Ефикасно управљање инвентаром помоћу бар кодова у Екселу и Гугл табелама
Да ли желите да унапредите праћење вашег инвентара на ефикасан и прецизан начин? Да ли је аутоматизација система набавки вашег предузећа ваш циљ? Бар кодови су кључни, а најбољи начин за њихово креирање и управљање су управо Ексел бар кодови и бар кодови Гугл табела.
Прошло је више од пола века од када су Норман Џозеф Вудланд и Бернард Силвер патентирали бар кодове. Ипак, бар кодови су и даље незаменљиви када вам је потребан брз и једноставан начин за читање сажетих информација са производа или пословне имовине. Заправо, технолошке компаније континуирано развијају нове верзије, ослањајући се на оригинални концепт.
Данас, многа предузећа аутоматизују процес креирања бар кодова, штампања по потреби и декодирања, користећи моћне алате као што су Ексел и Гугл табеле. Наставите са читањем да бисте сазнали више о бар кодовима, њиховој примени и другим релевантним информацијама.
Шта је бар код?
Бар код, састављен од линија и размака, представља машински читљив начин за приказивање бројева и симбола.
Употребом бар кодова, машине могу идентификовати обележени производ из повезаног инвентара или малопродајне базе података. Ови кодови садрже црне линије и беле просторе. Линије варирају по ширини и облику, у зависности од верзије бар кода, стандарда, симбологије и других фактора.
Црне линије су обично паралелне са унапред дефинисаним белим размацима између њих. Овај распоред црне и беле подсећа на концепт Морзеове азбуке. Заправо, Морзеова азбука је била инспирација за проналазак технологије бар кодова.
Бар кодови обично садрже цифре и слова, а дужина података зависи од њихове конвенције. На пример, индустријски 2 од 5 системи бар кодова могу имати од 2 до 30 знакова.
Како функционише бар код?
Принцип рада бар кодова заснива се на облику и ширини црних паралелних линија. Различите ширине црних линија обично представљају бројеве 1 и 0. За представљање бројева од 0 до 9, црне линије морају бити распоређене на специфичан начин.
Образац црних линија и њихових одговарајућих података зависи од конвенције система бар кодова.
Неки од најпопуларнијих стандарда бар кодова су:
- Универзални код производа (UPC)
- Европски број артикла (EAN), који се користи у Европи
- Шифра 39, коју користи искључиво Министарство одбране САД
- Код 128, који је ексклузиван у B2B индустрији
- PDF417, специјално дизајниран за личне карте
Ово секвенцирање црних линија је засновано на унапред дефинисаном алгоритму, који је сачуван у малопродајним системима, софтверу за праћење залиха и сличним апликацијама. Сада је довољно само скенирати бар код.
За скенирање се користи специјализована опрема са ласерским светлом, обично црвеним или зеленим. Унутар скенера се налази оптичко-дигитални претварач сигнала који чита долазни ласерски сноп.
Када ласерски сноп прође преко бар кода, претварач сигнала скенира рефлектовани део ласера. Затим, повезани рачунар препознаје образац црних линија и белих размака, и декодира уграђене податке.
Апликације за бар кодове: Гугл табеле
Гугл табеле су потпуно бесплатна веб апликација која вам омогућава брзо креирање бар кодова. Ако имате малу продавницу, онлајн тржиште или радите као слободњак и потребан вам је јефтин начин за праћење залиха, систем бар кодова Гугл табела је идеално решење за вас.
Гугл табеле нуде формуле, фонтове и функције за штампање које вам омогућавају масовну производњу бар кодова.
Апликације за бар кодове: Мајкрософт Ексел
Претпоставимо да ваше предузеће користи Мајкрософт 365 пакет за сву документацију и управљање садржајем, и не желите да прелазите на други радни простор. У том случају, можете користити Ексел за генерисање и штампање бар кодова у жељеном броју.
Ексел садржи различите фонтове бар кодова, опције штампања и форматирања за брзо креирање бар кодова за све ваше потребе.
Ексел бар кодови
Ексел бар кодови су слични свим другим бар кодовима које предузећа користе. Међутим, у овом случају, ви претварате жељене податке у бар код формат користећи фонтове, формуле и друге алате унутар Ексел апликације. Многа предузећа развијају ефикасне системе баркодирања користећи Ексел.
Такав систем често укључује следеће:
- базу података производа и бројева за праћење
- VBA код за аутоматизацију генерисања бар кодова
- унапред форматиране опције штампања
- усклађивање података са базом података након скенирања бар кода
Случајеви употребе Ексел бар кодова
Мониторинг инвентара
Складишта у свим врстама предузећа генеришу и лепе налепнице са бар кодом на инвентарске артикле. Када нова роба стигне из производног погона или када се ускладиштени артикли отпремају на дистрибутивне локације, складиштари скенирају бар кодове.
Ассет Мониторинг
Компаније креирају бар кодове и обележавају своју имовину, као што су десктоп рачунари, лаптопови, телевизори, столови, столице итд. Када је потребно да се изврши ревизија инвентара имовине, може се једноставно скенирати налепница са бар кодом и ускладити подаци са постојећом листом залиха.
Обрада фактура
Фактуре често долазе са унапред одштампаним бар кодовима. Када тим за обраду потраживања или обавеза треба да обради фактуру и евидентира је, може се користити скенирање бар кодова.
Малопродајни канал
У малопродајним објектима, власници продавница користе бар кодове за брзо креирање фактура, праћење залиха и спречавање крађе производа.
Праћење поште
Једна од најважнијих примена бар кодова је у поштанским системима широм света. На свакој тачки обраде поштанског предмета, поштари скенирају бар код, што омогућава праћење статуса пошиљке.
Обједињавање поште
Предузећа често користе бар кодове у процесу обједињавања поште за слање масовних порука са информацијама о производима продавцима или клијентима.
Болница РЦМ
Систем управљања приходима у болницама (РЦМ) генерише бар код при пријему пацијента. Особље болнице затим даје пацијенту наруквицу са бар кодом.
Током боравка пацијента у болници, особље скенира бар код приликом прегледа, патолошких тестова, оперативних процедура итд. РЦМ систем ће затим аутоматски управљати евиденцијом пацијента.
Хиперлинкови на веб страницама
Напредни бар кодови, као што су 2Д QR кодови, се често користе за повезивање мобилних апликација, веб локација и портала путем URL хиперлинкова.
Предности коришћења Ексела за бар кодове
Уштеде
Ако креирате и аутоматизујете систем за генерисање бар кодова у Екселу, можете значајно уштедети у поређењу са коришћењем наменског алата за бар кодове.
Повећана прецизност
Уколико се бар кодови креирају и обележавају пажљиво, Ексел бар кодови су веома прецизни за праћење и управљање физичким артиклима.
Мања крива учења
Пошто је ваше особље већ упознато са коришћењем Ексела, Ексел систем за производњу бар кодова ће бити лак за усвајање, без потребе за посебном обуком.
Тренутна доступност Ексел података
Када користите Ексел систем бар кодова, скенирани подаци су одмах доступни у вашој Ексел датотеци. Запослени не морају да троше време на увоз скенираних података у Ексел.
Интеграција
Већина алата и система за генерисање бар кодова за Ексел је компатибилна са другим Мајкрософт апликацијама, као што су Word, PowerPoint, Publisher итд.
Како креирати масовне бар кодове у Екселу
Преузмите и инсталирајте фонтове за бар код
Најновије верзије Ексела би требало да садрже неколико фонтова бар кодова. Међутим, ако их нема, можете их преузети са сајта Dafont или било које друге веб странице. Такође можете купити фонт бар кода са комерцијалном лиценцом, за пословну употребу.
Када преузмете фонт, следите ове кораке:
- Распакујте датотеку и двапут кликните на датотеку BarcodeFont.ttf.
- Кликните на Инсталирај да додате фонт свом оперативном систему.
Креирање система за генерисање бар кодова у Екселу
#1. Отворите Ексел и креирајте два заглавља колона: ИД производа и Бар код.
#2. Испод заглавља Баркод копирајте следећу формулу:
"*"&A2&"*"
#3. Сада кликните на ћелију са формулом, а затим изаберите BarcodeFont на почетној страници > одељак Фонт > падајућа листа Избор фонта.
#4. Копирајте ову ћелију (Б2) и налепите је испод до 10-20 редова, у зависности од ваших потреба.
#5. Затим унесите било које знакове из енглеске азбуке и бројеве да бисте добили бар код на десној страни те ћелије, до броја ћелија у које сте копирали формулу.
#6. Повећајте величину фонта колоне Баркод да бисте добили бар кодове за штампање.
Сада сте научили како да ручно креирате Ексел бар кодове.
Уколико желите беспрекоран и прилагодљив систем за праћење инвентара, можете размотрити следеће алате и апликације за генерисање бар кодова:
TBarCode Office: TEC-IT
TBarCode Office је модеран додатак за Word и Excel апликације компаније Microsoft. Додатак можете бесплатно преузети. Након преузимања, инсталирајте га у Ексел и Word за задатке баркодирања.
У Word-у вам помаже да генеришете бар кодове за обједињавање поште. Такође можете одштампати бар кодове у Word-у и користити их као налепнице на производима. У Екселу, исти додатак омогућава масовно генерисање и штампање бар кодова.
Овај додатак је компатибилан са Microsoft Office 2007 и новијим верзијама. Такође, можете га користити на 32-битним и 64-битним Windows рачунарима. Међутим, није компатибилан са рачунарима који не користе Windows оперативни систем.
Уколико желите да аутоматизујете Ексел систем бар кодова користећи VBA код, можете преузети TBarCode SDK са истог портала. SDK подржава аутоматизацију програмирања и са Microsoft Access-ом.
ActiveBarcode: додатак за Ексел
Још један популаран додатак за бар кодове у Екселу је ActiveBarcode. Када успешно додате алат у свој Ексел софтвер, он ће додати посебан мени траке у Ексел апликацији. У том менију траке добијате све опције за креирање, уређивање, аутоматизацију, штампање итд.
ActiveBarcode пружа компатибилност са старијим верзијама Microsoft Office-а. Можете инсталирати овај додатак и у верзије Microsoft Office-а још из 2000. године, уз подршку за све најновије Microsoft верзије. Такође, биће вам потребан 32-битни или 64-битни Windows рачунар, пошто додатак није компатибилан са macOS рачунарима.
Кључне карактеристике овог додатка су:
- Прилагођено позиционирање Ексел бар кодова у вашим табелама података
- Промена величине бар кодова у инчима или центиметрима
Овај додатак за баркодирање се лако интегрише са различитим типовима Ексел табела. Такође можете аутоматизовати производњу бар кодова тако што ћете их повезати са ћелијама. Када се подаци у ћелији промене, промени се и бар код.
Софтвер за бар кодове: ConnectCode
Barcode Software је самостална апликација за Windows 10 и 11 рачунаре. Можете је бесплатно преузети са Microsoft Store-а. Апликација ради као било која друга Windows апликација коју редовно користите, али главна разлика је што ће Barcode Software слати податке бар кодова у Ексел датотеку.
Стога ће вам бити потребан софтвер Ексел за коришћење ове апликације. Алтернативно, можете извести податке у апликације као што су Adobe PDF, Word, Access и друге алатке за графички дизајн. Апликација за баркодирање долази са 3 уграђена фонта бар кодова:
- Индустријски 2 од 5
- Код 39
- POSTNET
Стога, можете креирати само бар кодове у складу са наведена 3 стандарда. Не можете креирати бар кодове у другим форматима као што су UPC или EAN. Дакле, ово је добра апликација ако ваше предузеће подржава горња 3 стандарда бар кодова.
Генератор бар кодова у Екселу: Tech Nitya
Tech Nitya’s Barcode Generator је додатак који је потребно инсталирати у свој Ексел софтвер. Након правилног подешавања, можете генерисати бар кодове на велико, једним кликом. Алат је доступан у различитим врстама комерцијалних лиценци.
Стога, ако желите лиценцирани алат за неограничену комерцијалну употребу, можете размотрити ову апликацију. Кључни детаљи алата су:
- Корисничко сучеље дизајнера бар кодова.
- Могућност прилагођавања бар кодова на различите начине.
- Подршка за стандардно кодирање за многе конвенције бар кодова, као што су EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN итд.
- Такође нуди бар кодове форматиране за поштанске услуге, као што су SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post итд.
Алат је компатибилан са било којом верзијом Microsoft Office-а од 2007. године па надаље. Штавише, можете извозити бар кодове у Microsoft Word.
Закључак
Бар кодови су заиста корисни за управљање залихама производа, имовином, контролу залиха итд. Неки људи сматрају да је то начин комуникације података у кодовима које једноставне очи не могу да разумеју.
Без обзира да ли користите бар кодове у пословне сврхе или из хобија, потребан вам је софтвер и алати за аутоматизацију генерисања ових машински читљивих кодова. Можете користити Ексел бар кодове или бар кодове Гугл табела, креирајући их ручно.
Ако не желите никакве комерцијалне апликације, а тражите брже уређивање и производњу бар кодова за Ексел или друге компатибилне апликације, можете испробати неке од горе наведених апликација независних произвођача.
Пошто вам се свидео овај чланак, можда ће вас занимати и додаци за Ексел за мала и средња предузећа, као и додаци за Гугл табеле.