Sistemi za upravljanje posetiocima (VMS) stiču popularnost jer se od organizacija očekuje da unaprede svoje procese zbog povećanih rizika u vezi sa zdravljem, bezbednošću i standardima usklađenosti.
Prema jednom izveštaju, predviđa se da će globalno tržište sistema za upravljanje posetiocima porasti sa 1,1 milijarde USD u 2021. godini na 2,3 milijarde USD do 2026. godine.
Razni faktori doprinose ovom rastu, uključujući povećanu svest o bezbednosti, potražnju za digitalizovanim procesima i potrebu za poštovanjem propisa. Ovo je naročito izraženo nakon izbijanja pandemije COVID-19, koja je dovela do značajnih promena u načinu poslovanja industrija.
Tehnologija i bezbednosni sistemi su se razvili kako bi odgovorili na zahteve digitalne radne snage i globalne situacije nakon pandemije.
Sistem upravljanja posetiocima može pomoći organizacijama da se lako prilagode promenama, istovremeno pružajući najbolje moguće usluge, proizvode i iskustvo posetiocima.
U nastavku ćemo detaljnije analizirati ovaj softver i kako on može biti koristan.
Šta je upravljanje posetiocima?
Upravljanje posetiocima podrazumeva proces praćenja i kontrole posetilaca koji ulaze i izlaze iz prostorija vaše organizacije. Bez obzira da li vaša organizacija ima recepcionara ili ne, upravljanje posetiocima je ključno za sigurnost i bezbednost vaših zaposlenih i kompanije.
Čak i ako nudite vrhunske proizvode, usluge i korisničku podršku, efikasno upravljanje posetiocima je korak dalje ka tome da se posetioci osećaju zadovoljno. Ne samo da poboljšava reputaciju vašeg brenda i povećava svest, već i podstiče ljude da vas ponovo posete kada im zatreba.
Sada, možda se pitate koga sve smatramo posetiocima. Posetioci mogu biti:
- Prodavci i izvođači radova
- Učesnici poslovnih sastanaka
- Regulatorni ili revizorski stručnjaci
- Kandidati za intervju za posao
- Kuriri
- Osobe koje traže određene informacije
- Dostavljači
Pored toga, posetioci mogu biti i zaposleni koji ne posećuju prostorije redovno, kao što su osobe koje rade od kuće. Ponekad mogu nastati i neočekivane situacije.
Šta je sistem upravljanja posetiocima?
Sistem ili softver za upravljanje posetiocima (VMS) je alat koji prati i upravlja osobama koje ulaze i izlaze iz poslovnih prostorija. On uključuje različite procese za kontrolu protoka posetilaca od dolaska do odlaska, kako bi se obezbedilo najbolje moguće iskustvo uz istovremeno osiguranje bezbednosti svih i usklađenosti poslovanja.
Softver za upravljanje posetiocima mogu koristiti preduzeća svih veličina, a ne samo velike korporacije. Takođe, VMS je efikasan za različite industrije, uključujući odbranu i vazduhoplovstvo, automobilsku industriju, hemijsku industriju, komercijalne usluge, maloprodaju, zdravstvo, IT sektor, elektroniku, inženjering i druge.
Postoji nekoliko vrsta VMS-a:
- Samouslužno upravljanje posetiocima: Koristi se kiosk za prijavu. Posetioci čekaju u redu, popunjavaju detalje i prilažu neophodna dokumenta da bi dobili identifikacionu karticu.
- VMS kojim upravlja osoblje: Osoblje organizacije prati i kontroliše posete pomoću softvera.
- Računarski VMS: Jedinstveni računarski sistem koji omogućava kompaniji da prati i kontroliše posete. Može prikupljati podatke u realnom vremenu i automatizovati ručne zadatke radi boljeg iskustva.
- VMS zasnovan na SaaS-u: Softver treće strane za praćenje i kontrolu posetilaca u preduzećima različitih veličina. Ovde organizacije ne moraju da upravljaju infrastrukturom ili troše vreme na održavanje; provajderi usluga brinu o tome, a cena je pristupačna.
Zašto je potreban sistem upravljanja posetiocima?
Sistemi za upravljanje posetiocima su od vitalnog značaja za organizacije radi praćenja i kontrole posetilaca, posebno tokom i nakon globalnih kriza kao što je COVID-19. Oni vam pomažu da se prilagodite novim izazovima i osigurate bezbednost vaših zaposlenih i posetilaca.
I pored toga što su vebinari uživo i video konferencije sve popularniji, poslovni sastanci licem u lice su i dalje neophodni. Mnoge kompanije su sada otvorene za posete, pa je važno osigurati da su svi posetioci kontrolisani i da je bezbednost zagarantovana; u tome ključnu ulogu igraju sistemi za upravljanje posetiocima.
Pogledajmo neke od prednosti VMS-a:
Bolje iskustvo posetilaca
Pružanje pozitivnog iskustva posetiocima će unaprediti reputaciju vašeg brenda i privući više poseta. Ljudi će vas odabrati pre konkurencije ako im omogućite da zadovoljni napuste vaše prostorije. VMS vam može pomoći da to postignete jer vam omogućava da lako upravljate svim procesima bez stvaranja problema za posetioce.
Pojednostavljen proces prijema
Uz dobar VMS, svi procesi će biti efikasno upravljani, od prijema do odlaska posetilaca. Korišćenje softvera omogućava vašem osoblju da tretira goste u skladu sa razlogom njihove posete. Takođe će vam pomoći da upravljate sastancima i osigurate da počnu na vreme, kako posetioci ne bi bili frustrirani čekanjem u predvorju.
Sigurnost i beskontaktno praćenje
VMS softver vam može pomoći da sprovedete beskontaktno praćenje i upravljanje posetiocima. To će osigurati bezbednost svih u vašoj zgradi. Na taj način možete održati visok nivo zaštite od zdravstvenih problema kao što su COVID ili druge zarazne bolesti. Pored toga, softver će vam pomoći da zaštitite svoju organizaciju od rizika u vezi sa intelektualnom svojinom, bezbednošću na radu itd.
Usklađenost
Korišćenjem VMS-a možete evidentirati važne podatke prikupljene od posetilaca, uključujući njihove lične podatke, lične karte, medicinske dokumente i druge relevantne informacije. To će vam pomoći da lako upravljate njima i vodite evidenciju, kako ne biste bili izloženi rizicima neusklađenosti, kao što su GDPR, HIPAA itd.
Praćenje zaposlenih/osoblja
Pored upravljanja posetiocima, softver vam može pomoći da pratite aktivnosti vaših zaposlenih ili osoblja. To će povećati njihovu produktivnost i pomoći im da se fokusiraju na ključne oblasti. Budući da rizici mogu biti spoljni i unutrašnji, praćenje vašeg internog osoblja pomaže u smanjenju rizika.
Ako želite da iskoristite ove prednosti, u nastavku su neki od najboljih VMS provajdera na tržištu.
iLobby
iLobby je globalni lider u upravljanju poslovnim posetiocima, kome veruju međunarodni aerodromi, velike banke, kompanije sa liste Fortune 500 i državne institucije. Oni pomažu u upravljanju, praćenju i kontroli poseta.
Skenirajte dokument sa fotografijom sa lične karte kako biste dobili informacije pomoću namenskog skenera ili ugrađene kamere i osigurali ispravnu identifikaciju. Koristite bazu podataka treće strane ili internu listu za praćenje da biste odmah proverili i označili ili odbili neželjene goste.
U hitnim slučajevima, sistem će obavestiti svakog zaposlenog i obezbediti vam listu osoba u objektu, zajedno sa brojem zaposlenih. Automatizuje složen proces validacije, praćenja i provere pojedinaca na svim lokacijama kako bi ispunio zahteve za usklađenost, bezbednost i privatnost.
Možete pregledati posete prodavaca, izvođača, zaposlenih, povratnih posetilaca, prilagođene tipove poseta, intervjue, sastanke, događaje i isporuke. Osigurajte svoje poslovanje tako što ćete pratiti ko je u vašoj zgradi, pojednostaviti proces prijavljivanja posetilaca, automatizovati usklađenost i bezbednost i kontrolisati fizički pristup.
Obavestite svoje posetioce o pravnim dokumentima kao što su odricanje od odgovornosti, izjave o poverljivosti i prikupite njihove digitalne potpise. Pored toga, čuvajte sve pravne dokumente na jednom mestu, bezbedno, da biste im pristupili kad god je to potrebno. Takođe možete lako kreirati prilagođene izveštaje sa nekoliko klikova i pregledati sve izveštaje na kontrolnoj tabli ili izvesti informacije.
Uvek budite spremni za revizije održavanjem liste potpisanih dokumenata i drugih podataka. Integrišite sistem sa vašim poslovnim alatima kao što su Skype for Business, Google Hangouts, Slack, glasovni pozivi, korisnički imenici kao što su Azure Active Directory, Cisco, Google identiteti, itd., Okta za jednokratnu prijavu, OneLogin, CRM-ovi, e-pošta i kalendar, diskovi, kontrola pristupa i mnogi drugi.
Isprobajte besplatnu probnu verziju ili odaberite plan koji počinje od 199 USD mesečno.
Envoy Visitors
Pružite novo iskustvo sebi i svima koji posete vaše radno mesto sa Envoy Visitors. Zaštitite svoje radno mesto sistemom za upravljanje posetiocima i uštedite vreme. Proverite ko, zašto i kada neko dolazi u posetu i ograničite pristup posetiocima koji ne ispunjavaju vaše kriterijume.
Pored toga, učinite svoje radno mesto zdravijim uz pomoć opcija za prijavu bez dodira. Nema potrebe za praćenjem zaposlenih i papirnim potpisima ili ručno pisanih identifikacionih kartica. Umesto toga, sve dobijate na jednoj kontrolnoj tabli za praćenje svega što vam je potrebno, uz opciju preuzimanja dokumenata.
Ostavite dobar utisak kada se gost pojavi tako što ćete poslati uputstva do radnog mesta, saznati njihovo iskustvo i zadiviti ih prijavom na iPad-u. Takođe možete da snimite i sačuvate sve kako biste ostali usklađeni sa propisima.
Tokom revizija, brzo izvezite potrebne podatke za bezbolan pregled. Pored toga, kreirajte više opcija za prijavljivanje koje postavljaju različita pitanja kako biste saznali svrhu posete svakog gosta. Vaši zaposleni će takođe dobijati obaveštenja odmah i automatski kada gosti stignu.
Pregledajte svakog posetioca tako što ćete postaviti određene kriterijume i proveriti da li se pojavljuju na nezavisnim ili internim listama za praćenje. Takođe, dobijajte izveštaje i analitiku o broju posetilaca i brzo izvezite podatke u nekoliko klikova. Možete podstaknuti svoje goste da potpišu pravne dokumente kao što su odricanje od odgovornosti i izjave o poverljivosti na iPad-u.
Štaviše, kreirajte prilagođene identifikacione kartice ili dozvolite posetiocima da automatski štampaju kartice kada se prijave. Zamolite goste da snime fotografiju kako bi ih domaćin sa sigurnošću pozdravio. Takođe možete kreirati zdravo i sigurno radno mesto, pratiti aktivnosti u kancelariji, obezbediti da podaci rade pametnije i da vaši zaposleni budu fokusirani.
Dobijte ograničene funkcije ako se odlučite za besplatan plan ili odaberite plan koji vam najviše odgovara za samo 99 USD mesečno po lokaciji.
Greetly
Greetly je laka i jednostavna platforma za korišćenje sistema za upravljanje posetiocima kako bi vaše radno mesto bilo sigurno. Umesto korišćenja tradicionalnog recepcionara, koristite ovu platformu prilagođenu korisniku koja vam omogućava da integrišete poznate CRM-ove i aplikacije za razmenu poruka.
Alat uvek osigurava da će pravi član osoblja dobiti obaveštenje čim gost završi proces prijavljivanja. Bez obzira gde se nalazite, odmah ćete dobijati obaveštenja o dolasku gostiju kako biste mogli brzo da reagujete.
Greetly teži da interfejs učini što pristupačnijim posetiocima, za razumevanje i korišćenje na recepciji. Isto se odnosi i na ostale funkcije interfejsa. Možete da završite proces podešavanja za nekoliko minuta i da budete spremni za korišćenje istog dana.
Alat može predstaviti vaše poslovanje onako kako želite, sa potpuno prilagodljivim procesom prijavljivanja. Prikuplja sve podatke od posetilaca i usmerava ih tako da posetioci dobiju najbolje iskustvo. Takođe možete da prilagodite interfejs dobrodošlice prema svojim potrebama i klijentima i prepustite Greetly-ju da vam bude desna ruka.
Bezbednost je značajan deo svake recepcije, a Greetly trenutno štampa identifikacione kartice sa fotografijama posetilaca, detaljima i drugim relevantnim informacijama. Nudi besplatnu demo verziju i vodi vas kroz proces pokretanja korak po korak.
Plaćeni planovi počinju od 79 USD mesečno po lokaciji.
Sign In App
Sign In App je napravljen za savremeno radno mesto, koje je bezbedno i inteligentno za prijavljivanje. Ovaj softver možete koristiti za upravljanje posetiocima, prijavljivanje izvođača i osoblja i rezervisanje stolova i soba. Ima i dodatak Spaces – fleksibilan i pametan dodatak za rezervisanje soba za sastanke i stolova.
Platforma vam pomaže da prihvatite maksimalnu radnu snagu i efikasno upravljate kapacitetom. Takođe možete dozvoliti svojim posetiocima da se prijave koristeći svoje pametne telefone putem skenera QR kodova. Vaši gosti ne moraju da instaliraju nikakvu posebnu aplikaciju; beskontaktno prijavljivanje je sigurno i potpuno prilagodljivo za vašu industriju.
Pored toga, kreirajte upitnik za svaku grupu posetilaca kreiranjem pitanja sa višestrukim izborom. Uzmite u obzir zdravstvene zahteve i zahteve za privatnost ili bezbednost kompanije smanjujući vreme prijavljivanja. Takođe će vam ponuditi potpunu kontrolu nad podacima.
Sign In App balansira čuvanje neophodnih i kritičnih informacija za bezbednost i izveštavanje uz očuvanje privatnosti posetilaca. Dizajniran je da se razvija sa novim funkcionalnostima i karakteristikama i pruža bolje iskustvo posetiocima. Dobijte napredne funkcije kao što su prethodna registracija posetilaca, prijavljivanje osoblja, upravljanje izvođačima, prateća aplikacija, poruke, smernice, izjave o poverljivosti, prilagođena polja podataka itd.
Takođe ćete dobiti prednosti liste za evakuaciju, podršku za više lokacija, jezika, događaja, isporuka, ekrana dobrodošlice, integracije, prilagođenih identifikacionih kartica za svakog posetioca, obaveštenja i još mnogo toga. Prilagodite paket koji vam je potreban ili isprobajte besplatnu probnu verziju od 15 dana. Ako smatrate da je korisno, pređite na plaćenu pretplatu u bilo kom trenutku.
Proxyclick
Omogućite svojim posetiocima, izvođačima i zaposlenima bezbedan povratak na posao, uz poštovanje privatnosti i globalnih standarda uz Proxyclick. Rezervacija stolova je lak, siguran i jednostavan način da poželite dobrodošlicu zaposlenima na radnom mestu.
Dozvolite svojim zaposlenima da izaberu gde će, sa kim i kada će sedeti u unapred definisanim prostorima. Dobićete potpunu vidljivost o tome ko radi i gde svi sede. To će vam pomoći da organizujete radno mesto da bude sigurno, udobno i efikasno.
Štaviše, možete istražiti obim i dubinu mogućnosti sa ekstremnim sistemima. Integrišite alate sa kojima su vi i vaš tim upoznati radi besprekorne implementacije. Ovo je jedini VMS sa kompletnom potvrdom privatnosti ISAE 3000 tipa 1, tako da vam ljudi mogu verovati.
Podržava 30 miliona poseta na 7000 lokacija kako bi vam pomogao da se više oslonite na svoj tim. Takođe možete da skalirate pomoću VMS-a koji nudi neograničen broj domaćina, kioska i posetilaca. Dobijte beskrajnu listu funkcija za poboljšanje iskustva svakog posetioca, pojednostavite recepciju i zaštitite imovinu.
Njegove karakteristike uključuju rezervisanje stolova i zaposlenih, protok posetilaca, moćne kontrolne table, pametne tokove za posetioce i zaposlene, vrhunske integracije, naprednu bezbednost, usluge za preduzeća, uspeh korisnika i još mnogo toga. Pored toga, možete zaštititi svoje zaposlene i posetioce pomoću programa prevencije COVID-19.
Pregledajte svoje posetioce i zaposlene pre nego što stignu, podelite bezbednosna uputstva, omogućite im pristup pomoću QR koda, ostanite sigurni i fleksibilni i ograničite rizike po zdravlje. Pronađite plan koji najbolje odgovara vašim potrebama za 100 USD mesečno po lokaciji.
WhosOnLocation
Održavajte svoje izvođače, posetioce i zaposlene bezbednim i sigurnim uz provere zdravlja, praćenje kontakata, beskontaktno prijavljivanje i još mnogo toga dok radite van lokacije i na lokaciji sa WhosOnLocation. To je sveobuhvatno rešenje koje upravlja predregistracijama, identitetom posetilaca, praćenjem kontakata, bezbednosnim upozorenjima i podizanjem svesti o politici posetilaca.
Upravljajte usklađenošću obaveštenja o opasnostima od strane izvođača, upravljanjem uvodom u različitim objektima i prisustvom. Takođe možete da upravljate dozvolama i prisustvom zaposlenih kako biste podržali bezbednost lokacije i profile. I naravno, sve je podržano moćnim uvidom i izveštavanjem.
Alat nudi jednostavnu prijavu bez dodira za praćenje svakog zaposlenog koji radi samostalno. Takođe, dobijte funkcije za hitne slučajeve kao što su samoprovera, izveštaji o evakuaciji i prikupljanju, uvid i saradnja i ručne prozivke. Ograničite pristup kvalifikovanim i ovlašćenim zaposlenima, izvođačima i posetiocima kako biste osigurali svoje objekte.
WhosOnLocation vam pomaže da pregledate posetioce, izvođače radova i zaposlene kako biste smanjili rizik od uljeza ili neovlašćenih gostiju. Takođe, proverite kome je dozvoljeno da bude na lokaciji i ko je prošao zdravstveni pregled.
Ima planove koji odgovaraju svima, bez obzira na veličinu kompanije. Upravljajte svime po početnoj ceni od 599 USD godišnje po lokaciji.
Traction Guest
Dajte svojoj organizaciji jedno mesto za upravljanje, kontrolu i osiguranje celokupnog procesa poseta uz Traction Guest. Traction Guest čuva vaše objekte bezbednim, procese usklađenim, a zaposlene sigurnim, obezbeđujući da svaka interakcija podstiče maksimalnu produktivnost.
Pomaže posetiocima i zaposlenima da pronađu tačan ulaz i lokaciju, potvrde ili skeniraju svoju identifikaciju, upoznaju domaćina i odaberu svoj jezik. Pored toga, možete pratiti ko je na lokaciji kako biste održavali hitne i bezbednosne protokole. Takođe, prikupite potrebne podatke kako biste ispunili standarde usklađenosti.
Predstavite svoj brend kada poželite dobrodošlicu posetiocima kako biste stvorili iskustva i ostavili vizuelni utisak koji svaku posetu čini nezaboravnom i produktivnom. Uz pomoć jednog sistema koji se može konfigurisati, odgovorite na svoje zahteve za globalne lokacije kao što su dozvole, jezici i podaci.
Odaberite plan koji odgovara vašoj organizaciji za samo 115 USD mesečno po iPad-u.
Pronestor Visitor
Pronestor Visitor nudi bezbednu platformu za upravljanje posetiocima. To je inovativno rešenje za upravljanje gde možete dobiti ceo pregled posetilaca iz prošlosti, sadašnjosti ili budućnosti. Takođe vam omogućava da pratite svaki sastanak i rezervaciju putem automatskih obaveštenja.
Pronestor Visitor vam pomaže da pošaljete uputstva svojim posetiocima i obezbedite im kartu za ukrcavanje koju skeniraju sa svojim telefonom da bi se prijavili. Uz odgovarajuće izveštaje, znaćete ko je gde i koga treba da vidi. Alat takođe može istovremeno da upravlja sa mnogo ulaznih tačaka na više lokacija. Pored toga, možete obavestiti svoje posetioce o smernicama prilikom registracije ili pre sastanaka.
Ova platforma vam prikazuje pregled od 360 stepeni o aktivnostima organizacije. Počnite da kombinujete povratne informacije i podatke kako biste poboljšali dostupnost svojih objekata, što je neophodno za produktivnost. Štaviše, platforma olakšava vašim gostima i organizaciji da ostanu zdravi i sigurni.
SwipedOn
Izgradite najpristupačniji sistem za prijavu zaposlenih i posetilaca sa SwipedOn, koji je siguran, jednostavan i moderan. Omogućava vam da iskusite fleksibilno radno okruženje uz potpuno upravljanje radnim mestom.
SwipedOn vam pomaže da transformišete radno mesto zamenom starih knjiga posetilaca jednostavnim, modernim i elegantnim rešenjem za upravljanje posetiocima. Ostvarite brojne prednosti od ove jedinstvene platforme, kao što je beskontaktno prijavljivanje zaposlenih i posetilaca.
Dobićete funkcije kao što su alati za praćenje kontakata, trenutna obaveštenja, štampanje ID kartica, digitalni ugovori, pregled odlaska zaposlenih, upravljanje evakuacijom i pitanja o skriningu sa upozorenjima. Posetioci se mogu prijaviti direktno skeniranjem QR koda koristeći svoju mobilnu kameru bez fizičkog kontakta. To će sprečiti vaše poslovanje i osoblje od izlaganja zaraznim bolestima.
Štaviše, lako možete upravljati registrima bezbednosti i zdravlja, politikama u vezi sa COVID-19, ugovorima o poverljivosti itd. Mnoge industrije koriste SwipedOn, kao što su građevinarstvo, logistika, neprofitne organizacije, komunalne usluge, obrazovanje, nega starijih, proizvodnja, sport, pomorstvo, turizam, coworking i mnoge druge. Najbolja stvar je što SwipedOn sadi drveće za svakog novog klijenta.
Doživite platformu još bolje sa mnogim dodacima, kao što su ketering, isporuke i neograničen broj SMS poruka. Za bolje opcije upravljanja zaposlenima i posetiocima, možete povezati SwipedOn sa poslovnim alatima za nesmetan rad, kao što su Microsoft Active Directory ili Azure Active Directory.
Takođe ćete dobiti nulte troškove podešavanja, lako praćenje kontakata, alate za skrining posetilaca i prijavljivanje bez dodira u svakom planu. Modernizujte recepciju za posetioce za samo 49 USD mesečno za jednu lokaciju.
Zaključak 👨🏫
Sistemi za upravljanje posetiocima su danas traženi u različitim industrijama i veličinama preduzeća. Softver vam može pomoći da ponudite izvanredno iskustvo posetiocima, istovremeno osiguravajući organizacionu sigurnost, bezbednost i ispunjavanje potreba za usklađenošću.
Zatim istražite neke od najboljih softvera za praćenje radnog vremena za tim.