Uspešni projekti proizlaze iz efikasnog upravljanja projektima. Upotrebite ove alate da biste sigurno koračali putem ka uspehu!
Upravljanje projektima je ključni faktor koji omogućava uspešno okončanje projekata i postizanje rasta kompanija. Ovo nije trik za privlačenje klikova – lično sam video kako su dve softverske kompanije propale u roku od jedne do dve godine zbog neadekvatnog upravljanja projektima. Mnoge druge kompanije su odložile lansiranje svojih proizvoda za nekoliko meseci. Iako je tačno da, kao i u mnogim drugim oblastima, i u upravljanju projektima ima dosta neprofesionalizma, to ne umanjuje njegovu važnost i uticaj.
Pored samog upravljanja projektima, važni su i alati za upravljanje projektima. Dobri alati mogu značajno poboljšati efikasnost upravljanja, skratiti vreme završetka projekata, smanjiti konfuziju i frustraciju. Predstavljamo vam neke od najboljih alata za upravljanje projektima, namenjene kompanijama različitih veličina i potreba.
Teamwork
U skladu sa svojim imenom, Teamwork omogućava timovima da sarađuju i rade efikasnije, dok istovremeno omogućava svim zainteresovanim stranama da imaju uvid u projekat na visokom nivou.
Teamwork ima integrisane table slične Trello-u i funkciju praćenja vremena. Ako tražite jednostavnu i korisnu aplikaciju sa ovim funkcijama, Teamwork je pravi izbor za vas. Besplatan je za korišćenje ukoliko imate do pet korisnika, dok premijum paketi startuju od 9 dolara po korisniku mesečno.
Važno je napomenuti da je Teamwork skup proizvoda, a aplikacija za upravljanje projektima je samo jedan od njih. Oni takođe nude CRM, softver za korisničku podršku, sistem za upravljanje dokumentima, aplikaciju za ćaskanje (sličnu Slack-u) i još mnogo toga.
Monday
Kada vam je potrebna platforma za upravljanje projektima za osnovne projekte i složene portfolije, Monday vam može biti od velike pomoći. Iskoristite napredne mogućnosti upravljanja projektima sa prilagodljivim funkcijama koje vam omogućavaju da planirate, strategirate i realizujete svoj najbolji rad.
Monday vam pomaže da efikasno sarađujete sa članovima tima i da ih povežete na jednoj zajedničkoj platformi. Na taj način možete povećati njihovu angažovanost, ubrzati razvoj projekta i eliminisati komunikacijske barijere.
U okviru interaktivne i pregledne kontrolne table možete lako pratiti status projekta i pristupiti odobrenjima budžeta, statusu zadataka, ažuriranjima napretka, produktivnosti tima i drugim važnim informacijama. Uz moćne Gantove grafikone, možete vizuelizovati, planirati, nadgledati i upravljati svim aspektima projekta kako biste donosili informisane odluke na osnovu tačnih podataka. U svakoj fazi životnog ciklusa vašeg projekta, možete menjati i kontrolisati zavisnosti, osnovnu liniju i prekretnice projekta.
Možete pratiti radno opterećenje svakog člana tima sa ažurnim podacima o njihovom trenutnom kapacitetu i efikasno dodeljivati resurse. Na ovaj način možete uštedeti vreme i uložiti ga u kreativniji rad, uz smanjenje ponovnog rada. Ne morate se držati jednog stila; dostupni su različiti šabloni za različite projekte, a vi možete odabrati one koji najbolje odgovaraju vašim potrebama.
Ovi šabloni su dizajnirani isključivo za upravljanje programima, portfolijom i projektima. Organizujte zadatke svog tima i odredite im prioritete kako biste imali potpunu vidljivost. Možete dodati vremenske okvire, uskladiti ih i dodeliti rokove članovima svog tima.
Postoji mnoštvo načina da pregledate svoje podatke koristeći agilne, vodopadne i hibridne metode. Alat vam takođe omogućava da uključite svoje zainteresovane strane putem podataka u realnom vremenu i ažuriranja uživo, kao i da iskoristite prednosti automatizacije za pokretanje projekata i uštedu vremena.
Oni takođe održavaju najviše bezbednosne standarde uz funkcije kao što su potpuna kontrola nad podacima, precizni zapisi revizije i dozvole za pristup kako bi se osiguralo da korisničko iskustvo nikada nije ugroženo. Platformu možete integrisati sa svojim postojećim alatima kao što su Excel, Google kalendar, Slack, Microsoft Teams itd.
Monday nudi četiri plana cena koja možete odabrati u skladu sa svojim potrebama i veličinom tima. Ako ste u nedoumici, isprobajte besplatnu probnu verziju.
Smartsheet
Smartsheet predstavlja inteligentne alate za upravljanje projektima koje trenutno koristi skoro 90% kompanija sa liste Fortune 100.
Ova platforma za pametno upravljanje je savršena za zdravu saradnju i obezbeđuje fleksibilnost sa svojim formatom prikaza mreže, Ganta, kartica i kalendara.
Pored toga, možete primeniti formule na ćelije i kolone za jednostavna izračunavanja, kako u istom, tako i između odvojenih listova. Smartsheet podržava jake politike prijavljivanja za korisnike i omogućava upotrebu jednog akreditiva na svim platformama.
Štaviše, sve izmene se automatski prilagođavaju na svim mestima. Njegovi ‘obrasci’ imaju uslovnu logiku koja omogućava prikupljanje povratnih informacija od ciljne publike.
Pored toga, unapred izgrađena automatizacija smanjuje ponavljajući rad, a ‘provera’ omogućava sve procese na jednoj kontrolnoj tabli za davanje odobrenja i predloga.
Omogućava objavljivanje listova i izveštaja za sve, uključujući i one izvan Smartsheet-a, radi boljeg dometa.
Na kraju, Smartsheet dolazi sa 30-dnevnom besplatnom probnom verzijom kako biste sve isprobali bez rizika.
Basecamp
Basecamp je prisutan u oblasti upravljanja projektima već veoma dugo. Pokrenut je 2004. godine i od tada je ostao veran svojoj filozofiji jednostavnosti i jasnoće. To su ljudi koji su stvorili hiperpopularni Ruby on Rails veb okvir, tako da se može reći da znaju nešto o dizajniranju jednostavnih, korisnih stvari. 🙂
Basecamp ima timove, projekte, zadatke itd., kao što biste i očekivali, ali postoje i neke druge sjajne karakteristike koje bih želeo da istaknem:
- Ćaskanje u realnom vremenu: Ako koristite Basecamp, nema potrebe da prelazite između njega i alata za ćaskanje da biste upravljali komunikacijom u realnom vremenu. Grupna ćaskanja takođe imaju sve funkcije koje očekujemo od aplikacija za ćaskanje: @pominjanja, medijske priloge, emodžije i još mnogo toga.
- Pristup klijentima: Basecamp vam omogućava da uključite svoje klijente direktno u svoje projekte (uz potpunu kontrolu nad tim šta oni mogu, a šta ne mogu da vide) i da sarađujete sa njima. Možete proslediti mejlove postojećih klijenata Basecamp-u, a rezultati se mogu pregledati, diskutovati i odobriti direktno iz Basecamp-a.
- Liste obaveza: Bez obzira na to koliko su sofisticirani alati za upravljanje projektima, uvek će biti mesta za liste obaveza. Postoje mnogi slučajevi kada su svi uključeni dobro upoznati sa zadacima, a sve što nam treba je brz način da ih negde zapišemo. U Basecamp-u, liste obaveza su prilično moćne, jer se podsetnici i obaveštenja automatski generišu, tako da ne morate nikoga da podsećate na ažuriranje statusa. 😉
- Oglasne table: Kada se iznose ideje ili najave, mogu se stvoriti veoma korisne diskusije – koje se ponekad i izgube. Oglasne table Basecamp-a vam omogućavaju da takvu komunikaciju pretvorite u oglasnu tablu, gde vaš tim može da diskutuje, reaguje i prilaže datoteke.
- Dokumenti i datoteke: Basecamp je takođe dobar u upravljanju dokumentima i datotekama. Svi otpremljeni i sačuvani projekti, kao i datoteke koje se menjaju, su verzionisani. Google dokumenti se mogu direktno deliti u Basecamp-u i uređivati.
Basecamp je, po mom mišljenju, odličan proizvod koji je idealan za timove svih veličina čije su potrebe opšte i jednostavne. Važno je napomenuti da Basecamp nije moćan alat za obavljanje specijalizovanih zadataka (na primer, agilni razvoj softvera), a kompanija to ni ne krije.
Verovatno najbolji deo je cena: sa fiksnom cenom od 99 dolara mesečno (bez obzira na veličinu tima!), Basecamp je veoma pristupačan u svom domenu.
Jira
Za razliku od našeg prethodnog alata, Basecamp, Jira je paket za upravljanje projektima koji je fokusiran na upravljanje agilnim softverskim projektima. Kao rezultat toga, njegovo ciljno tržište, cene, složenost, mogućnosti itd. su drugačiji. Zapravo, nije neobično da softverski timovi počnu sa Basecamp-om i onda „pređu“ na Jira.
Jira je razvijena od strane kompanije Atlassian, koja stoji i iza Bitbucket-a, koji su dugo vremena preferirali projekti zatvorenog koda u odnosu na GitHub, jer je nudio neograničen broj privatnih repozitorijuma.
Ako su vaši softverski timovi porasli do te mere da alati za upravljanje projektima koji su ranije bili dovoljni, više nisu adekvatni, vreme je da pređete na Jira. Od planiranja projekta do izveštavanja, praćenja grešaka i analize, Jira ima sve. Evo nekih sjajnih karakteristika koje Jira čine drugačijom:
- Bogat skup API-ja dostupan za one koji žele da naprave alternativne interfejse za svoje radne tokove.
- Scrum i Kanban table.
- Podržano je nekoliko razvojnih metodologija. Za one koji nisu zadovoljni ponuđenim, postoji opcija kreiranja sopstvene.
- Integracija sa više od 3.000 aplikacija.
- Inteligentna automatizacija, kao što je automatsko dodeljivanje zadataka osobi, povezivanje problema sa kodom itd., smanjuje mentalni napor i omogućava vam da brzo izgradite složene tokove posla.
- Snažno i opsežno izveštavanje.
Jira je skupa, barem u poređenju sa drugim popularnim, ali laganim alatima za upravljanje projektima. Cena po korisniku mesečno (7 dolara za standardni paket, 14 dolara za premijum paket) može koštati hiljade dolara mesečno za velike timove. Međutim, taj trošak je opravdan činjenicom da bi bez Jira, timovi te veličine verovatno imali velike probleme. 🙂
Asana
Asana je alat za upravljanje projektima opšte namene koji se fokusira na brzinu i intuitivnost. Kažem brzina jer je Asana odličan primer dobro dizajnirane aplikacije na jednoj stranici. Sve se dešava odmah kada kliknete, što je velika prednost kada radite pod pritiskom.
Evo nekih od značajnih karakteristika Asane:
- Radno opterećenje: Radno opterećenje je vizuelni pregled toga koliko su članovi vašeg tima zauzeti. Na taj način možete na prvi pogled da vidite da li će vaši marketinški, dizajnerski i inženjerski timovi moći da sarađuju na važnoj promeni proizvoda koja treba da bude implementirana sledećeg meseca.
- Vizuelne vremenske linije: Vremenske linije projekata u Asani su vizuelno sastavljene i veoma moćne. One vam omogućavaju da lako planirate projekat i vizuelno vidite gde se nalazi u procesu.
- Kalendar: Asana kalendar je povezan sa svim vašim zadacima i planiranjem i može otkriti da li je raspored tima usklađen. To je pravo mesto ako želite da se uverite da raspored nije neusklađen ili da ima grešaka.
- Provera slike: Ovo je samo moderan naziv za odličnu funkciju – omogućava recenzentima da dodaju komentare na različite delove slike. Ovo je neprocenjivo za dizajnerske timove, jer prikupljanje povratnih informacija bez specifičnih vizuelnih referenci obično predstavlja noćnu moru.
Osnovna verzija Asane je besplatna i ima ograničenje od 15 članova tima. Ako je potrebno da dodate više članova ili želite pristup naprednim funkcijama kao što su administratorska konzola, provera slika itd., cena počinje od 10 USD po korisniku mesečno.
Postoji još mnogo toga, ali ovde nema dovoljno prostora da se sve pokrije. Suština je da je Asana brzo postala popularna i da je odličan izbor za upravljanje projektima za organizacije svih veličina.
Trello
Trello je osvežavajuće drugačiji i minimalistički pristup upravljanju projektima. Nema ogromne količine funkcija koje zahtevaju detaljno proučavanje i posvećenost. Zapravo, ukupan broj njegovih ključnih karakteristika možete nabrojati na prste jedne ruke. Pre nego što prevrnete očima i odbacite ga, dajte mu šansu.
Trello je preuzeo koncept Kanban table iz agilne metodologije razvoja softvera i učinio ga dostupnim širokom tržištu. Ideja je jednostavna: zadaci se kreiraju u obliku kartica, koje se slažu na jednu od mnogih tabli koje vi kreirate.
Ove table mogu predstavljati bilo šta: funkcije/odeljenja u vašoj kompaniji, status zadatka, ili čak mesece u kalendarskoj godini. Članovi tima mogu komentarisati kartice, uključivati se u diskusije, prilagati slike i tako dalje. Kada je zadatak na kartici završen, ona se premešta na sledeću. Izgleda ovako:
Besplatni plan Trello-a je prilično dobar, sa ograničenjem samo na broj tabli i veličinu priloga, a ne na broj korisnika! Za većinu ljudi ovo je sasvim dovoljno, iako premijum planovi startuju od 10 USD po korisniku mesečno. Ako ste mali tim (ili čak jedna osoba!) čiji projekti ne zahtevaju detaljno planiranje, Trello je zabavna i efikasna opcija!
Podio
Sledeći na našoj listi je Podio, alat namenjen velikim timovima i preduzećima kojima su potrebne mogućnosti prilagođavanja i CRM-a.
Pa zašto koristiti Podio? Evo nekoliko razloga:
- Prilagodljivost: Za razliku od mnogih svojih konkurenata, Podio ima široke mogućnosti prilagođavanja. Ovo vam omogućava ne samo da promenite način funkcionisanja njegovih modula, već i da se rešite delova koji vam nisu relevantni.
- Ugrađeni CRM: Podio CRM dolazi u paketu sa upravljanjem informacijama o klijentima, praćenjem putovanja korisnika, praćenjem potencijalnih kupaca i drugim ključnim karakteristikama u CRM-u.
- Upravljanje zaposlenima: Podio ima prvoklasnu podršku za upravljanje zaposlenima, omogućavajući vam da upravljate troškovima, odmorima, tokovima aktivnosti i još mnogo toga sa jednog mesta.
- Upravljanje projektima: Saradnja sa klijentima, povezivanje e-pošte sa zadacima, precizna prava pristupa, planiranje Scrum projekata i pravljenje sprintova – sve je uključeno.
- Upravljanje događajima, upravljanje e-poštom, upravljanje poslovanjem… lista se nastavlja! 🙂
Iako Podio ima besplatan plan, on nudi samo osnovno upravljanje zadacima. Iskreno, malo je razloga da se koristi osnovni plan osim da se stekne utisak o platformi. Plaćeni nivoi su oni gde se otključavaju ubedljive funkcije, a cene se kreću od 9 do 24 dolara po korisniku mesečno.
Airtable
Kada je u pitanju čista inovacija, Airtable je najuzbudljiviji razvoj najnovijih alata za upravljanje projektima. Možete zamisliti Airtable kao tabele na steroidima – pa čak i kompanija ga tako opisuje – ali po mom mišljenju, takav opis ne ističe u potpunosti potencijal ovog alata.
Jedna od komponenti Airtable-a su zaista tabele, ali su one toliko pune funkcija da biste mogli da počnete da mrzite svoj omiljeni program za tabele! Pogledajte samo ovo:
Kratko je i jasno kao tabela, ali ima vizuelno razdvajanje zadataka, šarene oznake koje se odmah mogu razlikovati, mogućnost dodeljivanja zadataka ljudima, obaveštenja i tako dalje.
Još jedna odlična karakteristika su Blokovi, koji su mali, potpuni i specijalizovani moduli koje možete da ugradite u svoje radne tokove kako biste povećali produktivnost. Zvuči apstraktno, znam, pa evo nekoliko konkretnih primera: mape i geokodiranje, Gantovi dijagrami, dijagrami linija/raspršeni, vizuelni alat za kreiranje stranica, pregledač 3D modela, praćenje vremena, organizacioni dijagram… ostao sam bez daha! Poenta je da ovi blokovi jednostavno funkcionišu i mogu se dodati u bilo koji od vaših zadataka i tokova posla.
Kombinujte ovo sa uobičajenim funkcijama kao što su upravljanje dokumentima, Kanban table, kalendari i dobićete nešto zaista neverovatno.
Najbolji deo je cena: besplatni plan omogućava timove neograničene veličine, uz jedino ograničenje da jedna baza (list) ne može da sadrži više od 1.200 stavki. Zvuči prilično primamljivo!
Microsoft Project
Kada Microsoft nešto uradi, to možda nije najlepša stvar ikada, ali posao obavlja dobro i ljudi ne mogu da zamisle život bez toga. Windows, Office, Outlook, SharePoint i Exchange su svi primeri za to. Isto važi i za Microsoft Project, proizvod namenjen (u stvari, veoma specifično) profesionalnim menadžerima projekata koji rade sa veoma velikim timovima.
Bez obzira na to da li se radi o upravljanju projektima, upravljanju resursima ili upravljanju portfoliom, Microsoft Project vam pruža sveobuhvatan alat za precizno praćenje složenosti. U vreme pisanja ovog teksta, Microsoft je nedavno dodao podršku za agilne tokove posla, što će se svideti onim preduzećima koja imaju timove ili odeljenja koji rade na agilan način.
Postoje dva važna razloga da odaberete Microsoft Project:
Planiranje, PMP, Enterprise – zvuči kao nešto što vas zanima, onda svakako pogledajte Microsoft Project!
TeamGantt
Kao što ime sugeriše, TeamGantt je za Gantove grafikone ono što je Trello za Kanban table. Kompanija se fokusirala na Gantove dijagrame kao primarno (i jedino) sredstvo za planiranje i upravljanje tokom izvršavanja projekata. Iako ovo ozbiljno ograničava funkcionalnost, takođe čini TeamGantt neverovatno preglednim, lakim za učenje i efikasnim.
Ali nemojte da vas to zavara i pomislite da je sve što možete da uradite sa TeamGantt-om da napravite Gantove grafikone. Postoji mnogo funkcionalnosti koje se vrte oko olakšavanja saradnje, kao što su:
- Razgovori
- Upravljanje dokumentima
- Praćenje vremena
- Zavisnosti (mapiranje projekata koji se oslanjaju na druge projekte)
Besplatni plan omogućava samo tri člana i jedan projekat, tako da je prvenstveno namenjen za isprobavanje aplikacije. Plaćeni planovi koštaju 10 i 15 dolara po korisniku mesečno. Ako smatrate da Gantovi grafikoni najbolje funkcionišu za vas i želite da oko njih izgradite svoje radne tokove, TeamGantt je dobra i praktična opcija.
Zoho Projects
Zoho Projects je jedna od mnogih ponuda kompanije Zoho, sa kojom ste možda već upoznati. Zamislite Zoho Projects kao solidnu mešavinu svih vrsta funkcija koje smo pominjali na ovoj listi.
Gantovi grafikoni, prekretnice, praćenje grešaka, vremenski rasporedi, upravljanje dokumentima, finansije, integracija sa popularnim aplikacijama, forumi i još mnogo toga – kao što sam rekao, nudi sve pomalo i sve je prilično dobro implementirano. Osnovni plan je besplatan za do 10 korisnika, a nakon toga aplikacija košta između 20 i 35 dolara mesečno (napomena: to je fiksni mesečni trošak, a ne po korisniku).
Zoho Projects je dobra opcija sama po sebi, ali ima još više smisla ako već koristite Zoho poslovni paket aplikacija.
Zaključak
Nema sumnje da su alati za upravljanje projektima od ključnog značaja za uspeh tima. Sa toliko mnogo opcija, može biti teško odlučiti šta je najbolje za vas. Zato ova lista sadrži alate za koje smatram da su najbolji i da se prilično razlikuju jedni od drugih. Nadam se da će vam pomoći da izaberete pravi! 🙂