Nenadani događaji mogu iskrsnuti, zbog čega ćete možda morati da otkažete Zoom sastanak. Nemojte ostavljati ostale učesnike u neizvesnosti – obavestite ih da nećete moći da prisustvujete. U nastavku je objašnjeno kako da otkažete Zoom sastanak.
Kako da otkažete Zoom sastanak
Pokrenite Zoom aplikaciju i odaberite opciju „Sastanci“.
Vaši zakazani sastanci će se prikazati u levom delu ekrana. Odaberite onaj koji želite da otkažete.
Opcije za odabrani sastanak će se pojaviti na desnoj strani. Kliknite na dugme „Izbriši“.
Prikazaće se iskačući prozor koji vas informiše da možete vratiti sastanak u roku od 7 dana putem opcije „Nedavno izbrisano“.
Potvrdite brisanje klikom na dugme „Da“.
Zoom sastanak je sada otkazan.
Pravila ponašanja pri otkazivanju sastanaka
Sada ćemo razgovarati o pravilnom načinu otkazivanja sastanaka. Bez obzira na to na kojoj ste poziciji, svačije vreme je jednako vredno i važno i treba ga tako i tretirati. Jednostavno “Žao mi je, ne mogu da stignem. Hajde da otkažemo” u poslednjem trenutku se smatra krajnje nepromišljenim – a da ne spominjemo da će ljudi izgubiti poverenje u vašu pouzdanost.
Odgovorite na pozive
Svi popularni sistemi kalendara pružaju najmanje tri opcije za odgovor: Prihvati, Odbij ili Uslovno. Odgovaranje na ove pozive je važno, ne samo da biste mogli da pratite svoj raspored, već i da bi drugi mogli da vide ko može/ne može da prisustvuje i da adekvatno pripreme sastanak.
Evo kada treba da odgovorite sa svakom od opcija:
Prihvati: Odgovorite ovom opcijom samo ako ste 100 posto sigurni da ćete moći da prisustvujete sastanku. Jedini slučaj kada biste ikada trebali da otkažete je ako dođe do stvarnog hitnog slučaja. Ljudi će razumeti.
Odbij: Odgovorite ovom opcijom ako ste sigurni da nećete moći da prisustvujete sastanku. Obavezno ostavite objašnjenje zašto nećete moći da prisustvujete. Ako je neophodno da prisustvujete sastanku, pošaljite organizatoru nekoliko slobodnih termina i pitajte da li je moguće pomeriti sastanak.
Uslovno: Ako ste prilično sigurni da ćete moći da prisustvujete, treba da odgovorite sa opcijom Uslovno. Obavestite organizatora o potencijalnom sukobu i obavezno ih informišite čim budete mogli. Uslovni odgovori uvek zahtevaju nastavak komunikacije.
Ako dođe do hitnog slučaja, obavestite ljude
Svaki dobar menadžer će shvatiti da se život ponekad dešava. Kada se to dogodi, uvek je najbolje da obavestite ljude čim budete mogli, posebno ako ste jedan od ključnih učesnika sastanka. Iako je i dalje nezgodno da iznenada promenite raspored, to je u redu. Opet, život se ponekad dešava.
Nije uvek moguće, ali pokušajte da obavestite organizatora o svom iznenadnom otkazivanju najmanje 24 sata ranije. Obavezno pošaljite kratko objašnjenje zašto iznenada morate da otkažete kako bi bili svesni da je to opravdan razlog.
Ažurirajte status kalendara—čak i pre nego što dobijete pozivnicu
Ako znate da ćete biti zauzeti u određeno vreme, blokirajte to vreme u kalendaru. Zaključavanje srede od 14 do 17 časova jer znate da morate da vozite baku kod lekara će sprečiti mogućnost da organizatoru sastanka morate da objašnjavate zašto uopšte nećete moći da prihvatite njihov poziv na sastanak. Oni će videti u vašem kalendaru da ste zauzeti u to vreme.
Ako ste već prihvatili poziv na sastanak, ali se nešto dogodilo, ažurirajte svoj status na tom zahtevu. Kao što smo ranije rekli, ako promenite svoj status iz Prihvatam u Uslovno, obavestite ljude o razlogu.
Uopšteno govoreći, budite obzirni koliko god je to moguće.