Један од најважнијих аспеката успешног пословања је да се осигура да су сви његови делови међусобно усклађени. Да би се ови делови померали и синхронизовали, предузећа би требало да имају скуп процедура за своје запослене да обављају рутинске задатке или било које стандардне задатке.
Предузеће без одговарајућег скупа документације или процедуре је вероватније да ће се распасти и суочити се са проблемима са роковима!
На пример, компанија за производњу аутомобила треба да изврши разне рутинске провере и тестове и фино подеси да би остварила максималну ефикасност.
И ту улазе стандардне оперативне процедуре (СОП).
Немојте бркати СОП са правилником о запосленима или процедурама тока посла. Уместо тога, СОП постављају корак по корак водич за обављање задатака за повећање ефикасности и смањење организационе двосмислености.
Иако циљ СОП-а остаје нетакнут, шаблони и кораци се разликују у зависности од величине организације и индустрије. Зато смо направили листу најбољих СОП шаблона за предузећа свих величина.
Преглед садржаја
Зашто су СОП важни?
СОП-ови су окосница ефикасног тока посла у организацији. Детаљан СОП делује као стално упутство за запослене и износи њихова очекивања.
Хајде да се удубимо дубље у предности СОП-а:
#1. Побољшано укључење
Многе организације користе СОП да би убрзале и побољшале процес укључивања. Од првог дана, запослени се наслеђују моћним и детаљним процедурама за обављање својих рутинских задатака.
Ово резултира бољом продуктивношћу и помаже вођама тимова и менаџерима да процене сваког свог новог запосленог.
#2. Одржава организациону доследност
Јединствена изјава о процедури води рачуна о организационој доследности и држи све чланове тима и запослене на истој страници.
Када сваки од запослених има јасно разумевање коме треба да извештава и које кораке треба да предузме на хијерархијски начин, мање су шансе да ствари крену на југ.
#3. Разумевање најбољих пракси
Понављање и ревизија задатака написаних у документу омогућавају боље разумевање најбољих пракси рутинских задатака у одељењу.
Иако су СОП само сугестије, они се могу претворити у награђујуће водиче корак по корак који пружају дубок увид у то како треба обавити задатак који се прилагођава захтевима заинтересованих страна.
#4. Уштедите на обуци
СОП могу уштедети хиљаде, ако не и милионе, организацији. Трошкови обуке постојећих и нових запослених могу се минимизирати уградњом СОП шаблона у њихове комплете за обуку.
Такође, значајне или мале промене у организацији, попут пензионисања, унапређења или оставке, не би требало да утичу на ток посла. СОП постављају стандардни процес за задатке које је запослени радио у последњих неколико година.
#5. Одржава квалитет рада
Да би се избегло почетно штуцање, СОП се показује као спас. Кад год постојећи запослени оде, а нови се придружи, СОП-и сматрају да је сваки појединац одговоран за задатке које треба да уради и који пут треба да преду да би постигао максималну ефикасност.
Како креирати стандардне оперативне процедуре?
Креирање детаљних и јасних СОП-ова може бити дуготрајно, а не само што треба. Постоји низ фактора које треба узети у обзир приликом израде СОП-а за вашу организацију.
Ево корака који су укључени у креирање стандардне оперативне процедуре:
- Идентификујте сврху и задатке: Запишите сврху креирања СОП-а и које задатке желите да постигнете користећи ово. Ако не поседујете свакодневни процес, обавезно укључите заинтересоване стране и улоге одговорне за то.
- Упознајте своју публику: Одаберите публику док идете корак испред да напишете своју документацију. Ако пишете СОП за публику којој је потребна помоћ 24/7, императив је да направите документацију тако да људи могу лако да преузму.
- Одлучите о структури СОП-а: Следећи корак је да идеје преточите у стварност. Али пре него што напишете ове СОП, изаберите структуру, језик и тоналитет вашег СОП-а који је у складу са вашим брендом и индустријом.
- Изаберите прави шаблон: Иако увек можете да почнете од нуле, постоје тоне СОП шаблона који су направљени за сваку индустрију или микро-нишу. СОП шаблони убрзавају процес писања и осигуравају да се придржава стандардизоване норме.
- Ажурирајте свој СОП: Такође је важно ажурирати СОП како се процес с времена на време мења. Иако ручно ажурирање може да потраје, можете користити аутоматизовани или СОП софтвер за чување и ажурирање својих СОП-ова.
Записивање СОП-а може изгледати примамљиво из горњих корака. Постаје још узбудљивије када имате унапред направљен шаблон за то. У наставку смо поделили најадекватније СОП (Стандард Оператинг Процедуре) шаблоне за предузећа која подржавају различите случајеве употребе.
Смартсхеет
Смартсхеет нуди широк спектар СОП шаблона, укључујући различите случајеве употребе као што су операције службе за помоћ, СОП за хотеле и госте, СОП складишта, па чак и СОП за санитарно чишћење.
Сваки од ових СОП-а је дизајниран у складу са индустријским стандардима и процесом који би већина тимова предузела да максимизира ефикасност.
Заиста ми се свиђа предложак ИТ стандардне оперативне процедуре компаније Смартсхеет. Следећи шаблон наводи сваки корак и одржава дијаграм тока ИТ операције. То је предуслов за разумевање усаглашености са правилима и прописима.
Смартсхеет ИТ операција шаблон
Овај шаблон је доступан у Ворд формату и поставља подсетник за обављање рутинских задатака који такође укључује решавање проблема са документом, безбедносне догађаје и процедуре подешавања, као и креирање дијаграма процедура и планирано одржавање.
ЦлицкУп
СОП шаблони од ЦлицкУп су прегледни и занимљиви и укључују сваки детаљ који ваш стандардни СОП треба да има. ЦлицкУп шаблони су једноставни за употребу и довољно брзи за имплементацију у вашу стандардну процедуру.
Постоји преко 15 случајева коришћења које подржава, укључујући продају, подршку, људске ресурсе, финансије, ИТ, дизајн и још много тога.
Мој омиљени је шаблон ХР СОП. Уместо коришћења традиционалног Екцел-а или ручног ажурирања, овај задивљујући СОП шаблон креира контролну листу за све задатке. Поставља основу за аутоматизацију задатака који се понављају.
ХР СОП шаблон од ЦлицкУп-а
Овај шаблон наводи све одговорности одељења за људске ресурсе, од уласка у радни однос до запошљавања и преласка на друге рутинске задатке.
Гуру
Пробављив, али детаљан СОП за тимове да поједноставе свој интерни процес и идентификују проблем који решава. У ствари, пронашао сам сваки од СОП шаблони од Гуруа брзо прилагодљив и прелазак на који је навикнут чак и за почетнике.
Шаблон почиње од сврхе задатка и контекста израде СОП-а. Други преклоп овог одељка укључује „Како обрадити“, што много личи на детаљан водич корак по корак.
Гуру укључује различите СОП шаблоне, укључујући документацију производа, смернице за бренд, управљање променама, укључивање запослених, итд. Можете погледати листу шаблона овде.
Гуру стандардни шаблони оперативних процедура
Сцрибехов
Следећи на листи је сварљиви стандардни шаблон од Сцрибехов. Њихов СОП гарантује доследност и квалитет у раду како би се осигурало да је ваш тим у складу са регулаторним и законским захтевима.
Ако желите да направите предложак који се лако пребацује, Сцрибехов-ов СОП шаблон је прави избор за почетак.
Сцрибехов СОП шаблон
Шаблон почиње насловом, након чега следи верзија и датум ступања на снагу. Садржај чини заиста лаким прелазак на било који одељак.
Након даљег скроловања, корисници могу добити детаље задатака, укључујући сврху, обим документа и одговорности. Затим, шаблон укључује процес Како да, који се разлаже на једноставне под-кораке.
Најбољи део? Сцрибехов такође укључује детаље за сваку ревизију заједно са датумом одобрења и историјом верзија.
Процес.ст
Процес.ст је платформа са АИ која нуди СОП софтвер као и огромну библиотеку шаблона. Платформа вам даје две врсте шаблона; први да креира ваше процедуре од нуле, а други да креира ручне процедуре.
Њихова стандардна структура шаблона је детаљнија и описнија у поређењу са Сцрибе-ом. Већина ових шаблона је дизајнирана имајући на уму систем управљања квалитетом ИСО стандарда.
Процесс.ст нуди 50+ бесплатних шаблона за преузимање који се могу додати на налог или бесплатно преузети у ПДФ формату. Можете да прегледате шаблоне по категоријама као што су маркетинг садржаја, укључивање запослених и клијената, пословање, грађевинарство, безбедност, ИТ, операције и друго.
ТемплатеЛАБ
ТемплатеЛАБ има широк спектар СОП шаблона у Ворд формату за преузимање. Имају СОП шаблоне за пословне процесе, правни менаџмент, ХР и некретнине, као и за уметничке и медијске компаније.
Најбољи део је што се ови СОП шаблони лако могу уређивати и не остављају ниједан задатак без надзора. Оно што ми се највише допало код ТемплатеЛАБ-а је његов једноставан дизајн, а ипак успева да покрије сваки детаљ који желите да укључите у свој СОП.
На пример, овај СОП за истраживачку локацију покрива скраћенице и дефиниције укључених процеса. Док се крећете надоле, контролна листа рутинских задатака садржи принципе, узорке, опрему, реагенсе и решење, контролу квалитета и управљање отпадом.
СОП шаблон од Темплателаб-а
Јотформ
Јотформ је алат за прављење образаца на мрежи који покрива различите случајеве употребе за пословне планове и СОП. Јотформ нуди све директно са своје СОП странице; тј. не морате да преузимате и уређујете СОП у Ворд или ПДФ формату.
Док прелазите на њихов сајт, шаблони СОП-а се приказују у облику упитника који можете да попуните и пошаљете шаблон на преглед заинтересованим странама.
Након одобрења, СОП се могу преузети у ПДФ формату.
Јотформ СОП шаблон
Оно што ми се допало код Јотформа су његови прилагодљиви елементи које можете додати или уклонити из СОП шаблона. Такође можете додати или уклонити странице да бисте додали више детаља у СОП.
Појам
Појам има детаљан СОП шаблон који је дизајниран за мала предузећа. Међутим, не постоје унапред направљени шаблони за одређену индустрију. Постоји само један стандардни шаблон који можете користити и уносити измене за свој тим.
Иако им недостаје категоризација и широк спектар шаблона, можете их користити за креирање пробављивих и брзо читљивих СОП-ова.
Први преклоп шаблона садржи назив поступка и датум израде, заједно са одељењем које га је израдило. Затим ручно додајте контекст или уградите везу у облику ПДФ-а, Гоогле диска или мапа и укључите везе за све релевантне документе.
Такође можете додати терминологије специфичне за индустрију и одредити процес у корацима. Најбољи део? Можете повући кораке тако што ћете уградити видео са Лоом-а или Миро-а.
Такође можете означити или додати имена људи одговорних за задатке у сваком кораку.
Кипвисе
Кипвисе СОП шаблони су дизајнирани за маркетиншки и продајни тим, операције, корисничку подршку и ХР тимове. Овај стандардни шаблон прати исту структуру као и већина шаблона.
Када се пријавите, можете уредити шаблон директно са платформе. Аутор може додати или уклонити задатак у складу са тим. Такође можете укључити релевантне и повезане везе, као што су везе за састанке, ресурси и водичи да бисте поједноставили ток посла.
Последње мисли
СОП шаблони могу елиминисати сате гребања по глави. Флексибилним СОП шаблонима је потребно мало уређивања и прилагођавања да би се креирала документација која рутинске задатке чини узбудљивим и брзим за памћење.
Прелистајте ове бесплатне шаблоне и ставите најбољи у акцију да оснажите свој тим.
Затим погледајте Нотион предлошке за управљање пројектима да бисте трансформисали свој ток посла.