Praćenje troškova je proces beleženja gde vaš novac odlazi. To je suštinski korak ka finansijskoj stabilnosti i kontroli.
Koliko često proveravate svoje finansije? Da li je to na svakih sat vremena, svakodnevno, mesečno, kvartalno ili možda jednom godišnje? U početku, praćenje troškova može delovati kao opterećujući zadatak, ali vremenom ćete postati svesni njegove neprocenjive vrednosti.
Briga o našim finansijskim sredstvima od izuzetne je važnosti i počinje još od studentskih dana, ili čak i ranije. Danas, jedan medicinski račun može pojedince dovesti na ivicu bankrota. Zato je ključno da budemo odgovorni prema novcu.
Praćenje mesečnih i godišnjih troškova je preporučeni pristup, kako za poslovne vlasnike, tako i za pojedince. Ovo je osnova za dobro finansijsko upravljanje.
Značaj praćenja troškova
- Održavanje potrošačkih navika: Praćenje troškova vam omogućava da prepoznate, ograničite ili potpuno eliminišete rasipničke navike. Na ovaj način, možete usmeriti svoj novac tamo gde vam je zaista potreban.
- Sprečavanje prekomerne potrošnje: Vođenje evidencije o troškovima sprečava nekontrolisano trošenje, jer vas podstiče da napravite mesečni budžet. Trošenje u skladu sa budžetom je uvek mudra odluka na duže staze.
- Kontrola nad finansijama: Ako se često nalazite u dugovima, to je verovatno zato što ne upravljate svojim troškovima. Praćenje troškova vam daje slobodu da ulažete novac u stvari koje donose korist.
Na primer, ako ste otišli u kupovinu sa prijateljima tokom vikenda, možda ste na kraju kupili stvari koje vam nisu bile potrebne, samo zbog pritiska okoline. Umesto toga, taj novac ste mogli da uložite u sebe kupovinom knjige o samopomoći ili upisivanjem kursa za neki hobi.
Zašto je praćenje troškova važno u poslovanju?
Za vlasnike malih i srednjih preduzeća, praćenje troškova je od suštinskog značaja. Takođe, važno je odvojiti lične troškove od poslovnih, jer je kompanija zaseban pravni entitet. Vaše poslovanje treba tretirati kao svoju strast jer:
- Štiti vas od problema: Vaše preduzeće ima pravo na pravnu zaštitu koju vi kao pojedinac možda nemate. Ako troškovi nisu odvojeni, možete biti lično odgovorni ako klijent podnese tužbu. U tom slučaju, vaša lična imovina može biti ugrožena.
- Priprema vas za poresku sezonu: Nećete morati da pretražujete ormare ili automobil da biste pronašli račune. Takođe, kada putujete na poslovni sastanak, možete da potražujete deo troškova. Neki poslovni troškovi su oslobođeni poreza i mogu se smatrati troškovima poslovnih sastanaka. Posao knjigovođa će biti lakši jer će jasno moći da razlikuju oporezive i neoporezive stavke.
- Lako je izračunati profit: Bićete u mogućnosti da tačno izračunate svoj profit kada god klijenti to zatraže. To pomaže u održavanju budžeta kompanije i reflektuje se na kontrolu troškova.
Jedan od načina praćenja poslovnih troškova je korišćenje aplikacija za tu namenu. Aplikacija za praćenje troškova vam pomaže da vodite tačnu evidenciju vaše potrošnje prateći račune i priznanice. Neke aplikacije se direktno povezuju sa vašim bankovnim računom i kreditnim karticama, čime vam štede vreme izbegavajući ručni unos.
Pogledajmo sada neke od najboljih aplikacija za praćenje troškova za vaše poslovanje.
Zoho Expense
Zoho nudi jednu od najboljih aplikacija za praćenje troškova. Njen korisnički interfejs je vrlo prijatan i nudi širok spektar rešenja. Zoho garantuje da nijedan račun neće biti neevidentiran i da će biti sačuvan digitalno. Takođe možete automatski proslediti svoje priznanice putem e-pošte. Čak i ako vaše poslovanje uključuje inostranstvo, Zoho vam omogućava unos troškova u različitim valutama.
Možete kreirati prilagođenu stranicu troškova i omogućiti zaposlenima da dele troškove. Ako vaš posao zahteva puno putovanja, Zoho vam pomaže da pratite troškove kilometraže sa 100% preciznošću. Na taj način možete ograničiti nepotrebne troškove. Kompatibilan je sa svim platformama, uključujući Android i iOS. Zoho nudi početnicima 14-dnevnu besplatnu probnu verziju.
Wallester
Wallester je popularna platforma za praćenje korporativne potrošnje. Nudi sveobuhvatno rešenje za sve potrebe poslovne potrošnje, kao što su praćenje, evidentiranje, deljenje načina plaćanja, postavljanje novih metoda plaćanja i još mnogo toga.
Zaposlenima možete izdati nove virtuelne platne kartice za potrebe korporativne potrošnje, bilo kada i bilo gde. Njegov sistem obaveštavanja vas konstantno obaveštava o aktivnostima potrošnje u realnom vremenu.
Takođe, možete omogućiti da male transakcije gotovinom zamene kasu za sitan novac, koja je često nesigurna i nepraktična. Kao poslovni menadžer ili zainteresovana strana, možete donositi trenutne odluke o kupovini i potrošnji tako što ćete blokirati karticu sa svoje strane. Takođe možete kreirati virtuelne kartice za specifične projekte i omogućiti pristup većem broju članova tima. Programeri rade na novoj funkciji praćenja i automatskog učitavanja troškova. Ovaj sistem će redovno podsećati zaposlene da postavljaju priznanice, fakture i slično.
Wallester alat za praćenje troškova radi putem veb pregledača i na mobilnim telefonima, i trenutno nudi besplatne probne verzije. Zato proverite da li je ovo pravi alat za praćenje troškova za vaše poslovanje.
Precoro
Preduzeća koja žele potpunu transparentnost u vezi sa organizacionim troškovima mogu se osloniti na Precoro. Ovaj efikasan softver za upravljanje troškovima pruža uvid u operativne troškove i osigurava odgovarajuću upotrebu budžeta.
Uz ovaj softver možete automatizovati tokove rada za odobravanje, što će vam uštedeti vreme i povećati efikasnost. Praćenje faktura, priznanica i zahteva za nadoknadu troškova postaje jednostavno sa ovom platformom. Možete čak integrisati Precoro sa svojim računovodstvenim alatom radi dvosmerne sinhronizacije podataka. Softver vam omogućava da kreirate pravila potrošnje, kako nikada ne biste prekoračili budžet. Kontrolna tabla u realnom vremenu je odlična za vizuelizaciju vaše ukupne potrošnje. Takođe, kompanije mogu dobiti detaljne izveštaje o različitim kategorijama. Radi optimizacije radnog procesa, Precoro se integriše sa QuickBooks, Xero, NetSuite, Amazon Business i Slack. Model cena je transparentan i dolazi sa 14-dnevnom besplatnom probnom verzijom.
Divvy
Divvy je sveobuhvatno rešenje za upravljanje troškovima za vaše poslovanje. Platforma ima jedinstvene karakteristike koje je čine pravim izborom za svako preduzeće. Uz Business Credit, možete dobiti pristup finansiranju, bez obzira na veličinu. Potrebno je samo da se prijavite za kreditnu liniju i počnete da koristite Divvy kartice.
Upravljanje troškovima je olakšano, jer možete kategorizovati svaku kupovinu obavljenu pomoću Divvy kartica sa nekoliko klikova. Stoga, nema potrebe za ručnim izveštavanjem o troškovima. Kada kreirate budžet kompanije putem Divvy-a, možete dobiti praćenje i kontrole u realnom vremenu, kako biste imali potpunu kontrolu nad svojim budžetima. Najbolja stvar je što je ovaj softver za praćenje troškova potpuno besplatan, bez skrivenih troškova. Pored toga, možete dobiti onoliko fizičkih i virtuelnih kartica za zaposlene koliko je potrebno. Nagrade za potrošnju uz Divvy su još jedan razlog zašto izabrati ovu platformu.
Recite zbogom tradicionalnim izveštajima o troškovima i pozdravite napredni sistem za praćenje troškova.
Pleo
Pleo je fintech startup koji upravlja troškovima preduzeća pomoću Pleo kartica: kreditnih i debitnih kartica. Troškove možete organizovati uz par klikova na ekranu.
Pleo se može integrisati sa drugim knjigovodstvenim alatima. Omogućava vam da postavite limite potrošnje, prilagodite ih bilo kada i predložite najbolje prakse potrošnje. Čim se izvrši plaćanje Pleo karticom, dobićete obaveštenje i taj trošak će biti zabeležen. Pleo je aplikacija namenjena malim i srednjim preduzećima i ima tri različita nivoa cena. Pleo vas oslobađa dosadnog svakodnevnog posla i omogućava da se fokusirate na svoje poslovanje.
FreshBooks
FreshBooks je aplikacija za praćenje poslovnih troškova koja pomaže malim i srednjim preduzećima u vođenju evidencije o troškovima. Vaš nalog će se ažurirati svakodnevno povezivanjem bankovnog računa i kreditne kartice. Ima funkciju preuzimanja bitnih podataka sa slike računa koji učitate. Takođe, možete da skladištite račune u FreshBooks-u, što vam olakšava pripremu za poresku sezonu. Dok ste angažovani na projektu, vaš tim može da izračuna svoju potrošnju, a vi možete da pratite njihove troškove.
Pomaže vam da pratite količinu posla obavljenog tokom dana sa bilo kog mesta. Sve je automatizovano, tako da se možete fokusirati na razvoj svog poslovanja. Cene su minimalne za različite pakete, ali aplikacija je korisna dugoročno, bez obzira na cenu.
Mint
Možete pratiti celokupni finansijski život uz pomoć Mint-a. Mint vam nudi prilagođena rešenja, personalizujući vaše iskustvo potrošnje i praćenje troškova.
Sva plaćanja računa i mesečni troškovi mogu se integrisati u Mint, zajedno sa drugim aplikacijama. Omogućava vam da ne propustite nijednu uplatu i da pratite gde trošite svoj novac.
Aplikacija vam omogućava da podesite svoj budžet i osigurava da ga se pridržavate slanjem blagovremenih obaveštenja ako se previše potroši. Takođe, daje preporuke za uštedu novca i brže ostvarivanje vaših finansijskih ciljeva. Proces otvaranja naloga je siguran i dostupan na svim uređajima.
Expensify
Expensify omogućava korisnicima da evidentiraju neograničenu količinu računa. Sinhronizacijom vaših naloga sa Expensify-om, imaćete manje posla tokom poreske sezone. Možete postaviti prilagođene poreske stope za određenu politiku troškova.
Ručno učitavanje troškova je zastarelo. Svi vaši računi i priznanice se automatski skeniraju jednim klikom. Ako su vam dosadni svi ti procesi, možete se odlučiti za Expensify karticu umesto računa. Možete isprobati besplatnu verziju jer je jednostavna za korišćenje i usmerava vas u pravom smeru kada su u pitanju poslovni troškovi. Pomaže vam da pratite troškove dok ste u pokretu, kod kuće ili u kancelariji.
Bench
Aplikacija Bench funkcioniše kao vaš virtuelni knjigovođa. U Bench-u su softver i ljudski mozak kombinovani. Glavni fokus je na malim preduzećima i preduzetnicima koji pripremaju finansijske izveštaje za svoje poslovanje.
Tim posvećenih stručnjaka se bavi svim aspektima, a vi ćete biti kontaktirani samo ako je nešto neophodno. Knjigovodstvo se obavlja mesečno i priprema vas i vaše preduzeće za poresku sezonu. Posvećen tim je brz i pouzdan. Aplikacija vam omogućava da se fokusirate isključivo na vođenje poslovanja bez brige o poreskim pitanjima. To je jedan od najboljih softvera na tržištu. Cene su pristupačne, a na početku je obezbeđena probna verzija kako biste bolje razumeli aplikaciju.
Shoeboxed
Shoeboxed je aplikacija koja korisnicima pruža usluge digitalizacije. Njen cilj je da digitalizuje fizičke račune smanjujući mogućnost ljudske greške. Takođe podržava integraciju sa različitim aplikacijama kako bi se olakšao radni proces.
Aplikacija se bavi poreskim prijavama, čuvanjem skeniranih priznanica i računa, i pruža izveštaje o troškovima. Čuvanje osnovnih dokumenata u digitalnom formatu je pogodno kada je to hitno potrebno. Korišćenjem ove aplikacije, možete kreirati onlajn listu svog tima i redovno je ažurirati. Podržana je na Android i iOS platformama. Precizna funkcija praćenja kilometraže je od koristi kada putujete u okviru budžeta.
Dext
Dext je aplikacija za praćenje poslovnih troškova koja želi da smanji upotrebu papira i papirologiju. Olakšava rad sa brojevima i dokumentima tako što digitalizuje vaše račune.
Dext će izdvojiti bitne podatke i sačuvati ih u memoriji učitavanjem računa, priznanica ili faktura. Ima preko 95% tačnosti prilikom obrade dokumenata, što štedi vaše vreme i trud. Ovo vam ostavlja više vremena za razvoj poslovanja.
Učitajte podatke sa bilo kog mesta i sa bilo kog uređaja. Nudi preko 30 integracija kako bi se olakšao radni proces. Aplikacija je jednostavna za korišćenje. Možete dobiti besplatnu probnu verziju ako je vaše preduzeće malo ili ste budući preduzetnik.
Concur
Concur vam pomaže da napredujete kao poslovni profesionalac, jer aplikacija stalno raste i dodaje nove funkcije. Promenom podešavanja prema svojim potrebama, možete da prilagodite aplikaciju.
Možete izračunati povrat investicije sa velikom preciznošću. Ima preglednu kontrolnu tablu koja vam omogućava da vidite svu potrošnju na jednoj stranici. Možete da menjate svoje budžete i da ih kontrolišete bilo kada i bilo gde. Možete da pogledate demonstraciju rada aplikacije, koja je prilično jednostavna. Concur vam omogućava da donosite finansijske odluke zasnovane na konkretnim podacima. Pokazao se kao vrlo koristan alat za vlasnike malih preduzeća i mlade startupe.
Certify
Certify pruža odličan uvid u upravljanje troškovima. Ovaj alat olakšava kreiranje i obradu izveštaja i refundaciju troškova. Potrebno je samo da učitate sliku svojih troškova, a izveštaj se kreira automatski.
To je odlična opcija za globalno poslovanje, jer je dostupna na preko 60 jezika i 140 valuta. Možete integrisati svoje poslovne kreditne kartice i politike sa aplikacijom, i personalizovati sve u skladu sa svojim budžetom. Integracija sa drugim aplikacijama je podržana, tako da vaš rad ne prestaje. Aplikacija je podržana na svim uređajima i pruža besprekorne performanse uz visoko zadovoljstvo korisnika.
MMC Receipt
MMC Receipt je aplikacija za praćenje troškova i skeniranje računa. Aplikacija brzo skenira račune i priznanice u različitim valutama sa velikom preciznošću podataka.
Nema ograničenja za učitavanje računa i broj korisnika. Ne morate da brinete o prostoru za skladištenje, jer aplikacija ima neograničeno skladište u oblaku. Postavljanje višestepenog odobrenja daje vašem poslovanju dodatnu sigurnost. Procenjuje da li su snimljeni podaci spremni za izvoz, što vam pomaže da unapredite svoje donošenje odluka.
Možete pogledati demo verziju da biste bolje razumeli funkcije aplikacije i isprobati besplatnu verziju.
Everlance
Everlance je automatizacijom mnogih zadataka omogućio da se vlasnici preduzeća fokusiraju na vođenje posla. Sa par klikova na ekranu, možete sortirati i upravljati svojim troškovima. Prilagodite ličnu i poslovnu potrošnju na ovoj platformi i rasteretite se tokom poreske sezone.
Prenos podataka je siguran, a organizovanje skladišta u oblaku jednostavno. Povežite više vizitkarti odjednom da uštedite vreme i trud. Predlozi u vezi sa poreskim olakšicama su njegova istaknuta karakteristika. Možete uštedeti porez pružanjem blagovremenih i tačnih informacija. Tim za korisničku podršku je dostupan sedam dana u nedelji. Možete odabrati besplatnu verziju da isprobate mnoge funkcije. Takođe, možete kreirati sopstveni šablon prema svojim potrebama.
Wave
Wave je više usmeren na podršku malim preduzećima da ostvare svoj puni potencijal. Ima visokotehnološki softver koji je jednostavan za korišćenje i bezbedan za upravljanje troškovima.
Omogućava vam da pratite profit i gubitak u realnom vremenu i priprema vas za poresku sezonu. Softver je besplatan za korišćenje, bez ograničenja i skrivenih troškova. Jedino što vam je potrebno je internet veza. Podržan je na svim uređajima i relativno je jednostavan za korišćenje. Prenos podataka sa različitih aplikacija i veb lokacija je dostupan.
Veryfi
Veryfi pomaže malim preduzećima da rastu brže nego ikad. Aplikacija pruža odličnu uslugu svojim klijentima i ima neiskorišćen potencijal za rast.
Možete proceniti troškove projekta ili poslovne troškove pre početka projekta. Podaci se automatski unose u aplikaciju, bez potrebe za ručnim unosom. Mesečni izveštaj je dostupan u svakom trenutku, 24/7. Dostupan je na svim uređajima i platformama. Možete sinhronizovati svoj mejl sa Veryfi radi lakšeg preuzimanja računa i priznanica. Ima širok spektar integracija sa drugim aplikacijama i koristi se u različitim oblastima poslovanja.
Zaključak
Prošla su vremena kada ste morali da pronađete pouzdanog knjigovođu za pripremu poreskih prijava. Sve što vam je potrebno je aplikacija za praćenje poslovnih troškova. Međutim, odabir prave aplikacije je podjednako važan. Korišćenjem ovih aplikacija u poslovanju ćete imati dovoljno vremena, energije i resursa za sebe i svoju porodicu.
Evo nekoliko alata koji vam mogu pomoći u upravljanju resursima, Active Directory i Office 365 za vaše poslovanje.