тимска повеља је изузетно ефикасан начин за унапређење сарадње и тимског рада у оквиру било ког пројекта, посла или компаније. Креирањем оваквог документа на прави начин, могуће је мотивисати и подстаћи чланове тима да функционишу као једна целина.
У данашње време, постало је неопходно документовати улоге и одговорности пројектног тима, уз редовно ажурирање. Разлог за то је брзина којом се индустрије и пословни модели мењају. Како би пратиле потребе дигиталног доба, компаније су почеле да примењују тимске повеље и њихове шаблоне.
Желите ли да сазнате више о тимским повељама? Наставите са читањем овог чланка, који нуди детаљну анализу ове теме, њене сврхе, предности, процес креирања, као и бесплатне шаблоне који ће вам послужити као водич у конкретним ситуацијама.
Шта је тимска повеља?
Тимска повеља је документ који пројектни менаџери или власници користе како би дефинисали ресурсе, изазове и циљеве пројектног тима. Понекад овај документ може да одреди и границе и правац у којем тим делује. Једноставно речено, веома је слична плановима производа или пројекта, с тим што је тимска повеља фокусирана искључиво на одређени тим.
Повеља пројектног тима треба јасно да дефинише обавезе и улоге сваког појединог члана. Нагласак је на постигнућима чланова тима и на изради плана испорука током одређеног временског периода. Она такође осигурава непрекидан ангажман тима на дужи рок и током значајних промена у пројекту или пословању.
Виши менаџмент, руководиоци пројеката, њихови сарадници и чланови пројектног тима треба да постигну консензус пре него што се уведе тимска повеља. Она треба да елиминише нејасноће у вези са улогом тима у пословном процесу или пројекту.
Циљеви креирања тимске повеље
Повеља чланова пројектног тима је саставни део ширег процеса планирања пројектних ресурса. Приликом израде документа, треба имати на уму следеће циљеве:
- Прво, дефинисати очекивани исход пројекта у којем ће тим радити, у виду конкретних резултата. Ови резултати могу бити услуге, производи или једноставно исходи.
- Затим, неопходно је доделити улоге члановима тима, на основу појединачних исхода пројекта. На пример, за развој апликације, потребно је ангажовати фронт-енд програмера, бацк-енд програмера, дизајнера, тестера и стручњака за маркетинг.
- Трећи корак је дефинисање одговорности на основу улога. Треба укључити клаузуле које омогућавају промене у одговорностима, када то пројекат захтева.
- Такође, потребно је успоставити одговарајућу хијерархију комуникације унутар пројекта. Ово омогућава јасан ланац командовања за пријављивање задатака, грешака и резултата.
- Коначно, треба дефинисати скуп основних правила понашања, у складу са пословном политиком.
Предности коришћења тимске повеље
Ево предности које можете очекивати од тимске повеље:
- Уколико ваше особље осећа страх од промена, тимска повеља може им помоћи да се укључе у рад, јер она функционише као водич.
- Она такође олакшава вођи тима или пројекта да распореди одговорности, како би осигурао да запослени самостално преузимају своје задатке.
- Тимске повеље садрже детаљне одговорности и улоге сваког члана тима. На тај начин, ресурси не троше време на претпоставке о својим обавезама у оквиру пројекта.
- Пословни актери и власници пројеката ће на тај начин јасно разумети сврху тима. То омогућава менаџменту да доноси стратешке одлуке о повећању или смањењу величине тима.
- Тимске повеље такође помажу пројектним менаџерима да реше конфликте, када више тимова истовремено ради на једном пројекту.
Важни атрибути тимске повеље
Атрибути тимске повеље варирају од пројекта до пројекта, али следећих десет карактеристика су углавном присутне:
- Циљеви и мисија тима
- Позадина пројекта
- Навођење буџета, обука и ресурса
- Оперативна структура тима
- Улоге и одговорности чланова тима
- Мерила за процену рада тима
- Преглед обима пројекта и тимског учешћа
- Упутство за комуникацију и правила састанка тима
- Списак пројектних задатака и прекретница
- Потписи свих чланова тима
Након укључивања наведених атрибута, можете користити машту и креативност за побољшање тимске повеље.
Креирање тимске повеље: Водич корак по корак
Креирање повеље тимских чланова је једноставно када користите добар шаблон. Такође, боље је да документ израдите у сарадњи са другима, уместо да дозволите да само једна особа ради на њему. Ево како можете креирати тимску повељу за ваш пројекат или посао:
#1. Почните са контекстом повеље, идентификујући очекивања заинтересованих страна, могућности доприноса чланова тима, лична очекивања и очекивања вође тима.
#2. Поставите питања свим члановима и замолите их да писмено одговоре.
#3. Сада је време да се изради изјава о мисији тимске повеље. Можете почети прикупљањем информација о циљевима успеха, циљевима које треба постићи, раду са додатном вредношћу за подршку тиму итд.
#4. Следећи корак је креирање прекретница, циљева и рокова који се односе на изјаву о мисији пројекта. Овде можете објаснити улоге, одговорности и менторства. Поред тога, можете навести:
- Коме ће ко подносити извештаје
- Особу задужену за процену индивидуалног учинка
- Ко је задужен за комуникацију са вишом управом
#5. Затим је потребно израдити детаљан план за процену учинка. Треба поставити мерне јединице, интервале оцењивања, начин евалуације и формат за бодовање.
#6. Након што завршите са горњим садржајем, пређите на физичко штампање документа ради дељења. Нацрт повеље можете дистрибуирати и у дигиталном формату. Без обзира на начин дељења, неопходно је добити потврду од сваког члана тима.
У наставку је неколико најбољих бесплатних шаблона за тимску повељу, које можете користити за израду професионалних докумената:
Мурал
Мурал је популаран алат за белу таблу, који омогућава колаборативно креирање тимских повеља. Уколико користите шаблон тимске повеље овог алата за сарадњу, можете лако да дефинишете виталне елементе тимског повезивања и комуникације. Такође, требало би да можете да одредите сет вештина и концепата који ће водити ваш тим у будућности.
Постоје две верзије Муралових шаблона за тимске повеље. Један је пример попуњене тимске повеље, а други је празан шаблон истог документа. Када завршите са колаборативним креирањем документа, можете га извести у различитим форматима, као што су ПДФ, ПНГ и компримовани ХТМЛ са подацима.
Миро
Миро је још један успешан алат за онлајн сарадњу, посебно користан за удаљене и хибридне тимове. Поседује неколико бесплатних шаблона за тимске повеље, које можете лако прилагодити. Штавише, можете делити линк онлајн шаблона са целим тимом, како би сарађивали на повељи компаније или пројектног тима.
Миро такође нуди детаљне инструкције за уређивање бесплатних шаблона, као што је тимска повеља за продајни или академски тим. Можете се бесплатно регистровати користећи свој Гоогле налог и почети са персонализацијом примера документа, прилагођавајући га вашем пројекту. Уколико је потребно извести документ, можете га сачувати као слику, ПДФ или Миро шаблон.
Креативно
Креативно је признат визуелни радни простор за креирање дијаграма токова, дијаграма, инфографика и тимских повеља. Има широку библиотеку шаблона за различите пословне документе, укључујући и повеље за пројектне тимове. Можете одабрати онај који одговара вашим пословним или пројектним захтевима и уредити га.
Ипак, Цреатели нуди ограничен број шаблона за тимске повеље бесплатним корисницима. Можете одабрати формат три по три или два по три по два. Доступни шаблони су погодни за једноставне и фокусиране документе о тимској повељи. Што се тиче извоза, нуди ПДФ, ЈПЕГ, ЦСВ, ПНГ и СВГ формате.
ДоцФорматс
ДоцФорматс је високо оцењен портал за шаблоне пословних докумената, као што су предлози догађаја, процене запослених, маркетиншке брошуре, итд. На овој веб страници, такође ћете пронаћи примере докумената о повељи професионалних тимова. На ДоцФорматс-у, доступно је више од 10 шаблона за тимске повеље.
Његова библиотека укључује шаблоне за пројектне, здравствене, агилне развојне, колоне и визуелне тимове. Можете преузети РТФ и Ворд датотеке са портала, и уредити документ према вашим потребама.
Сампле.нет
Можда сте већ посетили Сампле.нет због квалитетног садржаја о пословним, продајним и маркетиншким документима. Подстичемо вас да га посетите поново, како бисте добили више од 50 шаблона за тимске повеље спремних за употребу.
Он нуди низ примера докумената за тимске повеље о групним задацима, границама тима, тимском раду, рубрици оцењивања, графичком дизајну, акционом плану управљања, извршном руководству и друго.
Шаблони докумената су у различитим типовима фајлова. Можете кликнути на предложак да бисте видели тип датотеке за преузимање. Већина преузимања је у ПДФ формату, тако да ће вам бити потребан алат за уређивање ПДФ-а како бисте прилагодили шаблоне.
Закључак
Овај чланак може вам послужити као референца за тимске повеље и њихове шаблоне, кад год треба да их креирате за свој пројекат или посао. Такође, можете пратити водич корак по корак за креирање тимске повеље, који је наведен изнад.
Штавише, у чланку су представљени и најпопуларнији и најбољи шаблони за тимске повеље, које можете бесплатно користити у релевантним пројектима и пословним операцијама.
Само креирање тимске повеље није крај ваших обавеза. Неопходно је да је прописно поделите са тимом и власницима пројекта. Такође, морате да обезбедите документ од неовлашћеног приступа. Зато, најбоље је да користите неки софтвер за управљање документима, како бисте олакшали администрацију садржаја.