Управљање људским ресурсима уз ХРИС софтвер: Водич за избор и употребу
У свакодневном раду са великим бројем запослених, одељење људских ресурса (ХР) се суочава са изазовом ефикасног управљања обиљем информација како би доносило информисане одлуке. Овај комплексан задатак захтева значајан напор, често остављајући мало времена за друге, подједнако важне, ХР активности.
Управо у таквим ситуацијама, увођење система за управљање људским ресурсима (ХРИС) може се показати као одлична инвестиција. ХРИС софтвер нуди решења за ефикасно управљање информацијама о запосленима, значајно побољшавајући ефикасност процеса унутар ХР одељења. У овом чланку, истражићемо шта тачно представља ХРИС софтвер, његове различите типове, као и осам конкретних решења која могу унапредити ваше ХР процесе.
Шта је ХРИС софтвер?
Информациони систем људских ресурса, познат као ХРИС, је дигитални систем дизајниран да аутоматизује и поједностави ХР процесе и активности. Другим речима, ХРИС је софтвер који се бави кључним ХР задацима, укључујући управљање информацијама о запосленима, финансијске процесе, обрачун зарада и друге релевантне активности.
Користећи ХРИС, ХР стручњаци могу да се више фокусирају на анализу података, уместо на њихово ручно прикупљање и обраду. Ова промена омогућава им да доносе боље, информисаније одлуке, а уједно доприноси ефикаснијем и складнијем функционисању целе организације. Већина ХРИС система пружа свеобухватне функције неопходне за целокупно управљање људским ресурсима.
Предности ХРИС софтвера
Аутоматизација процеса за убрзано извршавање задатака
ХРИС софтвер аутоматизује рутинске ХР задатке, као што су праћење одсустава, евиденција присуства и обрачун плата. Ово је посебно корисно за компаније са великим бројем запослених, јер штеди време и ресурсе.
Једноставнији процеси регрутовања, процене кандидата и пријема
ХРИС систем омогућава брзо прикупљање и скенирање велике количине биографија како би се пронашао најквалификованији кандидат. Ова функција знатно олакшава рад ХР тима, елиминишући потребу за ручним прегледањем сваке биографије. Поред тога, ХРИС може да преузме одговорност и за многе задатке приликом пријема нових запослених.
Побољшана сарадња и интерна комуникација
ХРИС платформе омогућавају свим запосленима да остану повезани са ХР тимом. Запослени могу приступити информацијама о присуству, платним листицама, анализи учинка и подносити захтеве за одсуство или унапређење путем система.
Извештаји и анализе учинка запослених
ХРИС може да прати метрике учинка запослених и генерише недељне, месечне, кварталне и годишње извештаје за детаљну анализу.
Брже и прецизније доношење одлука
Анализом извештаја и приступом информацијама о запосленима из ХРИС базе података, одлуке о управљању људским ресурсима могу се доносити ефикасније и са већом прецизношћу.
Интеграција са другим алатима
ХРИС системи се могу интегрисати са различитим алатима које компанија користи за различите сврхе. На пример, интеграција са системима за управљање пројектима омогућава ХР тиму да прати рад запослених и генерише процене учинка.
Сада када сте упознати са предностима ХРИС софтвера, погледајмо које карактеристике треба тражити приликом одабира одговарајућег решења за ваше потребе.
Како одабрати прави ХРИС софтвер?
Дефинисање потреба
Пре него што се одлучите за одређени ХРИС софтвер, кључно је да разумете тачне захтеве ваше организације. Различите врсте ХРИС софтвера нуде различите функције, стога је важно да одредите који тип најбоље одговара вашим потребама. Размотрите које задатке желите да аутоматизујете и којом количином радника треба да управљате.
Консултације са другим одељењима
Приликом одабира ХРИС-а, корисно је да се консултујете са менаџерима различитих одељења, ИТ подршком и ХР тимом. Ово ће вам помоћи да добијете увид у све аспекте који треба да се узму у обзир. Разговори са другим колегама могу дати вредне предлоге који вам могу користити приликом куповине.
Постављање буџета
Различити добављачи ХРИС-а нуде различите пакете и функције, стога је важно да поставите буџет у складу са вашим потребама и очекиваним повратом инвестиције. На тај начин можете сузити избор на неколико најрелевантнијих софтвера. Такође размотрите могућност куповине софтвера са једнократном накнадом или дугорочним пакетима са попустом.
Разговор са добављачима и разумевање софтвера
Након што сте направили ужи избор потенцијалних ХРИС решења, ступите у контакт са добављачима. Закажите састанке како бисте разумели како систем функционише и разговарали о свим његовим функцијама. Ово ће вам омогућити да стекнете реалну слику о могућностима софтвера и поредите различита решења како бисте донели најбољу одлуку.
Учешће у демонстрационим сесијама
Ако су доступне бесплатне демонстрације за ХРИС софтвер који вас занима, искористите ту прилику. Демонстрације пружају прилику да стекнете практичан осећај о функционалности и сложености софтвера.
Имајући ове факторе на уму, можете донети информисану одлуку о избору најбољег ХРИС софтвера за ваше потребе. У наставку погледајте преглед неких од најбољих ХРИС решења на тржишту.
Фресхтеам
Фресхтеам ХРИС је ефикасно решење за управљање запосленима, укључујући пријем нових радника, праћење њихових информација и евиденцију присуства.
Карактеристике
- Конфигурација система за пријем нових запослених и ефикасно управљање документацијом
- Аналитички прикази података и извештаји о токовима кандидата и променама у радној снази
- Портал за самопослуживање који омогућава запосленима да управљају својим одсуствима и осталим захтевима
Фресхтеам ХРИС је ефикасан алат за управљање запосленима и радном снагом. Нуди бесплатну пробну верзију од 21 дана, што вам омогућава да проверите да ли вам одговара пре куповине.
Рипплинг
Рипплинг је свеобухватан ХРИС систем са широким спектром функција које покривају готово све аспекте управљања људским ресурсима.
Карактеристике
- Интеграције са Слацк-ом, Зоом-ом, Гоогле Воркспаце-ом и другим алатима
- Једноставно управљање променама запослених и пријем нових радника
- Администрација платног списка и аутоматско израчунавање пореза
- Управљање бенефицијама запослених, укључујући здравствено осигурање
- Евиденција времена и присуства
- Уграђени систем за управљање учењем за обуке о производима и кодексима понашања
Рипплинг представља једно од најквалитетнијих решења за управљање људским ресурсима, иако је ценовно у горњем распону.
Зохо Пеопле
Зохо Пеопле је ХРИС систем који прати податке о запосленима и њихов учинак, са функцијама управљања учењем (ЛМС), аналитиком и могућностима прилагођавања.
Карактеристике
- Управљање информацијама о особљу и класификацијом радне снаге
- Праћење присуства и управљање одсуством
- Управљање документацијом при пријему нових запослених
- Корпоративни ЛМС систем за различите врсте обука
- Прилагодљиви токови рада и самопослужни систем за запослене
- Једноставна интеграција са Зохо Паиролл-ом за управљање платама и бенефицијама
Стандардни Зохо Пеопле ХРИС је ефикасан за управљање запосленима и друге основне ХР задатке. Међутим, за обрачун зарада, потребно је да користите Зохо платни списак, што повећава укупне трошкове.
АДП
АДП је ХРИС систем који нуди управљање радним временом, обрачун плата, бенефиције и осигурање, услуге усклађености и ангажовање људских ресурса.
Карактеристике
- Ефикасан обрачун плата са брзим депозитима и интеграцијама са другим пословним софтверима
- Аутоматизовано управљање радном снагом са праћењем радног времена и присуства
- Једноставно регрутовање и пријем нових радника уз услуге провере квалификација
- Приступ ХР оутсоурцинг услугама
- Услуге усклађености, као што су порези и верификација запослених
АДП је добра опција за мале компаније које немају велики ХР тим. Услуга ХР оутсоурцинга може бити корисна за стартапе који желе да брзо покрену пословање.
Бамбоо ХР
Бамбоо ХР је ХРИС систем дизајниран да поједностави информациони систем људских ресурса и безбедно организује све податке. Нуди извештаје, анализе, прилагођавање приказа и друге функције.
Карактеристике
- Прикупљање и управљање подацима за преглед и промене у реалном времену
- Приказ података у виду детаљних извештаја за анализу
- Прилагођавање информационог система за лакши приступ документацији
Бамбоо ХР се посебно фокусира на документацију података, извештавање, анализу и безбедно складиштење, што га чини добрим решењем за мале компаније.
Зенефитс
Зенефитс је ХРИС систем који поједностављује процес пријема нових радника, управљање запосленима, праћење ПТО-а и анализе учинка.
Карактеристике
- Поједностављен процес управљања бенефицијама запослених, као што су здравствено осигурање и трошкови превоза
- Брза и једноставна обрада платног списка
- Ефикасан процес самосталног пријема нових запослених
- Праћење рокова за планирање
Зенефитс ХРИС нуди три различита пакета, које можете изабрати у зависности од потреба ваше организације.
Натурал ХР
Натурал ХР је све-у-једном ХРИС решење за средње компаније, које омогућава лакше управљање свим ХР задацима.
Карактеристике
- Управљање подацима о запосленима
- Праћење радног времена и одсуства
- Аутоматизовано управљање платним списком
- Анализа учинка и извештавање
- Увид у управљање токовима посла и промене
- Једноставно управљање бенефицијама запослених
Натурал ХР је свеобухватно решење за све ХР потребе средњих и већих компанија.
Паицор
Паицор је ХРИС систем за управљање радном снагом и информационим системима запослених.
Карактеристике
- Мобилни систем за евидентирање присуства
- Праћење и мерење учинка запослених
- Захтеви за одсуство и одмор
- Унос личних података нових запослених пре почетка рада
- Увид у трендове надокнада, структуру радне снаге, итд.
Паицор је ХРИС ограничене функционалности, дизајниран за ефикасно управљање радном снагом и праћење информација о запосленима.
Како се ХРИС софтвер разликује од другог ХР софтвера?
У мору различитих ХР софтверских решења, може бити тешко направити разлику. ХР софтвер је постао сложенији и свеобухватнији, што доводи до преклапања и замагљивања граница. Постоје три главне врсте ХР софтвера:
#1. ХРИС – Информациони систем људских ресурса
ХРИС је најчешћи и најосновнији тип софтвера за људске ресурсе. Обично се користи за управљање запосленима, дефинисање политика и помагање у различитим процесима. Типичне карактеристике ХРИС-а укључују регрутовање, праћење присуства, управљање токовима посла, обуку и развој.
#2. ХЦМ – Управљање људским капиталом
ХЦМ системи обављају све што и ХРИС, али додају и додатне функције. Овај тип софтвера укључује управљање талентима, компензације, развој и планирање каријере. ХЦМ такође има функције као што су праћење учинка, контрола радних места и управљање процесом пријема.
#3. ХРМС – Систем управљања људским ресурсима
ХРМС се сматра најсвеобухватнијим системом, јер има све функције ХРИС-а и ХЦМ-а. ХРМС укључује аутоматски обрачун пореза, обраду плата и управљање радним временом. Многе функције ХРМС-а и ХРИС-а се преклапају, али ХРМС нуди додатни слој управљања запосленима.
У већини компанија које нуде овај софтвер, континуирано се додају нове функције, што доводи до тога да се термини ХР алати користе наизменично.
Сада, погледајмо различите типове ХРИС софтвера који су доступни.
Врсте ХРИС софтвера
У основи, свих пет типова ХРИС софтвера имају основне функције као што су управљање запосленима, аутоматизација процеса, самопослуживање и централизоване базе података. Поред тога, сваки тип нуди и јединствен скуп функција.
#1. Оперативни ХРИС
Оперативни ХРИС је добар за прикупљање и извештавање о подацима и ресурсима. Може да чува информације о запосленима, радним местима и процене учинка. ХР менаџери користе оперативни ХРИС за управљање учинком, унапређењима, запошљавањем и променама у особљу. Ове функције помажу организацијама да елиминишу рутинске задатке и повећају ефикасност.
#2. Тактички ХРИС
Тактички ХРИС је усмерен на доношење одлука које могу значајно утицати на организацију. Поред функција као што су обука, слободна радна места, запошљавање и компензације, такође помаже у расподели ресурса, развоју и анализи посла. Тактички ХРИС може да се бави екстерним подацима, као што су извештаји из анализе конкурената и захтеви владе.
#3. Стратешки ХРИС
Стратешки ХРИС помаже у анализи компаније ради креирања стратегија и доношења одлука. Овај софтвер помаже у планирању радне снаге, идентификујући области и одељења која ће имати велики број слободних радних места у будућности. Такође помаже у постављању циљева анализом буџета и тржишних трендова. Стратешки ХРИС је намењен средњим компанијама које желе да прошире своју радну снагу.
#4. Свеобухватан ХРИС
Свеобухватни ХРИС укључује све функције које нуде претходно наведени типови. Компаније којима су потребне оперативне, тактичке и стратешке функције могу користити овај софтвер ради поједностављивања управљања. Свеобухватни ХРИС укључује управљање информацијама о запосленима и калкулације слободних радних места, запошљавање, праћење и анализу учинка. Овај тип ХРИС-а је скупљи, али нуди стандардну платформу за све што је потребно ХР-у.
#5. ХРИС ограничене функције
ХРИС ограничене функције представља супротност свеобухватном ХРИС-у. Овај тип је прилагођен специфичним ХР задацима и обично има једну функцију, са исцрпним системом за ту намену. Овај тип ХРИС-а је идеално решење за мале организације које немају компликоване потребе, а веома је једноставан за коришћење, приступачан и њиме може да управља један ХР менаџер.
Закључак
ХРИС може да преобрази начин управљања запосленима у организацији. Уз помоћ бољих алата и функција, ХР може да одржи задовољство запослених и оствари најбоље резултате за организацију. Међутим, ХРИС ће бити користан само ако знате ваше конкретне потребе.
Стога, пре доношења важне одлуке о куповини ХРИС-а, важно је да размотрите све што је наведено у овом чланку.