Microsoft SharePoint je popularan softver za timski rad, upravljanje dokumentima i sadržajem. Međutim, ukoliko ste u potrazi za rešenjem koje može da prevaziđe njegove mogućnosti, sada imate priliku da isprobate brojne alternative.
SharePoint je bio pionir u domenu kolaboracije na projektima i upravljanja sadržajem. U početku, uglavnom su ga koristile velike korporacije zbog cene pretplate na SharePoint Classic ili Office 365.
Međutim, sa razvojem cloud tehnologije i SaaS modela, mnogo toga se promenilo. Danas, svaka firma, bez obzira na veličinu, može priuštiti aplikacije za rad i upravljanje sadržajem. SharePoint više nije jedina intranet ili platforma za kolaboraciju kada je u pitanju sadržaj.
U nastavku ćete pronaći nekoliko popularnih alternativa za SharePoint, ako tražite bolju platformu za upravljanje sadržajem u oblaku, uz sve funkcije za timski rad.
Zašto istraživati alternative za SharePoint?
Glavni razlog zbog kojeg razmišljate o alternativi za SharePoint je Microsoftov fokus na modernu verziju SharePoint-a, uz potencijalno zastarevanje klasičnih izdanja 2013, 2016 i 2019. Prema diskusiji na Microsoft Learn, to bi moglo da se desi nakon 2026. godine. Međutim, softver će i dalje biti upotrebljiv.
Ukoliko Microsoft ukine podršku za klasični SharePoint, neće biti ažuriranja niti podrške. Ako vaš IT tim ima ekspertizu u radu sa SharePointom, možete nastaviti da ga koristite i nakon predviđenog isteka roka trajanja 2026. godine.
Ipak, preporučljivo je na vreme početi sa istraživanjem alternativnih alata za timsku saradnju i deljenje dokumenata. Takođe, više vremena za izbor omogućava vam da donesete bolju odluku, jer je cilj da softver olakša rad, pogotovo udaljenim timovima.
Dodatni razlozi za razmatranje alternative SharePoint-u
#1. Za postavljanje SharePoint intraneta, sistema za upravljanje sadržajem i kolaborativnih radnih prostora potrebni su vam SharePoint stručnjaci ili agencije. To zahteva značajne investicije 💵!
#2. SharePoint je dostupan kao besplatan alat u okviru Microsoft 365 Business Basic paketa i naprednijih planova. Ipak, čak i osnovni plan košta 6 USD po korisniku mesečno, uz godišnju naplatu. Dakle, ako ste mala ili srednja firma ili imate ograničen budžet za poslovne aplikacije, možda želite da razmotrite povoljnije opcije.
#3. Potrebno vam je jednostavno rešenje koje svaki zaposleni može da koristi bez obimne obuke, što SharePoint svakako zahteva.
#4. Snalaženje u klasičnoj i modernoj verziji SharePointa je takođe izazov. Ljudi često prave detaljne beleške o lokacijama dokumenata, lista, podešavanja, biblioteka itd. unutar SharePoint sistema.
#5. Iako je Microsoft značajno unapredio klasični SharePoint prelaskom na modernu verziju zasnovanu na oblaku, još uvek postoje problemi u korisničkom interfejsu. Ponekad se dugmad, gornji meni ili logo kompanije ne prikazuju dok se stranica nekoliko puta ne osveži.
#6. Iako nudi mnoge opcije prilagođavanja, one su ograničene unutar Microsoftovih okvira. Ako vam je potrebna jedinstvena aplikacija za kolaboraciju sa kompleksnom automatizacijom, SharePoint možda nije idealno rešenje.
#7. SharePoint-ove automatizacije se oslanjaju na Power Automate, što zahteva napredno znanje. Alternative SharePoint-u koriste pristup „ako ovo, onda ono“ (IFTTT) koji je lakši za učenje i primenu.
Karakteristike koje treba uzeti u obzir pri izboru alternative
Pre nego što se odlučite za kupovinu bilo koje alternative za SharePoint, proverite da li alatka za kolaboraciju dokumenata poseduje sledeće funkcije:
#1. Jednostavna saradnja u aplikaciji sa pristupom zasnovanim na ulogama za dokumente, fajlove, tokove posla, projekte itd.
#2. Deljenje linkova za internu i eksternu saradnju.
#3. Javni linkovi za radne prostore, kontrolne table i prikaze, bez potrebe za kreiranjem naloga u okviru iste aplikacije za kolaboraciju.
#4. Integracija bez ili sa malo koda sa raznim poslovnim aplikacijama trećih strana, radi proširenja funkcionalnosti sistema za upravljanje sadržajem.
#5. Alat treba da poseduje unapred pripremljen sadržaj i šablone za upravljanje radom.
#6. Aplikacija treba da bude dovoljno fleksibilna da korisnici mogu da kreiraju prilagođene biblioteke sadržaja, automatizaciju tokova posla i projektne table.
#7. Trebalo bi da postoje opcije za pretragu sadržaja zasnovane na metapodacima.
#8. Ako vam alat omogućava kreiranje baze znanja, to bi bio dodatni plus.
Sada kada znate zašto vam je možda potrebna alternativa za SharePoint, pogledajmo neke aplikacije za saradnju na sadržaju i radu, koje su se pokazale kao još bolje rešenje.
Ključne karakteristike proizvoda:Confluence – kolaboracija na sadržaju, dokumentacija, alternativa za rad na daljinu.Google Workspace – sveobuhvatan paket poslovnih alata sa više aplikacija.MangoApps – pristupačna zamena za SharePoint sa unapred ugrađenim funkcijama.Box – zajednička izrada sadržaja, brojne opcije primene, siguran.Helpjuice – izrada baza znanja i integracija sa korisničkom podrškom.Jostle – platforma za uspeh zaposlenih u oblaku, sa intuitivnim intranetom.Document360 – platforma za izradu online baze znanja sa samousluživanjem.Workplace – platforma za poslovnu komunikaciju, kolaboraciju i intranet.ONLYOFFICE – kancelarijski paket za saradnju sa uređivanjem dokumenata u realnom vremenu.
Confluence
Confluence je Atlassian softver za saradnju na sadržaju i dokumentaciju. Služi kao alternativa za SharePoint, omogućavajući timovima da lako rade na daljinu. Fokusiran je na kreiranje i upravljanje sadržajem.
Omogućava kreiranje i organizovanje dokumenata, beleški sa sastanaka, planova projekata, softverskog koda, dizajna wireframe-a i još mnogo toga.
Confluence je jednostavan za korišćenje, omogućava zaposlenima da ga koriste na mobilnim uređajima i računarima bez dugotrajne obuke.
Ova aplikacija u oblaku za upravljanje sadržajem omogućava saradnju u realnom vremenu, što timovima olakšava da zajedno uređuju i pregledaju sadržaj. Takođe, javno deljene stranice, table i prostori su lako dostupni kao veb aplikacija, bez registracije.
Nudi širok spektar integracija sa drugim popularnim alatima, povećavajući njegovu svestranost. Popularne integracije uključuju Salesforce, InVision, Box, Slack, Teams i druge.
Pored upravljanja sadržajem i radom, Confluence podržava kontrolu verzija, obezbeđujući da se sve promene i revizije prate. Dakle, ako sadržaj nakon izmena nije onakav kakav želite, lako možete da se vratite na prethodnu, ispravnu verziju.
Cene Confluence-a: Počinje od 5,75 USD po korisniku mesečno | Dostupan je i besplatan plan.
Pročitajte i: Confluence vs. SharePoint
Google Workspace
Google Workspace je sveobuhvatan paket poslovnih alata koji nudi opsežan spisak aplikacija koje vam omogućavaju da lako radite na tehničkim i kreativnim projektima.
Glavne aplikacije koje se koriste za kreiranje, deljenje i skladištenje sadržaja su Gmail, Meet, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search i Apps Script.
Za proširenje funkcionalnosti vaše Google Workspace pretplate, možete da nabavite Voice, Meet hardware i AppSheet. AppSheet je najnovija Google-ova ponuda koja vam omogućava da kreirate interno i eksterno deljene veb aplikacije bez učenja kodiranja.
Za sigurnost i upravljanje radnim prostorom, vaši poslovni menadžeri ili IT administratori mogu da koriste Google aplikacije kao što su Admin, Endpoint, Work Insights i Vault.
Skoro sve Google aplikacije koje vam omogućavaju kreiranje tekstova, slika, veb stranica, slajdova, itd., takođe imaju sistem za kontrolu verzija. Tako da možete vratiti stari sadržaj kada je to potrebno.
Cene za Google Workspace: Počinju od 6 USD/korisnik/mesečno/godišnja naplata | Dostupan je besplatan plan.
Pročitajte i: Google Workspace Individual: Sve što treba da znate.
MangoApps
MangoApps je pristupačna zamena za SharePoint. Nudi većinu funkcija koje dobijate od SharePointa.
Na primer, nudi intranet sajtove, baze znanja, portale za komunikaciju zaposlenih, sistem za učenje i razvoj zaposlenih (LMS), portal za povratne informacije zaposlenih, sajtove za angažovanje cele organizacije, zajednice poslovnih korisnika i samouslužne portale za klijente.
Ovo su samo unapred ugrađene funkcije. Koristeći sopstvene tehničke i kreativne veštine i MangoApps alate kao što su Workflows, Wikis, To-Do List, Task Management, Project Workspaces, Pages i Open APIs, možete kreirati neograničene prilagođene tokove rada bez dodatnih troškova.
Vi i vaši zaposleni možete da počnete da kreirate funkcionalne projekte i biblioteke sadržaja na MangoApps-u za nekoliko sati od prijave. Ima veoma kratku krivu učenja u poređenju sa SharePointom.
MangoApps Cene: Počinju od 12 USD po korisniku mesečno | Dostupna je besplatna 14-dnevna probna verzija.
Box
Box je cloud platforma za upravljanje sadržajem za sve vrste preduzeća. Omogućava kolaborativnu izradu sadržaja pomoću digitalne table, kao što je Box Canvas. Takođe, možete kreirati procese odobravanja sadržaja i potrošnje koristeći Box Relay, alat za automatizaciju toka posla.
Box ima dokazanu uspešnost u različitim industrijama kao što su finansije, nauke o životu, državni sektor, zdravstvo, maloprodaja, neprofitne organizacije, mediji, zabava, obrazovanje i profesionalne usluge.
Možete da primenite funkcije za upravljanje sadržajem i timsku saradnju u Box-u u odeljenjima kao što su ljudski resursi, pravni poslovi, prodaja, marketing, finansije i slično.
Box se fokusira na sajber bezbednost i privatnost podataka, i ima izuzetnu reputaciju po pitanju usklađenosti sa državnim i zdravstvenim regulativama za čuvanje podataka. Box Content Cloud poseduje sertifikate o usklađenosti sa međunarodnim propisima kao što su GxP validacija, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS itd.
Cene Box-a: Počinje od 20 USD po korisniku mesečno | Dostupan je besplatan plan.
Helpjuice
Helpjuice vam pomaže da izgradite online baze znanja koje se jednostavno integrišu sa softverom za korisničku podršku kao što je Freshdesk.
Softver za izradu baze znanja se zasniva na funkcijama kao što su kreiranje i formatiranje sadržaja, izveštavanje i analitika, prilagođavanje sajta baze znanja, okvir za pretragu sličan Google-u i integracija sa poslovnim aplikacijama.
Njegov alat za kreiranje sadržaja dolazi sa raznim opcijama za napomene i uređivanje teksta, kao što su formatiranje teksta, slike, video snimci, interaktivni odgovori i još mnogo toga. Možete da podesite pozadinsku logiku u bazi znanja, tako da portal može da prikazuje članke pomoći ili korake za rešavanje problema na osnovu korisničkih upita.
Takođe možete da sarađujete na sadržaju baze znanja u realnom vremenu, deleći linkove sa drugim urednicima ili kreatorima. Pored toga, postoji pouzdan sistem kontrole verzija za vraćanje izbrisanog sadržaja. Portal baze znanja je prilagodljiv u skladu sa SEO praksama, tako da korisnici mogu da pronađu vaše članke pomoći na Google pretrazi.
Cene Helpjuice-a: Počinju od 30 USD/korisnik/mesečno (minimum 4 korisnika) | Dostupna je besplatna 14-dnevna probna verzija.
Jostle
Jostle je cloud platforma za uspeh zaposlenih, gde svaki član organizacije može da ima korisničko iskustvo na intranetu. Dok mnogi mogu smatrati SharePoint kompleksnim rešenjem, Jostle ima jednostavan, pristupačan, i vizuelno privlačan interfejs.
Njegove karakteristike, kao što su vesti, alati za nagrađivanje zaposlenih i forumi za diskusiju, pomažu zaposlenima da neguju osećaj zajednice kroz komunikaciju. Zaposleni takođe mogu da dele svoje ideje i povežu se sa kolegama koristeći funkcije društvenih mreža ove aplikacije.
Koristeći organizacioni dijagram i imenik zaposlenih, korisnici lako mogu da pronađu i povežu se sa kolegama.
Takođe možete da integrišete Jostle sa Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube i WordPress.
Cene Jostle-a: Počinju od 75 USD/osoba/mesečno | Dostupan je i besplatan plan.
Document360
Document360 je platforma na kojoj možete kreirati online bazu znanja sa samousluživanjem za svoje zaposlene. Može se koristiti za kreiranje SOP-ova za određene timove i privatne dokumentacije za klijente.
Možete kreirati, organizovati i objavljivati članke i dokumentaciju iz baze znanja na ovoj platformi koja je laka za korišćenje i pretragu. Čak i početnici mogu pisati i uređivati članke koristeći intuitivne alate. Kontrola verzija Document360 se može koristiti za praćenje promena i upravljanje istorijom dokumenata.
Pored toga, dobijate funkcije kao što su prilagodljivi šabloni i brendiranje, ugrađena analitika i izveštavanje, višejezične opcije i integracije.
Cena Document360: Počinje od 149 USD/projekat/mesečno | Dostupan je i besplatan plan.
Workplace
Workplace by Meta je platforma za poslovnu komunikaciju i saradnju koja se istakla kao popularna alternativa za SharePoint, sa funkcijama kao što je intranet. Njena biblioteka znanja je mesto na kome možete da kreirate, čuvate i delite svoje fajlove, radi lakšeg pristupa i otkrivanja od strane drugih.
Dok koristite ovu biblioteku za deljenje svih vaših ključnih resursa, možete da upravljate dozvolama za pristup fajlu da biste osigurali da samo ovlašćena lica imaju pristup osetljivim informacijama. Takođe nudi funkciju pretrage za brzo i lako pronalaženje željenog fajla.
Njegov širok spektar integracija uključuje SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet, TaskList, itd. Takođe nudi druge funkcije kao što su grupe, video uživo, vesti, centar za bezbednost i analitiku.
Cene Workplace-a: Počinju od 4 USD/osoba/mesečno.
ONLYOFFICE
Ako ste početnik i smatrate da je pretplata na SharePoint skupa, možete da koristite ONLYOFFICE. Ovaj kancelarijski paket za saradnju nudi besplatan plan za početnike gde mogu da kreiraju, uređuju i upravljaju različitim tipovima fajlova kao što su dokumenti, tabele i prezentacije.
Na ovoj platformi više korisnika radi na istom dokumentu u realnom vremenu, a sve promene će biti vidljive svim korisnicima trenutno.
Takođe ima korisne funkcije za upravljanje dokumentima, kao što su praćenje istorije, kontrola verzija i komentari, što olakšava organizovanje i kategorizaciju fajlova.
Zahvaljujući besprekornoj integraciji sa cloud servisima za skladištenje, kao što su Box, Dropbox, OneDrive i Google Drive, možete lako da čuvate i pristupate važnim fajlovima. Dodatna podrška za integraciju uključuje SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom i AWS.
Pored svega navedenog, ONLYOFFICE štiti osetljive podatke vaše organizacije pametnim sigurnosnim funkcijama, i omogućava administratorima da upravljaju dozvolama za pristup svih korisnika.
Cene ONLYOFFICE-a: Počinju od 8 USD po korisniku mesečno.
Zaključak
Sada znate najbolje aplikacije za kolaboraciju na sadržaju i radu, koje lako mogu da zamene vaše SharePoint projekte i biblioteke sadržaja. Svi ovi alati, koji se nude kao softver kao usluga (SaaS), dolaze sa prilagodljivim opcijama cena, tako da možete početi sa malom investicijom. Kada se obim posla poveća, možete ga skalirati.
Ako nemate alat za upravljanje sadržajem, radom i projektima i tražite ga, pametno bi bilo da proverite bilo koju od navedenih alternativa za SharePoint, pre nego što se odlučite za skupe pretplate na Microsoft 365.
Ako već imate pretplatu na Microsoft 365, ne morate odmah da prelazite na neku od ovih alternativa sa SharePoint-a, prekidajući poslovanje. Pređite na novi alat postepeno, kako bi se poslovni procesi odvijali bez prekida.
Sledeće: Najbolji CMS otvorenog koda bez glave za razvoj aplikacija.