Softver za upravljanje troškovima pruža kontrolu, transparentnost, usklađenost i dokumentaciju, pomažući firmama da smanje rashode, izbegnu nepotrebne troškove i pravovremeno isplate dobavljačima ili zaposlenima.
Kompanije izdvajaju budžete za različite aktivnosti, poput osiguranja, nabavke kapitalne opreme i snabdevanja zalihama. Međutim, budžetski propusti ugrožavaju profitne marže kada se potrošnja ne kontroliše adekvatno.
Štaviše, sa rastom poslovanja, takvi problemi se uvećavaju, što dovodi u pitanje profitabilnost. Stoga, preduzeća svih veličina koriste alate za upravljanje potrošnjom kako bi pratila tok novca i održavala ga unutar budžetskih okvira.
Šta je upravljanje troškovima?
Upravljanje troškovima je proces kontrolisanja svih poslovnih nabavki i plaćanja dobavljačima. Primarni cilj je detaljno pratiti svaki dinar koji napušta račun kompanije i ostvariti maksimalnu vrednost za uloženi novac.
Politika upravljanja troškovima treba da automatizuje i integriše sve aktivnosti vezane za troškove, od nabavke do obrade računa. Takva detaljna praksa osigurava da nabavka ide po planu poslovnih učesnika. Dodatno, sprovodi plaćanja dobavljačima, izvođačima i drugim trećim licima putem procesa usklađenosti ugovora.
Značaj upravljanja troškovima
Standardne aktivnosti upravljanja troškovima donose sledeće prednosti:
- Poboljšana efikasnost poslovanja automatizacijom procesa praćenja potrošnje i troškova, koji su skloni greškama i zamorni ako se delegiraju zaposlenima.
- Smanjenje rizika i troškova jer alat pruža informacije o proizvodu koji se nabavlja, identitetu prodavca i troškovima povezanim s nabavkom.
- Bolja saradnja između poslovnih resursa i trećih strana postiže se kada se standardni proces upravljanja troškovima primenjuje uz digitalnu aplikaciju.
- Kontinuirano poboljšanje produktivnosti oslobađanjem zaposlenih od svakodnevnih zadataka, omogućavajući im da se fokusiraju na aktivnosti koje generišu prihod za kompaniju.
U nastavku su predstavljeni najbolji alati za upravljanje troškovima, koji vam omogućavaju da kontrolišete sve troškove i ostvarite najbolju vrednost za novac:
Airbase
Airbase je sveobuhvatan alat za upravljanje troškovima, pogodan za različite tipove preduzeća, uključujući startap kompanije, mala i srednja preduzeća, firme pred izlazak na berzu i velike korporacije. Nudi niz naprednih rešenja za kontrolu, reviziju i nadzor troškova.
Na primer, modul za upravljanje računima nudi sprovođenje usklađenosti, jednostavno prilaganje računa, namensku email podršku, deljenje priznanica sa različitih uređaja, itd. Takođe, tu je i modul za bezbednost i otkrivanje prevara koji omogućava kontrolu kartica, limite kartica, blokiranje kartica, detekciju prevara, obaveštenja o prevarama, enkriptovano deljenje detalja virtuelnih kartica i slično.
Spendesk
Spendesk poseduje mnoge korisne i intuitivne funkcije, uključujući integracije i optičko prepoznavanje znakova (OCR). Uz pomoć ovog alata, vaša firma može automatizovati sve periodične troškove. Štaviše, dovoljno je moćan da uskladi zahteve za troškove sa odgovarajućim fakturama, štedeći tako vreme.
Spendesk je takođe fleksibilan alat, tako da kompanije mogu da ga prilagode u skladu sa svojim pristupom upravljanju troškovima. Na primer, možete dodeliti debitne kartice za specifične troškove pojedinačnim zaposlenima. Takođe, možete dodeliti virtuelne kreditne kartice za jednokratnu upotrebu.
Pored toga, nudi push obaveštenja za validaciju plaćanja, integraciju sa knjigovodstvenim alatima, uvid u troškove u realnom vremenu i sveobuhvatnu kontrolnu tablu za praćenje troškova.
Coupa
Coupa je još jedan popularan alat za upravljanje poslovnom potrošnjom (BSM) sa pristupom u oblaku. Može da upravlja troškovima u različitim poslovnim sektorima, uključujući plaćanja, lance snabdevanja, nabavke, trezor, itd. Postoje tri grupe alata za praktično upravljanje troškovima.
Prva grupa alata su Aplikacije. Ova grupa pokriva sve osnovne module kao što su nabavka, fakture, troškovi, plaćanja, upravljanje ugovorima, strateško snabdevanje, analiza troškova itd.
Druga grupa je BSM platforma, koja se fokusira na privatnost korisnika, profile, bezbednost podataka i integracije. Uključuje povezano jezgro, pristup oblaku, integracije, grafički korisnički interfejs (GUI) itd.
I na kraju, treća grupa je Coupa poslovna zajednica. Nudi funkcije kao što su otvorena poslovna mreža, Coupa Advantage i AI zajednice.
Emburse
Emburse nudi kompletne alate za upravljanje troškovima, kako za startape, tako i za velike multinacionalne kompanije. Njegova rešenja uključuju upravljanje troškovima, obaveze prema dobavljačima, automatizaciju kupovine, pojednostavljeni sistem plaćanja, reviziju, upravljanje putovanjima i kontrolne table sa podacima.
Emburse nudi virtuelne kartice koje se mogu izdati direktno putem njihove platforme, koristeći alat pod nazivom Emburse Spend. Emburse virtuelne kartice se neprimetno integrišu sa softverom koji koriste računovodstveni i AP timovi, uključujući Emburse Chrome River, Emburse Certify ili neki drugi od njihovih proizvoda. Proizvodi poput Emburse Go pomažu menadžerima putovanja da pažljivo prate svoje putnike i troškove.
Najbolja stvar je modularni pristup kompanije Emburse za upravljanje poslovnom potrošnjom, prilagođen veličini kompanije. Emburse Tallie dobro funkcioniše za mala i srednja preduzeća. Emburse Certify je pogodan za preduzeća sa sedištem u SAD. Emburse Chrome River je efikasan za velike kompanije koje posluju globalno, bez obzira na lokaciju kancelarije. Velike kompanije kao što su Microsoft, Nike i Estee Lauder koriste Emburse softver.
Mesh Payments
Mesh Payments je još jedan softver koji možete koristiti da zaustavite budžetske propuste. Prvo, njegova funkcija uvida u troškove pruža vredne informacije baš kada su vam potrebne. Kad god pogledate stavku troškova, njegova mobilna aplikacija automatski prikazuje mogućnosti za buduće uštede, predviđanje potrošnje po trenutnoj stopi, itd.
Drugo, njegov modul kontrole troškova vam daje obaveštenja o zahtevima za plaćanje u realnom vremenu, omogućava vam da ograničite potrošnju, otkažete pretplate sa centralnog interfejsa i blokirate plaćanja dobavljačima jednim klikom. Ostale značajne karakteristike uključuju optimizaciju potrošnje, izveštavanje u realnom vremenu i automatizovan tok rada plaćanja.
Ramp
Ramp je podelio svoj sistem upravljanja poslovnom potrošnjom na 4 glavna modula: Start, Scale, Streamline i Save. Modul Start vam daje pristup alatima za upravljanje različitim karticama, plaćanje računa (ACH/čekovi/kartice), praćenje troškova u realnom vremenu i precizno računovodstvo troškova.
Modul Scale vam omogućava da primenite poslovnu politiku za potrošnju i troškove. Na primer, možete koristiti politike troškova da biste postavili pravila i kontrole potrošnje, kako biste sproveli te smernice.
Modul Streamline vam nudi nekoliko tokova rada (uključivanje, saradnja i računovodstvo) za automatizaciju upravljanja troškovima i integraciju (1000+ integracija) sa drugim poslovnim alatima. Konačno, modul Save je tu da zadovolji vaše potrebe za usklađivanjem računa, kategorizacijom troškova, obaveštenjima o cenama, uvidom u uštede, itd.
Brex
Brex se fokusira na ubrzavanje finansija poslovanja uz poštovanje politike kompanije za potrošnju i troškove. Omogućavajući zaposlenima da precizno evidentiraju troškove, a računovodstvenom timu da lako vrši reviziju, Brex razvija kulturu finansijske discipline u kompaniji i među njenim zaposlenima.
Brex trenutno nudi različita rešenja za upravljanje troškovima kompanije, kao što su kreditne kartice, poslovni računi, praćenje troškova, integracije, itd. Takođe, nudi funkciju upravljanja troškovima za Brex Empower pretplatu.
Workday
Workday, renomirani alat za upravljanje ljudskim kapitalom, takođe nudi jednostavne i strateške načine za upravljanje poslovnim troškovima. Dolazi sa intuitivnim, jednostavnim i preglednim grafičkim korisničkim interfejsom za upravljanje troškovima sa jedne centralizovane platforme.
Njegov korisnički interfejs ima 3 osnovne kartice: Izvor za plaćanje, Inventar i KPI. Modul Source to Pay pruža vredne podatke o troškovima dobavljača, upravljanim u odnosu na neupravljane troškove, performanse dobavljača, obradu faktura itd. Štaviše, to je aplikacija zasnovana na oblaku, tako da vi i vaše zainteresovane strane možete pratiti potrošnju kompanije sa bilo kog uređaja i bilo gde uz internet vezu.
PayEm
PayEm se fokusira na naprednu automatizaciju u segmentu upravljanja troškovima vašeg poslovanja. Nudi pretplate dobavljača i SaaS pretplate za zaposlene na jednom mestu. Stoga, ne morate da kupujete poseban softver za različite kategorije troškova.
Na PayEm-u možete kreirati i izdavati virtuelne kreditne kartice za različite dobavljače treće strane i dodeliti kontakt osobu za upravljanje troškovima. Ista strategija se može primeniti i na pretplate na softver.
Štaviše, dobijate krajnje ovlašćenje za kontrolu troškova na PayEm-u. Na taj način možete zaustaviti prekomernu potrošnju na pretplate na softver uklanjanjem nepotrebnih aplikacija ili naloga bivših zaposlenih iz postojećih aplikacija.
Teampay
Teampay-ova aplikacija zasnovana na oblaku stavlja finansijske timove u kontrolnu poziciju, omogućavajući im da vizualizuju sve troškove iz različitih sektora vašeg poslovanja. Zainteresovane strane kompanije takođe dobijaju uvid u svakodnevnu potrošnju u realnom vremenu i mogu brzo da ograniče potrošnju ako je potrebno.
Takođe nudi konverzacijski korisnički interfejs, tako da zaposleni mogu dobiti pomoć od finansijskog tima u realnom vremenu, kako bi se upoznali sa procesom kupovine ili dobili odobrenja za transakcije. Štaviše, ne morate čekati račun za sledeći mesec da biste razumeli kako vaši zaposleni troše. Podatke o trenutnoj potrošnji dobićete u realnom vremenu.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE je takođe popularno rešenje za aktivnosti od nabavke do plaćanja, koje objedinjuje sve troškove iz različitih sektora na jednom mestu radi lakšeg nadzora troškova kompanije. Njegova aplikacija omogućava vam da upravljate indirektnim i direktnim troškovima putem jednog jednostavnog alata.
Nudi veoma naprednu analitiku podataka i uvide kombinovanjem AI i robotske automatizacije procesa (RPA). Na taj način možete dobiti informacije koje se mogu iskoristiti za restrukturiranje procesa upravljanja troškovima, kao što je kreiranje kataloga nabavki za celokupno poslovanje.
RealPage
RealPage vam pomaže da budete isplativi i produktivni prilikom upravljanja dobavljačima, fakturama i kupovinama. To nije samo alat za praćenje potrošnje.
Prikuplja podatke o troškovima i zaradama svih poslovnih portfolija vaše kompanije i nudi vam uvide za pametne nabavke. Štaviše, pomaže vam da automatizujete sve narudžbenice (PO) i njihove procese odobravanja, sa unosom podataka u realnom vremenu na centralnu kontrolnu tablu za nadzor i analizu troškova.
Concur Expense
Concur Expense je ponuda za upravljanje troškovima kompanije SAP, renomiranog programera ERP softvera za poslovne operacije. Proizvod vam pomaže da integrišete i automatizujete upravljanje poslovnom potrošnjom povezivanjem različitih transakcija od nabavke do plaćanja.
Alat je koristan i za zaposlene i za poslodavce. Na primer, zaposleni na terenu mogu da predaju svoje vaučere za troškove sa mobilnog uređaja. Inteligentni program Concur će automatski verifikovati troškove i poslati vam obaveštenje, kako biste brže odobrili potrošnju.
Zaključak
Korišćenjem softvera za upravljanje troškovima, možete sprečiti nepotrebne finansijske gubitke i poboljšati profitne marže vaše kompanije. Možda će vam biti potreban i jedan od najboljih alata za praćenje troškova, ukoliko vaše preduzeće mora da vrši redovne isplate zaposlenima ili dobavljačima.