Једна ствар је доследна у вашим пословним операцијама — захтев за генерисање докумената.
У ери вођеној технологијом, компаније су прешле са папирних докумената на електронске датотеке у облаку које не само да смањују потрошњу папира већ и поједностављују процес генерисања докумената.
Ваши свакодневни радни процеси ће још више зависити од генерисања докумената ако радите у легалној, осигуравајућој или банкарској индустрији.
Фактуре, предлози, уговори, презентације купаца, буџети и изјаве о интерној политици су кључни документи на које ће се ваша компанија увек ослањати у вођењу својих операција и комуникацији са клијентима, особљем и добављачима.
Мораћете брзо да радите на припреми и испоруци докумената о политици, откривања рачуна, судских поднесака и друге кључне комуникације.
У овом чланку ћемо објаснити зашто је генерисање докумената неопходно и како вам може помоћи да повећате ефикасност ваше компаније. Дакле, хајде да почнемо одмах без даљег одлагања!
Преглед садржаја
Зашто вам је потребан софтвер за генерисање докумената
Коришћење софтвера за генерисање докумената постало је од виталног значаја за предузећа из следећих разлога.
Ваш тим ће имати користи од уштеде времена
Дизајнирање, уређивање, креирање и увоз докумената само су неки од задатака које убрзава одличан аутоматизовани систем за генерисање докумената. Ово ослобађа критичне људске ресурсе и смањује потребу да се развојни тим приморава на креирање и решавање проблема у процесу.
Отклања грешке и пропусте
Аутоматизација свих процедура које укључују бројне кораке ручног уноса података аутоматски смањује вероватноћу људске грешке. Исто важи и за креирање докумената.
Запослени брже уче и могу редовно да производе папире већег калибра када се у оквиру продајне платформе понуди лако решење за креирање докумената високог квалитета.
Ваш бренд постаје доследан
Уједначен изглед и осећај у свим корпоративним комуникацијама су од суштинског значаја за ефикасно брендирање компаније. Ово важи за штампану и електронску документацију ваше компаније, а не само за маркетиншке материјале.
Запослени могу да произведу веома прилагодљив излаз за одређеног клијента док задржавају конзистентан корпоративни имиџ користећи систем за генерисање звучних докумената.
Карактеристике софтвера за генерисање докумената
Добар софтвер за генерисање докумената укључује следеће карактеристике:
Аутоматско форматирање и вишеструко форматирање
Можете брзо да измените било који документ да бисте променили фонт, величину или тип документа (ПДФ, Доцк, ЦСВ) и то неће угрозити интегритет документа.
Како многи купци имају специфичне преференције у вези са врстом формата документа који користе, ово је кључна функција. Уверите се да решење које изаберете пружа широк спектар избора форматирања.
Једноставна интеграција
Можете брзо да спојите документе из многих различитих апликација, укључујући ЈСОН и КСМЛ, и интегришете их са другим програмима које често користите.
Као резултат тога, рутирање података постаје површније и брже, а лакше је произвести готов производ знајући да је све урађено исправно.
Динамички садржај
Један од кључних елемената алата за креирање докумената је могућност комбиновања динамичких опсега за креирање документа. Да бисте прилагодили поруку по потреби и досегли праву публику, требало би да се одлучите за алат за прикупљање тачних података и укључивање у свој документ.
Усклађеност и сигурност
Најбоља решења ће понудити избор безбедносних протокола и протокола усклађености према потреби или према документу. Уверите се да ваше изабрано решење користи сигурне ССЛ везе и поуздане, поуздане заштитне зидове.
Сада када знате како изгледа софистицирани софтвер за генерисање докумената, испод је листа неких платформи за генерисање докумената које компаније често користе.
СмартДоцументс
Почнимо са СмартДоцументс, аутоматизованом платформом за креирање докумената која омогућава имплементацију паметних шаблона способних да иновирају ток рада докумената, чиме се побољшава продуктивност.
Може се лако интегрисати са Мицрософт Теамс-ом и Схарепоинт-ом и аутоматски чува документ.
СмартДоцументс је способан да аутоматски убаци податке о клијентима и производима из САП-а у документе, смањујући значајно време.
Користећи згодну алатку СмартВизард, можете лако да креирате и управљате стандардним шаблонима докумената, убаците податке из спољних система и ојачате свој корпоративни идентитет.
Захваљујући могућностима креирања докумената и управљања шаблонима, платформа налази своју примену у различитим индустријама као што су влада, правни сектор и запошљавање за смањење времена и ризика укључених у креирање докумената.
Докмоза
Доцмосис обезбеђује брз, поуздан и скалабилан процес генерисања докумената користећи приступ заснован на паметним шаблонима. Можете да користите функције платформе за креирање персонализованих писама, фактура, предлога, уговора, изјава и извештаја у ПДФ и Ворд форматима.
Опремљен је механизмом за генерисање докумената који се самостално хостује и који се успешно интегрише са прилагођеним софтверским апликацијама и апликацијама трећих страна. Доцмосис пружа мноштво функција за поједностављење процеса креирања сложених структура докумената.
- Користите Мицрософт Ворд или ЛибреОффице Вритер за шаблоне докумената.
- Откуцајте или додајте чуваре места у облику обичног текста за сав динамички садржај.
- Додајте текст, слике и табеле, бар код, КР код и још много тога.
- Додајте прилагодљиве извештаје у шаблоне.
Фастдок
Фастдок је свестран софтвер за креирање докумената који налази своју примену у различитим секторима, укључујући ИТ, бизнис, образовање, људске ресурсе и још много тога, за креирање потребних докумената.
Овај софтвер за генерисање докумената заснован на облаку је брз и лак и показао се ефикасним у креирању докумената за различите сврхе.
Оно што је јединствено код Фастдока је његов процес аутоматизације који вам представља документе спремне за употребу на основу листе питања на која одговарате.
Фастдок води процес дигиталне документације обезбеђујући скуп фокусираних упитника, јасан скуп примера и објашњења са намером да вам помогне да генеришете документе на најлакши могући начин.
Едоцген
Едоцген пружа флексибилан процес генерисања докумената подржавајући аутоматизацију докумената засновану на подацима и нуди низ једноставних до сложених шаблона за побољшање продуктивности тима.
Овај софтвер за генерисање докумената је једноставан за коришћење и гарантује да трансформише процес креирања докумената, пружајући бољу комуникацију и искуство корисницима.
Кључне карактеристике Едоцгена су следеће:
- Он генерише хиљаде докумената масовно попуњавањем података из неколико извора као што су ЈСОН/КСМЛ/Екцел, базе података и још много тога.
- Аутоматски генерише веб обрасце из шаблона за креирање докумената.
- Подржава генерисање на захтев користећи РЕСТ АПИ и преузима изјаве у реалном времену.
- Може се лако применити локално или у облаку да ради на Азуре, ГЦП или АВС.
- Пружа шаблоне докумената у ППТКС, Мицрософт Ворд, ПДФ формату који се може попунити и Екцел формату.
Поље за потврду
Коме верују имена као што су Делоитте, КПМГ и БМВ, Цхецкбок је моћан софтвер за креирање и управљање документима све у једном који олакшава досадан процес креирања докумената ефективно смањујући време утрошено на ручно састављање и управљање документима, омогућавајући менаџменту да фокусирати се на важнији рад у вези са стратегијом.
Поље за потврду испитује и елиминише грешке, ако их има, у документу тако што га потврђује у односу на стандардизоване шаблоне. Поље за потврду такође вам омогућава да добијете тренутне увиде, видите статус одобрења, добијете е-потписе и добијете аутоматизоване резултате у вези са документом који сте управо креирали.
Алат такође олакшава процес преговора и пријављивања, побољшавајући време обраде документа и помаже у доношењу одлука заснованих на подацима.
Доцсхифтер
Доцсхифтер је централизовани софтвер за аутоматизацију докумената који помаже у управљању свим документима заснованим на шаблонима и претвара их у ПДФ формат.
Алат је брз, скалабилан и усаглашен, а аутоматизовани процес елиминише потребу за копирањем и лепљењем података у шаблоне докумената и чува ваше драгоцености.
Доцсхифтер није само платформа за креирање докумената; то је такође софтвер за конверзију ПДФ-а који узима више формата датотека из предузећа као улаз, обогаћује датотеке и претвара их у ПДФ. Неке од познатих карактеристика Доцсхифтера су следеће:
- 10к бржа ПДФ конверзија уз смањене трошкове лиценцирања и инфраструктуре
- Може се интегрисати са постојећим алатима користећи изворне конекторе или Рест АПИ
- Дизајнирајте шаблоне у програму Мицрософт Ворд да бисте смањили трошкове.
Темплафи
Темплафи је алатка коју треба да примените за управљање целокупним активностима у вези са документима вашег предузећа. Платформа нуди скуп модула и шаблона који се такође могу користити за дизајнирање решења које испуњава потребе вашег предузећа.
Темплафи нуди робустан административни центар за предузећа за управљање свим аспектима процеса креирања пословних докумената. Омогућава једноставно управљање и дистрибуцију унапред дизајнираних шаблона, средстава докумената, фонтова и потписа е-поште.
Ојачајте ИТ инфраструктуру и испоручите више вредности уз безбедне интеграције у постојеће апликације за садржај докумената. Темплафи пружа следећи сет функција компанијама како би испунили индивидуалне потребе предузећа:
- Богата библиотека шаблона предузећа и средстава унутар апликација за документе.
- Техника паметне аутоматизације која помаже у динамичком и прецизном креирању докумената.
- Аутоматски скенирајте документе и презентације да бисте пронашли застарели садржај и проверили усклађеност са правилима.
- Делите, сарађујте и приступајте практичним увидима да бисте оптимизовали перформансе документа.
Нинтек
Пребаците се на Нинтек да бисте аутоматски креирали и делили све документе који се односе на предузећа као што су уговори, радни налози и фактуре директно из Салесфорце-а или Оффице 365. Ово помаже да се елиминише потреба за копирањем-пејстом података и минимизира грешке, чиме се испоручују прецизни и усаглашени документи на намењене примаоце.
Нинтек вам помаже да аутоматизујете процес креирања докумената нудећи следеће функције:
- Аутоматизујте креирање докумената без писања кода да бисте побољшали ефикасност.
- Користите унапред дизајниране шаблоне на различитим језицима да бисте креирали документе у Ворд, Екцел, ПоверПоинт и ПДФ форматима датотека.
- Поједноставите генерисање интерног прегледа и процес потписивања докумената аутоматизацијом усмеравања докумената.
- Динамички повежите податке из било ког извора користећи шаблоне докумената и решења за складиштење у облаку као што су Салесфорце, СхареПоинт и Бок.
Пандадоц
Пандадоц је софтвер на који треба да се ослоните за креирање, слање и управљање документима усклађеним са ХИПАА, ФЕРПА и ГДПР без трошења пуно времена. Овај алат „уради сам“ нуди мноштво брендираних шаблона и прилагођених тема како би се убрзао процес креирања важних докумената.
Пандадоц настоји да поједностави процес генерисања докумената и истовремено осигурава да се глас и стил бренда задрже.
Поклања додатну пажњу креативности и детаљима и стога нуди брендиране шаблоне и прилагођене теме, заједно са Цанва интеграцијом која вам омогућава да са лакоћом превлачите и испуштате запањујуће елементе дизајна.
Пандадоц вам омогућава да уградите задивљујуће видео записе, анимиране ГИФ-ове и паметну табелу цена која клијенту даје моћ да бира услуге за које желе да се пријаве.
Доцс Маде Еаси
Уз Салесфорце, Доцс Маде Еаси вам омогућава да направите робусне, софистициране и динамичке документе који убрзавају процес креирања докумената у вашој организацији.
Платформа вам омогућава да креирате презентације, извештаје, понуде, фактуре, контакте и још много тога преносом података са стандардног објекта у унапред форматиране шаблоне.
Доцс Маде Еаси побољшава продуктивност професионалаца дајући им моћ да праве ефикасне документе користећи следеће могућности.
- Елегантно синхронизује податке салесфорце-а за аутоматизацију генерисања докумената.
- Извлачи податке из ЦРМ-а и прилагођеног објекта и спаја са унапред форматираним шаблонима.
- Преноси и неприметно испоручује документе професионалног изгледа брзо и лако у само неколико кликова.
- Добијајте обавештења одмах када клијент ступи у интеракцију са вашим документом.
Формстацк
Формстацк је још једна опција за вас да проверите аутоматизацију процеса генерисања докумената за вашу организацију. Алат минимизира захтеве папирологије за креирање професионалних и естетски привлачних докумената који се лако могу послати практично било где.
Захваљујући једноставном креатору и уређивачу докумената који подржава покрет превлачења и отпуштања, можете да креирате безброј докумената, као што су предлози, апликације, уговори и контакти, у року од неколико минута. Формстацк вам омогућава да приступите следећим функцијама:
- Додајте условне одељке да бисте приказали или сакрили садржај за гледаоца.
- Генеришите више докумената из једног извора података.
- Делите документе било где или их отпремите у другу апликацију директно из Формстацк интерфејса.
- Користите унапред дизајниране шаблоне из библиотеке за брзо дизајнирање пословних докумената.
СДоцс
На крају, на листи имамо СДоцс, невероватно брз и лак софтвер за генерисање докумената изграђен на Салесфорце-у који нуди поуздану безбедност организацијама. Неколико предузећа се ослања на алат за побољшање ефикасности, смањење грешака и елиминисање заморног посла у вези са документима.
Пошто је СДоцс изворно решење за креирање докумената за Салесфорце, подаци никада не напуштају екосистем, обезбеђујући већу сигурност и бржу испоруку услуга. Такође је могуће подесити подешавања видљивости докумената корисничких профила и филтрирати документе које им је дозвољено да креирају.
Платформа је снажна са свим функцијама које ће вам икада требати да поједноставите процес аутоматизације докумената. Уграђени уређивач докумената је једноставан за коришћење и једноставан за коришћење без потребе за додатном обуком за обављање задатака.
Закључак
Чланак баца светло на неке од робусних алата за креирање докумената доступних на тржишту. Када се одлучите за један за своју организацију, најбоље је анализирати захтеве вашег пословања, а затим упоредити алате и функције које ови алати за аутоматизацију докумената нуде.
Занимљиво је да већина опција наведених овде нуди бесплатну пробну верзију коју можете искористити да схватите да ли испоручују обећано или не.