Značaj praćenja produktivnosti zaposlenih i alati za njeno poboljšanje
Efikasan tim je temelj uspeha svake organizacije. Bez obzira na veličinu kolektiva, njegova produktivnost direktno utiče na rezultate poslovanja. Iako je nerealno očekivati konstantan maksimum od zaposlenih tokom celog radnog dana, važno je osigurati da oni budu produktivni i stvaraju vrednost. Zato je praćenje i angažovanje zaposlenih ključno za otkrivanje faktora koji ih motivišu ili demotivišu.
Zašto je praćenje produktivnosti zaposlenih od vitalnog značaja?
Evaluiranje radnog učinka donosi korist kako organizaciji, tako i pojedincima koji u njoj rade. Sa sve većim prelaskom na hibridne modele rada, praćenje toka posla i potencijalnih prepreka postaje sve važnije. Redovne provere i korišćenje odgovarajućih alata omogućavaju procenu rezultata timskih napora i vremena potrebnog za postizanje ciljeva. Softver za upravljanje učinkom pruža menadžerima mogućnost merenja produktivnosti i eliminisanja prepreka ukoliko se pojave.
Menadžeri mogu analizirati uzroke smanjene produktivnosti i predložiti rešenja. Krajnji cilj je zadovoljstvo klijenata, motivisanost zaposlenih i nesmetano odvijanje poslovanja. Neefikasnost u radu može proizaći iz različitih problema vezanih za stil rada, stil upravljanja ili radne uslove.
Identifikacija takvih problema zahteva pažljivo praćenje. Rešenja mogu osnažiti postojeće zaposlene i olakšati adaptaciju novih. Osim toga, menadžeri će dobiti uvid u to kako zaposleni najbolje funkcionišu i u kojim okolnostima.
Praćenje produktivnosti pomaže menadžmentu da odredi optimalan broj zaposlenih za određeni zadatak ili projekat. Na primer, ako tim od tri osobe do srede završi samo 40% izveštaja čiji je rok za predaju nedelju dana, menadžer će znati da je potreban dodatni kadar.
Evaluiranje učinka igra važnu ulogu i prilikom godišnjeg povećanja plata. Zaposleni koji postižu željene rezultate i poštuju rokove mogu biti lako prepoznati i nagrađeni, čime se osigurava pravednost u sistemu rada.
Kako unaprediti produktivnost na radnom mestu putem upravljanja učinkom
#1. Postavljanje jasnih očekivanja
Nejasno definisana očekivanja onemogućavaju merenje učinka zaposlenih. Postavljanje jasnih kratkoročnih i dugoročnih timskih ciljeva pomaže zaposlenima da budu produktivni i da isporučuju rezultate na vreme.
#2. Fokusiranje na zadatke, a ne na provedeno vreme
Merenje treba da se fokusira na količinu obavljenog posla, a ne na vreme provedeno za računarom. Nekim pojedincima je potrebno nekoliko sati za zadatak, dok ga drugi mogu rasporediti tokom celog dana. Naglasak na ostvarenim zadacima doprinosi postizanju ciljeva.
#3. Davanje konstruktivnih povratnih informacija
Zaposleni su zainteresovani da saznaju kako mogu unaprediti svoj rad. Pružanje konstruktivne kritike i pohvala osigurava pozitivno pojačanje i doprinosi efikasnijem obavljanju zadataka. Stalna povratna informacija i pohvala povećavaju efikasnost.
#4. Praćenje vremena
Pored praćenja obavljenih zadataka, važno je pratiti i veštine upravljanja vremenom. Zaposleni koji provodi više vremena nego obično na jednostavnom zadatku može usporiti produktivnost celog tima. Praćenje vremena pomaže da se odredi broj sati potreban za određene aktivnosti ili vreme potrebno pojedincu za obavljanje određenog zadatka.
#5. Praćenje digitalnog vremena
Osim ako zaposleni nije angažovan na društvenim mrežama, prekomerno korišćenje istih može odvući pažnju od posla. Praćenje upotrebe društvenih mreža i drugih digitalnih aktivnosti može pomoći da se razume ponašanje zaposlenih i da se preduzmu odgovarajuće mere.
#6. Fokus na kvalitet
Pored kvantiteta, ključno je imati na umu da je kvalitet prioritet. Ako je zaposlenima potrebno više vremena da proizvedu kvalitetniji rad, to treba nagraditi.
#7. Redovna ažuriranja
Stvorite sistem redovnih ažuriranja kako bi zaposleni mogli da prate svoj proizvodni ciklus i ciklus drugih. To osigurava timski rad i pomaže da se prati napredak. Nepodudarnosti u tabeli produktivnosti pomažu da se identifikuju problemi i da se preduzmu odgovarajuće mere.
#8. Dokumentovanje svega
Pratite rezultate i vremensku liniju svakog zadatka. Dnevna ažuriranja sa navedenim datumima olakšavaju održavanje doslednosti u izvršavanju zadataka. Postavljanje rokova pomaže zaposlenima da bolje upravljaju svojim vremenom.
Ključni principi softvera za upravljanje učinkom
U sistemu upravljanja učinkom, cilj poslodavaca treba da bude identifikacija obrazaca ponašanja i proizvodnog ciklusa svakog zaposlenog. Nakon prikupljanja ovih podataka, sledeći korak je podsticanje pozitivnih promena i merenje rezultata. Ovo pomaže u proceni učinka i nagrađivanju zaposlenih za ostvarene rezultate. Pohvala i nagrada za dobro obavljen posao podstiču ponavljanje željenog ponašanja i doprinose doslednosti.
Međutim, merenje i praćenje svakog zaposlenog može biti zahtevno. S razvojem tehnologije, pojavili su se različiti alati, poput softvera za upravljanje učinkom, koji olakšavaju praćenje aktivnosti u kancelariji. Ovi softverski programi nude različite funkcije koje se mogu koristiti u skladu s poslovnim potrebama. Možete koristiti softver koji pomaže vama i zaposlenima da pratite posao i napredak uz omogućavanje komunikacije.
Inteligentni sistemi generišu inteligentna rešenja i bolju vrednost. Zato je važno izabrati softver koji odgovara vašem načinu rada. Pre nego što pređemo na najbolji softver na tržištu, razmotrimo osnove dobrog softvera za upravljanje učinkom koji je koristan i za vas i za vaše zaposlene.
#1. Pomaže u postavljanju jasnih i sažetih merila
Prednost treba dati softveru koji ne komplikuje merenje uspeha. Takav sistem vam omogućava da se fokusirate na rezultate i postavljanje jasnih kriterijuma uspeha.
#2. Stvara automatizovan sistem
Sistem vođen veštačkom inteligencijom može poboljšati praćenje statusa. Sistem koji šalje redovne podsetnike i čuva važne informacije o svakom zaposlenom olakšava upravljanje učinkom.
#3. Omogućava deljenje dostignuća i ciljeva
Softver koji omogućava zaposlenima da dele svoja dostignuća i uspešne ciljeve sa kolegama podstiče produktivnost. Redovne povratne informacije i podrška drugih timova i odeljenja jačaju timski duh i promovišu pozitivnu radnu kulturu.
#4. Omogućava zaposlenima da sami procenjuju svoj rad
Softver koji pruža alate za evaluaciju i upitnike pomaže zaposlenima da prate svoj učinak i napredak. Ovo stvara osećaj odgovornosti i podstiče ih da se fokusiraju na sopstveni razvoj.
#5. Pomaže u postavljanju periodičnih ciljeva
Sistem koji nudi funkcije za postavljanje ciljeva ili zadataka pomaže zaposlenima da prate svoj rad. Kada zaposleni razumeju šta se od njih očekuje, mogu da koriste sistem da prate svoje projekte i blagovremeno izvršavaju zadatke. Menadžeri takođe mogu pratiti status različitih zadataka.
#6. Olakšava procenu zaposlenih menadžerima i poslodavcima
Softver treba da olakša menadžerima procenu učinka zaposlenih pružajući im sve potrebne informacije na jednom mestu. On treba da olakša prikupljanje, skladištenje i praćenje radnih navika zaposlenih.
Pojednostavljivanjem radnih sistema, smanjuje se vreme utrošeno na ručno praćenje. Postoji mnogo sistema koje možete izabrati, ali najbolji softver obezbeđuje sve gorenavedene funkcije i pomaže na više načina.
BambooHR
BambooHR je softver za procenu učinka koji pomaže odeljenju za ljudske resurse da kreira tačne recenzije na osnovu odgovora svakog zaposlenog. Sa ovim alatom možete planirati procene i pregledati rad zaposlenih i timski duh.
BambooHR pomaže odeljenju i menadžerima da pregledaju izveštaje o napretku zaposlenih uz pomoć evaluacionih mreža dostupnih na jednoj stranici. Ovaj softver omogućava prikupljanje povratnih informacija i praćenje razvoja karijere zaposlenih. Takođe omogućava generisanje izveštaja o napretku kompanije i postavljanje ciljeva za budućnost. Ovaj alat pomaže menadžerima da razumeju motivaciju zaposlenih i njihov pogled na kompaniju.
Eloomi
Sistem ocenjivanja rada, Eloomi pruža podršku zaposlenima u procesu uvođenja, evaluacije i obuke. Ovaj alat omogućava istraživanje video snimaka o određenim veštinama i učenje na poslu, popunjavanje anketa o usklađenosti, kreiranje dnevnih kontrolnih lista, anketa i deljenje rezultata sa timom.
Uz Eloomi, zaposleni mogu da mere svoj napredak u pogledu zadataka i veština i da komuniciraju s menadžerima na osnovu povratnih informacija i rezultata. Interfejs je prilagođen korisnicima i olakšava pristup relevantnim veštinama i podstiče pojedince da rade na svom razvoju. Pored toga, dobija se pripremni materijal koji pomaže u pripremi za sledeću recenziju.
AssessTeam
AssessTeam je odličan način da se proceni učinak zaposlenog u 360 stepeni. Reč je o softveru koji se lako instalira i kojem se može pristupiti i putem mobilnog telefona.
Ovaj sistem omogućava jednostavnu procenu veština i doslednosti zaposlenih u organizaciji putem alata za praćenje i upravljanje. Odeljenje za ljudske resurse dobija fleksibilnost da prilagođava procese vrednostima kompanije i da daje povratne informacije na osnovu angažovanja zaposlenih. Softver daje zaposlenima mogućnost da dobiju povratne informacije od različitih izvora, uključujući menadžere iz drugih odeljenja.
Ovaj softver je dobar način da se postave očekivanja od novih i starih zaposlenih. Kroz metodu evaluacije 30-60-90 omogućava se praćenje napretka zaposlenih u redovnim intervalima. Podaci koje pruža softver mogu se uporediti sa učinkom u industriji i ukupnim učinkom kompanije.
PerformYard
PerformYard softver je razvijen da olakša procese ljudskih resursa kroz formalnu evaluaciju i izveštavanje. Kao i prethodni softver, omogućava prilagođavanje sistema potrebama organizacije.
To je sistem za povratne informacije i praćenje učinka koji pomaže u dobijanju recenzija i redovnih prijava od zaposlenih. Softver omogućava zaposlenima da upravljaju svojim dnevnim, nedeljnim i mesečnim ciljevima i pomaže poslodavcima da prate te ciljeve i pružaju povratne informacije na osnovu učinka. Takođe se omogućava generisanje izveštaja pre evaluacije na kraju godine i obezbeđuju željeni rezultati zaposlenih.
Trakstar
Kako se navodi na njihovoj veb stranici, Trakstar pokazuje zaposlenima kako izgleda „dobro“. Ovaj softver je jedan od najboljih u industriji i ima veliko poverenje kod HR i menadžera.
Alati i funkcije koje nudi ovaj softver pomažu da zaposleni budu angažovani i da pravovremeno završe cikluse pregleda. On pomaže zaposlenima da stvore vrednost za organizaciju tako što su u toku sa ciljevima i podstiče ih da rade bolje uz pomoć sveobuhvatnih izveštaja.
Poslodavci mogu kreirati segmente opisa poslova i postaviti timska očekivanja unutar softvera. On pomaže u kreiranju bržih procesa uz upozorenja i obaveštenja i smanjuje angažman HR. Ovaj softver stvara zadovoljstvo i kod zaposlenih i kod poslodavaca uz redovne preglede i povratne informacije sa obe strane.
Culture Amp
Culture Amp softver za upravljanje učinkom usklađuje celu kompaniju sa vrednostima i principima. On pomaže zaposlenima da prepoznaju svoje ciljeve i očekivanja na jednostavan način.
Kao što mu ime sugeriše, Culture Amp radi na stvaranju kulture povratnih informacija i napretka. Pregledi i dosledno praćenje motivacije i razvoja zaposlenih pomažu u osnaživanju timova i poboljšanju učinka. On uspostavlja vezu između menadžera i zaposlenih kako bi se podsticao timski duh. Poslodavac je u mogućnosti da proceni ciljeve koje je zaposleni postavio.
Lattice
Lattice je razvijen kako bi ohrabrio i motivisao zaposlene u svim odeljenjima. Lattice pomaže menadžmentu da podrži svoje zaposlene i pomogne im da napreduju u kompaniji.
Uz redovna ažuriranja i ciljeve softvera, Lattice omogućava timovima da budu upoznati sa ciljevima i da postavljaju očekivanja. On pomaže timovima da postave dnevni red i usklade sastanke. Menadžeri se podstiču da razgovaraju sa zaposlenima i da organizuju individualne sastanke za pregled učinka. Sa vidljivim funkcijama pohvale i povratnih informacija, softver održava timove motivisanim i spremnim za sledeće zadatke. Zaposleni mogu da prate individualni i timski učinak i da rade na svom razvoju.
Traitify
Traitify koristi naučne i vizuelne formate za procenu zaposlenih. To je dobar način da se personalizuju iskustva menadžera za zapošljavanje i angažovanih mentija.
Ovaj softver se razlikuje od ostalih sa liste jer omogućava i pretragu poslova. On omogućava odeljenju za ljudske resurse da proceni kandidate i pošalje detaljnije povratne informacije. Takođe ubrzava proces zapošljavanja prikupljanjem informacija i dokumenata o zaposlenima na jednom mestu.
Pomoću ovog softvera, menadžeri mogu osigurati visok nivo učinka timova. Redovne povratne informacije pomažu u razvoju zaposlenih i ukupnom rastu tima. Jedna od najboljih funkcija ovog softvera su alati za procenu mekih veština koji pomažu da se razume ličnost zaposlenih i da se radi na unapređenju.
ChartHop
ChartHop pomaže u razumevanju ciklusa pregleda učinka i omogućava zaposlenima da rastu kao tim.
Platforma omogućava personalizaciju i prilagođavanje pitanja pregleda učinka potrebama organizacije. Ovaj alat pomaže u razmatranju učinka i rasta zaposlenih. Podaci prikupljeni analizom omogućavaju postavljanje ciljeva za budući period i procenu nivoa učinka.
Zaključak
Bez obzira koji softver odaberete, zapamtite da su transparentnost i ohrabrivanje od suštinskog značaja za zadržavanje zaposlenih. Visoko motivisan i angažovan zaposleni će imati bolji učinak sa svakom evaluacijom. Alati za upravljanje mogu pomoći i poslodavcima pružajući im povratne informacije i mogućnost da poboljšaju svoj stil upravljanja.
Takođe, pogledajte ove sisteme upravljanja zaposlenima.