PDF format je često prvi izbor kada je potrebno objaviti dokument na internetu. Iako mnogi koriste programe za obradu teksta poput MS Worda za kreiranje dokumenta, najčešće će ga objaviti upravo u PDF formatu. MS Word poseduje ugrađenu funkciju koja omogućava eksportovanje dokumenta u PDF datoteku. Ovo je praktično rešenje, a dokument se prikazuje besprekorno. Međutim, postoji jedan problem: veličina datoteke. PDF fajl koji kreira MS Word često je veći nego što bi trebao biti. Ako dokument koji eksportujete sadrži slike, veličina datoteke će biti još veća. Ovo predstavlja poteškoću kada je potrebno dokument objaviti na internetu ili ga poslati putem elektronske pošte. Dobra vest je da postoji jednostavan način za optimizaciju PDF dokumenata kreiranih u MS Wordu.
Eksportovanje dokumenta u PDF
Prvo, otvorite dokument koji želite da sačuvate kao PDF. Zatim, kliknite na *Datoteka* > *Izvezi*.
Na ekranu za izvoz, odaberite opciju „Kreiraj PDF/XPS“. Otvoriće se dijalog prozor “Objavi kao PDF ili XPS” gde možete sačuvati dokument.
Smanjivanje veličine datoteke
Prilikom eksportovanja dokumenta, imate dve opcije za optimizaciju PDF-a. Podrazumevana opcija je ‘Standard’, koja rezultira većom PDF datotekom. Za kreiranje manje datoteke, odaberite opciju „Minimiziraj veličinu“ u prozoru „Objavi kao PDF ili XPS“.
Izbor standardnih fontova
MS Word vam omogućava da koristite gotovo bilo koji font koji je instaliran na vašem sistemu. Međutim, ne poseduju svi isti set fontova. Kada šaljete MS Word dokument, font se ne prenosi zajedno sa njim. Ako eksportujete dokument u PDF, ne morate brinuti o fontu jer će biti ugrađen u datoteku. Ovo će doprineti povećanju veličine datoteke. Ukoliko je odabrani font važan deo dizajna dokumenta, morate napraviti kompromis po pitanju veličine.
Ukoliko font nije od presudnog značaja, preporučuje se korišćenje standardnih fontova koje podržavaju PDF čitači. To su, na primer, Times New Roman, Arial i Helvetica.
Ako je PDF datoteka i dalje prevelika za slanje putem e-pošte, možete koristiti online alate za kompresiju kako biste dodatno smanjili veličinu. Međutim, ovo se ne preporučuje za dokumente sa velikim brojem slika. Kod dokumenata bogatih slikama, nema mnogo opcija za smanjenje veličine. S druge strane, ako je dokument uglavnom tekstualan, možete napraviti manju datoteku koja se lakše deli.