Učinite opisivanje složenih procesa ili algoritama jednostavnijim kreiranjem dijagrama toka.
Dijagrami su oduvek bili izvanredan način za razumevanje i upravljanje komplikovanim zadacima. A kada se radi o dijagramu toka, postoji mnogo toga što on može ponuditi.
Od jasnog predstavljanja celokupne slike bilo kog procesa, preko inspekcije, pa sve do uspostavljanja standarda za kvalitet i efikasan rad, dijagram toka pomaže da svi procesi funkcionišu bez smetnji.
Ne samo to, već takođe olakšava komunikaciju celog procesa sa timom. Dodatno, pomaže u lociranju nepotrebnih koraka i „uskih grla“, što doprinosi unapređenju poslovanja.
Zar to nije od velike pomoći?
Da, jeste!
Zato, hajde da detaljnije istražimo dijagrame toka i vidimo kako se kreiraju.
Šta je dijagram toka?
Dijagram toka je grafički prikaz koji demonstrira bilo koji proces ili algoritam, od vrha do dna ili s desna na levo, prikazan u koracima. On ilustruje celokupan rad u manjim zadacima i završava se rešenjem ili okončanjem procesa. Može se crtati ručno na papiru ili digitalno uz korišćenje različitih softverskih alata.
To je poput virtuelne mape za vaše putovanje kroz proces, čineći put lako razumljivim.
Mnogi autori su klasifikovali dijagrame toka na osnovu različitih kriterijuma. Na primer, Sternicker je kategorizovao dijagrame na osnovu „kontrole protoka“. Prema njegovom mišljenju, postoje četiri glavne vrste dijagrama toka:
To su:
- Dijagrami toka dokumenata,
- Sistemski dijagrami toka,
- Dijagrami toka podataka i
- Dijagrami toka programa.
Takođe, postoji mnogo drugih tipova dijagrama toka zasnovanih na različitim kriterijumima.
Kako dijagram toka olakšava razumevanje?
Dijagram toka pomaže da se teški procesi razumeju na prvi pogled, pojednostavljujući tok posla ili algoritam. On pruža jasnu sliku svakog složenog procesa. Takođe, pomaže u praćenju šta je urađeno, šta sledi i šta je u fazi čekanja.
Na osnovu dijagrama, lako se analizira situacija i prati je radi postizanja željenih rezultata. Na kraju, on obezbeđuje unapred definisan zaključak na kraju određenog scenarija.
Celokupan proces je prikazan različitim oblicima koji simbolizuju različite tipove koraka. Koraci u dijagramu mogu biti različite akcije, donošenje odluka, dokumentacija, unos/izlaz podataka, čekanje ili kašnjenje itd. Za svaku vrstu koraka postoji odgovarajući oblik. Ovo nisu striktna pravila, već globalno prihvaćeni standardi koji ih čine dostupnim svima.
Na primer, ako korak uključuje donošenje odluke, koristi se oblik romba. Na taj način postoje različiti oblici za različite tipove koraka. Strelicama se označava putanja, odnosno redosled koraka. Postoji mnogo prepoznatljivih oblika za korake, kao što su pravougaonik, romb, oval itd.
Najčešći oblici i njihova upotreba u dijagramu toka
Različiti oblici su osmišljeni da definišu tipove koraka. Postoji veliki broj oblika za različite dijagrame toka i njihove korake. Neki od najčešće korišćenih oblika su sledeći:
- Terminator – ovalnog oblika, označava početnu i završnu tačku. Takođe se koristi za prikaz rezultata/ishoda nekog puta u dijagramu.
- Odluka – prikazuje dva polja kao rezultat odgovora „Da“ ili „Ne“ na neku odluku. U računarskim algoritmima, može se porediti sa naredbama „if-else“ koje se koriste za poređenje i proizvodnju binarnih izlaza.
- Proces – simbol pravougaonog oblika se često koristi za označavanje određene akcije ili funkcije u procesu. U ovim okvirima mogu biti pojedinačni koraci ili niz uzastopnih koraka.
- Dokument – ovaj oblik se koristi kada je dokument potreban kao ulaz. Na primer, primanje pisama, e-pošte, porudžbina itd. Takođe, ovaj simbol se koristi i kada je dokument dostupan za izlaz podataka, kao što su kreiranje beleški ili pisama.
- Podaci (unos/izlaz) – romboidni oblik u dijagramu označava da su određeni podaci dostupni kao ulaz ili izlaz u procesu.
- Unapred definisan proces – predstavlja poznati proces ili proces koji je definisan na drugom mestu. Pored toga, može se koristiti za složene procese. Nije neophodno uključiti ove procese u dijagram toka, ali se mogu koristiti za razumevanje unutrašnjeg funkcionisanja nekog procesa.
- Ručni unos – kao što ime sugeriše, odnosi se na fizički unos podataka od strane korisnika. Obično se unos podataka vrši pomoću nekog uređaja ili alata.
- Kašnjenje – ovaj simbol se koristi za označavanje odloženog rada u nekom delu procesa. Možete označiti i vremenski period kašnjenja u okviru simbola „D“ radi jasnijeg prikaza.
- Komentar ili napomena – simbol komentara se koristi kada je za neki korak potrebno dodatno objašnjenje. Ovaj simbol se prikazuje u zagradama sa potrebnim tekstom. Takođe može imati isprekidanu liniju povezanu sa određenim delom dijagrama toka koji zahteva objašnjenje.
- Baza podataka – cilindričnog je oblika i koristi se kada se podaci čuvaju u servisu za skladištenje.
- Konektor na stranici – mali krug koji povezuje različite elemente na istoj stranici kako bi se izbegle nepregledne i zbunjujuće mreže.
- Konektor van stranice – pomaže u povezivanju različitih elemenata na odvojenim stranicama. Za neke složene procese, ponekad je potrebno kreirati veoma dugačke dijagrame toka koji se protežu na više stranica. U tom slučaju, ovi konektori olakšavaju stvari.
Popularni slučajevi upotrebe dijagrama toka
Pored upotrebe u razvoju računarskih algoritama, dijagrami toka se široko koriste i u drugim oblastima, kao što su poslovanje, proizvodnja, obrazovanje, inženjering, prodaja i marketing. Oni obuhvataju svaku moguću fazu procesa u ovim oblastima i daju potpunu podršku od početka do kraja.
Pre nego što kreirate svoj dijagram toka, pogledajmo neke od najčešćih slučajeva upotrebe.
Efikasni računarski algoritmi
Dijagrami toka su se pokazali izuzetno korisnim u razvoju efikasnih računarskih algoritama. Budući da pomažu u razumevanju komplikovanih problema, oni mogu da predstave celokupnu ideju za kreiranje efikasnog logičkog rešenja u formi algoritma. Zato su od koristi za komunikaciju, diskusiju i analizu algoritama.
Planiranje novih projekata
Članovi tima često rade na novim projektima, a dijagrami toka se pokazuju od velike pomoći prilikom njihovog planiranja. Oni efikasno prikazuju korake potrebne za uspešan završetak celog projekta.
Revizija procesa
Pored pružanja jasne slike o radu, dijagrami toka su dovoljno efikasni da detektuju probleme u procesu. Kada je celokupan posao podeljen na manje, uzastopno povezane korake, lakše je identifikovati nepotrebne elemente i sprovesti poboljšanja. Ovo štedi vreme i obezbeđuje nesmetan rad.
Upravljanje tokom posla
Dijagrami toka posla (posebna vrsta dijagrama toka) se koriste za upravljanje tokom posla. Upravljanje tokom posla može se odnositi na usmeravanje ljudskog rada, integraciju procesa ili na oba.
Procesi se postavljaju na najbolji mogući način, što na kraju dovodi do najefikasnijih i najproduktivnijih rezultata.
Modeliranje poslovnih procesa
Dijagrami toka su korisni za dokumentovanje poslovnih procesa. Ovi procesi mogu biti veoma složeni, sa puno mogućnosti ili ishoda. Dijagrami toka daju sigurnost i pravilno usmeravaju ove procese. Važno je napomenuti da se za poslovne procese koristi specifična vrsta dijagrama toka, „dijagram lanca procesa vođen događajima“ (EPC).
Donošenje odluka 🤔
Dijagrami toka mogu da prikažu sve moguće izbore, čineći proces donošenja odluka brzim, baziranim na podacima i lakim. Zapravo, dijagrami toka usmeravaju vaše misli prilikom donošenja odluka, pomažući vam da brže donosite odluke.
Creately
Veoma praktičan alat za kreiranje dijagrama toka uz pomoć šablona, Creately, nudi automatizaciju koja će proces učiniti mnogo bržim. Ima veliki broj različitih oblika, tipova dijagrama, prečica u paleti alata, tema i stilova koji će obogatiti vaš sadržaj.
Ne smemo zaboraviti da je radna površina veoma čista i uredna, tako da se možete usredsrediti isključivo na kreiranje dijagrama toka, bez ometanja. To je jedan od mnogih razloga zašto kompanije kao što su PayPal, Amazon i eBay već dugo koriste njihove usluge.
Možete početi sa besplatnim planom koji ima ograničene funkcije. Plaćeni planovi počinju od 4,95 dolara mesečno i nude dodatne funkcije, omogućavajući vam da u potpunosti iskusite mogućnosti alata.
Ako ste arhitekta AWS oblaka, svideće vam se alat za dijagramiranje.
Edraw
Kompatibilan sa Windows, Mac i Linux sistemima, Edraw alat za izradu dijagrama toka je podjednako dobar kao i ostali alati pomenuti u ovom članku. Zapravo, neki od najvećih svetskih brendova, kao što su Samsung, IBM i Intel, koriste njegove usluge.
Sadrži raznovrsne simbole, oblike i elemente koji se mogu ugraditi pomoću njegovog interfejsa za prevlačenje i ispuštanje. Veoma je jednostavan za korišćenje. Čak i ako nikada ranije niste koristili ovakav alat, neće vam biti teško da ga savladate.
Pogledajte softver u akciji:
Najbolja stvar u vezi sa Edraw Flowchart Maker-om je njihova doživotna cena pristupa, koja vam štedi mnogo novca u budućnosti.
Lucidchart
Lucidchart je alat za kreiranje dijagrama toka metodom prevlačenja i ispuštanja, sa velikom bibliotekom oblika i elemenata. Možete početi sa praznim platnom ili odabrati šablon kako bi proces bio brži. Svi dodati oblici mogu se povezati pravilnim redosledom i prilagoditi bojama, tekstom itd.
Kada završite sa kreiranjem, možete sačuvati i deliti svoj dijagram toka u različitim formatima, kao i sarađivati sa članovima tima u bilo kom trenutku. Štaviše, Lucidchart omogućava integraciju sa aplikacijama Google Workspace i Microsoft Office, kako biste poboljšali produktivnost i postigli više dok obavljate isti posao.
Zen dijagram toka
Potpuno besplatan i korišćen od strane preko 650.000 korisnika širom sveta, uključujući Google i Spotify, Zen dijagram toka dominira ovom listom, pre svega zbog jednostavnosti upotrebe. Za kreiranje dijagrama toka potrebno je samo nekoliko klikova. Počnite dodavanjem novih čvorova ili povezivanjem postojećih pomoću pametnih konektora.
Interfejs je veoma čist i minimalistički, što vam omogućava da se usredsredite isključivo na kreiranje sadržaja bez ometanja. Pored toga, lako možete promeniti boju čvorova i dodatno ih stilizovati jednim klikom.
Kada završite sa kreiranjem dijagrama toka, možete ga sačuvati kao PNG ili kao dinamički dokument koji se prilagođava vašim najnovijim izmenama.
SmartDraw
Možete koristiti SmartDraw onlajn ili preuzeti softver na svoj Windows sistem da biste kreirali dijagram toka. Obe opcije su pitanje ličnih preferencija, jer bez obzira koju odaberete, jednostavnost korišćenja će biti ista.
Možete početi tako što ćete izabrati jedan od mnogih unapred kreiranih šablona, a zatim dodati korake u samo nekoliko klikova. Ne morate da brinete o formatiranju, jer alat to radi automatski. Vi samo treba da dodate jednostavne komande, a alat će preurediti elemente kako bi izgledali savršeno.
Svi kreirani dijagrami toka mogu da se čuvaju u zajedničkoj fascikli, omogućavajući vašem timu da sarađuje kad god je potrebno. Ako imate bilo kakvih nedoumica ili problema, možete da pošaljete e-poštu ili da pozovete njihov tim za podršku.
Diagrams
Kao što samo ime govori, Diagrams vam omogućava da kreirate dijagrame toka i razne druge vrste dijagrama za različite namene. Sadrži veliki broj elemenata koje možete dodati svom projektu, a svi su podeljeni u različite kategorije, kao što su osnovni, napredni, razni itd.
Unutar radne površine možete izvršiti mnoga prilagođavanja kako biste bili sigurni da kreirate nešto u skladu sa svojim ukusom, a ne ograničeni softverom. Takođe, potreban je samo jedan klik da biste povezali sve strelice i elemente radi pravilnog poravnanja.
Možda ćete želeti da pogledate ovaj softver i za kreiranje dijagrama arhitekture aplikacije.
Canva
Svi smo čuli za Canva i koliko je sjajan, tako da nije bilo šanse da ga izostavimo sa ove liste. Pored mnogih mogućnosti ovog alata, možete kreirati dijagrame toka neverovatnog izgleda pomoću profesionalno dizajniranih šablona i lako prilagoditi boje, fontove i poravnanje.
Napravljen je imajući u vidu i korisnike koji nisu dizajneri, zbog čega je sve bazirano na prevlačenju i ispuštanju. Možete koristiti do 20 različitih grafikona i dodati razne simbole, slike, ikone itd.
Kada završite sa kreiranjem dijagrama toka, možete ga sačuvati, preuzeti ili čak ugraditi u svoje prezentacije u samo nekoliko klikova.
Zaključak
U ovom članku smo razgovarali o dijagramima toka i njihovoj upotrebi. Takođe smo videli kako možete početi da kreirate impresivne dijagrame toka.
Zatim možete istražiti i alat za kreiranje mapa uma da biste vizuelizovali svoje ideje.