Excel je popularan alat za obradu podataka, koristan kako za one koji su manje upućeni u tehnologiju, tako i za one sa naprednijim veštinama. Dok programeri imaju svoje metode za manipulaciju podacima, Excel je neophodan alat za mnoge na rukovodećim pozicijama. Iako se mnogi, posebno oni koji tek počinju svoju karijeru, mogu uplašiti korišćenja Excel-a, uz malo truda, može se koristiti za mnogo toga, od praćenja radnog vremena do upravljanja zalihama, pa čak i za sprovođenje anketa. U ovom tekstu, predstavićemo pet osnovnih Excel funkcija koje bi svaki početnik trebalo da zna.
Automatsko popunjavanje serija i formula
Ručno unositi velike količine podataka može biti zamorno i podložno greškama. Zato, gde je to moguće, Excel predviđa tekst koji unosite i nudi opciju automatskog popunjavanja. Na primer, ako želite da unesete serijske brojeve ili identifikacione brojeve zaposlenih koji prate niz, umesto da ih unosite pojedinačno, možete uneti prva tri ili četiri broja, označiti ćelije sa unetim brojevima i povući mali kvadratić u donjem desnom uglu poslednje ćelije. Excel će automatski povećati vrednost za vas. Ovaj trik je posebno koristan kod formula, jer će se formula automatski prilagođavati kako bi se odnosiila na odgovarajuće ćelije u nizu.
Auto-Fill (automatsko popunjavanje)
Tokom unosa podataka, primetićete da Excel može automatski popuniti podatke u ćeliji ako ste slične podatke već unosili u prethodnoj ćeliji u istoj koloni. Dovoljno je samo pritisnuti „enter“ da biste potvrdili popunjavanje.
Pametno sortiranje po abecednom redu
Excel omogućava sortiranje podataka po abecednom redu. Međutim, početnici često oklevaju sa upotrebom ove opcije jer su podaci u susednim kolonama međusobno povezani i preuređivanje samo jedne kolone bi narušilo te veze. Na primer, ako imate imena, odeljenja, adrese, brojeve telefona i krvne grupe u odvojenim kolonama, a želite da sortirate imena po abecedi, dok istovremeno zadržite tačne podatke za svaku osobu u ostalim kolonama, Excel vam to omogućava. Možete koristiti opciju „Sortiraj od A do Z“, a Excel će vas pitati da li želite da proširite izbor kako bi uključili podatke iz susednih kolona. Na ovaj način možete sortirati jednu kolonu po abecedi, a ostali podaci će se automatski prilagoditi.
Ova pametna funkcija sortiranja funkcioniše sa bilo kojim pravilima sortiranja koja koristite.
Pretvaranje podataka iz reda u kolonu
Često se dešava da podaci nisu organizovani u odgovarajućem formatu za analizu. Umesto da ručno kopirate i lepite svaki pojedinačni podatak, možete koristiti funkciju „Paste Special“ i opciju „Transpose“ koja će automatski prebaciti podatke iz reda u kolonu ili obrnuto. Označite i kopirajte red ili kolonu koju želite da prebacite, kliknite desnim tasterom miša na ćeliju gde želite da smestite prebačene podatke, odaberite „Paste Special“, a zatim potvrdite opciju „Transpose“.
Razdvajanje imena i prezimena
Excel 2013 i novije verzije poseduju pametnu funkciju automatskog popunjavanja koja može da razdvoji podatke u različitim kolonama. Na primer, ako u jednoj koloni imate upisana i imena i prezimena, a želite da ih razdvojite u posebne kolone, u starijim verzijama Excel-a ste morali da koristite funkciju spajanja na komplikovaniji način. U Excel-u 2013 i novijim, dovoljno je da u prvu ćeliju susedne kolone počnete da unosite ime, a u sledeću prezime. Nakon dva ili tri unosa, Excel će sam prepoznati vaš kriterijum razdvajanja i ponuditi da automatski popuni ostale vrednosti. Sve što je potrebno je da pritisnete enter. Ova funkcija je primenjiva na skoro sve vrste podataka.
Da li znate neki Excel trik koji često koristite u svom radu, a koji vam olakšava posao? Podelite ga sa nama u komentarima!