Značaj Automatizacije Dokumenata u Modernom Poslovanju
Dokumenti su decenijama ključni element svakog poslovnog sektora. Sa rastom preduzeća, obim poslovne dokumentacije se značajno povećava, postajući sve kompleksnija.
Da bi dokumenti bili efikasno iskorišćeni, neophodna je njihova precizna kategorizacija i sortiranje. U suprotnom, mogu se pojaviti poteškoće za zaposlene.
U današnjem dinamičnom okruženju, softver za automatizaciju dokumenata predstavlja dragocen resurs.
Zahvaljujući naprednim tehnologijama, automatizacija dokumenata menja način na koji kompanije upravljaju svojom dokumentacijom, olakšavajući kompleksne i dugotrajne ručne procese.
Međutim, veliki izbor dostupnih opcija može otežati odluku o tome koja je najbolja za vašu organizaciju. Različita rešenja nude različite funkcionalnosti, a neka su prilagođena specifičnim korisničkim potrebama.
Na primer, zahtevi prodajnog tima za automatizaciju dokumenata mogu se razlikovati od onih pravnih firmi, i svaka od njih bi imala korist od rešenja dizajniranog za njihove uobičajene dnevne aktivnosti.
Ovaj tekst će detaljnije istražiti najbolja softverska rešenja za automatizaciju dokumenata i kako vam mogu uštedeti dragoceno vreme.
Šta je Automatizacija Dokumenata?
Automatizacija dokumenata podrazumeva korišćenje aplikacija i softvera za kreiranje elektronskih dokumenata uz minimalno ljudsko učešće.
Ovaj proces pomaže u automatizaciji radnih tokova, uključujući skeniranje, skladištenje, izdvajanje, prikupljanje podataka i klasifikaciju dokumenata.
Korisnici kreiraju dokumente poznate kao „šabloni“ unutar softvera. Ovi šabloni definišu kako dokumenti treba da se dodaju, modifikuju ili uklanjaju, na osnovu specifičnih unosa.
Automatizacija dokumenata se može podeliti na:
- Obrada dokumenata: Izdvajanje bitnih informacija iz različitih dokumenata, njihova verifikacija i transformacija u obogaćene podatke za krajnjeg korisnika. Svaka faza životnog ciklusa dokumenta se obrađuje tokom ovog procesa.
- Kreiranje dokumenata: Korišćenje prethodno prikupljenih ili preuzetih podataka kao inputa za izradu ponuda, ugovora, poslovnih pisama, faktura i slično.
Zašto je Preduzećima Potrebna Automatizacija Dokumenata?
Preduzeća moraju da upravljaju velikom količinom papirne dokumentacije, što može biti skupo ukoliko se ne radi efikasno.
Automatizacija je učinila obradu dokumenata pristupačnijom i praktičnijom. U nastavku su navedeni razlozi zašto je automatizacija dokumenata neophodna za preduzeća:
Smanjenje Ponavljajućeg Rada sa Dokumentima
Automatizacija dokumenata značajno smanjuje vreme i trud zaposlenih utrošene na ponavljajuće procedure. Skeniranje dokumenata, ekstrakcija podataka, klasifikacija, indeksiranje i skladištenje su vitalni za efikasno funkcionisanje svakog preduzeća. Automatizacija omogućava da se sve ovo postigne, i više.
Brža Obrada Dokumenata
Upotreba prilagođenih šablona može skratiti vreme potrebno za obradu papirologije i pojednostaviti celokupan proces. Ovo doprinosi uspostavljanju standardizovane procedure dokumentacije koju svi zaposleni mogu pratiti, što rezultira boljom iskorišćenošću vremena i resursa.
Niža Stopa Grešaka
Ručno kreirani dokumenti mogu zahtevati kopiranje i lepljenje, a novije verzije često sadrže greške koje se moraju više puta ispravljati, zahtevajući značajan ljudski napor i uzrokujući nepotrebna kašnjenja u operacijama.
Ove greške se mogu eliminisati ili značajno smanjiti uz pomoć preciznosti napredne automatizacije dokumenata. Unapred definisani šabloni i tehnologije zasnovane na veštačkoj inteligenciji, koje koriste prikupljanje podataka, olakšavaju dobijanje potrebnih informacija i obaveštavanje odgovarajućeg osoblja ukoliko podaci nedostaju.
Ušteda Troškova
Preduzeća koja automatizuju kreiranje dokumenata nesumnjivo će profitirati od smanjenja troškova. Automatizacija može značajno redukovati ukupne izdatke, uključujući i one vezane za štampanje dokumenata, fizičko arhiviranje, i slično, uz poboljšanje administrativne kontrole.
Poboljšanje Interakcija sa Klijentima i Poslovnih Partnerstava
Dobri odnosi između zaposlenih, dobavljača i klijenata su ključni za uspeh svake organizacije. Održavanje pozitivnih odnosa može biti ugroženo ukoliko je ručno kreiranje dokumenata podložno greškama, kašnjenjima i nedoslednostima.
Online pristup dokumentaciji olakšava saradnju sa različitim dobavljačima i komunikaciju sa većim brojem klijenata, čineći je jednostavnijom i sigurnijom. Lakoća pregleda dokumenata sa bilo koje lokacije u bilo koje vreme unapređuje interakcije i doprinosi kreiranju personalizovanog korisničkog iskustva.
Poboljšanje Bezbednosti i Privatnosti
Sistemi za automatizaciju dokumenata imaju ugrađene digitalne arhive sa potrebnim pristupnim dozvolama kako bi se sprečio gubitak dokumenata i poboljšala sigurnost podataka.
Pravni i zdravstveni sektor, na primer, mogu zaštititi osetljive podatke od curenja i zloupotreba pomoću softvera za automatizaciju dokumenata, uz dodatne mere bezbednosti.
Koliko je Efikasnija od Ručne Obrade Dokumenata?
Ako često kreirate iste vrste dokumenata, kao što su ugovori, fakture ili mesečni izveštaji, verovatno ste se susreli sa sledećim izazovima:
- Potrebno je mnogo vremena i truda za ručno prikupljanje podataka iz različitih izvora, sprovođenje kompleksnih proračuna i kreiranje vizuelnih prikaza za ilustraciju podataka.
- Veoma je teško garantovati da su dokumenti potpuno bez grešaka, čak i nakon što ste proveli sate (ili dane) u potrazi za njima.
Ovi problemi se mogu rešiti korišćenjem softvera za automatizaciju dokumenata, koji vam omogućava da automatski prikupljate podatke iz različitih izvora i organizujete ih po želji.
Kao rezultat, možete kreirati bilo koji izveštaj u nekoliko sekundi, uz istovremenu sigurnost da su sve informacije tačne i bez grešaka.
Karakteristike
#1. Web Pristup
U današnje vreme, kada je internet sveprisutan, korisnici moraju imati pristup svojim dokumentima sa bilo koje lokacije. Web-baziran softver za automatizaciju dokumenata nudi brz i jednostavan pristup fajlovima i folderima, što je od suštinskog značaja. To uključuje:
- Pristup preko mobilnih uređaja za pregled ili uređivanje dokumenata.
- Korišćenje cloud skladišta za čuvanje dokumenata.
- Deljenje foldera ili pojedinačnih fajlova sa drugima putem deljenja fajlova.
#2. Prevlačenje i Otpuštanje (Drag and Drop)
Funkcija „prevlačenja i otpuštanja“ je suštinski element svakog sistema za automatizaciju dokumenata. Omogućava prebacivanje fajlova sa jedne lokacije na drugu, čak i između različitih aplikacija.
#3. Pretraga Dokumenata
Svaki korisnik ima veliki broj fajlova. Stoga, oni moraju biti u mogućnosti da ih brzo pretražuju koristeći samo nekoliko reči u pretrazi. Softver za automatizaciju dokumenata pomaže u organizovanju skladištenja dokumenta, olakšavajući pronalaženje potrebnih papira.
Korisnici mogu lako pretraživati pohranjeni materijal koristeći funkciju pretraživanja dokumenata.
#4. Verzije Dokumenata
Verzioniranje je još jedna ključna karakteristika sistema za automatizaciju dokumenata. Zahvaljujući verzioniranju, korisnici mogu pristupiti prethodnim verzijama dokumenta, uporediti ih i vratiti se na prethodnu verziju ukoliko je potrebno.
#5. Zaključavanje Fajlova
Zaključavanje fajlova je ključna komponenta softvera za automatizaciju dokumenata. Korisnicima je onemogućeno da vrše izmene u zaključanom fajlu dok ga ne otključa osoba koja ga je zaključala.
#6. Integrisani Pregledač i Uređivač
Možete pregledati i uređivati dokumente pomoću ugrađenog pregledača, bez potrebe za preuzimanjem ili otvaranjem u novom prozoru, čime se štedi vreme eliminisanjem potrebe za prebacivanjem između tabova ili programa.
Kada softver detektuje da neko drugi menja fajl, zaključava ga, a zatim otključava kada se promene završe.
#7. Ocenjivanje i Deljenje
Korisnici bi trebalo da budu u mogućnosti da bezbedno i lako dele dokumente koristeći dobar softver za automatizaciju dokumenata.
Takođe, može postojati sistem ocenjivanja koji omogućava korisnicima da dodele numeričku vrednost svakom dokumentu koristeći unapred definisanu skalu. Ovaj sistem pomaže u praćenju dokumenata koji su popularni među zaposlenima, kao i onih koji zahtevaju izmene.
#8. Prava Pristupa Fajlovima i Folderima
Svaki softver za automatizaciju dokumenata mora da sadrži opciju za dodeljivanje prava pristupa fajlovima i folderima. Možete kontrolisati šta vaš tim može da radi sa dokumentima na kojima rade tako što ćete im dati odgovarajuća prava za uređivanje.
#9. Povezivanje Dokumenata
Proces povezivanja dokumenata, fajlova ili drugih izvora podataka zajedno, kako bi im se moglo pristupiti sa jedne lokacije, poznat je kao povezivanje dokumenata.
Ova funkcija vam omogućava da povežete dokument sa bilo kojim drugim relevantnim zapisom u softveru za automatizaciju dokumenata ili da pristupite jednoj kopiji sa druge lokacije.
#10. Pametno Upravljanje Sadržajem
Najbolji sistemi treba da se besprekorno ažuriraju na svim nalozima i izvorima podataka, da omogućavaju uređivanje šablona, kreiranje prilagođenih tokova posla i primenjivanje pravila koja osiguravaju tačnost, usklađenost i standarde brenda.
Pored toga, pojedine platforme nude mogućnosti automatizacije serija, koje omogućavaju korisnicima da proizvode stotine ili hiljade prezentacija, izjava, izveštaja i drugih vrsta materijala odjednom, omogućavajući prodavcima da kreiraju tehničku dokumentaciju na zahtev, ciljajući specifične segmente klijenata.
Napravili smo listu najpopularnijih rešenja sa kratkim pregledom njihovih ključnih karakteristika kako bismo vam pomogli da se snađete u širokom spektru dostupnih softverskih opcija za automatizaciju dokumenata.
DocuPilot
DocuPilot je jednostavan i prilagodljiv program za automatizaciju dokumenata. Možete koristiti dostupne podatke i kreativne šablone za izradu dokumenata. Ugrađeni program za izradu dokumenata omogućava kreiranje prilagođenih šablona.
Dokumente kreirane pomoću ovog softvera takođe možete slati putem e-pošte servisima kao što su Dropbox, Zapier i DocuSign.
Karakteristike:
- Unapred definisani šabloni: DocuPilot sadrži unapred definisane šablone koje preduzeća mogu koristiti za kreiranje ponuda, ugovora, faktura i drugih dokumenata.
- Integracija: CRM, obrasci, online baze podataka, ankete i HR su samo neki od izvora podataka sa kojima možete povezati softver.
- Bezbednost: Uz pomoć DocuPilot-a, možete zaštititi svoje dokumente lozinkom i šifrirati ih. Uvek možete garantovati privatnost svojih klijenata, podstičući neophodno poverenje.
- Automatski tok posla: Neki od najkomplikovanijih tokova rada sa dokumentima u preduzeću su pojednostavljeni uz DocuPilot. Tako da nećete morati da ponavljate proces unosa podataka svaki put kada sastavite dokument, čineći ceo proces jednostavnim.
DocuPilot se ističe svojom relativno pristupačnom cenom, što ga čini dostupnijim.
airSlate
Od generisanja tokova do analitike procesa, airSlate je cloud aplikacija „sve u jednom“ koja može upravljati svakom fazom automatizacije vaših dokumenata. Takođe je i alat bez koda.
Vaše ručno osoblje za obradu dokumenata može se prepoloviti ukoliko maksimalno iskoristite ovu aplikaciju.
Karakteristike:
- Flow Creator: Korisnički interfejs (UI) „prevlačenje i otpuštanje“ Flow Creator-a vam omogućava da kreirate vizuelni prikaz toka rada dokumenta.
- e-potpis: Digitalni obrasci, ankete, dokumenti i sadržaj mogu lako da im se dodaju pravno obavezujući e-potpisi.
- Online ankete: Korišćenjem funkcije online anketa, možete kreirati javne ankete, dokumente za testiranje beta aplikacija i upitnike.
- Robotska automatizacija procesa: Možete automatizovati procese koristeći airSlate botove bez pisanja ijednog reda koda.
Pored toga, airSlate ima obimnu biblioteku sa hiljadama šablona za automatizaciju dokumenata za većinu sektora.
PandaDoc
Kreiranje, uređivanje i potpisivanje dokumenata mogu se obaviti na jednom mestu pomoću PandaDoc-a.
Bez obzira da li vam je potreban softver za e-potpis, automatizovane predloge, alate za prodaju i marketing ili bezbednu obradu dokumenata, PandaDoc će vam obezbediti alate koji su vam potrebni da ubrzate svoj poslovni tok i da dokumenti budu potpisani u trenu.
Kako bi pružio besprekorno iskustvo upravljanja dokumentima u mnogim digitalnim oblastima, PandaDoc se lako integriše sa preko 30 aplikacija i taj broj se stalno povećava.
Karakteristike:
- Prevlačenje i otpuštanje: Korisniku nudi podrazumevane opcije za prevlačenje i postavljanje elemenata u svoj dokument na osnovu kategorije umesto funkcije šablona.
- Digitalni potpis: Ovo je jedna od najvažnijih karakteristika, jer omogućava korisnicima da digitalno potpisuju papire bez upotrebe fizičkog papira.
- Izrada dokumenata: Korisnici ovde mogu kreirati bilo koji dokument koji žele i kontrolisati ostali sadržaj. Ovo je savršeno ako je potrebno sastaviti poslovne ugovore, predloge, ponude i druge dokumente.
- Arhive zapisa: Kada završite sa kreiranjem dokumenta, možete ga kategorizovati i arhivirati.
Korisnici cene fleksibilnost PandaDoc šablona. Još jedna fantastična karakteristika koju potrošači smatraju korisnom je praćenje dokumenata i analitika.
Crove
Možete dizajnirati i automatizovati sve papire vaše kompanije koristeći Crove. Sa svojim robusnim uređivačem dokumenata, može vam pomoći u automatizaciji svih vaših dokumenata. Da biste automatizovali bilo koji dokument, možete dodati promenljive, logičke uslove, excel formule i e-potpise.
Centralizacijom vaših operacija sa dokumentima u Crove-u, možete se osloboditi nepotrebnih alata. Sa svojom ugrađenom bibliotekom šablona, Crove ide dalje od jednostavne automatizacije dokumenata.
Karakteristike:
- Proračuni: Koristite matematičke formule kako biste izvršili proračune direktno u poljima u vašim dokumentima.
- Obrasci: Kreirajte svoju anketu, uključite logiku za skrivanje ili prikazivanje pitanja i omogućite svima da kreiraju dokumente odgovarajući na pitanja.
- Brzi pregled: Popunite upitnik i proverite svoje dokumente u realnom vremenu.
- Objavljivanje obrazaca: Postavite svoje obrasce na javni URL; svako može da kreira dokumente koristeći ih ukoliko se pridržava ograničenja koja ste postavili za svoju vezu.
Crove može biti vaš idealan alat ako tražite besplatan softver za automatizaciju dokumenata.
Documate
Documate je softver za automatizaciju dokumenata koji se lako koristi i ne zahteva kodiranje, a namenjen je za sastavljanje pravnih dokumenata.
Grupa pravnika i tehnologa je prvobitno kreirala Documate da pomogne dobrotvornim organizacijama za pravnu pomoć u kreiranju tokova posla usmerenih ka klijentima.
Ovaj softver uglavnom koriste advokati. Međutim, svako preduzeće može da razvije dokumente koristeći jednostavne funkcije Documate-a.
Karakteristike:
- Web obrasci: Korisnici mogu dizajnirati jedinstvene web obrasce koji unose podatke u Word ili PDF dokumente.
- Online ankete: Korisnici kreiraju anketu, a zatim učitavaju šablonske dokumente koji se povezuju sa poljima obrasca ankete.
- Ugrađivanje: Uz pomoć programa, korisnici mogu da generišu dokumente iz unosa, distribuiraju razvijene tokove posla ili ih čak ugrađuju u web lokacije.
Ova platforma za automatizaciju dokumenata je pogodna za profesionalce i advokate koji žele rešenje bez koda sa jednostavnim korisničkim interfejsom.
Templafy
Velika preduzeća mogu brzo uređivati sadržaj i imovinu kompanije putem ovog softvera za automatizaciju dokumenata – Templafy.
Dok povećava efikasnost za krajnje korisnike automatizacijom kreiranja dokumenata, sistem obezbeđuje brend i zakonsku usklađenost u dokumentaciji.
Ova platforma je prilagodljiva IT i aplikativnim infrastrukturama koje se stalno razvijaju, a koje koriste današnja preduzeća i organizacije.
Karakteristike:
- Sistem zasnovan na dozvolama: Omogućava menadžerima i timovima za usklađenost kontrolu kvaliteta nad svim resursima dokumenta, osiguravajući da članovi tima koriste samo dozvoljene informacije.
- Integracija: Zaposleni mogu da pojednostave kreiranje ugovora, predloga i materijala za prodaju u okviru svojih programa za obradu teksta uz pomoć Templafy-ovih alata za automatizaciju dokumenata, koji se povezuju sa aplikacijama Microsoft Office i Google G Suite.
- Administratorski interfejs: Zaposleni mogu da pristupe standardnim alatima za generisanje dokumenata sa centralnom distribucijom fajlova kancelarijskih šablona.
Veća preduzeća mogu da koriste Templafy, jer je za korišćenje potrebno najmanje 50 korisnika.
ExperLogix
Poslovni korisnici mogu da pojednostave, poboljšaju i automatizuju procese dokumentacije koji su kritični za misiju uz pomoć ExperLogix-ovog sveobuhvatnog, ali jednostavnog softvera za automatizaciju dokumenata.
Karakteristike:
- Tokovi dokumenata: Korišćenjem vizuelnog interfejsa, možete brzo kreirati tokove dokumenata koji koriste uslovnu logiku bez kodiranja.
- Dizajniranje šablona: Pruža alate koji su vam potrebni za izradu dinamičnih šablona zasnovanih na podacima i podešavanje složenih tokova posla.
- Digitalno prikupljanje podataka: ExperLogix Smart Forms su fleksibilni, ugrađeni i web-bazirani obrasci za prikupljanje podataka koji korisnicima ili klijentima olakšavaju unos i podnošenje informacija elektronskim putem.
- Upravljanje izlazom: Document Services nude neverovatno fleksibilne automatizovane metode za rukovanje velikim količinama izlaznih dokumenata.
Content Manager iz ExperLogix-a je sigurno i organizovano skladište koje olakšava i ubrzava upravljanje, skladištenje i preuzimanje digitalnih sredstava, uključujući PDF obrasce i dokumente, logotipe, slike i multimedijalni sadržaj.
Završne Reči
Softver za automatizaciju dokumenata je praktičan alat. Automatizacijom kreiranja sličnih dokumenata, vaša kompanija može smanjiti greške, uštedeti novac i eliminisati dosadan, neprijatan zadatak.
U nastavku možete istražiti najbolje alate za saradnju sa dokumentima.