Ugovori predstavljaju osnovni tok prihoda svakog preduzeća, a softver za upravljanje ugovorima osigurava da ovaj proces teče glatko i efikasno.
U savremenom poslovanju, ugovori su prešli u digitalni format. Vreme fizičke izrade dokumentacije, finalizacije, potpisivanja i slanja poštom je prošlo. Timovi u finansijama, prodaji i korisničkoj podršci sada koriste automatizovane alate za generisanje stotina ugovora na dnevnoj bazi.
Ako još uvek niste koristili aplikaciju za upravljanje ugovorima, na pravom ste mestu. U nastavku predstavljamo listu najboljih aplikacija za upravljanje ugovorima, kako biste mogli da odaberete onu koja najbolje odgovara vašim potrebama.
Koja je svrha softvera za upravljanje ugovorima?
Aplikacije za upravljanje ugovorima olakšavaju celokupan proces ugovaranja, od pregovora do finalnog potpisivanja. U nastavku možete pogledati neke od glavnih svrha softvera za upravljanje ugovorima:
Smanjenje vremena potrebnog za izradu ugovora
Obično je potrebno do četiri nedelje da se finalizuje nacrt ugovora. Uz pomoć softvera za upravljanje ugovorima, možete impresionirati svog menadžera izradom profesionalnih ugovora za samo nekoliko minuta.
Povećanje preciznosti ugovora
Nenamerne greške u ugovorima mogu ugroziti poslovne dogovore i narušiti poverenje u vašu kompaniju. Korišćenjem automatizovanih alata za kreiranje ugovora, možete izbeći takve probleme. Ovi alati koriste prethodne kontakte kako bi automatski popunili vitalne podatke, polja i figure.
Sve što treba da uradite je da izvršite neke personalizacije i izmene popunjenih podataka kako biste ažurirali ugovor.
Automatizacija ključnih procesa
Proces ugovaranja obuhvata mnoge korake, kao što su pregovaranje, izrada, nacrt ponuda, ažuriranje ponuda, obnavljanje ponuda, podsetnici za potpisivanje i slično. Softver za upravljanje ugovorima omogućava automatizaciju svih ovih koraka, čime se štedi vreme i papir.
Omogućavanje elektronskog potpisivanja
Prodajni tim i tim za korisničku podršku mogu ubrzati proces potpisivanja ugovora korišćenjem elektronskih potpisa. Digitalno potpisivanje dokumenata je mnogo brže od tradicionalnog potpisivanja.
Sada kada ste upoznati sa svrhom aplikacija za upravljanje ugovorima, vreme je da pogledamo neke od najpopularnijih rešenja.
PandaDoc
PandaDoc je poznat i pouzdan softver za upravljanje ugovorima koji nudi više od osnovnih funkcija. Osim što omogućava prilagođavanje, pregovaranje i integraciju elektronskih potpisa u kompleksne ugovore, PandaDoc ubrzava proces komunikacije i radi tempom koji vama odgovara.
Ova platforma bogata funkcijama nudi stotine šablona ugovora koje možete prilagoditi pomoću jednostavnog editora, te ih odmah podeliti sa vašim klijentima. Dodatno, možete koristiti biblioteku unapred odobrenih klauzula za generisanje ugovora bez grešaka.
Ključne karakteristike PandaDoc-a uključuju:
- Obaveštenja u realnom vremenu
- Besprekornu obradu plaćanja
- Mobilnu aplikaciju za Android i iOS
- Neograničen broj dokumenata i korisnika
- CRM integraciju za uvoz podataka o klijentima
Ovaj softver omogućava vam da pojednostavite proces upravljanja ugovorima automatizacijom zadataka kao što su odobrenja, potpisivanje i prilagođavanje korisničkih dozvola. Članovi tima mogu komentarisati dokumente ili nastaviti komunikaciju putem integrisane funkcije ćaskanja.
Zoho Contracts
Zoho Contracts je sveobuhvatan softver za upravljanje ugovorima koji pojednostavljuje celokupan životni ciklus ugovora. Pomaže preduzećima da poboljšaju efikasnost u svim aspektima upravljanja ugovorima, unapređujući usklađenost i smanjujući poslovne rizike. Ova aplikacija ispunjava sve vaše potrebe vezane za ugovore, od kreiranja dokumenta, preko odobrenja i pregovora, do potpisivanja.
Ključne karakteristike Zoho Contracts su:
- Pravno obavezujući potpisi
- Podsetnici za akcije
- Unapred definisane korisničke uloge i dozvole za pristup
- Šifrovanje i privatni centri podataka
- Centralizovano skladište za preduzeća
Možete odmah kreirati nove ugovore koristeći čarobnjak za kreiranje, isprobati unapred definisane šablone ili kreirati prilagođene šablone. Funkcije kao što su ugrađeni editor dokumenata, praćenje promena i komentari omogućavaju besprekornu saradnju na dokumentima.
Pored toga, ovu platformu možete koristiti za dizajniranje tokova odobravanja, dobijanje uvida iz analitike, praćenje istorije ugovora, pregled trenutnih promena i upravljanje obavezama iz ugovora.
ContractWorks
Ako tražite jednostavan softver za upravljanje ugovorima koji se može brzo postaviti, ContractWorks je pravi izbor. On ne samo da drastično povećava vidljivost ugovora, već i minimizira rizik od propuštanja važnih datuma obnavljanja.
Ključne karakteristike ContractWorks-a su:
- Prilagođeni, zakazani izveštaji koji pokrivaju sve aspekte
- Neograničena upozorenja i obaveštenja za važne ugovore
- AI oznake za jednostavnu navigaciju i pretragu ugovora
- Pametni AI alati za praćenje ključnih tačaka podataka
- Intuitivan korisnički interfejs i posvećen menadžer za implementaciju
Ova aplikacija omogućava vam da uključite neograničen broj korisnika, bez obzira na odabrani plan. Korišćenjem OCR-a i napredne funkcije pretrage, možete odmah pronaći detalje ugovora koji su vam potrebni.
Osim toga, omogućava vam da čuvate sve ugovore u skalabilnom i sigurnom skladištu. Ugrađena funkcija elektronskog potpisivanja omogućava vam da šaljete, potpisujete i arhivirate ugovore s bilo kojeg mesta.
Concord
Concord je sveobuhvatna platforma za sve vaše procese upravljanja ugovorima. Omogućava vam da upravljate kreiranjem, odobravanjem, elektronskim potpisivanjem i čuvanjem ugovora, te pruža potpunu kontrolu nad životnim ciklusom ugovora.
Na ovoj platformi možete obavljati i druge važne zadatke, kao što su eksterne pregovore, pretraživanje ugovora, upravljanje obaveštenjima o rokovima i izveštavanje. Takođe olakšava saradnju putem komentara i ćaskanja sa kolegama i prodavcima.
Ključne karakteristike Concord-a uključuju:
- Redovnu automatizaciju zadataka sa bogatom integracijom
- Uvid u ugovore putem upoređivanja na terenu
- Obaveštenja putem e-pošte o produženju ugovora ili roku važenja
- Neograničen broj pravno obavezujućih potpisa
- Automatsko usmeravanje i odobravanje dokumenata
Concord podržava integraciju sa brojnim aplikacijama kako bi olakšao vaš radni tok. Možete ga integrisati sa 4000+ aplikacija putem Zapier-a ili koristiti njegov REST API i web-hookove. Takođe, možete ga povezati sa Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms i mnogim drugim.
DocuSign CLM
DocuSign CLM je odličan izbor za mala preduzeća jer nudi isplativ softver za upravljanje ugovorima. Pomaže vam da organizujete celokupan proces kreiranjem prilagođenih sporazuma, automatizacijom ugovornih obaveza i analizom trendova, rizika i prilika.
Možete brzo kreirati ugovore koristeći šablone, biblioteke klauzula, editor za prevlačenje i otpuštanje, i uslovna pravila. Takođe vam omogućava kontrolu verzija i usmeravanje ugovora za internu i eksternu reviziju.
Glavne karakteristike DocuSign CLM-a su:
- Automatizacija zadataka i upravljanje složenim tokovima rada
- Štedi vreme standardizacijom procesa upravljanja ugovorima
- Uklanja uska grla za efikasan rad
- Podržava poslovnu inteligenciju brzim pregledom i informacijama o trendovima
- Glatka i laka saradnja među članovima tima
Dodatno, preduzeća mogu koristiti DocuSign CLM za čuvanje ugovora u centralnom sistemu, upravljanje obavezama, pretraživanje ugovora pomoću filtera i još mnogo toga. Aplikacija ima više od 100 unapred konfigurisanih koraka toka posla koje možete koristiti za generisanje, pregled, odobravanje i čuvanje ugovora.
Contract Hound
Gubite li često pregled svojih važnih ugovora? Contract Hound je tu da vam pomogne. Ovaj jednostavan softver za upravljanje ugovorima omogućava vam da lako pronađete, čuvate i organizujete sve ugovore.
Značajne karakteristike Contract Hound-a su:
- Čuvanje i organizovanje dokumenata u bazi podataka koja se može pretraživati
- Mogućnost besplatnog dodavanja neograničenog broja korisnika za pregled kontakta
- Sigurno potpisivanje i odobravanje kroz integracije
- Odgovoran tim za podršku
- Sigurno skladištenje rezervnih kopija otporno na vanredne situacije
Možete podesiti podsetnike i obaveštenja za datume isteka i obnove ugovora. Možete dati dozvolu za čitanje ili izmenu željenim kolegama na ovoj platformi. Kompanije takođe mogu koristiti Contract Hound za pregled i potpisivanje ugovora, upravljanje grantovima i praćenje promena.
CMx
CMx je sveobuhvatan dinamičan alat za sve vaše zadatke upravljanja ugovorima. Ova platforma je dostupna i u oblaku i na lokalnom nivou. Uz njegovu pomoć, kompanije mogu pristupiti svojim podacima za upravljanje životnim ciklusom ugovora na jednoj platformi, uključujući ugovore, pravne sporazume i srodne dokumente.
Možete kreirati ugovore bez napora, koristeći odobreni uvoz klauzula u MS Word putem prevlačenja i otpuštanja. Takođe možete zadržati sve verzije ugovora u centralnom sistemu.
Najvažniji atributi CMx aplikacije su:
- Napredna analitika sa podacima koji se mogu obraditi, prilagođeni i zakazani izveštaji
- Višefaktorska autentifikacija, sigurni sistemi, SSL sertifikat
- Šifrovani podaci uskladišteni u sigurnim centrima podataka
- Tokovi rada za pregled i odobravanje ugovora
- Jednostavna konfiguracija i detaljne dozvole
Takođe podržava integraciju sa različitim editorima, aplikacijama i SSO platformama kao što su Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 i Azure Active Directory.
Evisort
Tražite li odgovarajući softver za upravljanje ugovorima za vaše brzo rastuće poslovanje? U tom slučaju, Evisort bi mogao biti savršen izbor za vašu kompaniju. Ovaj alat za upravljanje ugovorima, koji pokreće veštačka inteligencija, pomaže vam u smanjenju radnog opterećenja, upozorenjima o isteku ugovora, bržoj pretrazi ugovora i smanjenju vremena transakcije ugovora.
Glavne karakteristike aplikacije Evisort su:
- Automatizacija ugovora za povećanje resursa
- Transparentni procesi odobravanja za sprovođenje usklađenosti
- Automatska upozorenja i obaveštenja
- Napredna analitika ugovora, izveštaji i vizuelizacija
- Integracija bez koda i upravljanje pristupom
Sa Evisort platformom za obaveštavanje ugovora, možete pojednostaviti upravljanje ugovorima. Takođe pojednostavljuje tokove poslova kako bi pomogao vašem timu da se koncentriše na strateški rad i da sarađuje radi bržeg zaključenja poslova. Ova platforma podržava integraciju sa aplikacijama kao što su Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box i Salesforce.
Osnovne karakteristike alata za upravljanje ugovorima
Softver za upravljanje ugovorima je vredan kada poseduje sledeće funkcionalnosti:
Šabloni ugovora
Aplikacija treba da nudi uobičajene šablone koje preduzeća često koriste. Takođe bi trebalo da ponudi opciju pretvaranja novog ugovora u šablon za budućnost.
Centralno skladište sadržaja ugovora
Trebalo bi da postoji baza podataka za sadržaj koji će ugovori često koristiti. Operater treba da bude u mogućnosti da prilagodi polja po potrebi.
Kontrola pristupa zasnovana na ulogama
Agenti prodaje na terenu, kancelarijski službenici, podrška klijentima, sastavljači ugovora, menadžerski službenici i vlasnici preduzeća treba da imaju različite nivoe pristupa u sistemu.
Sigurno i šifrovano skladište
Pouzdani softver za upravljanje ugovorima će koristiti softver za autentifikaciju i protokole za šifrovanje kako bi zaštitio ugovore od neovlašćenog pristupa.
OCR, AI, PDF i štampanje
Softver mora da sadrži OCR program ako je potrebno dodati sadržaj iz fizičkog ugovora. AI može obraditi unose kako bi kreirao čiste i profesionalne PDF-ove.
Ponekad će vam možda trebati štampane kopije, pa bi opcija štampanja takođe trebalo da postoji.
Kontrolna tabla
Kontrolna tabla koja prikazuje nekoliko metrika tima za obradu ugovora pomoći će menadžerima, finansijskim službenicima i liderima da prave odgovarajuće poslovne i finansijske planove.
Softver za upravljanje ugovorima sledeće generacije treba da prikaže kontrolnu tablu sa ugovorima na čekanju, nacrtima ugovora, ugovorima u pripremi, ugovorima poslatim na odobrenje klijentu i novim predlozima ugovora.
Ugrađen elektronski potpis
Kada kupujete softver za upravljanje ugovorima, uverite se da sadrži funkciju elektronskog potpisa. U suprotnom, možda ćete morati da kupite drugu aplikaciju samo za elektronske potpise. Odvajanje ove vitalne karakteristike će sigurno usporiti brzinu obrade ugovora.
Procesni tok ugovora
Aplikacija treba da nudi intuitivan radni tok obrade ugovora. Na primer, agent na terenu će pokrenuti tok ugovora. Zatim će tim za prodaju ili proizvode verifikovati elemente ugovora i proslediti ih menadžerima.
Kada menadžer finalizira cene i uslove, osoba može poslati ugovor rukovodstvu. I sve ovo treba da se odvija unutar aplikacije.
Administrativni nadzor
Moraju postojati napredne mogućnosti vizualizacije za poslovne menadžere, finansijske službenike, rukovodstvo i vlasnika preduzeća. To će osigurati da sve ide u skladu sa politikom kompanije.
Šta je standardni proces upravljanja ugovorom?
Tipičan proces upravljanja ugovorom ili tok posla sastoji se od šest koraka. Pogledajte svaku fazu životnog ciklusa.
Kreiranje
Prva faza upravljanja ugovorom je kreiranje sporazuma. Možete koristiti šablon ili početi da ga pišete od nule.
Saradnja
Budući da je ključan poslovni dokument, ugovori često moraju da uključe internu saradnju. Više timova daje svoj doprinos kako bi finalizirali ugovor u ime kompanije.
Uređivanje
Prvi nacrt sporazuma retko kada je konačan. Potrebno je da prođe kroz razne izmene i promene verzije da bi se finalizovao.
Potpisivanje
Kada je deo pisanja završen, potrebno je potpisati ugovor. U savremeno doba sve je veća upotreba elektronskih potpisa.
Praćenje
Takođe postoji potreba da se prate obaveze i usklađenost ugovora.
Skladištenje
Svi ugovori moraju biti čuvani u sistemu koji se može pretraživati, centralizovan i siguran. Tako korisnici mogu brzo sortirati i pronaći dokumente.
Izveštavanje
Trebalo bi da dobijete prilagođeni analitički izveštaj za svoj ugovor sa uvidima koji se mogu primeniti. Ovo vam pomaže da donosite informisane odluke.
Obnavljanje
U mnogim slučajevima, ugovori se obnavljaju nakon određenog vremena. Međutim, ključno je pratiti rokove za obnavljanje.
Popularne knjige za učenje upravljanja ugovorima
Upravljanje ugovorima: Osnovna poslovna kompetencija
Izrada ugovora i pregovaranje
Principi upravljanja ugovorima
Upravljanje ugovorom: Pobedničke tajne
Završne reči
Do sada ste istražili osam najboljih alata za upravljanje ugovorima koji su osvojili poslovni svet. Možete odabrati jedan od navedenih, u zavisnosti od vaših poslovnih potreba, radnog opterećenja i budžeta. Možete isprobati probnu verziju, a zatim se pretplatiti ako vam alat odgovara.
Možda će vas takođe interesovati gde možete kupovati i prodavati online.