Praćenje troškova predstavlja proces beleženja svih finansijskih transakcija, odnosno evidenciju o tome kako i gde vaš novac odlazi.
Koliko često obavljate praćenje svojih troškova?
Da li to činite na satnom, dnevnom, mesečnom, kvartalnom ili godišnjem nivou? U početku, ovaj zadatak može delovati kao preveliki poduhvat, ali s vremenom ćete shvatiti njegov značaj.
Vođenje računa o našim finansijskim resursima je od izuzetne važnosti, a ova praksa treba da započne već u studentskim danima. Za neke, ovaj proces počinje čak i ranije. U današnje vreme, jedan neočekivani medicinski račun može dovesti pojedinca na rub finansijskog sloma.
Preporučena metoda praćenja troškova, kako za vlasnike preduzeća, tako i za pojedince, jeste na mesečnom i godišnjem nivou.
Značaj Praćenja Troškova
- Održavanje potrošačkih navika: Praćenjem troškova, lakše ćete identifikovati, ograničiti ili potpuno eliminisati nepotrebne troškove. To će vam pomoći da novac usmerite tamo gde je zaista potreban.
- Prevencija prekomerne potrošnje: Praćenje troškova sprečava prekomerno trošenje tako što vas motiviše da kreirate mesečni budžet. Usklađivanje potrošnje sa unapred postavljenim budžetom je mudra praksa na duge staze.
- Kontrola nad finansijama: Ako se konstantno nalazite u dugovima, velika je verovatnoća da ne kontrolišete svoje troškove. Praćenjem troškova, možete preuzeti kontrolu i novac usmeriti u produktivne svrhe.
Uzmimo za primer da ste tokom vikenda bili u kupovini sa prijateljima. Tada ste shvatili da ste kupili stvari koje vam zapravo nisu potrebne, samo zbog pritiska okoline. Umesto toga, taj novac ste mogli uložiti u sebe, kupovinom knjige za samopomoć ili upisivanjem na neki kurs.
Zašto je Praćenje Troškova Važno za Preduzeća?
Za vlasnike malih i srednjih preduzeća, praćenje troškova je od ključne važnosti. Takođe, važno je držati lične troškove odvojeno od poslovnih, jer se preduzeće tretira kao zasebna celina. Vaš posao je možda vaša strast, i zato prema njemu treba da se odnosite profesionalno, jer:
- Vas štiti od pravnih problema: Vaše preduzeće ima pravo na pravnu zaštitu koju vi, kao fizičko lice, možda nemate. Ako troškovi nisu razdvojeni, izlažete se riziku ukoliko dođe do tužbe, i vaša lična imovina može biti ugrožena.
- Vas priprema za poresku sezonu: Nećete gubiti vreme tražeći račune po fiokama ili automobilu. Pored toga, putni troškovi za poslovne sastanke se mogu odbiti. Neki poslovni troškovi se smatraju neoporezivim, što olakšava posao knjigovođama i omogućava im da lakše razlikuju oporezive od neoporezivih izdataka.
- Olakšava obračun profita: Moći ćete da tačno izračunate profit bez nagađanja, što je važno kada klijenti zatraže te informacije. Ovo pomaže i u održavanju budžeta preduzeća.
Jedan od načina za praćenje poslovnih troškova je upotreba aplikacija specijalizovanih za tu namenu. Ove aplikacije vam pomažu da vodite urednu i pravovremenu evidenciju vaše potrošnje putem praćenja računa. Neke aplikacije se direktno povezuju sa vašim bankovnim računima i kreditnim karticama, čime se štedi vreme i izbegava ručni unos podataka.
Pogledajmo sada neke od najboljih aplikacija za praćenje troškova koje su dostupne na tržištu.
Divvy
Divvy je sveobuhvatno rešenje za upravljanje troškovima vašeg poslovanja. Ova platforma nudi jedinstvene funkcije koje je čine idealnim izborom za svako preduzeće. Uz Business Credit, dobijate pristup finansiranju bez obzira na veličinu poslovanja. Potrebno je samo da se prijavite za kreditnu liniju u roku od nekoliko minuta i počnete sa trošenjem uz pomoć Divvy kartica.
Upravljanje troškovima postaje izuzetno jednostavno jer svaku kupovinu obavljenu Divvy karticama možete kategorizovati uz nekoliko klikova. Time se eliminiše potreba za ručnim izveštavanjem o troškovima. Kada kreirate budžet za svoju kompaniju putem Divvy-ja, dobijate praćenje i kontrolu u realnom vremenu, što vam omogućava da imate potpunu kontrolu nad budžetom.
Najbolja stvar kod ovog softvera za praćenje troškova je to što je potpuno besplatan za korišćenje, bez skrivenih troškova. Pored toga, možete dobiti onoliko fizičkih i virtuelnih kartica za svoje zaposlene koliko je potrebno. Nagrade koje Divvy nudi za vašu potrošnju su još jedan razlog da odaberete ovu platformu.
Oprostite se od tradicionalnih izveštaja o troškovima i pozdravite ovaj napredni sistem za praćenje troškova.
Pleo
Pleo je fintech startup koji upravlja troškovima preduzeća putem Pleo kartica: kreditnih i debitnih kartica. Organizacija troškova je jednostavna, uz samo nekoliko klikova.
Pleo možete integrisati sa drugim knjigovodstvenim alatima. Omogućava vam da postavite ograničenja potrošnje, da ih prilagodite u bilo kom trenutku, kao i da predloži najbolje prakse potrošnje. Pored toga, čim se izvrši plaćanje Pleo karticom, dobijate obaveštenje i taj trošak se odmah dodaje u sistem.
Pleo je aplikacija namenjena malim i srednjim preduzećima i nudi tri različita cenovna plana. Pleo vas oslobađa od rutinskih zadataka i omogućava vam da se fokusirate na svoj posao.
FreshBooks
FreshBooks je aplikacija za praćenje poslovnih troškova koja pomaže malim i srednjim preduzećima. Vaš nalog se automatski ažurira svakog dana putem povezivanja sa bankovnim računom i kreditnom karticom.
Aplikacija ima mogućnost preuzimanja svih potrebnih informacija sa slika računa koje otpremite. Takođe, račune možete čuvati direktno u FreshBooks aplikaciji. To vam olakšava proces prijave poreza. Dok ste angažovani na određenom projektu, vaš tim može da izračuna svoje troškove, a vi možete da pratite njihovu potrošnju.
FreshBooks vam pomaže da pratite količinu posla obavljenog tokom dana sa bilo koje lokacije. Potrebno je samo da se usredsredite na razvoj svog poslovanja, jer je sve ostalo automatizovano.
Cene su minimalne za različite planove, ali aplikacija je dugoročno korisna, bez obzira na cenovni plan.
Zoho
Zoho je jedna od najboljih aplikacija za praćenje troškova. Njen korisnički interfejs je izuzetno intuitivan i nudi širok spektar rešenja. Zoho garantuje da nijedan račun neće ostati nezabeležen i da će svi biti digitalno sačuvani. Takođe, možete automatski proslediti račune putem e-pošte. Čak i ako vaše poslovanje obavljate u inostranstvu, Zoho vam omogućava da unosite troškove u različitim valutama.
Ovde možete da kreirate prilagođenu stranicu troškova i omogućite svojim zaposlenima da dele troškove. Ako vaš posao zahteva mnogo putovanja, troškovi kilometraže se mogu pratiti putem Zoho aplikacije sa 100% preciznošću, što pomaže u ograničavanju troškova.
Aplikacija je kompatibilna sa svim platformama, uključujući Android i iOS. Zoho nudi 14-dnevnu besplatnu probnu verziju za nove korisnike.
Mint
Uz Mint, možete imati pregled celokupnog finansijskog stanja. Mint nudi prilagođena rešenja, personalizujući vaše iskustvo potrošnje i praćenja troškova.
Sve vaše uplate računa i mesečni troškovi se mogu integrisati u Mint zajedno sa drugim aplikacijama. To vam omogućava da ne propustite nijednu uplatu i da imate uvid u to gde trošite novac.
Aplikacija vam omogućava da podesite budžet i osigurava da ga se pridržavate slanjem blagovremenih obaveštenja u slučaju prekoračenja. Takođe, daje preporuke za uštedu novca i brže ostvarivanje vaših finansijskih ciljeva.
Proces otvaranja naloga je siguran, bezbedan i dostupan na svim uređajima.
Expensify
Expensify omogućava svojim korisnicima da vode evidenciju o neograničenom broju računa. Sinhronizacijom vaših naloga sa Expensify aplikacijom, smanjićete obim posla tokom poreske sezone. Takođe, možete postaviti prilagođene poreske stope za specifične politike troškova.
Ručno otpremanje troškova je stvar prošlosti. Ovde se svi vaši računi i priznanice automatski skeniraju jednim klikom. Pored toga, ako vam je dosta svih ovih procesa, možete se dodatno odlučiti za Expensify karticu umesto računa.
Možete isprobati besplatnu verziju, jer je jednostavna za korišćenje i vodi vas u pravom smeru kada je reč o poslovnim troškovima. Pomaže vam da pratite troškove u pokretu, kod kuće ili u kancelariji.
Bench
Aplikacija Bench funkcioniše kao vaš virtuelni knjigovođa. U Bench-u, kombinovani su softver i ljudska stručnost. Glavni fokus je na malim preduzećima i preduzetnicima kojima je potrebna pomoć u pripremi finansijskih izveštaja.
Posvećen tim stručnjaka preuzima na sebe sve zadatke i kontaktira vas samo ako je nešto potrebno. Knjigovodstvo se obavlja mesečno i priprema vas i vaše preduzeće za poresku sezonu. Posvećeni tim stručnjaka je brz i pouzdan.
Aplikacija vam omogućava da se usredsredite isključivo na vođenje svog poslovanja bez brige o poreskim regulativama. To je jedan od najboljih softvera u upotrebi. Cene su pristupačne, a na početku je obezbeđena i probna verzija, da biste se bolje upoznali sa aplikacijom.
Shoeboxed
Shoeboxed je aplikacija koja svojim korisnicima nudi usluge digitalizacije. Cilj je digitalizacija fizičkih računa, čime se smanjuje mogućnost ljudske greške. Takođe, podržava integraciju sa različitim aplikacijama kako bi se olakšao radni proces.
Aplikacija se bavi poreskim prijavama, skladištenjem skeniranih računa i izveštajima o troškovima. Čuvanje osnovnih dokumenata u digitalnom formatu je vrlo korisno kada je to hitno potrebno.
Korišćenjem ove aplikacije, možete kreirati online listu svog tima i stalno je ažurirati. Aplikacija je podržana na Android i iOS platformama. Precizna funkcija praćenja kilometraže je vrlo korisna kada ste na putu.
Dext
Dext je aplikacija za praćenje poslovnih troškova koja ima za cilj da smanji papirologiju. Olakšava rukovanje brojevima i dokumentima putem digitalizacije računa.
Dext izvlači bitne podatke i skladišti ih u svojoj memoriji, nakon što učitate račune ili fakture. Aplikacija ima preko 95% tačnosti prilikom obrade dokumenata, što vam štedi vreme i trud. To vam ostavlja značajno više vremena za razvoj vašeg poslovanja.
Otpremite svoje podatke sa bilo koje lokacije i sa bilo kog uređaja. Nudi preko 30 integracija kako biste olakšali svoj radni tok. Aplikacija je dizajnirana tako da je laka za razumevanje. Možete dobiti besplatnu probnu verziju ako je vaše preduzeće malo ili ste budući preduzetnik.
Concur
Concur vam pomaže da napredujete kao poslovni profesionalac jer se aplikacija stalno razvija i dodaje nove funkcije. Ovde možete da prilagodite aplikaciju svojim potrebama promenom podešavanja.
Možete da izračunate povraćaj investicije svog poslovanja sa velikom preciznošću. Ima preglednu kontrolnu tablu koja vam omogućava da vidite svu svoju potrošnju na jednoj stranici. Možete menjati budžete i kontrolisati ih bilo kada i bilo gde.
Takođe možete pogledati demonstraciju rada aplikacije, koja je prilično jednostavna za korišćenje. Concur vam omogućava da donosite informisane finansijske odluke, podržane relevantnim podacima. Pokazala se kao vrlo korisna za vlasnike malih preduzeća i start-up kompanije.
Certify
Certify pruža sjajne uvide u upravljanje troškovima. Ovaj alat olakšava kreiranje i upravljanje izveštajima, kao i nadoknadu troškova. Potrebno je samo da učitate sliku svojih troškova, a izveštaj se kreira automatski.
Savršena je osnova za globalno poslovanje jer je dostupna na preko 60 jezika i u 140 valuta. Možete da integrišete svoje poslovne kreditne kartice i politike sa aplikacijom i personalizujete je u skladu sa budžetom.
Integracija sa širokim spektrom drugih aplikacija je takođe podržana. Aplikacija je podržana na svim uređajima, ima besprekorne performanse i visoko zadovoljstvo korisnika.
MMC Receipt
MMC Receipt je aplikacija za praćenje troškova i skeniranje računa. Aplikacija brzo skenira račune u različitim valutama sa visokom preciznošću podataka.
Ne postoje ograničenja u postavljanju računa i broja korisnika. Ne morate da brinete o prostoru za skladištenje, jer aplikacija ima neograničen prostor u cloud-u i omogućava vam da skladištite podatke bez ograničenja.
Dodatna prednost je funkcija višestepenog odobravanja. Aplikacija procenjuje da li su snimljeni podaci spremni za izvoz, što vam pomaže da poboljšate proces donošenja odluka.
Takođe možete pogledati demo verziju da biste se bolje upoznali sa karakteristikama aplikacije i isprobali besplatnu verziju.
Everlance
Everlance je automatizacijom olakšao posao vlasnicima preduzeća. Uz nekoliko klikova možete sortirati i upravljati svojim troškovima. Prilagodite ličnu i poslovnu potrošnju na ovoj platformi i budite spremni za poresku sezonu.
Prenos podataka je obezbeđen, a organizovanje skladišta u cloud-u je jednostavno. Povežite više vizit kartica odjednom da biste uštedeli vreme i trud u upravljanju troškovima. Predlozi koji se odnose na poreske olakšice su njena izuzetna karakteristika. Možete uštedeti novac na porezima pružanjem blagovremenih i tačnih informacija.
Korisnička podrška je dostupna sedam dana u nedelji za sva pitanja. Možete odabrati besplatnu verziju da isprobate aplikaciju, koja nudi brojne funkcije. Pored toga, možete čak i kreirati sopstveni personalizovani šablon.
Wave
Wave je fokusiran na pomoć malim preduzećima da dostignu pun potencijal. Ima softver visoke tehnologije, koji je jednostavan za rukovanje i siguran za upravljanje troškovima.
Takođe vam omogućava da pratite svoj profit i gubitak u realnom vremenu i da budete spremni za poresku sezonu. Softver je besplatan za korišćenje bez ograničenja ili skrivenih troškova.
Jedini uslov za korišćenje aplikacije je internet konekcija. Aplikacija je podržana na svim uređajima i relativno je jednostavna za korišćenje. Prenos podataka sa različitih aplikacija i web lokacija je dostupan na daljinu.
Veryfi
Veryfi pomaže malim preduzećima da brže napreduju. Aplikacija je u službi svojih klijenata i ima neiskorišćen potencijal za rast.
Ovde možete proceniti troškove projekta ili poslovne troškove pre početka projekta. Podaci se automatski unose u aplikaciju, bez potrebe za ručnim unosom. Mesečni izveštaj možete pogledati bilo kada i bilo gde, jer je dostupan 24/7.
Aplikacija je dostupna na svim uređajima i platformama. Možete sinhronizovati svoju e-poštu sa Veryfi-om radi lakšeg preuzimanja računa. Aplikacija ima širok spektar funkcija i koristi se u različitim oblastima.
Zaključak
Prošli su dani kada ste morali da angažujete knjigovođu za poslovanje u svrhu podnošenja poreskih prijava. Sada vam je potrebna samo aplikacija za praćenje poslovnih troškova i ništa više. Međutim, odabir prave aplikacije za rast vašeg poslovanja i efikasno upravljanje troškovima je podjednako važan. Korišćenje ovih aplikacija u vašem poslovanju će vam osloboditi dovoljno vremena, truda i energije za vas i vašu porodicu.
Evo nekoliko alata koji vam mogu pomoći u upravljanju resursima, kao i Active Directory i Office 365 menadžmentom.