Razumevanje i korišćenje matrice uticaja i napora
Da li vam upravljanje projektima i određivanje prioriteta deluje kao preveliki izazov? Zamislite da postoji način da lakše shvatite koji zadaci zahtevaju najviše vaše pažnje i energije.
Upravo tu nastupa matrica uticaja i napora, poznata i kao 2×2 matrica. Ova alatka olakšava proces određivanja prioriteta, pomažući timovima i pojedincima da se vrate svojim ciljevima i prepoznaju prve korake koje treba preduzeti.
Ako tražite jednostavan model matrice uticaja i napora, ovaj tekst će vam pružiti sjajan uvod. Ali, hajde prvo da se upoznamo sa osnovama ove matrice.
Šta je matrica uticaja i napora?
Matrica uticaja i napora, ili 2×2 matrica, predstavlja alat koji koriste organizacije i pojedinci kako bi efikasno odredili prioritete zadataka. Prioritizacija se vrši analizom napora potrebnog za izvršenje zadatka i poređenjem tog napora sa potencijalnim uticajem koji će zadatak imati.
Uglavnom, matrica uticaja i napora kreira se u saradnji sa vašim timom. Ovo omogućava identifikaciju svih zadataka i projekata koji su na raspolaganju članovima tima. Nakon toga, možete jasno utvrditi važnost i hitnost svakog od njih.
Kroz ovu analizu, možete odrediti redosled izvršavanja zadataka kako biste ostvarili maksimalan efekat uz minimalni uloženi napor.
Po pravilu, zadaci koji zahtevaju najmanje napora a donose najveći uticaj su oni na koje bi trebalo da se fokusirate. Međutim, to ne znači da su zadaci sa niskim naporom i niskim uticajem potpuno beskorisni. Ponekad i oni mogu biti od pomoći na neki način.
Četiri kvadranta matrice uticaja i napora
Matrica uticaja i napora podeljena je na četiri kvadranta, kao što je prikazano u nastavku:
Ovi kvadranti su definisani sa Uticajem na X-osi i Naporom na Y-osi. Svaki kvadrant ima sledeće karakteristike:
#1. Brze pobede – mali napor, veliki uticaj
Ovaj kvadrant obuhvata sve zadatke koji se mogu obaviti lako i brzo, ali imaju značajan uticaj na kompaniju ili vaš rad. Zadaci u ovom kvadrantu imaju najveći prioritet.
#2. Veliki projekti – veliki napor, veliki uticaj
Ovaj kvadrant uključuje zadatke koji zahtevaju značajan napor, ali donose ogroman uticaj. Oni se smatraju dugoročnim ciljevima kompanije i imaju prilično visok prioritet.
#3. Dopune – mali napor, mali uticaj
U ovom kvadrantu su zadaci koji se lako mogu obaviti, ali ne donose veliki uticaj. Stoga, zadaci iz ovog kvadranta nemaju visok prioritet.
Ipak, ove zadatke možete obavljati kada imate slobodnog vremena ili kada se ne osećate produktivno, kako biste ih skinuli sa dnevnog reda.
#4. Nezahvalni zadaci – veliki napor, mali uticaj
Ovaj kvadrant obuhvata zadatke koji oduzimaju puno vremena i truda, ali ne donose značajan uticaj. Ovi zadaci nisu neophodni i trebalo bi ih izostaviti ako se svi ostali zadaci moraju obaviti.
Kada koristiti matricu uticaja i napora?
Matricu uticaja i napora treba primeniti kada god vi ili vaš tim imate veliki broj projekata ili zadataka sa različitim nivoima potencijalne koristi.
Takođe, korisna je kada ste zbunjeni oko najboljeg pravca delovanja ili kada ne znate odakle da počnete.
Ponekad vam 2×2 matrica može pomoći da bolje organizujete radni proces i da ga učinite preglednijim.
Obično start-up kompanije ili manje organizacije imaju mnogo posla koji treba da obavi mali tim ljudi. U takvoj situaciji, mnoge ideje i projekti mogu biti zapostavljeni. Stoga, matrica može pomoći da se to sredi i pokrene organizaciju.
Evo liste prednosti koje matrica uticaja i napora donosi vama i vašem timu:
Prednosti matrice uticaja i napora
#1. Držite sve u toku i sinhronizovane
Najveća prednost matrice uticaja i napora je u tome što ona pomaže da svi budu na istoj strani u radu ka cilju. Vaš tim može koristiti obrasce matrice uticaja kako bi dodatno organizovao svoj rad.
#2. Optimizujte resurse i njihovu alokaciju
Kada znate koje zadatke treba obaviti i kada ih treba obaviti, možete bolje upravljati resursima i pravilno ih rasporediti. Na taj način, ključni resursi se čuvaju za prioritetne zadatke.
#3. Kreiranje redosleda radnih zadataka i postavljanje prioriteta
Matrica uticaja i napora pomaže u kreiranju niza akcija/zadataka organizovanih po prioritetu. To stvara jasan put koji tim treba da sledi.
#4. Usklađivanje tima sa ciljevima kompanije
Pored utvrđivanja prioritetnih zadataka, matrica objašnjava i zašto je važno dati prioritet određenim zadacima. Na taj način, tim razume ciljeve koji stoje iza prioritizacije, a samim tim i ciljeve kompanije.
#5. Ušteda vremena i povećanje efikasnosti rada
Uz pomoć matrice, izbegavate trošenje vremena na zadatke koji zahtevaju previše vremena za mali uticaj. Na taj način, vaš radni proces postaje vremenski efikasniji, a vaša radna efikasnost se povećava.
Iako se matrica uticaja i napora čini jednostavnom, postoje stvari koje možete učiniti kako biste maksimalno iskoristili njene prednosti.
Saveti za lakše korišćenje matrice uticaja i napora
#1. Definišite jasne ciljeve za matricu
Zašto je sve ovo važno? Uverite se da znate odgovor i za matricu. Definisani ciljevi i razlozi za kreiranje matrice će vam dati jasnu putanju za pravilno izvršavanje ovog zadatka.
#2. Razmislite o svim aktivnostima i zadacima sa svojim kolegama
Razmišljanje u grupi omogućava sveobuhvatnu diskusiju o svim pitanjima. Kada to radite sa kolegama, dobićete različite perspektive na matricu, a zadaci se mogu odrediti na osnovu svih gledišta.
#3. Kreirajte dobar akcioni plan nakon kreiranja matrice
Samo kreiranje matrice uticaja i napora nije dovoljno. Implementacija čvrstog akcionog plana je jedini način da se postigne napredak. Zato, uverite se da imate plan za sve zadatke i njihov redosled kako bi radni proces bio neometan.
#4. Održavajte dobru komunikaciju unutar tima i pravite izveštaje o zadacima
Kada rad počne, morate aktivno komunicirati sa timom kako biste proverili da li su redosled ili prioriteti bili dovoljno tačni.
Ukoliko postoje oblasti za poboljšanje, obavezno napravite izveštaj o tome kako je izvršeno prilagođavanje za sledeći put kada budete pravili matricu uticaja i napora.
To je bilo sve što treba da znate o matrici uticaja i napora. Sada, pogledajmo nekoliko šablona matrice koji će vam olakšati život!
Miro
Miro je fantastičan alat dizajniran za timove i pojedince za kreiranje grafikona, tabela, mapa i drugih alata za planiranje i organizaciju.
Dok smo koristili ovaj šablon, otkrili smo sledeće:
- Dizajn je veoma jednostavan za upotrebu, i svako ko ima osnovno znanje o modifikovanju ovih šablona može koristiti ovaj alat
- Nema mnogo pomoći u objašnjavanju kako radi matrica uticaja i napora, tako da će početnici morati da se informišu šta je to i kako se koristi.
- Kada počnete da kreirate svoj prvi dizajn, alat vas pita o vašem iskustvu korišćenja alata za dizajn poput Mira, što ga čini pogodnim za početnike u smislu dizajna.
Miro je freemium alat, tako da ga možete besplatno koristiti za kreiranje šablona. Međutim, možete se pretplatiti i za pristup premium funkcijama poput neograničenog broja projekata, saradnje sa više članova tima itd.
Lucidspark
Lucidspark je još jedan alat za dizajn posebno kreiran za produktivnost i zadatke vezane za posao. Ima jednostavan korisnički interfejs i omogućava lako kreiranje i uređivanje šablona.
Evo karakteristika šablona matrice uticaja i napora u Lucidspark-u:
- Korisnički interfejs je jednostavan i brz, možete brzo kreirati matricu dodavanjem projekata u odgovarajuće okvire
- Šablon ima osnovni dizajn, ali možete dodati slike i promeniti boje i fontove kako biste ga personalizovali
- Osnovni raspored četiri kvadranta omogućava dodavanje zadataka sa različitim nivoima napora i uticaja. Možete ih i premestiti u skladu sa tim.
Možete besplatno početi da koristite Lucidspark, ali možete se pretplatiti na premijum verziju da biste pristupili dodatnim funkcijama.
Canva
Canva je alat za dizajn koji možete koristiti za sve vrste dizajnerskih zadataka. Možete ga koristiti za kreiranje grafikona produktivnosti poput matrice uticaja i napora, dizajn logotipa, infografika i još mnogo toga.
Evo nekoliko karakteristika šablona za matricu uticaja i napora u Canvi:
- Sadrži mnogo dizajnerskih funkcija poput dodavanja elemenata, promene boja i fonta, dodavanja slika i video zapisa, kreiranja animacija itd., što je pomalo preterano
- Odličan alat za korisnike koji će ga često koristiti za druge zahteve za dizajn i kreiranje sadržaja
- Šablon matrice uticaja ima tradicionalni dizajn koji omogućava samo navođenje zadataka ispod određenog kvadranta, bez prilagođenih nivoa.
Za produktivnu upotrebu, Canva može delovati malo previše napredno za mnoge početnike.
Ipak, može biti odličan alat za srednje i napredne korisnike za kreiranje jedinstvenih dizajna i šablona.
Besplatan je za korišćenje, ali premijum verzija vam omogućava pristup različitim šablonima i drugim elementima.
Creately
Creately je alat za dizajn produktivnosti posebno kreiran za preduzeća i organizacije za obavljanje organizacionih zadataka poput kreiranja šablona matrice uticaja i napora.
Evo karakteristika šablona Creately matrice uticaja i napora:
- Šablon je jednostavan i šaren, sa vrlo lakim načinima za zapisivanje zadataka ispod svakog kvadranta
- Raspored matrice je lak za razumevanje, ali ne nudi viši nivo prilagođavanja
- Pogodan za početnike, ali ograničava korisnike u prilagođavanju šablona za bolji dizajn i izgled matrice
Iako Creately nije najbolji za prilagođavanje, on radi svoj posao veoma dobro i odlično je rešenje za vođe timova i menadžere koji žele da posao obave brzo i lako.
GroupMap
GroupMap je jedan od najboljih alata na ovoj listi za šablone matrice uticaja i napora. Kombinuje najbolje iz oba sveta, tj. dizajn i efikasnost.
Evo karakteristika šablona matrice uticaja i napora GroupMap:
- Šablon je izuzetno dobro napravljen, samo kliknite bilo gde i počnite da pišete zadatke, a i dalje će izgledati odlično
- Raspored je veoma fleksibilan i možete fino podesiti nivoe uticaja i napora koji su potrebni za određeni zadatak
- Nema mnogo posla u smislu dizajna, ali šablon ima atraktivan dizajn koji obavlja svoj posao
Što se tiče dizajna, ograničeni ste u mogućnosti prilagođavanja, možete promeniti pozadinu i raspored ose kako biste ispunili svoje potrebe. Međutim, uz minimalni napor, možete kreirati odličnu i efikasnu matricu.
Ayoa
Ayoa je alat za dizajn mapa produktivnosti, gde možete pronaći šablone za dijagrame toka projekta, grafikone, matrice itd.
Evo karakteristika Ayoa šablona matrice uticaja i napora:
- Šablon je jednostavan za korišćenje i ima dovoljno opcija za dizajn kako biste dodali malo personalizacije
- Izgled matrice uticaja i napora karakteriše fleksibilan dizajn sa pojedinačnim projektnim okvirima kako bi svaki projekat bio pravilno identifikovan
- UI je prilagođen početnicima, ali je malo sporiji od ostalih alata na ovoj listi
Besplatna probna verzija Ayoa-e traje samo 7 dana, nakon čega morate nabaviti premijum verziju da biste kreirali nove šablone.
Figma
Figma je alat za dizajn koji nudi različite šablone za različite tipove mapa i grafikona koji su organizacijama potrebni za produktivnost i upravljanje timom.
Evo karakteristika šablona matrice napora u Figmi:
- Kada pokrenete bilo koji dijagram ili šablon u Figmi, dobićete uputstvo o korišćenju alata, što je odlična funkcija za početnike
- Takođe postoji okvir sa uputstvima kako koristiti šablon matrice uticaja i napora i kako ga prilagoditi za bolju efikasnost.
Alat je minimalistički i nudi dovoljno uputstava za potpunog početnika da kreira kvalitetnu matricu napora bez tuđe pomoći. Neverovatan je za korisnike koji prvi put koriste ovaj alat, ali i za iskusne korisnike koji žele da to urade brzo.
Venngage
Venngage je besplatan alat za dizajn koji se koristi za kreiranje različitih šablona za dizajn i grafikone. Matrica uticaja i napora je deo poslovne verzije Venngage-a, koja se plaća.
Evo karakteristika šablona Venngage matrice uticaja i napora:
- Šablon matrice uticaja i napora nudi odličan fleksibilan raspored gde možete prilagoditi količinu napora i uticaj koji određeni projekat ima
- Što se tiče dizajna, alat nudi odlično prilagođavanje i pristojan početni šablon za kreiranje atraktivnog dizajna za efikasno prikazivanje vaših projekata.
Venngage šablon matrice uticaja je odličan alat, ali nivo prilagođavanja koji nudi nije dovoljno dobar da opravda kupovinu. Međutim, ako tražite dobar softver za dizajn za više dizajnerskih projekata, ovo je dobar izbor!
Zaključak
Matrica uticaja i napora je važna alatka za određivanje vremenskog okvira i prioriteta za vaš rad. Za to vam je potreban idealan šablon koji radi upravo ono što vam treba.
Nakon korišćenja svih ovih alata, otkrili smo da ne morate imati visok nivo prilagođavanja da biste dobili dobar šablon matrice.
Međutim, ako odaberete alate koji to nude, možete maksimalno povećati atraktivnost i efikasnost matrice.
Možete pogledati i neke šablone stabla odlučivanja.