Matrica veština je ključni resurs za upravljanje učinkom vašeg tima, individualnim rezultatima zaposlenih, kao i sveukupnim angažmanom radnika.
Ako ste menadžer kompanije ili projekta, produktivnost, efikasnost i posvećenost članova tima će u velikoj meri zavisiti od vaših postupaka. U poslovnoj administraciji i menadžmentu postoji veliki broj alata i tehnika za održavanje i rast poslovanja iz godine u godinu.
Jedan od tih alata je analiza veština i volje. Menadžeri u ljudskim resursima, operacijama, projektima i drugim oblastima koriste ovaj alat kako bi personalizovali svoj pristup zaposlenima i članovima tima.
Ovaj članak će vas detaljno upoznati sa ovim alatom, kako biste razvili sopstveno razumevanje koncepta i primenili ga na odgovarajući način u svom radnom okruženju. Pored toga, temeljno proučavanje matrice veština će vas učiniti uspešnijim poslovnim liderom, jer ćete steći još jednu od mnogobrojnih veština neophodnih za uspeh.
Šta je Matrica Veština i Volje?
Poslovni lideri i menadžeri koriste alat za analizu veština kako bi procenili učinak zaposlenih na osnovu:
- Kompetencija ili veština zaposlenih
- Motivacije osoblja za rad ili snage volje
Matrica ili dijagram je sličan 2×2 kvadrantu. Da biste lakše razumeli, zamislite ovu matricu kao grafikon ili dijagram. Na X-osi treba da postavite veštine, a na Y-osi volju. Leva polovina X-ose predstavlja nizak nivo veština, dok desna polovina iste ose predstavlja visok nivo veština.
Slično tome, volju postavljate na vertikalnu osu ili Y-osu. Donja polovina Y-ose označava nisku volju, a gornja polovina vertikalne ose označava zaposlene sa visokom voljom. Kada nacrtate kvadrat na ovom grafikonu, dobićete 4 bloka. Svaki blok predstavlja različite nivoe veština i volje; na taj način procenjujete sposobnost pojedinca za određeni projekat.
Pojedinci koji se nalaze u različitim blokovima ova 4 kvadranta moraju se tretirati na 4 različita načina kako biste maksimalno iskoristili svoj radni kadar. U suprotnom, možda ćete morati da otpustite postojeće osoblje i zaposlite visokokvalifikovane i motivisane radnike. Čak i kada zapošljavate ovako superiornu radnu snagu, i dalje će vam biti potreban ovaj alat za analizu veština kako biste proverili kompetencije i snagu volje novozaposlenih.
Kako je Matrica Veština i Volje Nastala?
Ken Blančard i Pol Hersej su 1970. godine razvili model situacionog liderstva zasnovan na nivou razvoja sledbenika i stilu vođstva. Model se sastoji od 2×2 matrice kvadranta koja definiše 4 tipa lidera: direktivni, instruktivni, podržavajući i delegirajući.
Za sledbenike/zaposlene, 4 tipa su: visoka kompetencija sa visokom posvećenošću, visoka kompetencija sa promenljivom posvećenošću, određena kompetencija sa niskom posvećenošću i niska kompetencija sa visokom posvećenošću.
Kvadrant za sledbenike je prethodnik današnjeg grafikona veština i volje. Međutim, postala je popularna tehnika upravljanja nakon objavljivanja knjige „Tao koučinga” Maksa Landsberga 1996. godine.
Značaj Veštine i Volje u Matrici Veština i Volje
Da biste kreirali korisnu matricu veština i volje, prvo morate da razumete definicije veštine i volje u ovom kontekstu. Evo šta treba da znate:
Veština
Veštine su kreativne i tehničke sposobnosti koje zaposleni donose na radno mesto. Veštine poput računovodstva, kreiranja baza podataka, upravljanja datotekama, anketiranja, prikupljanja podataka, razvoja veb stranica, razvoja aplikacija, prodaje, marketinga itd., pomažu vam da unapredite poslovanje.
Zaposleni stiču veštine kroz kontinuirano učenje, obuku, izlaganje novim konceptima i, uglavnom, kroz radne zadatke. Na osnovu veština, zaposlene možete klasifikovati na stručnjake, napredne, srednje i početnike.
Volja
Volja pojedinca pokazuje koliko je osoba motivisana. Volja može biti bilo šta od sledećeg:
- Motivacija da se zadatak završi u roku.
- Spremnost da se nauči novi poslovni alat, zanatska veština, kreativna veština, poslovni koncept itd.
- Motivacija za napredak u karijeri iznad trenutnog nivoa.
- Spremnost da se pažljivo prati vođstvo.
Nivo obrazovanja, radno iskustvo i veštine imaju veliki uticaj na snagu volje vašeg osoblja. Stoga, menadžeri treba da budu pažljiviji kada rade sa manje motivisanim zaposlenima u poređenju sa visoko motivisanim osobljem.
Svrha Matrice Veština i Volje
Kada identifikujete različite nivoe veština i volje zaposlenih i klasifikujete ih, morate pronaći stil upravljanja koji odgovara četiri kategorije zaposlenih. Matrica veština i volje vam pomaže da identifikujete ove stilove upravljanja.
#1. Direktivan
Direktivan pristup podrazumeva utvrđivanje šta motiviše zaposlene sa niskim nivoom veština i niskom voljom. Zatim, treba efikasno primeniti taj podsticaj kako bi se postigao željeni rezultat. Postarajte se da konačni rezultat bude kvalitetan, koristan za poslovanje, merljiv i postignut u roku.
#2. Instruktivan
Matrica pokazuje da će osoblje sa niskim nivoom veština i visokom voljom zahtevati usmeravanje. Uverite se da pratite sledeće:
- Razgovarajte o opsegu uputstava i zadataka sa zaposlenima.
- Dokumentujte sve obuke ili projekte.
- Objasnite i pokažite tok rada.
- Postavite standarde kvaliteta.
Kada pružate uputstva zaposlenom, pratite standardne modele obuke na nivou kompanije.
#3. Podržavajući
Takođe, identifikujete članove tima sa visokim nivoom veština i niskom voljom. Ovim zaposlenima je potreban samo mali podsticaj kako bi postigli visoku produktivnost. Sve što treba da uradite jeste da pokažete poštovanje prema zadatku i cenite njihov doprinos.
#4. Delegirajući
U vašem timu uvek postoji nekoliko visokokvalifikovanih i visoko motivisanih zaposlenih. Identifikujte ih pomoću grafikona veština i volje, a zatim im delegirajte zadatke. Postavite odgovarajuće standarde kvaliteta, rokove i rezultate pre dodele zadataka.
Kvadranti Matrice Veština i Volje
Kvadrant 1: Niska Veština i Niska Volja
Osoblje iz ovog kvadranta zahteva najviše pažnje. Morate ih temeljno obučiti da bi razvili veštine potrebne za vaš projekat. Takođe, morate ih motivisati da završe zadatke u roku i postignu rezultate.
Kvadrant 2: Niska Veština i Visoka Volja
Zaposleni iz ovog kvadranta mogu pokazati veću produktivnost i efikasnost ako im pružite dovoljno uputstava i podrške. Omogućite im obuku kako bi naučili potrebne veštine i taktike. Zatim ih uključite u projekat uz pažljivo praćenje. Smanjite kontrolu kada vidite napredak.
Kvadrant 3: Visoka Veština i Niska Volja
Osoblju iz ovog odeljenja je potrebna određena motivacija. Organizujte sastanke jedan na jedan kako biste razumeli uzrok zbog kog zaposleni nije dovoljno motivisan da se aktivno uključi u projekat. Pružanje povratnih informacija, promena stila upravljanja i praćenje njihovog učinka su najbolji načini podučavanja.
Kvadrant 4: Visoka Veština i Visoka Volja
Članovi tima ove grupe su idealni za delegiranje zadataka. Pustite ih da samostalno postižu rezultate, dok vi definišete rezultate, rokove i standarde kvaliteta. Često komunicirajte sa ovim pojedincima uz pohvale i proslavljajte uspeh. Takođe, možete ih uključiti u sastanke za donošenje odluka.
Matrica Veština i Volje vs. Matrica Kompetencija
Matrica kompetencija je baza podataka o dostupnim veštinama i potrebnim veštinama koju menadžeri koriste pre dodele ili angažovanja zaposlenih na novom projektu. Sadrži i zasebne kolone za merenje interesovanja i nivoa stručnosti za veštine specifične za projekat.
Nasuprot tome, grafikon volje i veština prikazuje visok i nizak nivo veština u odnosu na visok i nizak nivo volje u 2×2 kvadrantu. Na taj način možete jasno identifikovati četiri tipa osoblja/sledbenika: delegat, podržavajući, instruktor i direktivan. Krajnji cilj je da se osmisli plan učenja i razvoja za zaposlene u grupama „direktivan” i „instruktor”.
Glavne Primene Matrice Veština
#1. Agilni/DevOps Projekti
Agilni DevOps projekti se fokusiraju na produktivnost, efikasnost, kontinuirano poboljšanje i blagovremenu isporuku proizvoda/usluga.
Menadžeri mogu koristiti grafikon veština/volje kako bi odredili najbolje zaposlene koji se odmah mogu pridružiti projektu. Kasnije, se može organizovati obuka kako bi ostalo osoblje steklo kompetencije i pripremilo se za učešće.
#2. Pridruživanje Novom Timu kao Menadžer
Ova matrica je odličan alat ako se pridružujete novom timu iz druge kompanije. Izvođenjem analize veština i volje, možete odmah saznati naučni način interakcije sa vašim novim timom.
#3. Povratak u Kancelariju Nakon Pandemije
Kako se kompanije vraćaju na normalan način rada nakon pandemije COVID-19, većina organizacija će morati da sprovede analizu matrice veština i volje kako bi procenila:
- Perspektive za rad
- Upravljanje opterećenjem
- Identifikovanje kompetencija: stečeno ili izgubljeno
- Ciljeve i planove karijere
- Finansijske potrebe
Stoga, kao menadžer, možete brzo da integrišete tim u posao.
#4. Spajanje i Akvizicija
Kada uključite nove članove tima iz druge jedinice iste kompanije, preporučljivo je da izvršite analizu veština i volje novih učesnika. Zatim možete na odgovarajući način odrediti kome je potrebna obuka i ko može odmah da počne sa zadacima.
#5. Organizaciona ili Poslovna Restrukturiranja
Kada kompanija prolazi kroz restrukturiranje, menadžeri moraju uskladiti radnu snagu sa novim modelima prihoda, ciljevima i modelima rasta. Sprovedite analizu veština kako biste prebacili radnu snagu u jedinice sa većom potražnjom sa zastarelih odeljenja.
#6. Praćenje Veština
Pre analize veština, potrebno je da prikupite podatke o veštinama zaposlenih. To je prilika da napravite bazu podataka o veštinama, kako biste u budućnosti lakše identifikovali zaposlenog sa specifičnim veštinama.
Kako Napraviti Matricu Volje i Veština
Liderski tim ili pojedinačni menadžer mogu da kreiraju grafikon analize veština. Potrebni su im preliminarni podaci o zaposlenima ili članovima tima.
Ove informacije vam pomažu da utvrdite nivoe volje i veština. Da biste prikupili podatke od zaposlenih, pošaljite onlajn anketu sa sledeća dva upitnika:
Procena Nivoa Veština
- Stečeno obrazovanje
- Godine radnog iskustva
- Snažne i slabe strane
- Pokazane poslovne veštine
- Završeni kursevi i sertifikati
- Broj pozitivnih i negativnih povratnih informacija
Procena Nivoa Volje
- Lični i profesionalni ciljevi
- Proaktivni ili reaktivni zadaci
- Promene posla i učestalost
- Interakcija u timu
- Opšti stav
- Angažovanost na radnom mestu
Sada napravite matricu sa 2×2 poljima. Smestite imena u kvadrate na osnovu dobijenih rezultata. Takođe možete pregledati odeljak „Kvadranti” iznad u ovom članku kako biste saznali kako se zovu pojedini odeljci.
Međutim, najbolji način je da koristite jedan od predložaka navedenih u nastavku:
Predlošci Matrice Veština i Volje
Creately
Iako su vam potrebne aplikacije poput Microsoft Word, Microsoft Visio i Microsoft Excel za kreiranje grafikona za analizu veština i volje, sa Creately vam je potrebna samo jedna veb aplikacija. To je jedini radni prostor koji vam je potreban da prikupite, analizirate i isplanirate veštine vaših zaposlenih u minimalnom vremenu.
Takođe, Creately šablon je besplatan za korišćenje tokom probnog perioda Creately naloga. Na taj način, možete testirati efikasnost šablona pre nego što se prijavite za plaćeni paket. Neke od najboljih karakteristika ovog šablona su:
- Onlajn prikupljanje podataka o zaposlenima
- Zajednička analiza veština zaposlenih
- Prilagođene baze podataka
- Integracija sa poznatim poslovnim aplikacijama
- Moderne forme, emojiji, prilozi, okviri za komentare i još mnogo toga
Osim toga, svoj rad možete sačuvati van mreže kao PNG, SVG, PDF, JPEG i CSV datoteke za buduću upotrebu ili štampanje.
Scilife
Scilife je poznati provajder rešenja za kontrolu kvaliteta, upravljanje dokumentima i kreiranje radnog toka za zdravstvenu industriju. Kao deo svog projekta besplatnih alata i vodiča, nudi besplatan šablon za preuzimanje za matricu veština. Ovu matricu možete koristiti za prikupljanje podataka o kompetencijama zaposlenih pre nego što im dodelite projekte.
Ova matrica veština zasnovana na Microsoft Excel-u ima sledeće funkcije:
- Lako identifikujte nedostatke u veštinama koji vas sprečavaju da postignete uspeh u svakom poslovnom projektu.
- Prikupite i vizualizujte kompetencije tima i uporedite podatke sa zahtevima veština za predstojeći projekat.
- Osmislite planove učenja i razvoja za zaposlene na osnovu njihovih kompetencija.
- Objektivan alat koji vam pruža pravi uvid u nivoe veština zaposlenih.
Možete jednostavno da preuzmete i otvorite datoteku koristeći svoju Excel aplikaciju. Iako šablon ne nudi 2×2 kvadrant za opštu matricu veština i volje, svejedno ga možete koristiti za preliminarno prikupljanje podataka.
Završne Reči
Ukratko, matrica veština je standardni okvir koji globalne kompanije koriste kao efikasan alat za procenu učinka zaposlenih, nivoa veština, mogućnosti za učenje itd. Trebalo bi da koristite ovu tehniku upravljanja kada angažujete nove članove tima za predstojeći projekat. Štaviše, možete je koristiti za obuku postojećeg radnog osoblja radi povećanja produktivnosti i rasta.
Nakon što pročitate ovaj sveobuhvatni vodič, trebalo bi da budete u stanju da poboljšate svoj tim na radnom mestu. Na kraju, postoje gotovi šabloni koji vam mogu pomoći da brzo kreirate matricu veština i volje i koristite je u svom poslu ili projektu.
Takođe, obavezno pročitajte ovaj sveobuhvatni vodič o grafikonima prekretnica, kako biste na odgovarajući način pratili i upravljali napretkom projekta.