Razumevanje zainteresovanih strana, njihovih ciljeva i načina na koji mogu uticati na projekat od presudnog je značaja za njegov uspeh, stoga mape stejkholdera dobijaju sve veću popularnost.
Preduzeća se ponekad suočavaju sa neočekivanim izazovima u vezi sa svojim projektima i nailaze na poteškoće u upravljanju ključnim akterima i njihovim uticajem na tok projekta. Dodatno, komunikacijske barijere mogu otežati saradnju ako se ne rešavaju na adekvatan način. Zbog toga, najbolji pristup bi bio pronaći način za procenu ovih izazova i uticaja putem jasnih i efikasnih komunikacijskih kanala.
Kvalitetna mapa zainteresovanih strana može vam pomoći da efikasno upravljate svojim stejkholderima, procenite njihove interese i uticaj, i smanjite izolaciju unutar projekata, kako biste uspešno stigli do cilja.
Srećom, izrada ovih mapa ne mora biti ručna, budući da su dostupni brojni softverski alati za ovu svrhu.
U ovom tekstu ću detaljnije objasniti šta su mape zainteresovanih strana, kako vam mogu biti od pomoći i predstaviti neke od alata za mapiranje koji će vam olakšati izradu kvalitetnih mapa.
Krenimo!
Šta je mapa zainteresovanih strana?
Mapa stejkholdera predstavlja vizuelni prikaz odnosa između zainteresovanih strana i samog projekta ili organizacije.
Ova mapa može takođe prikazati kako se taj odnos razvija tokom vremena. Na osnovu ovoga, možete razumeti uticaj zainteresovanih strana na projekat i organizaciju, kao i posledice organizacije ili projekta na same zainteresovane strane. Odnos je, dakle, dvosmeran.
Mapa zainteresovanih strana je nacrtana kao grafikon sa dve ose. X-osa označava stepen uticaja zainteresovane strane, dok y-osa predstavlja nivo njenog interesa. Položaj zainteresovane strane u datom kvadrantu određuje učestalost, intenzitet i vrstu angažmana.
Mapa prikazuje sve osobe uključene u projekat i one na koje projekat utiče, pružajući vam jasnu sliku grupa zainteresovanih strana, njihovih interesa i motiva.
Stoga, kada kreirate mapu zainteresovanih strana, treba imati na umu sledeće:
- Mapa treba biti detaljna, pružajući kompletan pregled svih uključenih zainteresovanih strana.
- Mora biti lako razumljiva, jer složenost može otežati razumevanje.
- Treba prenositi informacije jasno i brzo, omogućavajući zainteresovanima da donose brze odluke.
- Organizujte zainteresovane strane u grupe na osnovu nivoa uticaja, prirode i zajedničkih interesa.
Zašto je mapiranje zainteresovanih strana važno?
Prednosti kreiranja mapa zainteresovanih strana za vašu organizaciju i projekte su brojne, a neke od njih su:
Lakše prepoznavanje ključnih aktera: Mape zainteresovanih strana vam pomažu da identifikujete sve važne aktere u vašem projektu, uključujući i one koji su ključni za njegov uspeh.
Možete ih pregledati na prvi pogled i znati koga treba informisati, nadgledati ili uključiti u različitim fazama projekta. Ovo osigurava uspešan završetak projekta u predviđenom roku, uz minimalne komplikacije.
Brže donošenje boljih odluka: Mapa zainteresovanih strana pruža vam sve bitne informacije o stejkholderima. Tako možete brže donositi bolje odluke i iskoristiti njihov pun potencijal, angažujući ih na pravim mestima.
U slučaju nepredviđenih problema, brza reakcija može spasiti vašu organizaciju od potencijalnih rizika i štete.
Efikasno upravljanje planom: Mapa vam pomaže da analizirate moć i interese vaših zainteresovanih strana. Na taj način, možete definisati odgovarajuće strategije i prilagoditi planove prema tome. Ovo će pomoći vašem timu da se drži plana i osigura uspešan završetak projekta na vreme.
Povećana produktivnost: Kada identifikujete i procenite zainteresovane strane u projektu, možete kreirati efikasan plan angažmana. To će usmeriti trud, vreme i resurse vašeg tima na prave ciljeve i osigurati da se posao obavlja kako treba, čuvajući reputaciju vaše kompanije.
Bolja komunikacija: S obzirom na to da možete kategorizovati stejkholdere na osnovu njihovih interesa, nivoa angažmana i drugih faktora, možete im dodeliti uloge u skladu s tim. Na taj način svi će biti usklađeni sa istom strategijom i imati jasne odgovornosti.
To omogućava efikasniju komunikaciju između zainteresovanih strana i same organizacije, bez zabune i dezinformacija.
Gde se koriste mape zainteresovanih strana?
Mape zainteresovanih strana mogu se koristiti u različitim situacijama, uključujući:
- Prilikom planiranja lansiranja novog proizvoda ili usluge, možete mapirati zainteresovane strane i razviti snažne strategije.
- Kada ulazite na novo tržište ili geografsku lokaciju, istraživanje tržišta je od ključnog značaja. Mape zainteresovanih strana vam mogu pomoći u tome.
- Možete kreirati mape zainteresovanih strana prilikom sprovođenja marketinških strategija, kao što su reklamne kampanje, programi lojalnosti itd.
Kako napraviti mapu zainteresovanih strana?
Savremena tehnologija je znatno olakšala izradu mapa zainteresovanih strana. Postoji mnogo alata koji vam mogu pomoći da kreirate izvanredne mape sa lakoćom.
Ali, kako to učiniti?
Potrebno je imati nekoliko strategija na umu pre samog kreiranja mape.
Evo kako napraviti mapu zainteresovanih strana u tri jednostavna koraka:
#1. Identifikujte svoje zainteresovane strane
Prvi korak je identifikacija ključnih zainteresovanih strana. Počnite sa organizovanjem u tri kategorije – lideri, saradnici i indirektne zainteresovane strane.
- Lideri: U ovu kategoriju ubrajaju se lideri i donosioci odluka koji određuju životni ciklus vašeg projekta. Oni su direktno povezani sa projektom i imaju najveći uticaj na organizacioni ili tehnički proces.
- Saradnici: Ovde se svrstavaju saradnici kao što su projektni menadžeri, njihovi timovi i ključna odeljenja. Takođe obuhvata i spoljne zainteresovane strane, poput klijenata, ovlašćenih službenika i dobavljača.
- Indirektne zainteresovane strane: Ovde spadaju posmatrači koji prate razvoj projekta izdaleka. Oni mogu, ali ne moraju biti zainteresovani za projekat ili se mogu uključiti kasnije.
#2. Izvršite analizu zainteresovanih strana
Procenite nivo angažmana svake zainteresovane strane u projektu. Saznajte njihove interese i mogući uticaj. Razmislite o tome kako mogu biti pogođeni projektom, kako mogu imati koristi od njega, i kako mogu doprineti istom. Ne zaboravite analizirati njihove motive i iskoristite te informacije za kreiranje grupa i strategija.
#3. Preduzmite akciju
Na kraju, usvojite odgovarajući pristup u kreiranju mape, baziran na interesima i moći vaših zainteresovanih strana. Takođe, razvijte efikasne komunikacijske planove.
Nakon što ste se upoznali sa konceptom i načinom kreiranja mape zainteresovanih strana, upotrebite odgovarajući alat kako biste napravili mapu koja će na najbolji način predstaviti informacije o vašim stejkholderima.
Evo nekih od najboljih alata koje možete uzeti u obzir:
Miro
Saznajte ko utiče na projekte i dobijte njihovu podršku uz pomoć Miro alata za kreiranje mapa zainteresovanih strana. Pomaže vam da lako kreirate i sarađujete na mapama i da centralizujete svu komunikaciju za multifunkcionalni timski rad.
Intuitivan dizajn sa sistemom prevlačenja i ispuštanja omogućava jednostavnu izradu mapa. Osnažite svoj tim da razmišlja uz pomoć beskonačnog platna, unapred definisanih šablona, moćnih funkcionalnosti platforme i brojnih widgeta. Miro pruža kompletan set alata za priče kupaca, mape putovanja, planiranje sprintova ili mape puta, retrospektive, i još mnogo toga.
Pored gotovih šablona, možete kreirati i pametne okvire i šablone. Radite kako želite i otkrijte svoju kreativnost koristeći beskonačno platno. Koristite lepljive beleške, oblike, olovku za slobodno crtanje, pametno crtanje, strelice i još mnogo toga.
Poboljšajte saradnju sa udaljenim timovima, tokom razmišljanja o idejama, radionica, procesa i donošenja odluka, koristeći radne prostore koji nude sinhronu i asinhronu saradnju, kao da je ceo tim na istom mestu. Pregledajte pokazivače saradnika i pratite kako članovi tima komuniciraju sa tablama.
Možete lako deliti svoje mape i dokumente direktno sa kontrolne table. Takođe, dobijajte recenzije, povratne informacije i odobrenja, koristeći razne opcije komunikacije, poput ćaskanja, komentara i ugrađenih video zapisa. Napravite centralno mesto za lakši međufunkcionalni rad koristeći različite alate.
Standardizujte procese i skalirajte ih u celoj kompaniji radi zdrave digitalne transformacije, bez obzira na lokaciju članova vašeg tima. Miro brine o sigurnosti nudeći SSL enkripciju, evidenciju revizije, SSO, filtriranje domena, napredno upravljanje korisnicima i još mnogo toga. Miro je usklađen sa PCI, GDPR i SOC-2 standardima. Takođe se integriše sa više od 20 servisa, kao što su Slack, Teams i Dropbox.
Moqups
Moqups je odličan alat za kreiranje mapa zainteresovanih strana sa fantastičnim šablonima koji vam mogu pomoći da efikasno odredite prioritete, identifikujete i razumete ključne zainteresovane strane u svim vašim projektima.
Možete analizirati mapu kako biste osigurali savršen početak projekata i garantovali uključenost ključnih aktera od samog početka. Korišćenjem ovih šablona, vaš tim će uključiti ključne osobe u ranoj fazi razvoja i postići veći uspeh.
Takođe pruža solidnu osnovu za strategiju angažovanja i komunikaciju na nivou tima. Mape kreirane u Moqups-u pomažu vam da odredite prioritete zainteresovanih strana, osiguravajući da se resursi raspodeljuju na osnovu njihovih uloga.
Prepoznajte i sprečite potencijalne rizike koje druge zainteresovane strane mogu predstavljati ukoliko se osećaju nečujno. Pored toga, možete povezati mape zainteresovanih strana sa drugim vizuelnim elementima kao što su žičani okviri, grafikoni i modeli. Možete kreirati sopstveni tok rada i rešavati prepreke u aplikacijama za jednu svrhu.
Smaply
Softver za mapiranje zainteresovanih strana Smaply vam pomaže da bolje razumete perspektive svojih stejkholdera i da lakše upravljate njihovim očekivanjima. Takođe vam omogućava da vizuelizujete ekosistem svojih proizvoda i otkrijete međusobne veze.
Kreirajte mape u Smaply-u kako biste saznali koje zainteresovane strane utiču na vaš rad i kakve su veze između njih. Pogledajte kako su vaše važne zainteresovane strane povezane, analizirajte njihov uticaj na vaš proizvod/uslugu i iskoristite te informacije za poboljšanje svoje ponude.
Organizujte zainteresovane strane u različite kategorije, poput važnih, ključnih ili zanimljivih, i one koje su međunarodne, nacionalne ili lokalne. Pored toga, koristite filtere kako biste videli određene odnose i razumeli uloge zainteresovanih strana. Ove informacije možete iskoristiti i za prilagođavanje komunikacije interesima stejkholdera.
Smaply-jeve mape visoke rezolucije su odlične za vaše radionice. Odlučite na koje zainteresovane strane treba da se fokusirate i kreirajte različite vrste mapa za druge proizvode. Povežite zainteresovane strane sa mapom putovanja i pogledajte kako mogu uticati na korisničko iskustvo.
Možete dodavati zainteresovane strane, povezivati ih pomoću funkcije prevlačenja i ispuštanja, i pomerati ih po mapi. Odštampajte svoju mapu i koristite je na sledećoj radionici.
Lucidchart
Isprobajte Lucidchart, odličan alat za dizajn, za izradu mapa zainteresovanih strana. Nudi vam brojne šablone za identifikaciju stejkholdera i odnose među njima. Možete ga koristiti i za analizu njihovog interesa u određenom projektu.
Saznajte koji nivo angažmana je potreban za svaku zainteresovanu stranu u projektu. Otvorite šablone mapa kako biste videli detaljnu mapu koja se može prilagoditi vašem scenariju. Lucidchart štiti vaše podatke, osiguravajući sigurnost i privatnost. Koristi 256-bitnu šifrovanu vezu preko TLS 1.2 zajedno sa AES-256 enkripcijom za zaštitu podataka u mirovanju.
Amazonove usluge za upravljanje ključevima obezbeđuju kriptografske ključeve koji štite Lucidchart. Ne brinite o usklađenosti, jer je Lucidchart usklađen sa GDPR, CCPA, PCI i SOC 2 standardima, i sertifikovan sa Švajcarsko-SAD i EU-SAD Privacy Shield programima. Možete ga integrisati sa Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BambooHR, Quip i mnogim drugim servisima.
Mural
Nabavite stotine unapred definisanih šablona za mapiranje zainteresovanih strana na Mural platformi i počnite analizirati ključne aktere u vašem projektu. Ovo je korisno za vaš tim ili zainteresovane strane na strani klijenta kako biste smanjili zabunu oko odgovornosti, kada prelazite sa nepoznatih saradnika na glavne aktere.
Mural olakšava vizuelnu saradnju u dinamičnom, zajedničkom okruženju. Sa minimalnom krivom učenja, možete početi da koristite ovaj alat sa lakoćom. Korisnički interfejs je intuitivan, ali jednostavan, sa moćnim funkcijama koje su lake za korišćenje svima sa bilo kojim skupom veština.
Koristite lepljive beleške i tekst za jednostavno dodavanje misli, povratnih informacija i ideja. Takođe, možete praviti dijagrame pomoću širokog spektra konektora i oblika, kako biste lakše prikazali složene tokove rada. Dostupna je i galerija ikona koje možete koristiti kako biste kreirali svoju vizuelnu priču.
Mural nudi okvire koji vam omogućavaju da organizujete ideje i sadržaj na efikasan način, kako biste otkrili nove uvide. Prevucite i ispustite vizuelne elemente, poput slika i GIF-ova, i unapredite sesije saradnje. Možete pisati i crtati slobodnom rukom da biste maksimizirali svoju kreativnost.
Zakažite aktivnosti i održite fokus pomoću tajmera i osigurajte da svi posmatraju iste stvari u isto vreme. Vodite učesnike kroz uputstva i sakrijte ili prikažite naredne korake. Možete koristiti super bravu kako biste osigurali da objekti ostanu na mestu ili da se pomeraju uz pomoć asistenta.
Proslavite uspehe uz konfete, fokusirajte se na pozitivne trenutke i koristite privatni režim kako biste sprečili grupno razmišljanje uz skrivene pojedinačne saradnike. Mural nudi brojne načine za komunikaciju sa vašim timom i deljenje dijagrama pomoću jednostavnih hiperlinkova. Takođe, podržava komentare i tekstualno ćaskanje za saradnju na dijagramima.
Izgradite moćne tokove rada integracijom Murala sa više servisa, kao što su Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira i mnogi drugi. Oni prate najsavremenije prakse, uključujući najbolje protokole, globalne standarde i razne sigurnosne protokole.
Zaključak
Ako planirate da lansirate proizvod/uslugu ili se pripremate za ulazak na novo tržište, poznavanje i upravljanje vašim zainteresovanim stranama može doprineti uspešnom ostvarenju vaših ciljeva.
Stoga, kreirajte mape uz pomoć alata za mapiranje zainteresovanih strana, kako biste predstavili sve svoje stejkholdere i efikasno iskoristili svoje resurse i njihov potencijal.