Optimizacija poslovnih procesa pomoću softvera za upravljanje tokom rada
Upravljanje poslovnim procesima predstavlja složen zadatak koji zahteva značajan trud. Međutim, softverska rešenja za upravljanje tokom rada olakšavaju kontrolu i praćenje aktivnosti.
Kako vaše poslovanje raste, produktivnost postaje ključna za uspeh i dalji razvoj kompanije. Da bi se postigla efikasnost i produktivnost, kompanije kreiraju procese i pravila, a softver za upravljanje tokom rada se nameće kao najbolje rešenje za upravljanje radnim procesima.
Kvalitetan softver za upravljanje tokom rada pomaže u smanjenju vremena utrošenog na ručno upravljanje procesima, čime se poboljšavaju efikasnost i produktivnost. Upravljanje tokom rada je neophodno kada vaše poslovanje uključuje procese koji prolaze kroz različite organizacione jedinice, odeljenja, pojedince i operativne korake.
U ovom tekstu otkrićete listu najboljih softverskih rešenja za upravljanje tokom rada, koja će vam pomoći da optimizujete način na koji vaša organizacija upravlja poslovnim procesima, kao i prednosti njihove primene.
Šta je automatizacija upravljanja tokom rada?
Softver za upravljanje tokom rada je specijalizovani softver za upravljanje poslovnim procesima koji organizacijama pomaže da vizualizuju i automatizuju svoje poslovne procese.
Automatizacija omogućava optimizaciju efikasnosti, smanjenje grešaka, uštedu vremena i poboljšanje komunikacije između različitih odeljenja i timova.
Ovaj softver može da optimizuje procese automatizacijom i pojednostavljenjem potrebnih koraka, uključujući usmeravanje dokumenata, odobravanje zahteva za odsustvo ili upravljanje troškovima.
Softver za upravljanje tokom rada omogućava preduzećima da definišu, dokumentuju svoje procese i prate njihov napredak. Takođe, pomaže u identifikaciji uskih grla i oblasti za poboljšanje, kao i u sprovođenju potrebnih promena za unapređenje celokupnog procesa.
Kako automatizacija upravljanja tokom rada pomaže?
Potreba za automatizacijom upravljanja tokom rada proizlazi iz činjenice da preduzeća postaju sve složenija i globalizovanija.
S obzirom na veliki broj pokretnih delova i potrebu za koordinacijom, nemoguće je upravljati svim tokom rada ručno. Automatizacija pruža centralno mesto za sve informacije o toku rada, kao i alate za praćenje i upravljanje.
Automatizacija upravljanja tokom rada može pomoći preduzećima na više načina, a neki od njih su:
Poboljšanje saradnje unutar tima
Ovakav pristup dovodi do unapređene komunikacije i koordinacije, jer članovi tima imaju uvid u dodeljene i tekuće zadatke.
Automatizacija pomaže u pojednostavljivanju procesa izvršavanja zadataka, automatizacijom ključnih koraka i obezbeđivanjem jednostavnog interfejsa za praćenje napretka. To olakšava članovima tima da rade zajedno na zadacima, zahvaljujući povećanoj vidljivosti.
Pored toga, softver za upravljanje tokom rada poboljšava komunikaciju obezbeđivanjem centralnog mesta za razmenu informacija i saradnju na projektima.
Povećanje odgovornosti
Softver za upravljanje tokom rada može da osigura da su svi svesni svojih uloga i odgovornosti, jer pruža jasan i koncizan pregled toga ko je odgovoran za koje zadatke.
Softver takođe omogućava praćenje napretka zadataka i projekata, dajući jasnu sliku o tome šta je postignuto i šta još treba uraditi. Na taj način, svima se pomaže da ostanu na pravom putu i fokusirani na svoje ciljeve.
Štaviše, moguće je kreirati sistem upozorenja i podsetnika, osiguravajući da nijedan zadatak ili rok ne budu propušteni.
Smanjenje troškova
Softver za upravljanje tokom rada pomaže u smanjenju troškova automatizacijom i racionalizacijom poslovnih procesa. Preduzeća mogu da uštede na troškovima rada i povećaju efikasnost automatizacijom ponavljajućih i vremenski zahtevnih zadataka.
Osim toga, softver može pomoći u identifikaciji uskih grla i neefikasnosti u poslovnim procesima, što može dovesti do daljeg smanjenja troškova.
Smanjenje stresa i povećana produktivnost
Najvažnija prednost integracije softvera za upravljanje tokom rada je mogućnost praćenja zadataka i rokova, čime se osigurava da se rokovi ne propuste. To štedi vreme i može pomoći u povećanju produktivnosti.
Osim toga, softver može pomoći u smanjenju stresa pružanjem jasnog pregleda predstojećih zadataka i rokova.
Omogućava efikasnije planiranje vremena i izbegavanje preopterećenja. Vidljivost radnog opterećenja omogućava bolje upravljanje vremenom i sprečava osećaj preopterećenosti.
Minimiziranje prepreka
Softver za upravljanje tokom rada je dizajniran da pomogne preduzećima da identifikuju i prevaziđu prepreke za efikasnost. Softver pruža uvid u sve poslovne oblasti, od pojedinačnih zadataka do šire slike.
Ovo omogućava preduzećima da vide gde se mogu napraviti poboljšanja i izvršiti neophodne promene. Na taj način, preduzeća mogu izvršiti potrebna prilagođavanja kako bi osigurala da posao teče nesmetano i efikasno.
Eliminisanje mikromenadžmenta
Kada veliki broj zaposlenih radi na različitim zadacima, može biti teško pratiti sve i osigurati da svako obavlja svoj posao kako treba.
Pomoću softvera za upravljanje tokom rada moguće je kreirati sistem u kome svaki zaposleni ima listu zadataka, uz mogućnost uvida u to na čemu rade u bilo kom trenutku. Ovo eliminiše potrebu za mikromenadžmentom i omogućava da se fokusirate na važnije zadatke.
Koje su važne karakteristike softvera za upravljanje tokom rada?
Odabir pravog rešenja za upravljanje tokom rada je od vitalnog značaja da bi se osiguralo da će vaše poslovanje ići u pravom smeru. Postoji nekoliko ključnih karakteristika koje treba imati u vidu prilikom odabira takvog softvera.
Integracija sa drugim aplikacijama
Softver za upravljanje tokom rada bi trebalo da se integriše sa drugim aplikacijama, jer će to pomoći u automatizaciji zadataka i procesa integracijom sa aplikacijama koje već automatizuju te zadatke.
Takođe, integracija sa drugim aplikacijama može pomoći da se softveru za upravljanje tokom rada obezbedi više podataka i informacija, čime se tok rada čini efikasnijim.
Tehnologija zasnovana na oblaku
Tehnologija zasnovana na oblaku postala je novi standard zbog brojnih prednosti.
Neke od njih su:
- Veća fleksibilnost i pristupačnost
- Veća sigurnost od tradicionalnog softvera instaliranog na lokalnom računaru
- Skalabilnost u većoj meri u odnosu na lokalni softver
- Kontrola kvaliteta i povećana fleksibilnost
- Vredan uvid u podatke
Ove prednosti čine softver za upravljanje tokom rada zasnovan na oblaku kritičnim elementom u sistemu za upravljanje tokom rada.
Paralelne grane
Paralelne grane nude veću fleksibilnost i efikasnost u upravljanju zadacima, olakšavaju praćenje napretka i osiguravaju da se zadaci izvršavaju na vreme i uredno.
SLA indikatori
Indikatori statusa SLA vam pomažu da identifikujete zadatke koji kasne sa rasporedom i kojima treba dati prioritet.
Upotreba više SLA indikatora u vašem softveru za upravljanje tokom rada vam omogućava da vidite koji zadaci su u riziku da ne budu završeni u dogovorenom roku, identifikujete zadatke koji zahtevaju eskalaciju da bi se izbegla potencijalna kašnjenja i da osigurate da se zadaci završavaju na vreme, uz vizuelne podsetnike o rokovima.
Izveštaji o KPI metrikama
Izveštaji zasnovani na KPI (ključnim indikatorima performansi) su izuzetno praktični i neophodni za skaliranje i vođenje poslovanja.
Oni pružaju uvid u performanse toka rada, identifikuju uska grla i neefikasnosti, i prate i mere napredak tokom vremena.
Postavljanje i razumevanje KPI metričkih izveštaja će vam omogućiti da usmerite svoje poslovanje u pravom smeru i pratite uspeh.
Sledi lista najboljeg softvera za automatizaciju upravljanja tokom rada za optimizaciju procesa
Pipefy
Pipefy je jedan od najčešće korišćenih i najintuitivnijih softvera za upravljanje tokom rada koji omogućava preduzećima da automatizuju i upravljaju svojim tokom rada na najlakši mogući način.
To je centralizovani alat sa izuzetno funkcionalnim funkcijama za kreiranje, automatizaciju, nadgledanje i prilagođavanje tokova rada. Pipefy nudi sve što vam je potrebno za unapređenje vašeg poslovanja.
Karakteristike Pipefy-a
- Pipefy vam omogućava da sinhronizujete zadatke na svakom nivou, što olakšava prilagođavanje promenama i merenje uspeha.
- Omogućava korisnicima da kreiraju prilagođene tokove rada, eliminišu nepotrebne elemente iz toka rada i rade samo na važnim zadacima.
- Pipefy je pogodan za preduzeća svih vrsta i veličina. Bilo da ste mali tim ili veliko preduzeće, Pipefy ima rešenje za vas!
Pipefy nudi besplatan plan upravljanja tokom rada, poslovni plan za mala preduzeća, plan za preduzeća i prilagođeni plan za velika preduzeća.
Monday
Monday je jedan od najlakših načina za upravljanje tokom rada, projektima i radnim timovima. Ovaj softver vam pruža prave alate za organizaciju posla, uključujući tokove rada, projekte, upravljanje zadacima i vremenom, deljenje datoteka, izveštavanje i održivu, modernu zamenu za e-poštu.
Ako ste veliko preduzeće sa složenim sistemima, Monday bi mogao biti savršen izbor za vaše poslovanje.
Karakteristike Monday-a?
- Ovaj softver se izdvaja po tome što pruža kompletan paket za sve potrebe upravljanja.
- Softver za upravljanje tokom rada od Monday-a omogućava postavljanje individualnih ciljeva za vaš tim, i omogućava im da obavljaju svoj posao bez potrebe za mikromenadžmentom.
- Pomaže vam da prevaziđete prepreke uz pomoć uvida u tokove rada. Sa Monday-om ćete znati šta se radi, šta je u toku i na šta treba da obratite pažnju.
Monday nudi fleksibilne planove upravljanja tokom rada za različite vrste preduzeća. Oni takođe imaju besplatan plan. Njihovi plaćeni planovi počinju od 8 USD mesečno po korisniku, i idu do 16 USD mesečno po korisniku uz mogućnost prilagođavanja.
Wrike
Wrike omogućava timovima da izbegnu nepotreban stres zbog ručnog praćenja svih aktivnosti.
Ima jednostavnu funkciju dodataka, interfejs za prevlačenje i ispuštanje, kao i jednostavne funkcije prilagođavanja. Wrike vam omogućava da kreirate pametne, privatne i kolaborativne tokove rada koji čuvaju vaše podatke.
Karakteristike Wrike-a?
- Omogućava vam da dodelite, nadgledate i pregledate zadatke svog tima u bilo koje vreme i sa bilo kog mesta kada vam odgovara.
- Postavite važne liste obaveza. Wrike vam omogućava da uskladite zadatke prema njihovim nivoima prioriteta i omogućava vam da ih redovno proveravate.
- Pojednostavite svaki nivo procesa upravljanja tokom rada uz pomoć veštačke inteligencije i oslobodite vreme u vašem gustom rasporedu.
Najbolji deo korišćenja Wrike-a je njihov besplatni plan. Pored toga, nude četiri plaćena plana prema veličini preduzeća. Wrike takođe nudi prilagođene planove za preduzeća.
Kintone
Preduzeća vole da koriste softver za upravljanje tokom rada Kintone zbog praktične opcije prilagođavanja koju ovaj alat ima.
Kintone vam pomaže da postignete bolju ravnotežu između poslovnog i privatnog života i radnog okruženja, tako što vam omogućava da prenesete ponavljajuće zadatke na softver, i uložite svoju energiju u važnije delove poslovanja.
Karakteristike Kintone-a?
- Kintone se integriše sa nekoliko aplikacija.
- To je kompletan set alata koji ispunjava sve vaše potrebe upravljanja.
- Pruža vrhunsku produktivnost uz pomoć 1.000 unapred napravljenih aplikacija.
Možete kupiti Kintone-ov plaćeni plan koji košta 24 USD po korisniku mesečno za sve vrste i veličine preduzeća.
Zoho
Zoho je i dalje na vrhu kada su u pitanju vrhunska softverska rešenja za upravljanje tokom rada.
To je sveobuhvatno rešenje koje dolazi sa nizom praktičnih funkcija za upravljanje.
Za kompanije koje traže softver sa najboljom vrednošću za novac, Zoho je pravi izbor! Nudi tok rada zasnovan na odobrenjima, ali bez nepotrebnog ponavljanja, vizualizuje preglede projekata i dobija izveštaje o tome na čemu treba raditi.
Karakteristike Zoho softvera za upravljanje tokom rada?
- Zoho-ove potpuno prilagodljive usluge upravljanja tokom rada omogućavaju kreiranje rešenja prema vašim potrebama.
- Zoho takođe pomaže u smanjenju haosa i poboljšanju efikasnosti sa svojim podacima o ljudima, procesima i izveštajima.
- Može da upravlja odobrenjima na više nivoa, komunikacijom napred-nazad i svime ostalim bez velikih problema.
U Zoho-u možete izabrati jedan od njihova dva plaćena plana; Standardni i profesionalni. Možete ga prilagoditi prema potrebama vašeg poslovanja.
Kissflow
Kissflow pomaže preduzećima da upravljaju i prate procese i tokove rada. To je jednostavno, intuitivno i lako za korišćenje rešenje koje vam daje potpunu vidljivost posla.
Menadžeri projekata i timovi mogu lako da upravljaju celokupnim tokom rada preko kontrolne table za izuzetnu saradnju, savršenu za različite veličine timova.
Karakteristike Kissflow-a?
- Ima korisnički prilagođen interfejs koji početnicima olakšava navigaciju i korišćenje softvera za svoje poslovanje.
- Omogućava upravljanje bez pisanja koda.
- Kissflow vam pruža uvid u realnom vremenu koji vam pomaže da redovno nadgledate i razumete napredak.
Kissflow ima tri plaćena plana za preduzeća, počevši od 10 USD po korisniku mesečno. Oni takođe nude prilagođene planove toka rada prema potrebama preduzeća.
Beslick
Beslick je pametan softver za upravljanje tokom rada koji se fokusira na pomoć preduzećima da pojednostave svoje tokove rada.
Ovaj odličan alat za upravljanje tokom rada omogućava postizanje efikasnosti, tačnosti i doslednosti u vašim procesima. Ovaj softver dolazi sa rešenjima za svaki aspekt poslovnih procedura.
Karakteristike Beslick-a?
- Pruža vizuelne izveštaje i funkcije izvoza podataka za kontinuirani napredak.
- Pruža dublji uvid i vidljivost tokova rada.
Ono što nam se najviše dopada kod Beslicka je njihova transparentnost i velikodušnost kada su u pitanju cene.
Beslick nudi jedan plaćeni plan koji košta 10 USD po korisniku mesečno, i omogućava neograničen broj tokova rada i resursa.
Aproove
Aproove je rešenje na jednom mestu za upravljanje tokom rada za sve poslovne ciljeve i procese. Ovaj softver omogućava preduzećima da brže automatizuju zadatke, eliminišu ručni rad i obavljaju zadatke pod svojim uslovima.
Karakteristike Aproove-a?
- Ima prilagođenu funkciju obrasca koja vam omogućava da umetnete obrasce bilo gde između tokova rada.
- Aproove pruža veoma intuitivnu kontrolnu tablu koja prikazuje podatke i pomaže vam da pratite uspeh kroz uvid u realnom vremenu.
- Olakšava interakciju sa timom i omogućava saradnju sa svima na jednom mestu.
Aproove ima dva plana. Jedan je klasičan za mala i srednja preduzeća, dok drugi, Aproove Enterprise, dolazi sa naprednijim funkcijama i fleksibilnošću za velika preduzeća.
Zaključak
Softver za upravljanje radnim procesima bogat funkcijama daje vam konkurentsku prednost i olakšava upravljanje vašim poslovanjem.
Najbolji softver za upravljanje tokom rada je onaj sa fer cenom koji donosi veću vrednost vašem poslovanju. Pre nego što odaberete bilo koji od gore navedenih alata, pokušajte da zatražite besplatnu probnu verziju da biste razumeli da li je to ono što vam odgovara.
Najbolja platforma za automatizaciju radnog toka i integraciju za lične ili poslovne potrebe.