Jasno razumevanje hijerarhije unutar organizacije ili tima pomaže da se osigura da se obratite pravoj osobi za određene potrebe. Korišćenjem šablona organizacione strukture, možete lako kreirati vizuelni prikaz organizacije.
Za svaku kompaniju, organizacioni dijagram igra vitalnu ulogu jer ilustruje hijerarhijske odnose unutar tima ili cele organizacije. On takođe doprinosi transparentnosti i saradnji, a novim članovima tima olakšava da razumeju kome su odgovorni.
Izrada organizacionog dijagrama može biti kompleksan i dugotrajan zadatak. Međutim, korišćenje šablona može značajno olakšati ovaj proces za vašu kompaniju. Zaronimo dublje da bismo saznali više o organizacionim dijagramima, njihovoj primeni, tipovima struktura i nekim od vodećih alata za kreiranje ovih dijagrama.
Šta je organizacioni dijagram?
Organizacioni dijagram, ili „org-chart“, predstavlja vizuelni prikaz hijerarhije odnosa unutar tima ili organizacije. Jednostavnije rečeno, on pokazuje kako su zaposleni međusobno povezani u organizaciji.
Iako je najčešća primena ovih dijagrama prikazivanje strukture preduzeća, mogu se koristiti i u svrhe planiranja i budžetiranja.
Zašto timovi koriste organizacione dijagrame?
Organizacioni dijagram je koristan iz različitih razloga. Evo nekoliko ključnih koristi koje timovi ostvaruju korišćenjem organizacionih dijagrama:
Efikasno upravljanje rastom
Liderima je potreban jasan uvid u to gde se zaposleni uklapaju u organizaciju i koje su njihove uloge. Samo sa takvom vizualizacijom mogu identifikovati oblasti koje zahtevaju promene. U situacijama kao što su zapošljavanje novih radnika ili spajanje timova, organizacioni dijagrami su od velike pomoći za planiranje budućih promena i predviđanje potencijalnih scenarija.
Bolja komunikacija među članovima tima
Organizacioni dijagram vizualizuje radne odnose uz potpunu transparentnost. Uz njegovu pomoć, svaki zaposleni zna kome se može obratiti za pomoć kada je to potrebno. Umesto da se sami bore sa problemima, ljudi mogu da komuniciraju sa pravom osobom.
Ovaj dijagram omogućava da vidite sve uključene u projekat, čime se sprečava traženje pomoći od pogrešne osobe. Sve ovo na kraju povećava efikasnost i smanjuje gubitak vremena.
Prikaz odnosa izveštavanja
U velikim kompanijama česte su interne promene pozicija. Takođe, novozaposlenima je teško da zapamte hijerarhiju unutar tima. Organizacioni dijagram pomaže zaposlenima da razumeju gde se uklapaju u celokupnu strukturu kompanije. Na taj način mogu da se pozovu na dijagram kako bi znali kome treba da podnose izveštaje i sa kim da komuniciraju u okviru svoje pozicije.
Vizualizacija šire slike
Ljudi često zaboravljaju da njihov rad doprinosi nečemu većem. Organizacioni dijagrami vam mogu pomoći u tome. Kada zaposleni vide svoj položaj u široj hijerarhiji i kako doprinose efikasnom poslovanju, to će sigurno poboljšati njihov moral i povećati produktivnost.
Vrste organizacionih struktura
Ako pogledate različite primere organizacionih dijagrama, primetićete da postoji mnogo različitih formata. Razlog za to su različiti tipovi organizacionih struktura na kojima se zasnivaju ovi dijagrami. U nastavku ćemo razmotriti neke od najčešćih varijanti organizacionih struktura.
Hijerarhijska struktura organizacije
Ovo je najčešći tip strukture koji se koristi za izradu organizacionih dijagrama. Pojedinci sa najvišim pozicijama nalaze se na vrhu dijagrama, a zaposleni sa nižim pozicijama ispod njih.
Ova struktura podseća na oblik piramide. Ovakav dijagram obezbeđuje odgovornost i podstiče zaposlene da napreduju u karijeri zahvaljujući svom učinku.
Funkcionalna organizaciona struktura
Ova struktura takođe podseća na hijerarhijsku, gde se najviši profesionalci nalaze na vrhu, a potom se struktura postepeno spušta. Razlika je u tome što su zaposleni grupisani prema svojoj stručnosti i poziciji u kompaniji. Ova struktura je takođe veoma skalabilna.
Horizontalna ili ravna organizaciona struktura
Kompanije sa manjim brojem ljudi na upravljačkim pozicijama često smatraju da je ravni dijagram veoma koristan. Obično startap kompanije koriste ovu horizontalnu strukturu pre formiranja različitih odeljenja. Međutim, čak i neke zrele kompanije koriste ovu strukturu kako bi promovisale otvorenu komunikaciju i smanjile potrebu za nadzorom.
Diviziona organizaciona struktura
Ova struktura je idealna za velike korporacije koje imaju više divizija unutar svog korporativnog sistema. Ove divizije imaju autonomiju nad svojim osobljem i obuhvataju zasebne timove za promociju, radnu snagu, distribuciju, IT i slično.
Korporacije sa ovakvom strukturom brže reaguju na potrebe tržišta ili klijenata. Osim toga, ona podstiče demokratiju i personalizovan pristup, pomažući kompanijama da ostanu fleksibilne.
Matrična organizaciona struktura
Ova struktura prikazuje među-funkcionalne timove formirane za specifične zadatke. U suštini, to je kombinacija dve ili više organizacionih struktura. Omogućava ljudima da steknu dinamično razumevanje organizacije.
Organizaciona struktura zasnovana na timovima
Kompanije sa ovom strukturom kategorizuju zaposlene po odeljenjima. Umesto konvencionalne hijerarhije, veći fokus se stavlja na autonomiju zaposlenih, timsku saradnju i rešavanje konflikata. Ovaj sistem je najpogodniji za agilne i scrum kompanije.
Mrežna organizaciona struktura
Danas mnoge organizacije raspoređuju svoje resurse na različitim lokacijama. Kompanije čija organizaciona struktura više zavisi od komunikacije i veza, a ne od hijerarhije, trebalo bi da primenjuju mrežne sisteme. Ova struktura prikazuje složenu mrežu resursa na i van lokacije.
Bez obzira koju vrstu strukture primenjujete, sledeći alati za izradu organizacionih dijagrama omogućiće vam da ih lako kreirate.
SmartDraw
SmartDraw nudi brojne šablone organizacionih dijagrama za različite industrije, uključujući korporativne kompanije, kompanije za video igre, istraživačke divizije, finansijska odeljenja, vladine organizacije, odeljenja za ljudske resurse, neprofitne organizacije, bolnice i foto-bazirane šablone.
Ako ne želite da gubite mnogo vremena na izradu dijagrama, možete koristiti postojeći šablon i dodati imena kako biste kreirali personalizovani organizacioni dijagram za vašu kompaniju. Međutim, platforma nudi i brojne opcije za uređivanje dijagrama, kao što je promena oblika, dodavanje slika, kreiranje pod-dijagrama, smer dijagrama i stil grane.
Canva
Canva je još jedna platforma sa bogatom bibliotekom šablona organizacionih dijagrama. Platforma poseduje profesionalno dizajnirane šablone koji će ubrzati vaš radni tok. Svako može da koristi njene alate za prevlačenje i ispuštanje kako bi kreirao organizacioni dijagram za svoju kompaniju. Canva vam takođe omogućava da dodate slike i prilagodite boje kako bi se slagale sa vašim brendom.
Pored kreiranja dijagrama, platforma nudi funkcije kao što su deljenje, preuzimanje i objavljivanje dijagrama u visokoj rezoluciji. Osim toga, možete ugraditi dijagrame u izveštaje i prezentacije.
Lucidchart
Lucidchart je intuitivna i prilagodljiva platforma bazirana na oblaku koja vam omogućava da bez napora kreirate organizacioni dijagram. Možete kreirati dijagram od nule ili izmeniti neki od postojećih šablona kako biste kreirali personalizovani organizacioni dijagram.
Njegov editor omogućava da kreirate organizacioni dijagram u nekoliko jednostavnih koraka pomoću funkcije uvoza podataka. Sve što je potrebno je da učitate podatke o zaposlenima ili osoblju u Lucidchart šablon organizacionog dijagrama. Online alat će automatski generisati primer organizacione šeme za vas.
Osim izrade dijagrama, ova platforma vam omogućava da povežete alat sa alatima za upravljanje poslovanjem i ljudskim resursima trećih strana, kao što su BambooHR, Slack, Confluence, Google Slides itd.
Venngage
Bez obzira da li radite za veliku korporaciju ili malo i srednje preduzeće, sigurno ćete pronaći odgovarajući šablon organizacionog dijagrama za vašu organizaciju na Venngage-u. Možete izabrati savršen šablon za svoje potrebe i prilagoditi ga pomoću editora platforme.
Možete dodati tekst, ikone, grafikone, mape, pozadine i slike. Dijagram možete učiniti interaktivnim dodavanjem YouTube linkova, anketa, obrazaca i HTML-a. Takođe je moguće dodati elemente koje često koristite u okviru vašeg brenda.
Visme
Ako vam treba alat za izradu organizacionih dijagrama koji može da transformiše strukturu vaše organizacije u atraktivne vizuale za samo nekoliko minuta, Visme je alat za vas. Platforma ima veliki broj lepih šablona organizacionih dijagrama na raspolaganju.
Možete koristiti bilo koju od tema kako biste osigurali da se dijagram uklapa u vizuelni identitet vašeg brenda. Visme nudi šablone za škole, redakcije, agencije za veb dizajn, projektne timove i mnoge druge. Možete izabrati onaj koji najviše odgovara vašem timu i urediti ga uz jednostavno formatiranje.
Adobe Express
Adobe Express nudi besplatnu online platformu za kreiranje organizacionih dijagrama za posao. Platforma veruje da je jasan dizajn neophodan za organizacionu šemu. Stoga nudi neke lepe i moderne šablone koje možete lako da personalizujete.
Korisnici mogu da izaberu šablon i dodaju slike, ikone, grafikone i okvire kako bi kreirali dijagram na ovoj platformi koja je jednostavna za korišćenje. Možete učitati materijale sa svog računara ili zatražiti pomoć iz Adobe Express biblioteka. Pored preuzimanja dijagrama, možete mu se vratiti u bilo kom trenutku da biste ga ažurirali.
Visual Paradigm Online
Visual Paradigm Online je veb platforma na kojoj možete besplatno kreirati sopstvenu organizacionu šemu. Možete birati između stotina šablona i glatko ih uređivati pomoću funkcije prevlačenja i ispuštanja.
Najbolja karakteristika ovog alata je da svako može uživati u neograničenom broju oblika i dijagrama, kao i neograničenom vremenu pristupa. Ljudi koji kreiraju dijagrame za lične i nekomercijalne svrhe zadržavaju vlasništvo nad njima. Dijagrame je moguće preuzeti u PNG, JPG, GIF, SVG i PDF formatu.
Zaključak
Organizacioni dijagram vam omogućava da pratite celokupnu radnu snagu. Postoje različite vrste organizacionih dijagrama koje možete koristiti kako biste ispunili potrebe vašeg tima.
Sada kada ste saznali više o šablonima organizacionih dijagrama koji su dostupni za izradu funkcionalnih i atraktivnih dijagrama, možete ih iskoristiti za bolje upravljanje timom.
Oni koji su uključeni u upravljanje projektima takođe treba da budu upoznati sa dijagramom prekretnica, kako bi pratili napredak projekta.