Ako vam se čini da su simboli dijagrama toka pomalo zbunjujući, ovaj sveobuhvatni vodič o simbolima dijagrama toka pomoći će vam da brzo ovladate veštinom kreiranja dijagrama toka!
Vaši poslovni ili akademski timovi često koriste dijagrame toka kako bi vizualizovali kompleksne procese na način koji je lako razumljiv.
Dijagrami toka se primenjuju u poslovnim i akademskim krugovima još od 1921. godine, kada su Lilijan Gilbret i Frenk Gilbret predstavili ovaj alat za vizualizaciju procesa Američkom udruženju mašinskih inženjera (ASME).
Međutim, svi koji kreiraju dijagrame toka suočavaju se sa istim izazovom kada treba da koriste veliki broj simbola dijagrama toka. Vaši dijagrami toka neće izgledati profesionalno ukoliko ne koristite standardizovane simbole.
U ovom članku objasnićemo većinu simbola dijagrama toka koje ćete koristiti u raznim projektima dijagrama i vizualizacije procesa. Takođe, naučićete osnovne stvari, kao što su definicija dijagrama toka i kako funkcioniše. Bez daljeg odlaganja, nastavite sa čitanjem!
Šta je dijagram toka?
Dijagram toka je vizuelni prikaz koji ilustruje sistem, poslovni tok, računarski algoritam ili proces. Možda već koristite dijagrame toka za postizanje različitih ciljeva, kao što su dokumentovanje procedura, planiranje tehničkih ili netehničkih sistema, kreiranje planova učenja, unapređenje postojećih procesa ili prenošenje ideja.
Ovo je veoma popularan alat za objašnjavanje složenih metoda ili tokova rada kroz lako razumljive grafike koje mogu da shvate ljudi iz struke, ali i oni van nje.
Dijagrami toka, u suštini, koriste ovale, kvadrate, rombove, pravougaonike i mnoge druge oblike da bi predstavili različite korake u procesu ili toku rada. Pored ovih simbola, neophodno je koristiti linije toka ili strelice kao veze između simbola kako biste definisali redosled ili tok.
Baš kao što dijagrami toka koriste različite simbole i konvencije za predstavljanje redosleda, oni mogu da variraju i po dizajnu. Na primer, možete imati složen kompjuterski generisan dijagram toka sa puno sekvenci ili jednostavan ručno nacrtan dijagram toka sa jednom sekvencom.
Zanimljiva je činjenica da su dijagrami toka popularni kako u netehničkim, tako i u tehničkim oblastima. Na primer, vizuelni umetnik i programer softvera mogu koristiti dijagrame toka za planiranje svojih projekata.
Uobičajeni simboli dijagrama toka
Početak/Kraj
Za početak i kraj dijagrama toka koristi se simbol terminala. Izgleda kao pilula ili dugme ovalnog oblika. Često ćete videti da je unutar terminala ispisano „početak“ i „kraj“.
Ovaj oblik takođe pokazuje ishod niza u dijagramu toka. Ako crtate složen dijagram toka, može postojati više simbola za početak i kraj.
Ulaz/Izlaz
Simbol za ulaz i izlaz podataka je, u suštini, paralelogram. Ovaj simbol se koristi za predstavljanje podataka koji ulaze u sistem ili izlaze iz njega.
Na primer, klijent koji kupuje vaš proizvod predstavlja ulazne podatke, a isporuka tog proizvoda iz skladišta predstavlja izlazne podatke. Ponekad možete koristiti „Da/Ne“ i „Tačno/Netačno“ kada pišete računarske algoritme.
Ručni unos
Ako vaš proces ili algoritam zahteva od korisnika da unese podatke za dalji tok procesa, onda se koristi simbol ručnog unosa za dijagram toka.
Za ovo možete koristiti bilo koji trapez. Ovaj simbol se koristi na mestima gde kupci treba da unesu svoje podatke za prijavu, informacije o plaćanju, itd.
Strelice
Strelice ili linije toka povezuju sve korake, kao što su početak, akcija, unos, izlaz, ručni unos, odluka, petlja, dokument, itd., u vašem dijagramu toka.
Kada koristite pune linije, to znači da podaci teku od jednog simbola ka drugom. Ako koristite isprekidane linije, to je alternativa drugom putu. Konačno, možete koristiti paralelne linije da označite da podaci teku sinhrono od jednog koraka do drugog.
Akcija/Proces
Pravougaonik predstavlja svaku radnju ili proces u okviru dijagrama toka. Možete koristiti različite boje ispune kako biste organizovali različite procese u podgrupe.
Simbol procesa uvek znači da će se određeni zadatak završiti u ovoj fazi, a zatim će linija toka preći na sledeći simbol, što znači napredak dijagrama toka.
Odluka
Simbol odluke je oblik dijamanta na dijagramu toka. Linija toka iz prethodnog koraka ulazi u jedan vrh, a tri druge linije toka izlaze iz ostalih vrhova prema različitim procesima. To znači da će druga linija toka procesa postati aktivna kada se odluka promeni.
Odluke mogu biti tipa „Da/Ne“ ili „Tačno/Netačno“ ako se radi o algoritmu. Uglavnom, to su pitanja na koja morate odgovoriti da biste doneli odluku.
Dokument
Simbol dokumenta podseća na pravougaonik sa talasastom linijom na jednoj strani. To je još jedan I/O simbol dijagrama toka. U mapama procesa, gde treba da se navede ulaz u dokument ili izveštaj koji će dati određeni izlaz, koristi se ovaj oblik.
Više dokumenata
Ovo je slično simbolu „Dokument“ u prethodnom delu teksta. Međutim, jedina razlika je u tome što simbol vizualizuje više dokumenata složenih jedan na drugi, poput fascikli koje stoje u ormanu za dokumenta.
Ovaj simbol se može koristiti na mestima gde je potreban unos više dokumenata. Alternativno, ako neki proces generiše veliki broj dokumenata, možete koristiti ovaj simbol.
Konektor
Ako je vaš dijagram toka složen i zahteva povezivanje sa više sekvenci radi nastavka, morate koristiti simbol konektora. To je jednostavan krug. Takođe je poznat kao konektor na stranici, jer povezuje simbole i sekvence sa jedne stranice.
Za povezivanje simbola ili sekvenci sa različitih stranica, može se koristiti jednakokraki pravougaoni petougao. Inače je poznat kao simbol veze.
Priprema
Simbol pripreme ili inicijalizacije razlikuje korake koji obavljaju posao od onih koji se pripremaju za predstojeći rad.
Kada uvodite korak podešavanja pre nastavka toka rada, koristi se ovaj šestougaoni simbol. Na primer, u DevOps projektu se prvo mora primeniti novi softverski paket pre početka faze testiranja.
Spajanje
Možete koristiti simbol spajanja da biste označili korak u kojem se spajaju dve ili više listi i procesa. Ovaj simbol za spajanje izgleda kao naopako okrenut trougao ili levak, gde se više grana toka posla kombinuju i pretvaraju u jednu.
Sortiranje
Kada je potrebno ukazati na zahtev da se bilo koja informacija uredi po određenom redosledu prema unapred definisanim kriterijumima, koristi se simbol za sortiranje koji podseća na oblik dijamanta.
Na primer, koristite ga da biste sortirali proizvode po boji na osnovu zahteva kupaca pre prelaska na korak proizvodnje.
Potprogram
Simbol za unapred definisani proces ili potprogram izgleda kao pravougaonik. Možete ga koristiti za označavanje procedure koja je u potpunosti dokumentovana u drugom dijagramu toka.
Čak i ako je potproces poznat članovima vašeg tima, nemojte koristiti ovaj simbol osim ako je proces definisan na drugom mestu.
Petlje
Postoje dve vrste simbola petlje koje možete koristiti u svom dijagramu toka: ručna petlja (pravougaonog oblika) i granica petlje (oblik koji podseća na kuću). Prvi označava niz naredbi koji će se ponavljati do ručnog zaustavljanja, dok drugi označava gde petlja treba da se zaustavi.
Kašnjenje
Možete ubaciti jedan ili više simbola za kašnjenje ako očekujete zastoj u toku procesa. Simbol za kašnjenje je polukružni simbol. Zakašnjenje između dve akcije ili simbola znači da određeni zadaci moraju biti završeni tokom perioda kašnjenja pre nego što dijagram toka može da napreduje dalje.
Skladišta
Postoje dva simbola vezana za skladištenje u dijagramu toka. Simbol za skladištenje ili skladište podataka izgleda kao polovina cilindra i označava korak kada se podaci skladište.
Međutim, simbol interne memorije izgleda kao kvadrat i uglavnom se koristi u dijagramima toka razvoja softvera. To znači da se podaci čuvaju u memoriji tokom programiranja.
Baza podataka
Podseća na magnetni disk, koji se globalno prepoznaje kao simbol baze podataka. Koristite ovo da biste označili podatke koji su uskladišteni na uređaju za skladištenje koji podržava pretragu, sortiranje i filtriranje od strane korisnika.
Sada kada ste naučili o simbolima dijagrama toka, u nastavku pogledajte kako funkcioniše ovaj koncept vizuelnog grafikona.
Kako funkcioniše dijagram toka?
Dijagram toka funkcioniše tako što vizualizuje bilo koji proces na 2D prostoru, bilo da je na papiru ili u digitalnom obliku. Grafikon obično počinje simbolom „Start“.
Zatim bi trebalo da dodate različite simbole u skladu sa vašim procesom, da povežete simbole linijama toka i na kraju da dođete do odluke ili simbola za zaustavljanje procesa.
Ako dijagram toka definiše jedan proces, onda je to jednostavan dijagram toka. Međutim, većina dijagrama toka koje kompanije koriste u stvarnom svetu su složeni, jer postoji mnogo međusobno povezanih sekvenci pre konačne odluke.
Ovo je samo pojednostavljeno objašnjenje principa rada dijagrama toka. Postoji još dosta koncepata i logike. Na primer, ako promenite tip dijagrama toka, onda će se promeniti i konvencija crtanja, zajedno sa načinom na koji treba čitati dijagram toka.
Radi boljeg razumevanja, prvo pogledajte najpopularnije tipove dijagrama toka u nastavku:
- Dijagram toka za kreiranje dokumenta, odobravanje, obradu i arhiviranje
- Dijagram toka podataka ili obrade
- Sistemski dijagram toka
- Dijagram toka programa
- Dijagram toka za donošenje odluka ili opravdanja
- Logički dijagram toka za upravljanje rizikom
- Dijagram toka razvoja proizvoda
- Dijagram toka ishoda procesa
Sada, sa gornje liste, razmotrimo dijagram toka dokumenta. On funkcioniše tako što vizualizuje različite kontrole nad tokom obrade dokumenata koristeći različite simbole dijagrama toka, kao što su početak, ulaz, izlaz, ručni unos, akcije, priprema, spajanje, sortiranje, petlje, kašnjenje, skladištenje i kraj.
Konačni dijagram treba nacrtati s leva na desno, a publika takođe treba da ga čita u tom smeru.
Pored toga, dijagram toka radi sledeće kada ga kreirate prateći standardne konvencije dijagrama toka:
#1. Identifikacija zadatka
Zahteva da identifikujete sve zadatke i da ih zapišete u svesku pre nego što počnete da pravite dijagram toka. Dakle, pored crtanja vizuelnog procesa tehničke ili netehničke ideje, dobijate i okvirno vreme trajanja projekta.
#2. Organizacija elemenata procesa
Dijagram toka takođe organizuje sve materijale i resurse koje će vaš tim koristiti kada projekat počne.
#3. Prikupljanje informacija
Pored toga, pomaže vam da prikupite sve informacije koje su vam potrebne iz prve ruke kako biste nacrtali proces na alatu za izradu dijagrama toka.
#4. Pregled toka procesa
Omogućava vama, timu i zainteresovanim stranama da zajedno pregledate sve korake, kontrole, tokove, sekvence itd., pre nego što nacrtate prvi nacrt.
#5. Prevođenje zadataka u oblike
Dijagram toka je, u suštini, prevođenje koraka procesa u vizuelne linije. Koristi relevantne oblike kako bi predstavio određene korake, kao što su kupci koji kupuju proizvod, generisanje narudžbine, unos narudžbine, kontrola narudžbine, provera zaliha itd.
#6. Improvisation
Nakon prvog nacrta, vaš tim može da zakaže još jedan sastanak kako bi poboljšao ceo dijagram toka. U ovoj fazi ćete takođe otkriti moguća uska grla projekta.
#7. Komunikacija
Na kraju, na sažet i vizuelan način prenosi vaš plan publici.
Ručno crtanje dijagrama toka je izazovan zadatak. To može usporiti vaš projekat. Najbolje je da koristite neki online alat za izradu dijagrama toka. Većina ovih alata ima sve simbole dijagrama toka koji su vam možda potrebni.
Veb aplikacije za izradu dijagrama toka
Miro
Miro je alat za izradu dijagrama toka koji vam nudi kombinaciju brzine i jednostavnosti. Bez obzira na to da li želite da kreirate dijagram toka za svakodnevne rutine projekta ili toka rada, ova platforma ima šablon za svaku moguću primenu.
Korišćenjem njegovog seta ikona, zavisnosti u boji i funkcija za ugrađivanje linkova, možete kreirati svoj grafikon kao profesionalac.
Creately
Kada je u pitanju vizuelizacija procesa i tokova posla, Creately je pouzdana opcija. Ima funkcije kao što su automatsko crtanje i interfejs za prevlačenje i ispuštanje za brzo kreiranje dijagrama toka.
Možete birati između preko 1000 prilagodljivih šablona da biste započeli svoj projekat. Pored toga, možete koristiti video konferencije i praćenje miša uživo za saradnju u realnom vremenu.
Lucidchart
Lucidchart vam pomaže da kreirate dijagrame toka uz pomoć mnogih funkcija, uključujući prilagođene oblike, uvoz podataka i još mnogo toga. Pored jednostavnog interfejsa, ima i dinamičku biblioteku oblika dijagrama toka koja se sastoji od svih potrebnih oblika, simbola i kontejnera za plivanje.
Pored toga, korisnici mogu koristiti napredne funkcije dijagrama toka kao što su uslovno formatiranje, dugmad za akciju, povezivanje podataka i spoljne veze.
Završne reči
Upotreba pravih simbola u dijagramu toka pokazuje da razumete koncept u potpunosti. Ako ne koristite prave simbole, to se možda neće svideti zainteresovanoj strani u poslu, klijentu ili publici.
Sada znate kompletnu listu simbola dijagrama toka koje ćete morati da koristite kad god budete pravili dijagram toka. U članku je takođe objašnjeno kako funkcioniše dijagram toka, tako da možete da kreirate profesionalne dijagrame toka koje će publika rado čitati.
Možda će vas zanimati i „start stop nastavak retrospektiva“ za unapređenje procesa.