Značaj i primena prekretnica u upravljanju projektima
Prekretnice predstavljaju ključne momente od vitalnog značaja za uspeh celokupnog projekta. Menadžeri projekata se oslanjaju na šablone dijagrama prekretnica kako bi efikasno pratili napredak. Ove tačke takođe jasno pokazuju koliko dobro se ostvaruju ciljevi postavljeni na početku projekta.
Jednostavno rečeno, prekretnica se može definisati kao značajan trenutak u projektu. Međutim, nije neobično da članovi projektnog tima imaju različito razumevanje ovog koncepta. Ovo može dovesti do poteškoća u upravljanju projektom ako tim nije usklađen.
Kako bismo izbegli gubljenje vremena, dublje ćemo istražiti temu prekretnica u projektima. Nastavite sa čitanjem da biste saznali više o prekretnicama, dijagramima prekretnica, šablonima, prednostima i drugim relevantnim aspektima, objašnjenim na pristupačan način.
Šta je to dijagram prekretnica?📈
Pre nego što se posvetimo dijagramima prekretnica, hajde da najpre razumemo same prekretnice. Prekretnice funkcionišu kao kontrolne tačke za procenu napretka projekta kako se on razvija ka svom konačnom cilju. One služe kao signalne tačke koje označavaju važne faze u okviru vremenske linije projekta. Evo nekoliko primera:
- Datum početka i datum završetka projekta.
- Unapred planirani pregled projekta od strane klijenta, treće strane ili zainteresovanih strana.
- Tačka u projektu gde treba razgovarati o ažuriranju budžeta sa investitorima.
- Podnošenje značajnog rezultata, na primer, slanje prototipa mobilne📱 aplikacije timu za korisničko iskustvo radi prikupljanja povratnih informacija tokom agilnog procesa razvoja proizvoda.
Prekretnice omogućavaju jasnu vizualizaciju značajnih elemenata projekta. Takođe, one olakšavaju uvid u trenutnu fazu razvoja proizvoda ili životnog ciklusa projekta u bilo kom trenutku.
Definisanje dijagrama prekretnica sada postaje jednostavno. To je alat za upravljanje projektima koji vizualizuje prekretnice u toku razvoja projekta ili proizvoda. Najčešće se, u softveru za upravljanje projektima, koriste Gantogrami ili druge strukture vremenske linije projekta na kojima su označene prekretnice.
Prekretnice na vremenskoj liniji projekta obično sadrže važne detalje kao što su datum početka, rok, kome se podnosi izveštaj i druge relevantne informacije. Kao i Gantogrami, dijagrami prekretnica takođe koriste određene osnovne simbole koji se postavljaju na vremenskoj liniji ili u kalendaru projekta. Ova struktura pruža informacije o stvarnim i planiranim datumima završetka prekretnice.
Simboli na dijagramu prekretnica mogu biti vertikalna bela strelica za planirani završetak i vertikalna crna strelica za stvarni završetak. Takođe, beli oblik dijamanta simbolizuje planirani završetak koji je još uvek u budućnosti, a crni dijamant♦ označava planirani završetak čiji je datum već prošao.
Zašto su dijagrami prekretnica neophodni za menadžere projekata
Ako ste menadžer projekta ili ste odgovorni za ciklus razvoja proizvoda, dijagrame prekretnica ćete smatrati korisnim iz sledećih razloga:
Praćenje rokova
Deoba velikog projekta na manje zadatke i prekretnice pomaže vam da postavite više rokova umesto jednog. Time se podstiče tim da radi proaktivno ka postizanju ovih ciljeva umesto da čeka poslednji rok.
Važni datumi u fokusu
Šabloni dijagrama prekretnica pomažu vam da planirate projekat uzimajući u obzir predstojeće odmore, sastanke odbora, obuku tima i slično.
Prepoznavanje uskih grla u projektu
Razvojni zadaci koji uključuju zavisnosti od spoljnih partnera ili dobavljača mogu postati usko grlo jer vremenska linija upravljanja projektom to ne uzima u obzir.
Zato menadžeri projekata koriste dijagrame prekretnica kako bi integrisali spoljne faktore, kao što je potrebno snabdevanje od dobavljača, kako bi zadatak mogao da pređe na sledeću prekretnicu. Na taj način, iskusni menadžeri održavaju projekte van blokade.
Iskorišćavanje potencijala projektnog tima
Menadžeri projekata koriste dijagrame prekretnica da podele veliki projekat na manje delove. Potom analiziraju te prekretnice kako bi utvrdili potrebne veštine. U skladu sa tim, dodeljuju prekretnice timu na osnovu njihovih sposobnosti.
Transparentnost finansiranja
Prekretnice projekta su ključna komponenta pri izveštavanju o statusu projekta investitorima. To pomaže finansijskim partnerima da vide gde se novac ulaže i kakav je očekivani povrat. Stoga, možete ubediti finansijere i održati tok novca.
Zašto su dijagrami prekretnica bolji od tabela
Sledi nekoliko nedostataka korišćenja tabela za praćenje prekretnica projekta u odnosu na korišćenje alata za dijagram prekretnica:
#1. Tabelama nedostaje automatizacija potrebna za ažuriranje traka. Zbog toga, potrebno je pregledati brojne radne listove kako bi se dobio uvid u trenutni status projekta i prekretnice. Zatim, morate ručno pisati e-poštu i kontaktirati osobu odgovornu za zadatak.
#2. Dijagrami prekretnica bazirani na tabelama ne obaveštavaju automatski ceo tim kada se dostigne prekretnica. Potrebno je pratiti sve radne listove i tražiti završene prekretnice.
#3. Većina aplikacija za tabelarne proračune ne nudi integraciju sa drugim alatima za upravljanje projektima, upravljanje odnosima sa klijentima (CRM), praćenje vremena i video konferencije. Stoga, da biste zainteresovanim stranama brzo predstavili podatke ili statuse projekta, potrebno je proći kroz mnoge pripreme pre samog sastanka.
#4. Većina aplikacija za tabelarne proračune ne nudi napredne mogućnosti izveštavanja osim numeričkih proračuna, grafikona, i tabela. Nasuprot tome, aplikacija za upravljanje projektima sa dijagramima prekretnica nudi specijalizovane funkcije izveštavanja kao što su grafikoni sagorevanja, grafikoni brzine, kumulativni dijagrami toka i slično.
Kako napraviti dijagram prekretnica
#1. Prvi korak u kreiranju dijagrama prekretnica je definisanje ciljeva projekta. Pristupite bilo kom alatu za upravljanje projektima i kreirajte vremensku liniju projekta. Takođe, potrebno je zapisati ciljeve projekta u kartice zadataka i postaviti procenjene datume početka i završetka projekta.
#2. Sledeći zadatak je kreiranje liste zadataka za projekat. Zapišite projektne zadatke hronološkim redosledom. Na primer, u projektu razvoja veb stranice, najpre je potrebno registrovati domen i hosting, a zatim se prelazi na izradu same veb stranice.
#3. Potrebno je povezati projektne zadatke sa periodima ili datumima, u zavisnosti od napora potrebnog za njihovo izvršenje.
#4. Sada je potrebno identifikovati prekretnice u vašem projektu. Da biste utvrdili da li neki element projekta ispunjava uslove da bude prekretnica, postavite sledeća pitanja. Ukoliko je odgovor na sva pitanja potvrdan, element projekta se može smatrati prekretnicom:
- Da li je element značajna kontrolna tačka koja ukazuje na napredak projekta?
- Da li element projekta utiče na rok?
- Da li zainteresovane strane projekta treba da pregledaju taj element?
#5. Vreme je da kreirate vremensku liniju projekta u aplikaciji za upravljanje projektima, sastavljanjem ciljeva, zadataka, rezultata, faza i prekretnica u logičan redosled. Tokom kreiranja vremenske linije, takođe ćete identifikovati zavisnosti zadataka koje mogu dovesti do zastoja u projektu.
#6. Na kraju, podelite dijagram prekretnica sa projektnim timom i zainteresovanim stranama. Preporučuje se uključivanje obaveštenja i e-pošte kako biste primali ažuriranja projekta.
Određivanje prekretnica u upravljanju proizvodima
S obzirom da većina procesa razvoja proizvoda prati agilni okvir, ključni datumi više nisu logične prekretnice. Ovo je zbog toga što se proizvodi lansiraju kontinuirano, a poboljšanja se uvode u realnom vremenu.
Stoga, u upravljanju proizvodima, prekretnice treba da budu specifični ciljevi koje tim treba da postigne na kraju razvojnog ciklusa ili sprinta. Sledi nekoliko primera važnih prekretnica u upravljanju proizvodima:
- Postizanje cilja ključnog indikatora učinka (KPI).
- Dodavanje novih funkcionalnosti proizvodu.
- Lansiranje mobilne aplikacije na novom tržištu aplikacija.
- Osposobljavanje tima za prodaju i marketing.
- Učešće na konferenciji ili sajmu i promocija proizvoda.
- Početak ili kraj fiskalnog kvartala.
Ovde su prikazani neki od najboljih šablona dijagrama prekretnica za menadžere proizvoda.
Besplatni šabloni projektnih prekretnica
Isprobajte Smartsheet šablone za iskustvo sa dijagramima prekretnica različitih dizajna i tipova. Ovi šabloni su dostupni kao prekretnice projekta, vremenske linije projekta sa prekretnicama, prekretnice za akviziciju preduzeća, mape puta prekretnica i slično.
Ukoliko planirate da upravljate projektima ili razvojem proizvoda koristeći ove šablone, biće potrebno ručno pratiti statuse. Razlog za to je što su ovi šabloni bazirani na Microsoft Word, Excel i PowerPoint formatima. Neki su dostupni i u PDF formatu za jednostavno slanje izveštaja o projektnim prekretnicama putem e-pošte.
Možete početi sa osnovnim šablonom prekretnice. On uključuje statički grafikon prekretnica i vizuelnu vremensku liniju. Statička tabela sadrži zaglavlja kao što su nosilac prekretnice, komentari, status i slično.
Dijagram prekretnica
Lucidspark tabela prekretnica vam omogućava da lako vizualizujete ključne ciljeve projekta i prekretnice. Dijagram je jednostavan za korišćenje i omogućava vam brzo organizovanje prekretnica unosom detalja. Nećete izgubiti puno vremena na uređivanje šablona.
Po dizajnu, to je matrica kvadratnog oblika 3×4. Kolone s leva na desno predstavljaju prekretnicu 1, prekretnicu 2, prekretnicu 3 i konačni cilj. Redovi od vrha do dna predstavljaju rezultate, korake i datume.
Možete kopirati i nalepiti postojeće tekstualne okvire za naslov i opis da biste prilagodili zadatke ili rezultate koji predstavljaju prekretnice projekta. Štaviše, možete koristiti „dragline“ funkciju da povežete prekretnice sa zadacima, fazama, zavisnostima i slično.
Šabloni dijagrama prekretnica
Ukoliko vi i vaš tim sarađujete na velikom projektu koji ima mnogo zadataka, rokova i rezultata, možete iskoristiti primer dijagrama prekretnica iz Miro.
Ovaj šablon dijagrama prekretnica je pogodan za praćenje više projekata i zadataka uz pomoć statičkih grafikona i vizuelnih vremenskih linija. Dizajn vam olakšava planiranje važnih događaja koji se planiraju u određenim vremenskim intervalima tokom životnog ciklusa projekta.
Primer dijagrama prekretnica takođe omogućava saradnju u realnom vremenu sa timom za razvoj proizvoda putem deljenja linkova. Osim toga, tablu možete prebaciti u režim prezentacije ukoliko želite da predstavite značajna dostignuća zainteresovanim stranama u projektu.
Gantt Chart Maker
ProjectManager je vodeći PM alat koji vam omogućava da kreirate Gantograme sa projektnim prekretnicama. Ovi dijagrami su dostupni na internetu, tako da možete podešavati automatska obaveštenja, izveštavanje, praćenje napretka projekta i druge funkcije.
Alat vam olakšava vizualizaciju prekretnica u listi, tabli i kalendarskom prikazu projekta. Prekretnice su dizajnirane tako da se dobro uklapaju u Ganttov grafikon. Sve prekretnice su obeležene dijamantskim simbolima na vremenskoj liniji projekta.
Možete da dodajete i prilagođavate prekretnice iz menija Ganttovog grafikona. Kada pređete na Gantt traku, videćete simbol dijamanta. Kliknite na njega da biste dodali novu prekretnicu ili izmenili postojeću.
Projektne prekretnice
Creately je još jedna popularna platforma za profesionalne šablone i dijagrame. Možete posetiti veb stranicu kako biste pristupili sjajnim šablonima dijagrama prekretnica koje timovi za razvoj proizvoda i zainteresovane strane lako razumeju.
Ako pravilno dizajnirate dijagram prekretnica koristeći Gantograme i vremenske okvire projekta, možete ga koristiti kao centralizovano mesto za upravljanje projektom. Creately vam omogućava saradnju uživo sa spoljnim i internim resursima. Takođe, možete podesiti pametna obaveštenja da znate kada neko izvrši izmene na tabli prekretnica.
Tabela prekretnica projekta
Office Timeline je popularna destinacija za dodatke koji rade na mreži ili van mreže sa vašim omiljenim Microsoft Office aplikacijama, kao što su PowerPoint i Excel. Iako se većina ovih alata za vremensku liniju naplaćuje, možete preuzeti besplatnu probnu verziju da biste vizualizovali svoje prekretnice. Ukoliko smatrate da je šablon koristan, možete kupiti komercijalnu licencu od Office Timeline.
Njegov dijagram prekretnica sadrži vremensku liniju projekta i osnovne simbole poput dijamanta, kruga i kvadrata koji označavaju prekretnice. Vremenska linija projekta je horizontalna vremenska skala na kojoj se prikazuju prekretnice. Možete da dodate podatke o prekretnici, kao što su datum početka, opis, resursi i datum završetka.
FAQ
Da li se Ganttov grafikon razlikuje od dijagrama prekretnica?
Ganttovi grafikoni su različit alat za upravljanje projektima od dijagrama prekretnica. Ganttovi grafikoni će vam reći koje aktivnosti treba da završite kako biste dovršili projekat.
Nasuprot tome, dijagram prekretnica vam govori krajnje datume do kojih treba da isporučite određene rezultate projekta ili predstavite izveštaj.
Završne reči
Prekretnice mogu napraviti veliku razliku u bilo kom projektu. Ako ste menadžer projekta i još niste postavili prekretnice projekta, sada je pravo vreme da to uradite. S druge strane, ako ste član projektnog tima i želite da postavite prekretnice za lakšu navigaciju kroz projekat ili procese razvoja proizvoda, odmah razgovarajte sa vođom projekta.
Sada ste prošli kroz osnovne elemente prekretnica, dijagrama prekretnica i njihovih prednosti. Takođe ste naučili kako da ih kreirate za bilo koji projekat ili razvoj proizvoda. Pored toga, predstavili smo vam neke od najboljih šablona dijagrama prekretnica koje možete početi da koristite odmah bez gubljenja vremena na kreiranje od nule.
Možda ćete želeti da pročitate i članak Mapa puta projekta: Vodič i besplatni šabloni za bolje izveštavanje o projektu zainteresovanim stranama.