Sistem za upravljanje dokumentima predstavlja izuzetnu pomoć u štednji dragocenog vremena, omogućavajući efikasnu organizaciju dokumenata i pojednostavljenu pretragu fajlova.
Preduzeća sa manjim brojem zaposlenih često se suočavaju s izazovima u organizovanju velikog broja dokumenata i poslovnih zapisa. Implementacijom pouzdanog sistema za upravljanje dokumentima (DMS), organizacija ovih podataka postaje znatno lakša.
Ovi alati, štaviše, unapređuju efikasnost timova, omogućavajući im brz pristup potrebnim informacijama.
Šta je upravljanje dokumentima?
Upravljanje dokumentima obuhvata proces organizovanja, čuvanja i praćenja dokumenata (poput Word dokumenata, PDF-ova i drugih formata) u digitalnom obliku. Korišćenjem ovog sistema, kompanije mogu sigurno pohranjivati dokumente i centralizovati ceo proces.
Prednosti sistema za upravljanje dokumentima
Povećana produktivnost
Produktivnost je ključni faktor za uspeh bilo koje kompanije. Sistem za upravljanje dokumentima efikasno i bezbedno organizuje dosijee kompanije. Kao rezultat toga, timovi mogu manje da se brinu o održavanju dokumentacije i više da se posvete ključnim zadacima. Svest o tome da su svi fajlovi sigurno pohranjeni deluje kao podsticaj za produktivnost.
Unapređena bezbednost
Svaka kompanija nastoji da zaštiti svoje ključne podatke i informacije. Osetljive dokumente možete pohraniti unutar sistema za upravljanje dokumentima i kontrolisati pristup ovim fajlovima. Upravljanje dokumentima postaje transparentnije, a revizorski tragovi mogu se koristiti po potrebi.
Smanjen prostor za skladištenje
Više nije potrebno održavati ormare za dokumenta, kontejnere za odlaganje i kutije. Uz DMS, možete preći na poslovanje bez papira i digitalno upravljati dokumentima, bez zauzimanja fizičkog prostora.
Brzo pronalaženje dokumenata
Pretraživanje dokumenata i pronalaženje fajlova može oduzeti puno vremena. Korišćenjem sistema za upravljanje dokumentima, možete brzo pronaći željeni fajl i uštedeti dragoceno vreme. DMS vam omogućava da pretražujete fajlove na osnovu imena, metapodataka i sadržaja, koristeći naprednu tehnologiju.
Optimizovana timska saradnja
Većina rešenja za upravljanje dokumentima omogućava saradnju sa kolegama. Može se pohranjivati fajlove prikupljene iz različitih izvora, a ljudi mogu pristupiti fajlovima sa udaljenih lokacija. Neki alati takođe omogućavaju pristup spoljnim korisnicima putem autorizovanog pristupa.
U nastavku saznajte koje su najbolje aplikacije za upravljanje dokumentima koje mala i srednja preduzeća mogu koristiti.
iManage
iManage je sistem za upravljanje dokumentima koji vam pomaže da pretvorite podatke u vredno znanje putem povezivanja dokumenata. Svi dokumenti se čuvaju u jednoj fascikli i kategorizuju se prema projektu ili klijentu.
Korisnici mogu brzo i efikasno kreirati, pretraživati i deliti podatke na iManage-u. Takođe omogućava lako pronalaženje bilo kog dokumenta, čime se povećava produktivnost.
Ovaj alat se može integrisati sa raznim alatima za produktivnost Office 365 i Google Workspace-a radi jednostavnijeg upravljanja dokumentima.
Box
Korišćenjem Box, kompanije mogu sigurno pohranjivati, upravljati i sarađivati na sadržaju bez obzira na tip uređaja. Njegova funkcija upravljanja životnim ciklusom dokumenata osigurava da je proces upravljanja sadržajem u skladu sa propisima, politikama zadržavanja podataka i zahtevima za otkrivanje.
Možete postaviti odgovarajuće korisničke dozvole za svaki dokument, tako da samo pravi ljudi imaju pristup. Takođe vam pomaže u reviziji aktivnosti korisnika radi potpune vidljivosti i kontrole.
Box se, takođe, može neprimetno integrisati sa otvorenim API-jima i poslovnim aplikacijama. Sa atributima kao što su istorija verzija, deljenje linkova i komentari, saradnja među članovima tima postaje laka. Štaviše, koristi prilagođene metapodatke za kategorizaciju i organizaciju dokumenata.
Folderit
Tražite li rešenje za upravljanje dokumentima koje nudi održiv sistem skladištenja i upravljanja digitalnim dokumentima? U tom slučaju, istražite Folderit. To je sistem za upravljanje dokumentima baziran na oblaku koji vam pomaže da ostanete bez papira na način prilagođen korisniku.
On sigurno čuva metapodatke i starije verzije fajla ili dokumenta. Korisnici mogu tražiti željene fajlove koristeći naziv fajla, metapodatke, ključne reči i sadržaj dokumenta. Takođe podržava tok rada za odobravanje, povezivanje fajlova, automatsko zadržavanje, podsetnik, numerisanje dokumenata, revizorski trag i lokalnu rezervnu kopiju.
Možete jednostavno kontrolisati pristup digitalnim dokumentima uz različite dozvole. Pomoću ovog alata možete integrisati Office 365 aplikacije i DocuSign.
OpenKM
OpenKM je rešenje za upravljanje poslovnim dokumentima koje vam omogućava da kontrolišete produkciju, skladištenje i distribuciju digitalnih dokumenata. Uz to, možete imati bolju kontrolu nad tokom dokumenta i poboljšati efikasnost rada vašeg tima.
Ova aplikacija nudi nekoliko administrativnih alata, kao što su definicija korisničke uloge, napredna pretraga, kontrola pristupa, nivo sigurnosti dokumenta, detaljan dnevnik korišćenja, podešavanje automatizacije i korisnička kvota.
Ovde možete kreirati inspirativan sadržaj za brzo donošenje odluka i stvaranje znanja. Štaviše, koristeći ovaj DMS, možete prikupljati podatke iz bilo kog digitalnog izvora i sarađivati sa kolegama.
eFileCabinet
eFileCabinet je moćan sistem za upravljanje dokumentima koji mala i srednja preduzeća mogu koristiti za online organizaciju podataka, bez obzira na količinu dokumenata.
Za čuvanje fajla, jednostavno ga otpremite na ovu platformu. Korisnici mogu locirati bilo koji fajl koristeći naziv fajla ili šablon foldera. Takođe, eFileCabinet vam omogućava brz pristup dokumentima koji se često koriste.
Iako olakšava saradnju među članovima tima, ovaj alat vam takođe omogućava da dodate različite nivoe bezbednosti za kontrolisan pristup. Takođe podržava integraciju sa alatima trećih strana, kao što su MS Office, DocuSign i Salesforce.
Neke od njegovih drugih karakteristika su automatizovani radni tok, dvofaktorska autentifikacija, šifrovano deljenje fajlova, autentifikacija zasnovana na lokaciji ili IP-u i dozvole zasnovane na ulozi.
DocuWare
DocuWare je platforma na kojoj možete digitalizovati svoje dokumente i obezbediti ih sa bilo kog uređaja, u bilo koje vreme. Osim toga, pomaže vam u obradi računa i upravljanju zaposlenima. Posebno je korisna za kompanije koje se oslanjaju na udaljene timove ili imaju disperzivan radni kadar.
DocuWare nudi sigurno skladište za sve vaše ključne poslovne dokumente, kao što su ugovori, informacije o zaposlenima i finansijski zapisi. Nakon što sačuvate fajl na ovom alatu, vi ili vaše kolege možete direktno uređivati ili komentarisati dokument na istoj platformi.
Štaviše, ima pametne alate za produktivnost tako da korisnici mogu lako pretraživati, pratiti i sarađivati. Ova aplikacija takođe koristi podatke indeksa za uredno organizovanje svih vaših dokumenata.
Alfresco
Alfresco je platforma koja nudi funkcije kao što su upravljanje dokumentima, upravljanje veb sadržajem, upravljanje zapisima i slikama i skladište sadržaja radi pojednostavljenja organizacionog radnog toka.
Ovaj alat otvorenog koda je kompatibilan sa Windows i Unix operativnim sistemima. Uprkos tome što se lako može prilagoditi, novim korisnicima je potrebno neko vreme da nauče kako ga koristiti.
Završne reči 📃
Uz efikasno rešenje za upravljanje dokumentima, neće biti potrebe da pretražujete bezbrojne ormare kako biste pronašli željeni fajl. Ovaj članak govori o nekim od najboljih alata koji vam pomažu da izgradite sistem za upravljanje dokumentima za vašu organizaciju.
Ovi alati poseduju karakteristike da zadovolje potrebe različitih industrija. Slično tome, možete istražiti alate za upravljanje digitalnom imovinom.