Savremeni softveri za evidenciju prisustva zaposlenih
Digitalni sistemi za praćenje prisustva radnika su brzo preuzeli primat nad tradicionalnim metodama, omogućavajući efikasno upravljanje evidencijom u bilo kom trenutku i sa bilo koje lokacije.
Zaboravite na ručno popunjavanje registara ili komplikovane Excel tabele. Sada zaposleni mogu online da evidentiraju svoje prisustvo bez fizičkog kontakta, dok menadžeri mogu pratiti aktivnosti svojih timova u realnom vremenu putem svojih mobilnih uređaja. Ovakav pristup donosi brojne prednosti i zaposlenima i poslodavcima.
U nastavku ćemo istražiti kako aplikacije za evidenciju prisustva zaposlenih predstavljaju moćne alate za optimizaciju radnih procesa u svakoj organizaciji.
Fleksibilnost
U dinamičnom radnom okruženju, često se dešava da zaposleni rade van kancelarije, bilo od kuće ili sa terena. Praćenje njihovih aktivnosti može biti izazovno ukoliko nisu fizički prisutni u kancelariji. Aplikacije za praćenje prisustva omogućavaju zaposlenima da lako beleže svoje radno vreme, dok menadžeri mogu efikasno planirati i raspoređivati zadatke.
Preciznost
Korišćenjem ovih aplikacija, smanjuje se mogućnost ljudske greške, a evidentiranje radnog vremena postaje izuzetno precizno.
Produktivnost
Softver za praćenje prisustva štedi dragoceno vreme administrativnog osoblja koje je ranije bilo posvećeno praćenju i obradi podataka o prisustvu zaposlenih. Automatizacija ovih zamornih zadataka oslobađa resurse koji se mogu preusmeriti na druge važne aktivnosti.
Izveštaji o prisustvu
Svi podaci o izvršenim i dodeljenim zadacima su lako dostupni u aplikaciji. Centralizovani podaci pružaju bolji uvid u učinak zaposlenih i omogućavaju donošenje informisanih odluka.
Integracija
Ovakvi softveri se lako mogu integrisati sa različitim hardverskim uređajima kao što su čitači kartica ili biometrijski uređaji. Pravila za evidenciju prisustva se mogu prilagoditi specifičnim potrebama svake organizacije.
Praćenje u realnom vremenu
Većina aplikacija za evidenciju prisustva zaposlenih funkcioniše na cloud platformi, što omogućava praćenje lokacije zaposlenih u realnom vremenu.
U nastavku teksta, predstavićemo neke od najboljih softverskih alata za praćenje prisustva zaposlenih.
Clockify
Clockify je softver za praćenje radnog vremena koji omogućava pojedincima i timovima da prate vreme provedeno na različitim projektima. Platforma nudi neograničen pristup i besplatna je, bez skrivenih troškova. Podaci se automatski sinhronizuju i dostupni su na svim uređajima.
Karakteristike
Praćenje vremena: Omogućava precizno praćenje vremena provedenog na zadacima, bilo ručno ili automatski. Softver koristi štopericu u tajmerskom režimu. Ručno dodavanje sati je moguće naknadno.
Upravljanje vremenskim listama: Izveštaji o nedeljnom radnom vremenu su lako dostupni uz pomoć ovog softvera. Možete napraviti plan zadataka i pratiti ukupno vreme za svaki dan/aktivnost.
Upravljanje projektom i timom: Ova funkcija omogućava da odredite gde se troši najviše vremena i na kojim zadacima radi vaš tim. Takođe, izveštaje je moguće preuzeti u PDF, Excel ili CSV formatu.
Zoho People
Zoho People pruža efikasno rešenje za koordinaciju administrativnih zadataka ljudskih resursa. Softver obuhvata upravljanje bazom podataka zaposlenih, vremenom i odsustvima, učinkom, putovanjima i generisanje platnih lista.
Karakteristike
Upravljanje odsustvima: Zoho People omogućava evidenciju i praćenje svih vrsta odsustava, uključujući bolovanje, godišnje odmore i obuke. Takođe je moguće analizirati obrasce odsustvovanja kako bi se poboljšala efikasnost zaposlenih.
Upravljanje prisustvom: Pomoću ove cloud aplikacije, evidencija dolazaka i odlazaka je moguća sa bilo koje lokacije. Takođe, postoji funkcija praćenja geolokacije pomoću mobilnih uređaja. Menadžeri mogu postaviti IP ograničenja kako bi regulisali lokaciju i vreme prijave.
Praćenje vremena: Zoho People uključuje funkciju praćenja vremena koja omogućava praćenje zadataka i lokacija zaposlenih, što omogućava redovnu proveru efikasnosti tima i povećanje ukupne produktivnosti.
Evaluacija učinka: Zoho People pomaže u proceni sposobnosti i učinka zaposlenih, kao i u procesu evaluacije rada kako bi se osigurala efikasnost.
Jibble
Jibble je cloud aplikacija koja nudi jednostavno upravljanje vremenom, kao i mogućnosti praćenja prisustva i aktivnosti zaposlenih. Aplikacija poseduje intuitivno korisničko sučelje, a integracija sa Slack i Microsoft Teams platformama olakšava praćenje radnog vremena.
Karakteristike
- Otključavanje aplikacije pomoću prepoznavanja lica.
- Praćenje lokacije i radnog vremena zaposlenih putem GPS-a.
- Korišćenje PIN kodova za prijavu i odjavu radi smanjenja ljudske greške.
Aplikacija nudi besplatan plan sa neograničenim brojem korisnika, dok plaćeni planovi počinju od 2 USD po korisniku mesečno.
QuickBooks
QuickBooks je efikasan sistem evidencije radnog vremena za kompanije sa mobilnim timovima. Kompanijama sa zaposlenima koji konstantno menjaju lokacije potreban je automatizovan sistem za praćenje radnog vremena van kancelarijskih prostora.
QuickBooks je cloud rešenje kojem korisnici mogu pristupiti putem mobilnog telefona ili veb pretraživača, kako bi se prijavili, odjavili, proverili raspored ili zatražili slobodne dane.
QuickBooks omogućava praćenje lokacije zaposlenih putem GPS-a. Takođe je moguće postaviti geo-ograde, kako bi se prijava i odjava vršila samo sa određenih lokacija.
Menadžeri mogu kreirati rasporede za zaposlene na osnovu poslova ili smena, komunicirati sa zaposlenima i proveravati da li su svi na istoj strani. Softver se takođe može koristiti za odobravanje ili odbijanje zahteva za slobodne dane, slanje podsetnika za prijavu/odjavu i za praćenje troškova projekata.
QuickBooks takođe nudi sveobuhvatne mogućnosti praćenja projekata i omogućava praćenje napretka projekta, upoređivanje troškova i praćenje statusa projekta.
QuickBooks se može integrisati sa drugim softverskim rešenjima, što omogućava jednostavan prenos podataka o radnom vremenu na softvere za obračun zarada i računovodstvo.
Buddy Punch
Buddy Punch nudi različite funkcije za evidenciju radnog vremena i prisustva, koje pomažu kompanijama da budu u skladu sa internim politikama i zakonima koji regulišu rad. Softver obezbeđuje automatsko izračunavanje prekovremenog rada, automatske pauze i odjave, kao i fotografisanje zaposlenih putem web kamere prilikom prijave. Ovi alati pomažu da se ograniči varanje, a ujedno se osigurava tačnost podataka o radnom vremenu i platama.
Moguće je ograničiti prijave zaposlenih na određene periode u danu ili smene, kao i blokirati određene IP adrese i uređaje. Ukoliko radite sa mobilnim timovima, pomoću GPS-a i geo-fencing funkcije možete biti sigurni da zaposleni rade sa pravih lokacija.
Buddy Punch takođe olakšava proces evidencije radnog vremena i prisustva pomoću workflow sistema za odobravanje. Sistem je integrisan sa softverima za platni spisak i računovodstvo kako bi se smanjile administrativne greške.
Buddy Punch nudi različite izveštaje o prisustvu i vremenu. Takođe, softver ima mogućnosti alarma, podsetnika i obaveštenja kako biste bili u toku sa aktivnostima zaposlenih.
TrackSmart
TrackSmart je idealan za mala preduzeća u različitim industrijama sa do 100 zaposlenih.
TrackSmart je efikasan način za praćenje odsustva zaposlenih, radnog vremena i slobodnih dana. Ovo web rešenje nudi najnovije funkcije kao što su kalendari za praćenje prisustva i rasporeda sati za zaposlene.
Sistem je automatizovan i nudi alate za izveštavanje i vođenje evidencije, kao i automatizaciju procedura odobravanja.
Karakteristike
- Upravljanje odsustvima
- Upravljanje kalendarom
- FMLA praćenje
- Praćenje prekovremenog rada
- Portal za samoposluživanje
- Vremenske liste
- Praćenje odmora/odsustvovanja
Godišnji planovi počinju od 169 dolara godišnje. Besplatne probe su takođe dostupne. Rešenje je cloud bazirano i idealno je za vlasnike, HR profesionalce i menadžere.
factoHR
factoHR je vodeći svetski provajder u upravljanju radnom snagom, koji opslužuje preko 1000+ klijenata širom sveta i više od milion zaposlenih. Kompanija je posvećena pružanju visokog nivoa podrške svojim klijentima jer veruje da je dugoročni odnos sa klijentima najefikasniji metod za razvoj poslovanja.
Karakteristike
Funkcija za praćenje prisustva nudi automatizovano prikupljanje podataka u realnom vremenu sa bilo kog čitača i izračunavanje zakašnjenja, ranih odlazaka i pravila o prekovremenom radu. Ostale karakteristike upravljanja prisustvom su:
- Biometrijska integracija
- Web Check-In/Out
- Upravljanje odsustvima
- Upravljanje vremenskim listama
factoHR je razvijen na osnovu više od dvadeset godina iskustva i ima klijente iz različitih industrija. Kompanija je prepoznata kao najbolji dobavljač HR softvera godine od strane Svetskog kongresa za ljudske resurse.
MyAttendanceTracker
MyAttendanceTracker olakšava praćenje prisustva učenika na bilo kom uređaju. Prilagodite praćenje prisustva prema vašim potrebama.
Karakteristike
Integrisana sveska za učenike: Dodajte prilagodljive procene u svaki razred i pratite ocene.
Komunikacija nastavnik/roditelj: Automatski obavestite roditelje o izostancima, promenama ocena ili problemima u ponašanju. Šaljite pojedinačne, razredne ili školske poruke putem SMS-a i e-pošte.
Kontrolne table za ocenjivanje: Pregledajte dešavanja u svakom razredu i pratite napredak učenika pomoću kontrolnih tabli. Dobijte prilagođene izveštaje za dublji uvid u učinak učenika.
Kompatibilnost sa svim uređajima: Unos podataka je jednostavan putem telefona ili tableta. Aplikacija funkcioniše dobro na pametnim telefonima i velikim ekranima.
Praćenje napredovanja učenika: Svaki razred ima svoju stranicu sa pregledom, gde možete kreirati i pratiti ocene, proveravati trenutni napredak, dodavati ili uklanjati učenike i praviti brze beleške.
Task Hours
Registrujte se i kreirajte naloge zaposlenih za vaš tim na Task Hours. Vaši zaposleni mogu da preuzmu desktop klijent, da se prijave i prate svoje aktivnosti. Jednostavno je! Kreirajte hijerarhiju izveštavanja kako biste poboljšali kontrolu na svim nivoima kompanije.
Karakteristike
Automatsko praćenje vremena: Sa Task Hours, praćenje vremena putem desktop klijenta i generisanje rasporeda je automatsko. Nema dugih obrazaca za popunjavanje i potrebe za ručnim generisanjem vremenskih tablica. Članovi tima mogu da se koncentrišu na primarne zadatke.
Automatsko snimanje ekrana: Pratite aktivnosti pomoću automatskog snimanja ekrana. Snimanje ekrana se vrši samo kada su zabeležene akcije. Sistem radi i van mreže. Ne prati se radno vreme ličnog računara i nema problema sa privatnošću.
Ručni vremenski listovi: Članovi tima mogu ručno da unose vreme ako ne koriste desktop klijent tokom rada. Proverite i odobrite uneseno vreme.
Inteligentna analitika: Analitika pomaže da identifikujete obrasce ponašanja i produktivnosti zaposlenih, što je važno pri donošenju odluka u vezi sa ljudskim resursima.
Robusno izveštavanje: Fleksibilno izveštavanje omogućava praćenje efikasnosti i učinka tima. Možete identifikovati ko daje sve od sebe da unapredi vaše poslovanje.
Pametna obaveštenja: Bićete obavešteni o svakom zadatku koji je pokrenut, završen ili zaustavljen. Task Hours će automatski podsetiti članove tima da ga koriste. Primajte dnevne rasporede u inbox. Ne postoji efikasniji sistem obaveštavanja od ovoga.
Podrška uživo: Tim podrške ima sve odgovore koje treba da saznate više o funkcijama Task Hours. Ako ne koristite funkcije koje želite, kontaktirajte podršku uživo da biste dobili odgovore u roku od nekoliko minuta. Vikendom je podrška dostupna putem e-pošte.
Timenotes
Timenotes je pametna aplikacija za praćenje prisustva koja pomaže da se prati prisustvo i rad zaposlenih. Izbegnite komplikacije popunjavanja papirnih vremenskih listova, jer aplikacija beleži i čuva sve informacije.
Kako funkcioniše? Nakon registracije, članovi tima biraju zadatak i popunjavaju tražene informacije. Nakon toga, možete videti radne evidencije u izveštajima i izvesti ih u formatu koji želite.
Aplikacija vam omogućava da pratite prisustvo i odsustva zaposlenih, da vidite ko je na čemu radio i koliko je zaradio, kao i iznos koji treba da isplatite na ime plata.
Karakteristike
Prilagodljivost: Zahvaljujući svojim širokim opcijama prilagođavanja, Timenotes se mogu precizno prilagoditi potrebama zaposlenih i kompanije.
Izveštaji i kontrolne table: Kreirajte filtere i izaberite određene vremenske opsege prisustva zaposlenih kako biste preuzeli datoteke u Excel, PDF i CSV formatima. Kreirajte izveštaje za fakturisanje, platni spisak ili upravljanje sa samo nekoliko klikova.
Praćenje slobodnog vremena tima: Proverite da li su zaposleni prisutni tako što ćete pregledati planirano vreme odmora. Lako upravljajte prisustvom i potvrdite zahteve za odsustvo.
Praćenje u realnom vremenu: Pratite radne aktivnosti u realnom vremenu uz samo nekoliko klikova.
Zaključak
Za kreiranje radne kulture u kojoj se zaposleni osećaju osnaženo i podržano, neophodno je dobro razumevanje upravljanja radnom snagom. Potrebna je sposobnost da se proceni učinak zaposlenih, da se upravlja svakodnevnim zadacima i da se stekne uvid koji pomaže da se izgradi plan akcije.
Softver za praćenje prisustva može da uradi sve navedeno, dajući vam ono što vam je potrebno da ojačate svoju kulturu i vodite svoju organizaciju napred.
Možda će vas zanimati i softver za praćenje vremena za timove.