Šabloni planova projekata su od velike pomoći timovima da ostvare ciljeve uz poboljšanu produktivnost, saradnju i efikasnost.
Kada projekat teče bez problema, bez propuštanja važnih koraka, svi uključeni u proces, od članova tima do menadžera, mogu biti zadovoljni postignutim rezultatima.
Mnogo je procesa i zadataka koji se javljaju prilikom pokretanja projekta, počevši od razmišljanja i produkcije, pa sve do praćenja projekta i analize izveštaja.
Timovi moraju obratiti pažnju na svaki detalj kako bi projekat bio na pravom putu, uključujući organizaciju sastanaka, dodeljivanje zadataka, prikupljanje povratnih informacija i unapređivanje toka posla.
Može biti komplikovano i dugotrajno ako se sve radi ručno.
Međutim, korišćenjem šablona plana projekta, moguće je pojednostaviti svaki proces i imati sve podatke na jednom mestu. Ovo omogućava jasan plan koji pokazuje odakle početi i koji zadatak ima prioritet.
Na taj način, svi znaju šta treba da urade i u kom roku je potrebno da završe ceo projekat.
Kao rezultat toga, može se ubrzati tok posla i brže ostvariti ciljeve uz merenje kvaliteta.
Hajde da razmotrimo nekoliko ključnih elemenata vezanih za plan projekta, njegove suštinske delove, prednosti, kao i šta treba i ne treba raditi, i da istražimo najbolje šablone planova projekta.
Šta je plan projekta?
Plan projekta je dokument ili Excel tabela u kojoj se čuvaju svi ključni detalji projekta, uključujući datume početka i završetka, važne prekretnice, odgovorne osobe, zadatke, rokove i slično. On omogućava članovima tima da upravljaju svojim zadacima prema datim smernicama bez propuštanja bilo kog koraka.
Idealan plan projekta uključuje opis posla, listu resursa, raspored projekta, strukturu raščlanjivanja posla i plan upravljanja rizicima. Pomaže u sprečavanju preteranog napora i prekoračenja budžeta.
Šta podrazumevamo pod šablonom plana projekta?
Šablon plana projekta je alat koji služi kao osnovni element za uspešne projekte. Korišćenjem ovih šablona olakšava se početak sa planom projekta. Šabloni plana projekta uključuju primere zadataka, oznake zadataka, odeljke, karticu prioriteta i još mnogo toga.
Sa planom projekta kao nacrtom komponenti, tim može detaljno razumeti projekat i ostvariti postavljene ciljeve. Dobar šablon plana projekta pomaže u definisanju rezultata projekta, rasporeda i obima.
Koje su najvažnije komponente plana projekta?
Projektni planovi se mogu razlikovati u zavisnosti od projekta, ali svi sadrže slične informacije. Idealan plan projekta uključuje:
- Izvršni rezime koji sumira sve informacije o projektu na jednoj stranici.
- Ciljevi projekta koji definišu krajnji cilj projekta.
- Ključne odgovornosti koje definišu uloge svakog člana tima.
- Ključne rezultate i zadatke koji ističu najvažnije rezultate i zadatke tokom projekta.
- Dostupne resurse kako bi se osiguralo da postoje svi potrebni resursi za završetak projekta i da će se dodatni resursi dodati ukoliko su potrebni.
- Analizu rizika koja pomaže u identifikaciji potencijalnih rizika pre početka projekta radi adekvatnog planiranja.
- Ključne prekretnice koje identifikuju metrike potrebne za merenje napretka projekta.
- Predloženi rok za projekat koji pokazuje procenjeno vreme za svaki zadatak, isporuku i prekretnicu.
- Detalje budžeta koji pokazuju predloženi budžet za projekat.
- Planove.
- Komunikacione strategije koje treba održavati tokom trajanja projekta.
- Strategiju evaluacije za procenu uspeha i neuspeha projekta.
Zašto je planiranje projekta ključno?
Stručnjak za upravljanje projektima zna šta je potrebno za vođenje celog projekta. Međutim, tehnologija je promenila stvari. Sada postoji mnogo alata, poput šablona plana projekta, koji olakšavaju planiranje projekta od samog početka.
Pogledajmo prednosti korišćenja šablona za planiranje projekta.
Poboljšava performanse tima
Kada menadžeri imaju detaljne planove projekta, mogu pratiti svakog člana tima na osnovu njihovih zadataka i rokova. To podstiče tim da radi efikasno.
Ovo je posebno korisno kada se radi na dugim projektima, gde timu može nedostajati motivacije. Korišćenjem šablona plana projekta, tim može pratiti svoj napredak i učiti iz grešaka kako bi bio bolji. Uz jasnu sliku svega, učinak može značajno da se poveća.
Povećava produktivnost
Kada se radi na projektu bez čvrstog plana, potrebno je razmišljati o sledećim koracima i o tome koliko je projekat napredovao. Sa planiranjem projekta, tačno se zna status projekta i šta treba dalje raditi. Na ovaj način se štedi vreme i naporan rad, što rezultira većom produktivnošću.
Bolja timska saradnja
Dobar alat za planiranje projekta jasno definiše svakom članu tima šta je potrebno uraditi u određenom vremenskom roku da bi se postigao cilj. Svi članovi tima su na istoj strani, što olakšava menadžeru da dodeljuje uloge, procenjuje napredak i učinak i identifikuje oblasti za poboljšanje. Timovi takođe mogu lako komunicirati jedni sa drugima, imajuću sve potrebne informacije.
Poboljšava kvalitet projekta
Kada nema zabune ili nejasnoća zbog dobro definisanog plana, radi se sa više samopouzdanja. Svakog dana se zna odakle početi i šta treba završiti istog dana. Radi se u skladu sa tim i posao se završava na vreme. U dobrom planiranju projekta postoji i dodatno vreme za proveru da li je potrebno ponovo uraditi neki zadatak.
Šta treba i ne treba u planiranju projekta
Šta treba raditi:
- Razmišljati o novim razvojnim mogućnostima.
- Pružati podršku članovima tima.
- Štititi tim od nepotrebnih smetnji.
- Održavati pozitivan stav tokom celog projekta.
- Odvojiti potrebno vreme za završetak zadataka.
- Postavljati ciljeve i raditi na njima.
- Preuzeti odgovornost.
- Postavljati prekretnice i rokove.
Šta ne treba raditi:
- Ne ignorisati loše vesti.
- Ne preuzimati nepotrebne rizike tokom planiranja.
- Izbegavati deljenje planova pre diskusije.
- Sprečavati tim da se bavi nepotrebnim stvarima.
- Nikada ne paničiti oko rezultata, već se truditi da se stalno napreduje.
Sada, hajde da istražimo neke od najboljih šablona plana projekta.
Smartsheet
Pronađite sveobuhvatnu listu šablona na Smartsheet planu projekta za Microsoft Word. Možete koristiti šablone za usmeravanje, vođenje i upravljanje projektom koji je u toku. Jednostavni šabloni plana projekta će pomoći u praćenju detalja projekta, upravljanju vremenskim okvirima i vizualizaciji statusa projekta.
Smartsheet pomaže da se svi ključni detalji, kao što su datumi početka i završetka, detalji budžeta, potrebni resursi i drugi, čuvaju u obliku dokumenta, uz jednostavan i sveobuhvatan šablon. To je platforma zasnovana na oblaku koja omogućava timu da dobro planira, upravlja svim detaljima projekta i podnosi izveštaje.
Postavite glavni cilj, identifikujte akcije potrebne za postizanje tog cilja i dodelite odgovornu osobu za svaki zadatak sa šablonom akcionog plana. Osim toga, možete dodeliti prioritet zadacima, uneti datume i pregledati status kako bi projekat napredovao.
Sa Smartsheet-om se ne propušta nijedan korak tokom celog projekta. Profesionalno dizajnirani šabloni omogućavaju da se sve zainteresovane strane, više rukovodstvo i klijenti informišu o svakoj fazi projekta.
Smartsheet nudi šablone koji su pogodni za rad, kao što su plan izvršenja projekta, plan projekta na jednoj stranici, plan projekta za štampanje, agilni plan projekta, plan projekta izgradnje, plan upravljanja programom, dijagram prekretnica, kontrolna lista projekta, lista projektnih zadataka, praćenje, izveštaj o stanju i još mnogo toga.
Isprobajte Smartsheet besplatno i oduševite tim sveobuhvatnim šablonima.
Wrike Templates
Uklonite prepreke, ostvarite ciljeve i pronađite bolju jasnoću u svom projektu uz Wrike. Ovaj alat može da transformiše način planiranja projekta i da pomogne u svemu što je potrebno.
Omogućava pregled od 360 stepeni, moćnu automatizaciju i saradnju između odeljenja sa lakoćom. Wrike nudi različite šablone koji pomažu u postavljanju ciljeva, prekretnica i rokova za projekat dodeljivanjem zadataka svakom članu.
Šablon komunikacionog plana pomaže u strukturiranju ključnih informacija tokom projekta, definišući ko je za šta odgovoran, šta treba da sadrže i kolika je učestalost. Pomoću ovog šablona, sve zainteresovane strane mogu da budu ažurirane.
Wrike šabloni nude efikasan pristup upravljanju projektom raščlanjivanjem složenih projekata na one kojima se može upravljati. Možete dodeliti rokove, vizuelno pratiti napredak i isporučiti projekat u okviru budžeta i vremena. Takođe, uz pomoć šablona za planiranje projekta, možete upravljati zahtevima putem obrasca i pratiti ukupan učinak pomoću izveštaja.
Pokrenite Wrike besplatno.
TemplateLab
TemplateLab nudi 48 profesionalnih šablona za Microsoft Excel, Word i PDF za planiranje i izvršenje projekta. Bez obzira da li se radi o planiranju događaja, renoviranju doma, kuhinje ili IT projekta, sve se može pronaći u šablonu za efikasno upravljanje projektima.
Uz pomoć ovih šablona može se videti šta je već urađeno i šta sledi. Možete postaviti ciljeve, identifikovati rezultate, planirati aktivnosti, praviti planove podrške u vanrednim situacijama, upravljati komunikacijom, ljudskim resursima itd. TemplateLab takođe pomaže da se lako završe stvari u datom vremenskom okviru i budžetu.
Korišćenjem šablona za planiranje projekta možete definisati svaki glavni zadatak, obezbediti okvir za pregled i kontrolu upravljanja i proceniti potrebne resurse i vreme. Prilikom pregleda šablona, razumeće se šta treba da se uključi u koji red ili kolonu kako bi se dobili dobri izveštaji.
Možete preuzeti uzorke šablona plana projekta u PDF formatu kako biste videli kako će sve izgledati kada se projekat pokrene. TemplateLab takođe nudi besplatne šablone planova u Word, Excel ili PDF formatu koji će pomoći u planiranju projekata.
monday.com
Započnite sa gotovim šablonima koje nudi monday.com za bolje planiranje projekata u organizaciji. Njihov centar za šablone nudi različite šablone za različite firme, industrije i timove.
Sve važne detalje, kao što su prekretnice, rokovi, budžet, zainteresovane strane, zadaci i još mnogo toga, možete imati na jednom mestu kako biste savršeno planirali i upravljali svakim aspektom projekta. Pratite napredak i budite sigurni da nijedan zadatak nije propušten. Takođe, razumećete tok faza sa različitim prikazima kako biste pratili dolazeće rokove.
Možete kreirati grupe prema fazi ili kategoriji projekta, a zatim ih precizirati da bi se videla timska i pojedinačna odgovornost. Kategorizujte svaki zadatak na osnovu prioriteta i statusa kako bi tim imao jasan uvid u sve što treba da zna.
Integracijom sa postojećim poslovnim alatima možete sinhronizovati rokove, datoteke i još mnogo toga, čineći rad lakšim i bržim. Takođe se može integrisati sa Gmail-om, Dropbox-om, Excel-om, Jira-om, Google kalendarom, Outlook-om i Drive-om.
ClickUp
Bez obzira da li se planira jednostavan ili složen projekat, ClickUp nudi korisne šablone za savršeno planiranje projekta kako se ništa ne bi propustilo. Takođe, pruža gotov dokument koji pomaže u organizovanju različitih elemenata projekta u jedan dokument.
Šablon mape puta omogućava da se članovi tima obaveste o vremenskoj liniji projekta u vizuelnom formatu. Navedite očekivanja i povežite ih sa određenim zadacima kako biste unapredili iskustvo. Takođe, šablon budžeta pomaže u vizualizaciji potrošnje i planiranju budućeg budžeta.
ClickUp šabloni omogućavaju samopouzdanje u određivanju prioriteta planiranja projekta, organizovanju statusa i još mnogo toga. Organizujte tokove posla, rokove i datoteke da biste se mogli fokusirati na posao. Takođe, nudi se šablon Gantovog grafikona koji daje jasnu sliku projekta.
Počnite da koristite šablone besplatno.
Sledi pregled nekog softvera za upravljanje projektima koji omogućava lako upravljanje celim projektom.
monday.com
Sarađujte, upravljajte i planirajte bilo koji projekat, od jednostavnog do složenog, uz monday.com. Dozvolite članovima tima da daju sve od sebe, povežite svaki deo projekta u jednu platformu i ostvarite ciljeve.
Pomoću ovog softvera za upravljanje projektima možete upravljati i sa više projekata. monday.com omogućava kreiranje kontrolnih tabli, razumevanje uskih grla, identifikaciju rizika, dodeljivanje zadataka timovima i još mnogo toga kako biste mogli brže da radite.
Automatizujte odobrenja projekata i odredite prioritete zadataka da biste uštedeli vreme i trud. Takođe, dobićete prilagodljive obrasce za kreiranje stavki na tablama i lako praćenje stvari. Možete pratiti učinak i donositi efikasne odluke.
Besplatno isprobajte pojedinačne projekte i upoznajte se sa načinom korišćenja.
Smartsheet
Dobrodošli u svet upravljanja poslom uz Smartsheet, koji omogućava upravljanje projektima, automatizaciju procesa i proširenje poslovanja na jednoj platformi. Omogućava skup tokova posla, kontrolnih tabli, izveštaja i pregleda za praćenje i evidentiranje planova, rasporeda i resursa.
Kompanije svih veličina mogu lako da prošire poslovanje i isporuče najveću vrednost uz potrebne šablone i alate. Smartsheet se takođe integriše sa softverom koji se već koristi u organizaciji. Koristan je za IT stručnjake, dizajnere i druge koji zavise od projekata.
Pronađite resurse koji su potrebni i počnite da upravljate projektom od početka.
Teamwork
Pokrenite važan projekat uz pomoć softvera za upravljanje projektima Teamwork. Omogućava pregled celog procesa na jednom mestu, tako da se projektima može lako upravljati.
Omogućene su napredne funkcije za upravljanje projektom, od praćenja vremena do raspodele resursa i budžetiranja. Dodajte Desk, Chat, Spaces ili CRM upravljanju projektima kako bi se dobilo još bolje iskustvo.
Započnite besplatnu probnu verziju i poboljšajte produktivnost i profitabilnost.
Zaključak
Upravljanje projektima od početka do kraja predstavlja izazov za organizacije. Koristite najbolje šablone i softver za planiranje projekata kako biste planirali i sproveli projekte sa više fleksibilnosti, lakoće i samopouzdanja. Tako se štedi vreme i smanjuje napor i stres.
Takođe, možete pogledati neke od šablona mape puta projekta.