Управљање пројектима: Значај мапе пута пројекта и шаблони
Успех пројекта је примарни циљ сваког менаџера. Њихова улога је да усмеравају тим и пројекат ка циљу, са максималном ефикасношћу. Кључно је да се сви укључени чланови тима држе информисани и да разумеју визију пројекта, која се најбоље преноси кроз јасну и привлачну презентацију. Зато је коришћење мапе пута пројекта од непроцењиве вредности.
Мапа пута пројекта представља један свеобухватан поглед на пројекат, који је лако разумљив свим заинтересованим странама. Циљ је да се осигура да сви – од тима до извршног нивоа – буду информисани о прекретницама пројекта, његовим кључним компонентама, расподели буџета и коначном циљу. Мапа пута трансформише техничке аспекте пројекта у причу, са примерима који су лаки за разумевање. Крајњи резултат треба да буде јединствено разумевање циљева и очекивања.
Као менаџер пројекта, вероватно имате много тога на уму, па мапа пута не би требало да додаје непотребан притисак. Зато се многи професионалци ослањају на унапред припремљене шаблоне. Наставите читати да бисте сазнали више о мапама пута пројекта и корисним шаблонима.
Шта је мапа пута у управљању пројектима?
Мапа пута пројекта је свеобухватан, али једноставан приказ основних елемената пројекта. То је отворена и приступачна комуникација, коју менаџери могу користити за јасно објашњење:
- Преглед циљева пројекта.
- Кључни резултати пројекта.
- Зависности задатака.
- Важне прекретнице.
- Потенцијални ризици.
Мапу пута користите као наратив о пројекту, како на почетку тако и током његовог трајања. Она омогућава постављање реалних очекивања и наглашава најважније аспекте предстојећег рада.
Зашто је важно креирати мапу пута пројекта?
Мапа пута је ефикасан начин да се пренесу циљеви и задаци пројекта. По потреби, може се користити и за праћење напретка пројекта. У наставку ћете пронаћи кључне предности мапе пута:
#1. Управљање очекивањима заинтересованих страна
Шаблон мапе пута помаже у успостављању реалистичних очекивања код свих укључених у пројекат. Визуелизацијом трошкова, ресурса и временских оквира, омогућавате кључним актерима да вам пруже потребну подршку.
#2. Јасно преношење циљева и планова
Мапе пута су визуелни алати који сажето представљају виталне информације свим заинтересованим странама.
#3. Подстицање бржег доношења одлука
Мапа пута јасно дефинише кључне резултате и циљеве. Када дође до сукоба приоритета, референца на мапу пута помаже у одређивању који задатак треба прво решити.
#4. Ажуриране слике пројекта
Кључна функција мапе пута је да се ажурира како пројекат напредује. Ови ажурирани извештаји омогућавају једноставне презентације статуса пројекта које може разумети свако.
#5. Комуникација са спољним тимовима
Мапе пута обично не садрже поверљиве информације, што олакшава комуникацију са спољним сарадницима у пројекту.
#6. Подсетник на циљеве
Пројекти могу скрнути са пута током извођења. Мапа пута подсећа тим на циљеве и помаже да се врати на прави курс.
Предности мапе пута пројекта
Иако се мапа пута пројекта раније често потцењивала, данас је кључни ресурс за менаџере пројекта. Укључивањем мапе пута у планирање, добијате значајну предност:
- Повећавате одговорност у пројекту.
- Усклађујете приоритете и циљеве.
- Побољшавате координацију.
- Визуелизујете улоге у тиму.
- Јасније дефинишете циљеве пројекта.
Компоненте типичне мапе пута пројекта
Идеално би било да мапа пута пројекта стане на једну страницу, зато је важно пажљиво одабрати компоненте. Шаблон мапе пута треба да садржи:
- Преглед временског распореда пројекта са кључним роковима.
- Листу прекретница које тим намерава да оствари.
- Визуелни приказ расподеле буџета и људских ресурса.
- Све очекиване зависности међу задацима.
- Кључне контакте, посебно за спољне консултанте и добављаче.
- Сажет преглед циљева и приоритета.
У наставку су представљени неки од најбољих бесплатних шаблона мапа пута које можете користити.
Смартсхеет
Смартсхеет је познат добављач софтвера за управљање пословима и пројектима, који омогућава сарадњу на даљину. Њихова најновија понуда је интуитивна мапа пута пројекта, која је лако прилагодљива професионалним менаџерима.
Шаблони се могу користити током целог пројекта ради ажурирања. Лако су доступни, а Смартсхеет вам омогућава преузимање у различитим форматима, као што су Word, Excel, PowerPoint, документи, табеле и презентације.
Неки од доступних шаблона су:
- Пример мапе пута за ИТ пројекте.
- Пример документа са вишеструким мапама пута.
- Пример трогодишње мапе пута пројекта.
- Шаблон мапе пута за Агиле пројекте.
Шаблони су бесплатни током пробног периода, што вам омогућава да преузмете потребне документе. Ако платформа одговара вашим потребама, можете се одлучити за пуну претплату.
Оффице Тимелине
Оффице Тимелине је још један популаран извор за квалитетне шаблоне, које можете бесплатно преузети. Овај алат вам помаже да сложене податке трансформишете у јасне мапе пута на Мицрософт ПоверПоинт-у.
Можете са поуздањем презентовати мапу пута пројекта на овом алату. Визуелна структура је промишљена и лако памтљива.
Доступни шаблони обухватају:
- Пример документа са мапом пута пројекта.
- Шаблон мапе пута производа.
- Шаблон ИТ мапе пута.
- Шаблон стратешке/пословне мапе пута.
- Шаблон технолошке мапе пута.
Тренутно, Оффице Тимелине не нуди директно преузимање шаблона за Гоогле Воркспаце, као што су табеле, документи и презентације. Ипак, шаблоне можете лако отворити на Гоогле-овој платформи, због компатибилности са Мицрософт Оффице форматима.
Аха!
Аха! нуди шаблоне мапа пута производа који штеде време. Можете брзо да почнете са презентовањем планова, циљева и прегледа пројекта. Тренутно је доступно 16 докумената са планом пројекта које можете прилагодити потребама вашег пројекта.
Пошто нису сви примери мапе пута исти, потребно је одабрати одговарајући. Неки су погодни за представљање пословних циљева пројекта, док су други прикладнији за издања производа и објашњење карактеристика пројекта.
Аха! вам омогућава да преузмете датотеке мапе пута у Мицрософт ПоверПоинт и Екцел форматима. Међутим, ако вам је потребан наменски алат за развој мапа пута и визуелизацију пројекта, можете се претплатити на Аха алат.
Темплате.нет
Темплате.нет је још један поуздан извор за примере докумената плана пута пројекта. Можете користити њихове бесплатне примере да креирате ефикасну стратешку мапу пројекта. Нуде приступ различитим типовима докумената, од креативних инфографских дизајна до агилног управљања пројектима.
Међутим, ова страница можда није идеална ако тражите висококвалитетне шаблоне мапа пута бесплатно. Тренутно, веб портал нуди само два основна шаблона плана пројекта.
Слите
Ако вам је потребан квалитетан шаблон мапе пројекта за ваш предстојећи пројекат, можете посетити Слите. Њихови шаблони изгледају сјајно и лако се прилагођавају. Можете користити веб апликацију Слите за уређивање шаблона са сарадницима.
За разлику од других веб локација, Слите не дозвољава једноставно преузимање у Word или Docs формату. Уместо тога, шаблон се отвара у уређивачу апликације Слите, где можете користити различите компоненте за прилагођавање плана пројекта.
Бесплатни шаблон има различите сегменте, као што су наслов мапе пута, мисија тима, позадина пројекта, визуелизација мапе пута по тромесечјима преко Гантовог дијаграма и преглед мапе пута. Сегменти су разумљиви и лако се могу персонализовати.
Такође можете приложити датотеке са Google диска, како бисте допунили мапу пута пројекта додатним документима. Када завршите са уређивањем, можете одштампати документ или га извести као PDF датотеку.
Завршне речи
Мапа пута пројекта треба да пружи широку слику пројекта, а не само детаљан преглед ресурса, задатака или трошкова. Заинтересоване стране могу користити Гантове дијаграме или други софтвер за управљање пројектима да визуализују детаље.
Користите неки од горе наведених шаблона за креирање професионалне мапе пута, која ће допунити оригинални план пројекта. Коришћење шаблона ће вам уштедети време и труд.
Погледајте ове алате и креирајте одличне Гантове дијаграме за своје пројекте, како бисте били испред рока.