konferencijska aplikacija počinje da usporava, odmah zatvorite sve suvišne aplikacije.
Preduzmite mere opreza pre deljenja ekrana
Kada planirate da delite svoj ekran tokom video poziva, preporučljivo je da preduzmete dodatne mere opreza kako biste izbegli prikazivanje privatnih ili potencijalno neprijatnih sadržaja. Prvo, otvorite svoj internet pregledač i zatvorite sve nepotrebne kartice, naročito one koje ne želite da drugi vide.
Zatim, aktivirajte režim „Ne uznemiravaj“ na vašem Mac ili Windows računaru. Na taj način osiguravate da se privatne poruke neće slučajno prikazati tokom deljenja ekrana.
Proverite internet konekciju
Pre nego što započnete poziv, koristite alatku za testiranje brzine interneta, kao što su Fast.com ili Speedtest.net, da proverite brzinu svoje konekcije. Ako brzina nije zadovoljavajuća, približite se svom Wi-Fi ruteru ili isprobajte neke od saveta za poboljšanje Wi-Fi signala. Takođe, možete koristiti i neke od ovih alatki za ubrzanje internet veze.
Izaberite dobro osvetljeno mesto i neutralnu pozadinu
Najbolje je obavljati video pozive na mestu sa dovoljno prirodnog svetla. To će osigurati da vaše lice bude jasno vidljivo. Ukoliko nemate dovoljno dnevnog svetla, pokušajte da sedite pod mekim fluorescentnim svetlom (izbegavajte jako i oštro osvetljenje).
Pored toga, izaberite i mesto sa neutralnom pozadinom, bez previše detalja. Jednostavan zid će biti sasvim dovoljan.
Ako nemate odgovarajuću pozadinu, u aplikaciji Skype možete zamutiti pozadinu, a ukoliko koristite Zoom, čak možete odabrati i virtuelnu pozadinu.
Testirajte video i audio opremu
Pre početka video poziva, uverite se da su video i audio uređaji ispravno povezani i funkcionišu. Većina aplikacija za video konferencije nudi opciju probnog poziva. Pronađite ovu opciju u meniju postavki vaše aplikacije.
Na primer, u Skype-u možete pristupiti opciji „Audio i video“ u meniju „Preferences“ i obaviti probni poziv.
Postavite kameru u nivou očiju
Važno je da postavite kameru na optimalnu visinu. Idealno bi bilo da je postavite tačno u nivou očiju, kako ne biste gledali gore ili dole. Niko ne želi da gleda u vaše nozdrve tokom važnog sastanka.
Takođe, dok govorite, ne gledajte u sebe ili u prozor za čet, već gledajte direktno u kameru. Na taj način, ostali učesnici neće steći utisak da vam pažnja luta.
Nabavite kvalitetniji mikrofon ili kameru
Za povremene video pozive, ugrađeni mikrofon i kamera na vašem laptopu bi trebalo da budu dovoljni. Međutim, ako je vaš laptop stariji, moguće je da kvalitet slike neće biti na nivou kamere vašeg pametnog telefona.
Ukoliko svakodnevno učestvujete u online sastancima, možda bi bilo dobro da razmislite o kupovini kvalitetnije kamere i/ili slušalica.
Korišćenje slušalica ili bubica tokom video poziva će znatno poboljšati kvalitet zvuka, s obzirom na to da su bliže vašim ustima od ugrađenog mikrofona na laptopu. Za izbegavanje kašnjenja zvuka, preporučuje se korišćenje žičanih slušalica.
Organizujte se unapred
Ako ste organizator sastanka, pripremite sve tačke dnevnog reda i neophodnu dokumentaciju unapred. Ukoliko je potrebno da vaše kolege pogledaju neki dokument, pošaljite ga pre poziva i uverite se da svi imaju pristup potrebnim informacijama pre video sastanka.
Na taj način nećete gubiti dragoceno vreme na početku sastanka čekajući da se svi pripreme.
Oblačite se prikladno
Činjenica da radite od kuće ne znači da možete prisustvovati sastancima u pidžami. Naravno, ne morate preterivati ni sa punim trodelnim odelom. Pronađite zlatnu sredinu i obucite se u skladu sa poslovno opuštenom ili poslovno formalnom odećom, ili onako kako je uobičajeno na vašem radnom mestu.
Iako su pantalone opcione, zašto rizikovati? Ako u nekom trenutku zaboravite da isključite kameru pre nego što ustanete, to bi moglo biti katastrofalno.
Isključite mikrofon kada ne govorite
Kada učestvujete u video sastanku sa više učesnika dok ste kod kuće, poželjno je da mikrofon bude isključen većinu vremena. Uključite ga samo kada je potrebno da progovorite.
Na taj način ćete eliminisati eventualnu pozadinsku buku sa vaše strane. Takođe, ako neko uđe u sobu i počne da priča dok ste na pozivu, nećete morati da žurite da isključite zvuk.
Fokusirajte se kao da ste na sastanku uživo
Iako je primamljivo da vreme video konferencija iskoristite da proverite svoj inbox ili čitate vesti, pokušajte to izbeći. Fokusirajte se na ono što se govori i gledajte u kameru.
Ponašajte se kao da ste na sastanku u stvarnom životu. Da li biste listali memove sa mačkama na Reditu da ste u konferencijskoj sali? Ako ne biste, onda to nemojte raditi ni tokom video poziva.
Ako kucate nešto ili gledate u drugi ekran, vaše kolege će lako primetiti da vam pažnja nije usmerena na sastanak.
Pokušajte da držite kućne ljubimce i decu podalje, ali nemojte se previše stresirati
Ako imate decu ili kućne ljubimce, zamolite nekoga da ih pričuva dok ste na video pozivu. Ako nemate nikoga da vam pomogne, pokušajte da ih animirate nekom aktivnošću u kojoj uživaju, na primer gledanjem crtanih filmova.
Čak i ako preduzmete ove korake, može se desiti da vam deca ulete u sobu, ali nemojte se previše opterećivati time. S obzirom na trenutnu situaciju, svi bi trebalo da imaju dovoljno razumevanja.
Ukoliko se to desi, samo ljubazno zamolite kolege za kratak predah, sigurno će razumeti.
Ako ste tek počeli da radite od kuće, pogledajte ove korisne savete i trikove kako biste poboljšali svoje iskustvo.