7 софтвер за аутоматизацију докумената за уштеду радних сати

Документи су годинама били витална компонента сваке индустрије. Пословна документација мора да буде енормно нарасла и да постане сложенија како фирме расту.

Да би се документи ефикасно користили, предузећа морају да их прецизно категоришу и сортирају; у супротном, могу настати проблеми за чланове особља.

У овом брзом свету, добро је што постоји софтвер за аутоматизацију докумената.

Аутоматизација докумената је могућа захваљујући прогресивним технологијама, које утичу на начин на који фирме рукују документацијом и олакшавају напорне и дуготрајне ручне процесе документације.

Међутим, са много доступних опција, одлука о томе која је најбоља за вашу компанију може потрајати. Неки имају различите функције, а неки су прилагођени одређеним типовима корисника.

На пример, захтеви продајног тима за аутоматизацију докумената разликују се од правних фирми и свака би имала користи од решења дизајнираног за њихову уобичајену дневну рутину.

Овај пост ће открити више о најбољем софтверу за аутоматизацију докумената и како вам може уштедети сате.

Шта је аутоматизација докумената?

Аутоматизација докумената користи програме и софтвер за прављење електронских докумената уз мање људског доприноса.

Аутоматизација докумената помаже у аутоматизацији радних токова, укључујући скенирање, складиштење, екстракцију, прикупљање података и класификацију докумената.

Корисници креирају документе познате као „шаблони“ у софтверу за аутоматизацију докумената. Ови шаблони одређују како треба додати, променити или уклонити документе на основу одређених уноса.

Аутоматизација докумената може бити:

  • Обрада докумената: Извлачи релевантне информације из различитих докумената, потврђује их и претвара у обогаћене податке за крајњег корисника. Свака фаза животног циклуса документа се обрађује током обраде документа.
  • Израда докумената: Ово подразумева коришћење података који су већ прикупљени или преузети као инпути за израду предлога, уговора, пословних писама, фактура и још много тога.

Зашто је предузећима потребна аутоматизација докумената?

Предузећа морају да воде рачуна о многим папирима, који могу бити скупи за неефикасно управљање.

Обрада докумената је постала приступачнија и практичнија уз аутоматизацију. Погледајте следеће разлоге зашто је предузећима потребна аутоматизација докумената:

Смањите рад са документима који се понавља

Аутоматизација докумената смањује време и труд запослених у поновљеним процедурама. Скенирање докумената, екстракција података, класификација, индексирање докумената и складиштење података су од суштинског значаја за ефикасно функционисање сваког предузећа. Аутоматизација докумената постиже све ово и више.

Брже обрадите документе

Коришћење прилагођених шаблона може смањити време утрошено на папирологију и поједноставити процес обраде докумената. Ово помаже у успостављању процедуре документације коју сви чланови особља могу да прате како би добро искористили своје време и труд.

Нижа стопа грешака

Документи креирани ручно могу захтевати копирање и лепљење, или новији могу садржати грешке које се морају исправљати више пута, захтевајући напоран људски напор и додајући непотребна одлагања операцијама.

Ове грешке се могу елиминисати или значајно смањити уз прецизност напредне аутоматизације докумената. Унапред дефинисани шаблони и технологије засноване на вештачкој интелигенцији које користе прикупљање података олакшавају добијање потребних информација и обавештавање одговарајућег особља када подаци недостају.

Уштеде на трошковима

Предузећа која аутоматизују креирање докумената ће несумњиво профитирати од нижих трошкова. Аутоматизација може знатно смањити укупне трошкове, укључујући и оне повезане са штампањем докумената, изградњом ормара за стварне документе, итд., и побољшати административну контролу.

Побољшава интеракције са клијентима и комерцијална партнерства

Добри односи међу запосленима, продавцима и потрошачима су од суштинског значаја за успех сваке организације. Одржавање позитивних веза може патити ако је ручно креирање докумената склоно грешкама, кашњењима и недоследностима.

  Како користити Цолор Поп у Гоогле фотографијама на Андроиду

Приступ документацији на мрежи чини рад са више добављача и контактирање са више потрошача једноставнијим и сигурнијим. Лакоћа прегледа радова са било које локације у било које време промовише боље интеракције и помаже у стварању индивидуализованог искуства клијената.

Побољшава безбедност и приватност

Системи за аутоматизацију докумената имају уграђене области за дигитално складиштење са потребним дозволама за приступ како би се избегао губитак докумената и побољшала безбедност података.

Правни и здравствени сектори, на пример, могу заштитити осетљиве податке од цурења и кршења помоћу софтвера за аутоматизацију докумената уз додатне мере безбедности.

Колико је ефикаснија од ручне обраде докумената?

Ако често правите исте врсте папира, као што су уговори, фактуре или месечни извештаји, можда ћете наићи на следеће проблеме:

  • Потребно је много времена и труда за ручно прикупљање података из многих извора, извођење сложених прорачуна и израду визуелних приказа за илустрацију података.
  • Изазовно је гарантовати да су документи потпуно без грешака, чак и након што сте провели сате (или дане) тражећи грешке.

Ови проблеми се могу решити коришћењем софтвера за аутоматизацију докумената, који вам омогућава да аутоматски прикупљате податке из многих извора и организујете их како год желите.

Као резултат тога, можете да креирате било који извештај у делићима секунде, а истовремено сте сигурни да су све информације тачне и без грешака.

Карактеристике

#1. Веб приступ

Корисници морају имати приступ својим документима са било које локације у овој ери где је интернет тако широко коришћен. У доба интернета, софтвер за аутоматизацију докумената заснован на вебу нуди брз и једноставан приступ датотекама и фасциклама, што је од виталног значаја. Оне обухватају:

  • Приступ преко мобилних уређаја за преглед или уређивање докумената
  • За складиштење докумената у облаку користите складиште у облаку.
  • Делите фасцикле или појединачне датотеке са другима путем дељења датотека.

#2. Превуци и отпусти

Превуците и испустите је суштински елемент сваког система за аутоматизацију докумената. Можете превући и испустити датотеке са једне локације на другу или чак из једне апликације у другу.

Сваки корисник има много датотека. Стога, они морају бити у могућности да их брзо претражују користећи само неколико слова термина за претрагу. Софтвер за аутоматизацију докумената помаже у организовању складиштења докумената тако да је лако преузети папире када је то потребно.

Корисници могу лако претраживати похрањени материјал користећи функцију претраживања докумената.

#4. Верзија документа

Версионирање је још једна кључна карактеристика система за аутоматизацију докумената. Корисници могу приступити претходним верзијама документа, упоредити их и вратити се на претходну верзију ако је потребно, захваљујући верзионисању.

#5. Филе Лоцкинг

Кључна компонента софтвера за аутоматизацију докумената је закључавање датотека. Корисницима је онемогућено да уносе промене у закључану датотеку док је не отвори особа која ју је закључала.

#6. Интегрисани прегледач и уређивач

Можете да прегледате и уређујете документе помоћу уграђеног прегледача без преузимања или отварања у новом прозору, штедећи време елиминишући потребу за прескакањем између картица или програма.

Када софтвер примети да неко други прилагођава датотеку, закључава је, а затим је откључава када прође.

#7. Оцењивање и дељење

Корисници би требало да буду у могућности да безбедно и згодно деле папире користећи добар софтвер за аутоматизацију докумената.

Такође може имати систем оцењивања који омогућава корисницима да доделе нумеричку вредност сваком документу користећи унапред одређену скалу. Овај метод оцењивања помаже у праћењу докумената који се запосленима свиђају, а који захтевају измене.

#8. Привилегије датотека и фасцикли

Сваки софтвер за аутоматизацију докумената мора да садржи привилегије датотека и фасцикли. Можете управљати тиме шта ваш тим може да уради са радовима на којима раде тако што ћете им дати права на уређивање.

#9. Повезивање докумената

Процес повезивања докумената, датотека или других извора података заједно како бисте им могли приступити са једне локације познат је као повезивање докумената.

  Како избрисати Танго налог

Ова функција вам омогућава да повежете документ са било којим другим релевантним записом у софтверу за аутоматизацију докумената или да приступите једној копији из друге.

#10. Паметно управљање садржајем

Најбољи системи треба да се беспрекорно ажурирају на свим налозима и изворима података, уређују шаблоне, праве токове посла по мери и примењују правила која обезбеђују тачност, усклађеност и стандарде бренда.

Штавише, неке платформе пружају могућности аутоматизације серије које омогућавају корисницима да производе стотине или хиљаде презентација, изјава, извештаја и других врста колатерала одједном, омогућавајући продавцима да праве техничке документе на захтев који циљају на одређене сегменте клијената.

Направили смо листу најпопуларнијих решења са кратким прегледом њихових кључних карактеристика како бисмо вам помогли да се не изгубите у широком спектру доступних софтверских опција за аутоматизацију докумената.

ДоцуПилот

Доцупилот је једноставан и прилагодљив програм за аутоматизацију докумената. Можете да користите доступне податке и креативне шаблоне за прављење докумената. Уграђени програм за прављење докумената може креирати прилагођене шаблоне.

Радове које направите помоћу овог софтвера за аутоматизацију такође можете послати е-поштом услугама као што су Дропбок, Запиер и Доцусигн.

Карактеристике

  • Унапред дефинисани шаблони: Доцупилот садржи унапред дефинисане шаблоне које предузећа могу да користе за формирање понуда, уговора, фактура и других докумената.
  • Интеграција: ЦРМ, обрасци, онлајн базе података, анкете и ХР су само неколико извора података са којима можете повезати софтвер.
  • Безбедно: Уз помоћ Доцупилот-а, можете да заштитите лозинком и шифрујете своје документе. Увек можете гарантовати приватност својих клијената, подстичући преко потребно поверење клијената.
  • Аутоматски ток посла: Неки од најкомпликованијих токова рада са документима у предузећу су поједностављени уз Доцупилот. Тако да нећете морати да понављате процес уноса података сваки пут када саставите документ, ово чини цео процес једноставним.

ДоцуПилот се истиче по својој релативно јефтиној цени, што га чини приступачнијим.

аирСлате

Од генерисања тока до аналитике процеса, аирСлате је апликација у облаку све у једном која може да управља сваком фазом аутоматизације ваших докумената. Такође је услужни програм без кода.

Ваше ручно особље за обраду докумената може се преполовити ако можете максимално искористити апликацију.

Карактеристике

  • Флов Цреатор: Превуците и испустите кориснички интерфејс Флов Цреатор-а омогућава вам да креирате визуелни приказ тока рада документа (УИ).
  • е-потпис: Дигитални обрасци, анкете, документи и садржај могу лако да им се додају правно обавезујући е-потписи.
  • Анкете на мрежи: Користећи функцију онлајн анкета, можете да правите јавне анкете, документе за тестирање бета апликација и упитнике.
  • Роботска аутоматизација процеса: Можете да аутоматизујете процесе користећи аирСлате ботове без писања једног низа кода.

Поред тога, аирСлате има обимну библиотеку са хиљадама шаблона за аутоматизацију докумената за већину сектора.

ПандаДоц

Креирање, уређивање и потписивање докумената могу се обавити на једном месту користећи ПандаДоц.

Без обзира да ли вам је потребан софтвер за еСигнатуре, аутоматизовани предлози, алати за продају и маркетинг или безбедну обраду докумената, ПандаДоц ће вам обезбедити алате који су вам потребни да убрзате свој пословни ток и да документи буду потписани у трену.

Да би пружио беспрекорно искуство управљања документима на многим дигиталним границама, ПандаДоц се лако интегрише са преко 30 апликација и све више.

Карактеристике

  • Испусти и превуци: Кориснику пружа подразумеване опције за превлачење и постављање у свој документ на основу категорије уместо функције шаблона.
  • Дигитални потпис: Ово је једна од најважнијих карактеристика јер омогућава корисницима да дигитално потписују папире без употребе папира.
  • Израда докумената: Корисници овде могу креирати било који документ који желе и контролисати други садржај. Ово је савршено ако треба да саставите пословне уговоре, предлоге, понуде и друге документе.
  • Архиве записа: Када завршите са креирањем документа, можете категоризовати и снимати архиве.

Купци воле флексибилност ПандаДоц шаблона. Још једна фантастична карактеристика коју потрошачи сматрају од помоћи је праћење докумената и аналитика.

  Снапцхат не ради или се неће покренути [Fix]

Црове

Можете дизајнирати и аутоматизовати све папире ваше компаније користећи Црове. Са својим робусним уређивачем докумената, може вам помоћи у аутоматизацији свих ваших докумената. Да бисте аутоматизовали било који документ, можете да додате променљиве, логичке услове, екцел формуле и е-потписе.

Централизацијом ваших операција са документима у Црове-у, можете се ослободити непотребних алата. Са својом уграђеном библиотеком шаблона, Црове иде даље од једноставне аутоматизације докумената.

Карактеристике

  • Прорачуни: Користите формуле у математици да бисте извршили прорачуне директно на пољима у вашим документима.
  • Обрасци: Креирајте своју анкету, укључите логику за прикривање или приказивање питања и дозволите свакоме да креира документе одговарајући на питања.
  • Брзи преглед: Попуните упитник и проверите своје документе у реалном времену.
  • Објавите обрасце: поставите своје обрасце на јавни УРЛ; свако може да креира документе користећи их ако се придржавају ограничења која сте поставили за своју везу.

Црове може бити ваш идеалан алат ако тражите бесплатан софтвер за аутоматизацију докумената.

Доцумате

Доцумате је софтвер за аутоматизацију докумената који се лако користи и без кодирања за састављање правних докумената.

Група правника и технолога је првобитно креирала Доцумате да помогне добротворним организацијама за правну помоћ у креирању токова послова окренутих клијентима.

Овај софтвер углавном користе адвокати. Међутим, свако предузеће може да развије папире користећи једноставне функције Доцумате-а.

Карактеристике

  • Веб обрасци: Корисници могу дизајнирати јединствене веб обрасце који уносе податке у Ворд или ПДФ документе.
  • Онлине анкета: Корисници праве анкету и затим учитавају шаблонске документе који се повезују са пољима обрасца анкете.
  • Угради: Уз помоћ програма, корисници могу да генеришу папире из уноса, дистрибуирају развијене токове посла или их чак уграђују у веб локације.

Ова платформа за аутоматизацију докумената је погодна за професионалце и адвокате који желе решење без кода са једноставним корисничким интерфејсом.

Темплафи

Велика предузећа могу брзо уредити садржај и имовину компаније путем овог софтвера за аутоматизацију докумената – Темплаф.

Док повећава ефикасност за крајње кориснике аутоматизацијом креирања докумената, систем обезбеђује бренд и законску усклађеност у папирима.

Ова платформа је зимзелена и прилагодљива ИТ и апликативним инфраструктурама које се стално развијају које користе данашња предузећа и организације.

Карактеристике

  • Систем заснован на дозволама: Омогућава менаџерима и тимовима за усклађеност са контролом квалитета над свим средствима докумената, осигуравајући да чланови тима користе само дозвољене информације.
  • Интеграција: Запослени могу да поједноставе креирање уговора, предлога и колатерала за продају у оквиру својих програма за обраду текста уз помоћ Темплафи-ових алата за аутоматизацију докумената, који се повезују са апликацијама Мицрософт Оффице и Гоогле Г Суите.
  • Администраторски интерфејс: Запослени могу да приступе стандардним алатима за генерисање докумената са централном дистрибуцијом датотека канцеларијских шаблона.

Већа предузећа могу да користе Темплафи јер му је потребно најмање 50 корисника.

ЕкперЛогик

Пословни корисници могу да поједноставе, побољшају и аутоматизују процесе докумената који су критични за мисију уз помоћ Екперлогик-овог свеобухватног, али једноставног софтвера за аутоматизацију докумената.

Карактеристике

  • Токови докумената: Користећи визуелни интерфејс, можете брзо креирати токове докумената који користе условну логику без кодирања.
  • Дизајнирање шаблона: Пружа алате који су вам потребни за прављење динамичних шаблона заснованих на подацима и постављање сложених токова посла.
  • Дигитално прикупљање података: Екперлогик Смарт Формс су флексибилни, уграђени и веб-базирани обрасци за прикупљање података који корисницима или клијентима олакшавају унос и подношење информација електронским путем.
  • Управљање излазом: Доцумент Сервицес нуде невероватно флексибилне аутоматизоване методе за руковање великим количинама излазних докумената.

Цонтент Манагер из Екперлогик-а је безбедно и организовано спремиште које олакшава и брже управљање, складиштење и преузимање дигиталних средстава, укључујући ПДФ обрасце и документе, логотипе, слике и мултимедијални садржај.

Завршне речи

Софтвер за аутоматизацију докумената је једноставан. Аутоматизацијом креирања сличних докумената, ваша компанија може смањити грешке, уштедети новац и решити досадан, непријатан задатак.

Затим можете погледати најбоље алате за сарадњу са документима.