Olakšajte nabavku za mala i srednja preduzeća uz pomoć ovih izvanrednih softverskih rešenja za nabavku.
Upravljanje procesom nabavke je kompleksno jer obuhvata kupovine, zalihe, narudžbine, fakture, dobavljače, plaćanja i još mnogo toga. Međutim, istovremeno je od ključnog značaja za uspeh preduzeća. Zato je neophodno da preduzeća automatizuju i kontrolišu ovaj proces uz pomoć specijalizovanih aplikacija.
Ako odlažete primenu softvera za nabavku u vašoj firmi do poslednjeg trenutka, suočićete se sa negativnim posledicama ručne obrade. Mudro je početi sa implementacijom ovih alata čim primetite probleme u vezi sa neefikasnim ručnim procesima.
Hajde da detaljnije istražimo osnove softvera za nabavku i upoznamo se sa najboljim rešenjima u ovoj oblasti.
Šta je softver za nabavku?
Nabavka podrazumeva pronalaženje i kupovinu dobara i usluga koje su neophodne za poslovanje. Dakle, softver za nabavku predstavlja poslovno rešenje koje automatizuje različite faze procesa nabavke.
Bilo da se radi o analizi troškova, upravljanju ugovorima ili plaćanju, ovakvi alati vam omogućavaju da imate potpunu kontrolu nad svakom operacijom procesa. Takođe, oni se mogu integrisati sa različitim ERP platformama radi olakšavanja procesa.
Pored toga, neki alati omogućavaju svim zaposlenima pristup i obavljanje zadataka iz centralne jedinice uz odgovarajuće korisničke dozvole.
Šta rade ovi alati?
Softverska aplikacija za nabavku može obavljati raznovrsne zadatke kako bi proces nabavke bio lakši za vaš tim. Zaposleni mogu naručivati kupovine sa bilo kog mesta i komunicirati sa članovima tima. Evo ključnih zadataka koje ovaj softver može da izvrši:
- Generisanje i potvrđivanje naloga za kupovinu
- Automatizacija slanja elektronskih narudžbina
- Podsećanje na nedavne narudžbine i otkazivanja
- Prosleđivanje narudžbina na čekanju odgovarajućem osoblju za dalje akcije
- Realizacija finansijskih transakcija i transakcija zaliha po prijemu narudžbine
- Izbegavanje nestašica putem održavanja inventara
- Prikupljanje podataka i analiza trendova radi ostvarivanja maksimalne profitabilnosti
- Olakšavanje procesa standardizacije na različitim platformama
Sada ćemo razmotriti kada je korisno koristiti softverske alate za nabavku.
Ko koristi softver za nabavku?
Softver za nabavku vam je neophodan kada kupujete sirovine, računarsku opremu, kancelarijski materijal itd., u velikim količinama tokom cele godine. Dakle, koristan je za svako preduzeće koje često kupuje zalihe od različitih dobavljača i želi da sistem nabavke bude transparentan.
Uglavnom ćete pronaći sledeće kompanije koje koriste alate za nabavku:
- Proizvođači robe široke potrošnje i uređaja
- Proizvođači vozila
- E-trgovina i maloprodaja
Pored toga, postoje specijalizovane firme, konsultanti ili agencije za nabavku, koje takođe koriste ovaj softver.
Mnogi brendovi prepuštaju svoje poslove nabavke ovim agencijama radi praktičnosti i efikasnosti. Kompanije kao što su Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, itd., su lideri u konsultantskim uslugama u oblasti nabavke.
Kako softver za nabavku pomaže preduzećima?
#1. Automatizacija nabavke
Automatizacija poslovnih procesa je sveprisutna u svim oblastima, uključujući i nabavku. Možete uspešno automatizovati celokupan proces nabavke korišćenjem softvera za nabavku.
Od pronalaženja dobavljača do registracije, odabira proizvoda, provere kvaliteta i konačnog potpisivanja ugovora, sve se obavlja u okviru jednog softvera.
U većini slučajeva, alat automatski obrađuje interne zahteve za kupovinu. Potrebno je samo odobrenje menadžera pre slanja narudžbenice.
#2. Transparentnost u kupovini
Poslovni akteri kao što su menadžeri i finansijski direktori mogu da prate trendove kupovine iz centralnog softvera. Nema potrebe za komplikovanim procedurama da bi se dobili izveštaji o nabavkama.
Takođe, alat prati svaki korak procesa dok se dogovor ne finalizuje, obezbeđujući visok nivo korporativne transparentnosti kako bi se sprečila korupcija.
#3. Optimizacija odobrenja
Ovakvi alati koriste inteligentne algoritme za razlikovanje stvarnih naloga za kupovinu od nepotrebnih. Na taj način, menadžeri za odobravanje dobijaju samo relevantne zahteve za kupovinu, što im omogućava da brzo odobre naloge.
#4. Vidljivost troškova
Kontrolna tabla alata vam pruža uvid u ukupnu potrošnju kompanije na kupovinu zaliha, informacije o dobavljačima, iznose plaćanja itd. Pomaže vam pri budžetiranju projekata i štedi novac eliminisanjem nepotrebnih kupovina.
Funkcije koje treba tražiti prilikom odabira softvera za nabavku
Većina alata za nabavku nudi standardni skup funkcionalnosti. Međutim, pre kupovine, uverite se da imaju bar sledeće karakteristike:
- Alat treba da ima kontrolnu tablu za upravljanje dobavljačima, gde možete dodavati nove ili pregledati ugovore sa postojećim.
- Korisno je ako softver nudi i funkciju pronalaženja dobavljača.
- Mora postojati alat za upravljanje rizikom koji blokira nepotrebnu potrošnju ili pogrešne naloge za kupovinu.
- Vaš alat za nabavku mora imati funkciju revizije kako biste mogli da pregledate narudžbenice, plaćanja dobavljačima itd.
- Najbolji alati za nabavku nude i funkciju budžetiranja gde možete uneti mesečni ili tromesečni budžet i držati kupovine u okviru te cifre.
- Takođe treba da postoji funkcija komunikacije koja obaveštava korisnike o novim nalozima za kupovinu, fakturama, dospećima itd.
- Dobro je ako aplikacija nudi mobilnu verziju za praćenje troškova, odobravanje narudžbina, finalizaciju ponuda i još mnogo toga.
- Pouzdan softver za nabavku vam omogućava da definišete korporativnu politiku o kupovini.
- Konačno, alat mora da omogući predstavnicima nabavke da kreiraju prilagođene tokove nabavke ako softver nema šablone za određene scenarije kupovine.
Sada kada znate osnovne informacije o ovom alatu i zadacima koje može da obavlja, razmotrićemo najbolje softverske aplikacije za nabavku koje mala i srednja preduzeća mogu da koriste.
Precoro
Ako pripadate malom ili srednjem timu, Precoro vam može pomoći da pojednostavite proces kupovine i eliminišete ručni rad. Na ovaj način štedite dragoceno vreme i novac i fokusirate se na hitnije stvari.
Ovaj inovativni i veoma brz softver optimizuje sistem nabavke u vašoj organizaciji radi bolje radne efikasnosti. Efikasno upravlja zadacima koji su uključeni u proces kupovine, kao što su zahtevi, naručivanje i fakturisanje.
Osim toga, Precoro unapređuje vaš sistem kupovine poboljšanjem vašeg toka rada za odobravanje. Faze toka posla kao što su proces zahteva, narudžbenice, odobrenje, fakturisanje i upravljanje fakturama mogu se obaviti elektronski pomoću ovog alata.
Aplikacija takođe značajno olakšava kontrolu procesa, odobravanje i analizu troškova u pokretu.
Korišćenjem ovog pouzdanog rešenja, kompanije mogu imati redovne izveštaje i analize podataka. Detaljni i sveobuhvatni izveštaji pokrivaju sve procese dijagrama toka i podatke o nabavkama.
Pored toga, ovi izveštaji vam omogućavaju da pratite i rešavate greške, prilagođavate formate izveštaja za zainteresovane strane i izvozite podatke u realnom vremenu za računovodstvenu i finansijsku analizu.
Kissflow
Da li želite da imate kontrolu nad procesom od nabavke do plaćanja, ali sa dovoljnom fleksibilnošću? Kissflow vam to omogućava svojim jednostavnim i prilagodljivim rešenjem. Za zahteve za kupovinu nudi fleksibilne obrasce tako da možete da prikupljate, odobravate i pratite zahteve za kupovinu.
Kada se zahtev odobri, automatski generiše naloge i izdaje porudžbine. Za upravljanje dobavljačima, ovaj alat nudi efikasan portal za angažovanje, upravljanje i održavanje dobavljača.
Koristeći ovu aplikaciju, odobravanje faktura u pokretu postaje moguće. Takođe podržava automatizovano trostrano uparivanje, proveru faktura sa ugovorima, narudžbenicama i listovima za unos usluga.
Kissflow takođe generiše uvide zasnovane na podacima o trendovima kupovine, rashodima i performansama dobavljača. Korisnici takođe mogu da generišu trenutne izveštaje koji uključuju prilagodljive parametre.
Takođe podržava besprekornu integraciju sa raznim alatima trećih strana. Oslobodite se suvišnih koraka koristeći ga sa različitim ERP i finansijskim aplikacijama, uključujući Microsoft Dynamics, QuickBooks, Xero, SAP i NetSuite. Ovo rešenje vam takođe omogućava da koristite moćne dodatke i API-je.
Team Procure
Za mala i srednja preduzeća, vreme je da pojednostavite proces nabavke pomoću Team Procure-a. Ovaj softver takođe može da zadovolji potrebe preduzeća koja se bave složenim poslovima nabavke na međunarodnom nivou.
Ova jedinstvena platforma zasnovana na oblaku može da obradi sva vaša odobrenja, narudžbenice i inventar. Kada su u pitanju zahtevi za kupovinu, rešenje ih može sortirati prema budžetu, odeljenju i hitnosti. Na osnovu ovih zahteva, korisnici takođe mogu da generišu narudžbenice i prate rasporede isporuke.
Team Procure nudi i funkciju matrice cena, pomoću koje kompanije mogu da upravljaju ponudama koje daju više dobavljača, birajući najnižu ponudu. Pošto različite organizacije imaju različite potrebe, ovo omogućava organizacijama da kreiraju prilagođene tokove rada za odobravanje.
Angažovanje dobavljača i prodavaca je lako. Takođe, ima ugrađene KPI-je za praćenje performansi. Čak i ako imate skladišta na više lokacija, ovaj alat vam pomaže da imate integrisani sistem upravljanja skladištem. Možete čak da integrišete njegovu uslugu u svoj postojeći sistem putem personalizovanog API-ja.
ProcurementExpress
ProcurementExpress je idealan softver za nabavku koji pojednostavljuje sve povezane tokove posla. Takođe pomaže da se eliminišu dugi ručni procesi, tragovi na papiru i mogući slučajevi prevare.
Njegov inovativni sistem odobrenja vam omogućava da postavite maksimalne troškove i odredite lance odobravanja. Kompanije takođe mogu dodeliti unapred definisane nivoe odobrenja različitim zaposlenima. Osim toga, organizacije mogu da prilagode i automatizuju sve korake lanca odobrenja radi optimizovane efikasnosti.
Aplikacija vam omogućava da kreirate brze i precizne porudžbine na osnovu odnosa sa pojedinačnim dobavljačima. Možete uključiti neophodna polja i padajuće menije da biste kreirali profesionalne i kontekstualne porudžbine.
U skladu sa finansijskom strukturom vaše kompanije, možete da rasporedite troškove na različite lokacije kako biste izbegli prekomernu potrošnju. Koristeći funkciju izveštavanja u aplikaciji, korisnici mogu da analiziraju sveobuhvatne podele troškova. Takođe, rešenje može kreirati budžete za različite projekte i odeljenja.
Procurify
Recite zbogom papirnim procesima, sporom odobravanju i složenim rešenjima uz Procurify. Ovaj softver za proaktivno upravljanje potrošnjom nudi potpunu vidljivost i kontrolu nad troškovima kompanije.
Koristeći ovaj alat, postaje moguće odobriti sve narudžbenice sa jednog mesta. Takođe možete da vidite potrošnju u realnom vremenu u odnosu na budžete. Pored toga, nudi fizičke i virtuelne kartice za besprekornu potrošnju.
Procurify takođe podržava kreiranje toka posla za automatizaciju i praćenje svakog koraka kupovine. Možete podesiti dozvole za kupovinu na osnovu odeljenja i lokacije. Mogućnost sortiranja svih porudžbina za dobavljača je još jedna istaknuta karakteristika ovog alata.
Aplikacija može da izvrši analizu učinka dobavljača kako biste donosili informisane odluke o kupovini i poslovanju. Možete da uvezete kataloške stavke i detalje, uključujući slike.
Ovo rešenje se direktno integriše sa vašim omiljenim poslovnim aplikacijama kao što su Amazon Business, Oracle, QuickBooks i Slack.
Coupa
Coupa je platforma koja vam pruža vidljivost i kontrolu troškova koje su vam potrebne za upravljanje procesom nabavke. Odabirom ovog rešenja za svoju kompaniju, nabavljaćete lako uz istovremenu uštedu vremena zaposlenih.
Glavne karakteristike ove aplikacije su:
- Pojednostavljenje procesa nabavke i naručivanja
- Praćenje naloga za kupovinu u realnom vremenu
- Upozorenja za snižene cene i druge pogodnosti
- Fleksibilni obrasci za unos podataka za usluge zasnovane na SOW-u
- Kontrolna tabla za upravljanje budžetom u realnom vremenu
Pored toga, alat podržava odobrenje putem e-pošte i mobilnih telefona. Takođe, kompanije ga mogu koristiti za upravljanje zalihama i ugovorima.
Bellwether
Uz Bellwether, proces nabavke može biti transparentan i brz. Pomaže da se oslobodite usmenih odobrenja i duge komunikacije putem e-pošte i telefonskih poziva.
Ovaj softver vam omogućava da podesite zahteve, naloge za kupovinu i fakture uz minimalno vreme i trud. Funkcije kao što su napredni tok posla i budžetiranje obezbeđuju veću vidljivost i kontrolu nad potrošnjom.
Ovaj alat zasnovan na oblaku nudi neophodnu fleksibilnost i prilagođavanje vašim potrebama. Ako vašoj kompaniji treba više jezika ili prilagođena polja, Bellwether vam to može pružiti. Štaviše, omogućava vam pristup aplikaciji van lokacije.
PairSoft
PairSoft je softver prilagođen korisniku koji preduzeća mogu da koriste za automatizaciju toka posla kroz P2P proces. Takođe je koristan za sticanje vidljivosti potrošnje i dobre odnose sa dobavljačima i prodavcima.
Softver se može brzo postaviti na vaš sistem ili postojeći ERP i koristiti lako. Omogućava vam da upravljate porudžbinama pojednostavljujući ceo proces. Takođe dobijate potpuni uvid u potrošnju po kategorijama.
PairSoft takođe olakšava komunikaciju u realnom vremenu između kompanija i dobavljača. Obrada faktura i validacija su druge automatizacije zadataka koje možete obaviti ovim softverom. Takođe podržava analitiku i izveštavanje.
Završne reči
U današnje digitalno doba, kompanijama je izazov da upravljaju svojim procesom nabavke bez softvera ili automatizovanog rešenja. Ovi alati mogu otvoriti nekoliko novih mogućnosti u svakoj fazi procesa nabavke.
Štaviše, aplikacije obezbeđuju optimalnu efikasnost čak i kada proširite poslovanje. Pogledajte listu najboljih softvera za nabavku kako biste izabrali onaj koji najviše odgovara vašim potrebama. Takođe, možete razmotriti osnovne karakteristike koje robustan alat za automatizovanu nabavku treba da ima.
Kao malo ili srednje preduzeće, možda ćete biti zainteresovani da saznate i o najboljim alatima za upravljanje dokumentima.