Екцел је омиљени алат за манипулацију подацима неписмених мушкараца (и жена). Писмени, односно они који знају да кодирају, не морају много да брину о колонама, редовима и исправној формули и њеној синтакси јер ови чаробњаци имају своје уређаје. За све остале, практично свакога на руководећој позицији, Екцел је суштински алат за рад. Упркос томе, многи људи, посебно они који тек ступају на посао, често се тога плаше. У стварности, ако довољно добро научите Екцел, можете га користити за чување временских записа који се аутоматски ажурирају, користити га за складиштење инвентара, па чак и за спровођење анкета. Ипак, ево пет веома основних Екцел функција које сваки почетник треба да зна.
Преглед садржаја
Серије за аутоматско довршавање и формуле за аутоматско попуњавање
Уношење података, посебно дугог скупа података, одузима много времена са одличним шансама да дође до људске грешке. Зато, где је то могуће, Екцел предвиђа текст који покушавате да унесете и даје вам могућност да га попуните уместо вас.
Узмимо на пример да желите да унесете серијске бројеве или ИД бројеве запослених који прате низ. Уместо да их ручно уносите, можете унети прва три или четири броја, изабрати ћелије са унетим бројевима. Померите курсор доле десно од последње ћелије и сачекајте да се претвори у црни знак плус. Превуците га и моћи ћете да видите вредност коју ће свака ћелија имати. Екцел ће аутоматски повећати вредност за вас. Овај трик је најбоље користити са формулама јер ће се формула аутоматски ажурирати да би прочитала одговарајуће ћелије у реду уместо да има апсолутну вредност коју би имале формуле за копирање/налепљивање.
Ауто-Филл
Овај трик ће се сигурно покупити док уносите податке. Екцел може аутоматски да попуни податке у ћелији ако су подаци које уносите унети у претходну ћелију у истој колони. Само притисните ентер и да га попуните.
Паметно сортирање по абецедном реду
Екцел може сортирати податке по абецедном реду, али почетник може оклевати да користи опцију сортирања јер су подаци у суседним колонама повезани са њима и преуређивање података ће пореметити однос. На пример, имате имена, одељења, адресе, бројеве телефона и крвне групе, све у засебним колонама. Желите да сортирате имена по абецедном реду, али и даље желите да суседне ћелије читају тачну адресу, број телефона и крвну групу за ту особу.
Можете да наставите и користите опцију Сортирај од А до З јер ће Екцел питати да ли желите да проширите избор да бисте укључили податке у суседне колоне. Ово вам омогућава да сортирате једну колону по абецедном реду и да одговарајуће податке у другим колонама сами сортирате. Ово паметно сортирање функционише за било коју врсту правила која можете да користите.
Трансформисање података реда у податке из колоне
Много пута подаци нису ни у исправном распореду да би било ко могао да почне да их анализира. Формат у којем је прикупљен није креиран са неком специфичном сврхом на уму и често ћете открити да морате да пренесете податке из реда у колону или обрнуто. Уместо копирања и лепљења сваке појединачне вредности, можете користити функцију Пасте Специал која се зове Транспосе да урадите управо то.
Изаберите и копирајте колону коју желите да налепите као ред. Изаберите прву ћелију реда у коју желите да копирате податке. Кликните на малу стрелицу испод дугмета Пасте и изаберите Пасте Специал. У оквиру са опцијама који се појави, означите опцију ‘Транспосе’ и кликните на ОК.
Одвојите име и презиме
Екцел 2013 има заиста паметну функцију аутоматског попуњавања која ради између колона. Узмите врло уобичајен пример колоне која садржи и имена и презимена. Можда бисте желели да раздвојите име и презиме, а у старијим верзијама Екцел-а, то је значило коришћење функције спајања на веома паметан / лукав начин.
Уз Екцел 2013, све што треба да урадите је да почнете да куцате име у следећој колони. Урадите ово за прва два или три уноса и Екцел ће научити који су ваши критеријуми раздвајања и навести податке за све одговарајуће вредности у колони за вас. Све што треба да урадите је да притиснете ентер. Ово функционише за скоро све врсте података.
Да ли знате неки Екцел трик који често користите на послу или онај који елиминише сувишан посао? Поделите са нама у коментарима.