Sastanci bez definisanog plana često su glavni razlog neproduktivnih sesija. Hajde da preokrenemo situaciju uz pomoć ovih šablona za dnevni red, koji će vaše sastanke učiniti mnogo efikasnijim.
Da li je moguće da radite u timu, a niste nikada prisustvovali sastanku koji je bio potpuno besmislen? Sigurno se šalite! Svi smo bili deo više sastanaka na kojima ili nismo imali priliku da iznesemo svoje mišljenje, ili nismo bili sigurni o čemu se uopšte diskutuje.
Kao rezultat toga, vraćamo se svojim radnim stolovima bez konkretnih zaključaka i sa izgubljenim vremenom. Srećom, još uvek možete pozitivno uticati na vaše sastanke koristeći unapred pripremljen dnevni red.
U ovom članku ne samo da ću vam pomoći da razumete šta je to dnevni red sastanka, već ću vam takođe predstaviti neke od najboljih šablona koji će vam pomoći da maksimalno iskoristite svaki sastanak. Dakle, nemojmo gubiti vreme, krenimo odmah sa povećanjem produktivnosti.
Koje su prednosti dokumentovanja dnevnog reda sastanaka?
Pre nego što pređemo na prednosti dokumentovanja dnevnog reda, dozvolite mi da objasnim šta je uopšte dnevni red sastanka. Dnevni red je, najkraće rečeno, plan sastanka ili nacrt koji organizator deli sa svim učesnicima. On pomaže timu da postavi jasna očekivanja od sastanka, definiše pitanja na koja treba odgovoriti i još mnogo toga.
Vraćajući se na prvobitno pitanje, koje su prednosti dokumentovanog dnevnog reda sastanka? Evo nekih od njih:
Svi mogu doprineti
Glavni problem svakog neplaniranog sastanka jeste što nemaju svi učesnici priliku da govore. Razlozi za to mogu biti različiti; ili ne znaju šta da kažu, ili im drugi ne dozvoljavaju da dođu do reči. Međutim, stvari se mogu promeniti ako unapred pripremite i podelite dnevni red sastanka, jer on omogućava svim učesnicima da znaju zašto, kako i kada se sastanak održava.
Optimizacija vremena
Dokumentacija za sastanke ne mora da sadrži precizno određeno vreme za svaku tačku dnevnog reda. Međutim, i dalje može pomoći da sastanak bude kratak i produktivan. Ona podstiče članove tima da razumeju ciljeve sastanka pre njegovog početka i rešava potencijalne nedoumice. Pored toga, dokumentacija za sastanke pomaže da se izbegnu razgovori koji nisu u vezi sa temom, što štedi vreme.
Lakše praćenje diskusije
Osnovna karakteristika dokumentovanog dnevnog reda sastanka jeste dobro kategorizovan i organizovan raspored. Zahvaljujući tome, učesnici sastanka mogu lako da prate diskusiju i daju svoje stavove jer znaju šta sledi i kada mogu da govore.
Vođenje beleški o diskusiji
Sastanci su ključni element svakog poslovanja i preduzeća. Možda ćete morati da prisustvujete dva ili više sastanaka u toku dana, a ponekad čak i više. Ali, da li možete da se setite svake tačke i plana dogovorenog na sastanku?
Zato vam dokumentacija za sastanke može pomoći da sve važne beleške vodite na organizovan način. Osim toga, dokumentaciju možete iskoristiti i kasnije za deljenje rezimea diskusije sa onima koji nisu bili prisutni.
Kako vam šablon dnevnog reda sastanka može pomoći da organizujete i pojednostavite sastanak?
Kada shvatite šta je dnevni red sastanka i koje su njegove prednosti, sigurno ćete želeti da saznate kako da ga kreirate. Međutim, planiranje dnevnog reda sastanka nije tako jednostavno kao što se čini. Srećom, internet je olakšao većinu kompleksnih zadataka.
Umesto da sami planirate dnevni red sastanka, uvek se možete odlučiti za gotove šablone dostupne online. Ovi unapred dizajnirani šabloni koji opisuju razloge i strukturu sastanka imaju nekoliko prednosti. Ključne prednosti korišćenja šablona dnevnog reda sastanka su razmotrene u nastavku.
Racionalizacija
Šabloni dnevnog reda sastanka vam pomažu da napravite produktivan dnevni red, dodatno pojednostavljujući sastanak tako što pružate jednostavan vodič za sve učesnike. Ovi šabloni uključuju sve neophodne teme i radnje o kojima će se razgovarati na sastanku.
Kao rezultat toga, učesnici ne moraju da razmišljaju o svim bitnim tačkama u poslednjem trenutku. Umesto toga, mogu se pripremiti unapred uz pomoć dokumentacije.
Ušteda vremena
Priprema dnevnog reda sastanka nije jednostavna. Pored razmišljanja o svim bitnim ključnim tačkama, morate takođe organizovati i kategorizovati dnevni red u određenom formatu kako ne biste propustili nijednu relevantnu temu.
Tu u pomoć pristižu šabloni dnevnog reda sastanka. Oni već sadrže dobro organizovane i kategorisane podatke. Potrebno je samo da dodate svoje tačke, a ova funkcija ne samo da štedi vaše vreme, već vam omogućava da pokrijete sve teme bez prevelikog trošenja vremena.
Brojne opcije
Kao što znamo, nisu svi sastanci isti. Dakle, ni dnevni red sastanka ne može biti isti. Ipak, ne morate da brinete jer nekoliko online platformi nudi brojne tipove šablona dnevnog reda sastanka.
Bez obzira da li vam treba šablon za individualne konsultacije ili timski sastanak, možete pronaći i organizovati svoj sastanak putem online šablona za nekoliko sekundi. Čak i planiranje projekta postaje lakše uz pomoć odgovarajućih šablona za sastanke.
Prema nedavnom istraživanju, oko 83% zaposlenih provede do 33% svoje radne nedelje na sastancima, a prosečan zaposleni provede najmanje 3 sata na sastancima. Ovi podaci su više nego dovoljni da pokažu koliko sastanci oduzimaju vremena.
Pored toga, ovi sati mogu proći uzalud ako sastanci ne donesu željeni rezultat. Zbog toga je neophodno imati dobro organizovan dnevni red sastanka kako biste uštedeli vreme i postigli produktivan rezultat. Evo nekih od najboljih šablona dnevnog reda sastanka na koje se možete osloniti za vaše sledeće sastanke.
Hugo
Kada pretražujete šablone dnevnog reda sastanka, uvek ćete videti Hugo na vrhu liste. To nije zbog dobre marketinške strategije, već i zbog kvaliteta njihovih usluga. Hugo nudi više od 80 besplatnih šablona za sastanke koje su kreirali iskusni profesionalci. Možete pronaći šablone za različite vrste sastanaka, kao što su ideje za reklamne kampanje, sastanci za sve zaposlene, osnovni zapisnici sastanaka i još mnogo toga.
Hugo šabloni dnevnog reda sastanka podržavaju Word i Google dokumente. Pored ovoga, možete ih koristiti i u Fellow aplikaciji. Hugo nudi šablone u 13 različitih kategorija, uključujući agilne šablone sastanaka, individualne sastanke, timske sastanke itd.
Hugo dolazi sa mnogo dodatnih funkcija za korisnike. Na primer, Hugo omogućava korisnicima da prave beleške, zajednički pripremaju dnevni red sastanaka, sinhronizuju kalendare i još mnogo toga. Hugo je jednostavan za korišćenje, tako da se možete navići na njega za kratko vreme.
Hugo je besplatan. Međutim, uvek se možete odlučiti za premium verziju za više funkcija.
Canva
Ovo je popularna aplikacija koju većina nas koristi svakodnevno. Ali, da li ste znali da vam naša omiljena aplikacija za uređivanje Canva može pomoći i da napravite savršen dnevni red sastanka? Ako niste, sada znate.
Canva je moćna aplikacija sa nekoliko šablona, kao što su pozivnice, objave na društvenim mrežama i još mnogo toga. Ali, šabloni dnevnog reda sastanka su dodatak koji ovu aplikaciju čini još boljom. Canva nudi desetine besplatnih šablona dnevnog reda sastanka koji se lako mogu koristiti, uređivati i štampati.
U aplikaciji možete pronaći i formalne i neformalne šablone. Pored toga, Canva takođe nudi prilagodljive šablone za prezentaciju dnevnog reda, koji vam mogu pomoći da vaš sastanak učinite još autentičnijim i produktivnijim. S obzirom da smo već upoznati sa Canvom, korišćenje ove stranice nikome ne bi trebalo da bude teško.
Asana
Da li tražite šablone dnevnog reda sastanka koji pokrivaju sve potrebe vaše kancelarije? Asana vam može pomoći. Asana je besplatna web lokacija koja može da oživi vaše sastanke i učini ih produktivnijim i uzbudljivijim.
To je web lokacija laka za korišćenje sa najboljim šablonima dnevnog reda sastanka za vas. Šabloni na ovom sajtu smanjuju vaše opterećenje jer oni uključuju sve bitne teme i ukazuju na redosled razgovora na sastanku.
Što se tiče tipova, Asana nudi i osnovne i napredne šablone. Ovde možete pronaći dobro strukturirane šablone dnevnog reda sastanaka zasnovane na specifičnim vrstama sastanaka. Bez obzira da li su vam potrebni šabloni za pokretanje projekta, timske sastanke, sastanke celog kolektiva ili bilo koji drugi tip, Asana vam može olakšati posao za nekoliko sekundi.
Smartsheet
Smartsheet je besplatna web lokacija koja nudi nekoliko šablona dnevnog reda sastanka. Sajt nudi dobro organizovanu i sveobuhvatnu listu, čineći vašu pretragu lakšom i efikasnijom.
Ova stranica uključuje različite tipove šablona dnevnog reda sastanka, kao što su klasični šabloni, šabloni za konferencije, neformalni šabloni, šabloni za sastanke odbora i još mnogo toga.
Pored raznovrsnih šablona, Smartsheet je koristan alat za preduzeća jer ova stranica nudi mnoge dodatne funkcije, kao što su saradnja u realnom vremenu, automatizovani radni tokovi, bolja vidljivost i još mnogo toga. Sve u svemu, možete zaključiti da je Smartsheet savršen asistent za sastanke.
Trello
Trello je popularna i pouzdana web lokacija i aplikacija. Smatra se savršenim menadžerom projekata. Ova platforma vam pomaže da organizujete zadatke, upravljate projektima i još mnogo toga. Što se tiče šablona, Trello nudi brojne šablone dnevnog reda sastanka koji se mogu lako koristiti i prilagođavati.
Pored toga, Trello takođe omogućava svojim korisnicima da otpremaju slike i dokumente kako bi efikasnije upravljali svojim radom. Takođe, možete sarađivati sa članovima svog tima direktno sa sajta kako biste podelili dnevni red sastanka i uštedeli vreme.
Miro
Pronalaženje jedne platforme za sve vaše kancelarijske potrebe je kao pronalazak retkog dragulja. Ali, Miro ima sve te karakteristike. Miro je besplatna web lokacija sa nekoliko šablona dnevnog reda sastanka i naprednim funkcijama.
Primarni Mirov šablon je dnevni red timskog sastanka. Ovaj šablon uključuje sve bitne podatke, koji se kasnije mogu koristiti za donošenje mudrih odluka u vezi sa kompanijom. Šabloni dnevnog reda timskih sastanaka mogu vam pomoći da pregledate napredak, podelite relevantna ažuriranja projekta, prepoznate individualne napore i još mnogo toga.
Šablon dnevnog reda timskog sastanka smatra se moćnim šablonom. On se lako može prilagoditi za bilo koje drugo odeljenje, kao što su marketinške kampanje, planiranje sprinta itd.
Atlassian
Ako tražite produktivan šablon dnevnog reda sastanka za sve zaposlene, vaša pretraga može se završiti na sledećoj web lokaciji. Atlassian je besplatna web lokacija koja nudi brojne tipove šablona dnevnog reda sastanka. Ali, ova stranica je najpoznatija po svom šablonu dnevnog reda sastanka za sve zaposlene.
Sastanci svih zaposlenih smatraju se jednim od najkritičnijih sastanaka svake organizacije. Imajući ovo na umu, ova stranica vam nudi najbolje šablone dnevnog reda sastanaka za sve zaposlene, koji pružaju transparentan i povezan format.
Ovaj šablon iz Atlassiana uključuje sve teme za diskusiju. Od ciljeva do prezentacije određenog tima, ovaj šablon neće razočarati ni u jednom terminu. Atlassian-ov predložak dnevnog reda sastanka za sve zaposlene pruža produktivan i detaljan format dnevnog reda koji bi svako preduzeće trebalo da koristi.
Zaključak
Sastanci su suštinski deo svake organizacije. Oni omogućavaju članovima tima da znaju svoje ciljeve, trenutnu poziciju, planove i druge važne faktore. Ali, kakva je korist od trošenja sati na sastancima ako se učesnici vrate sa pitanjem „Koja je svrha ovog sastanka?“
To je razlog zašto bi kompanija trebalo da koristi šablone dnevnog reda sastanka. U ovom članku smo razgovarali o nekim od najboljih šablona koji ne samo da mogu učiniti vaš sastanak produktivnim, već mu i dodati život.
Takođe možete istražiti neke od najboljih aplikacija za udaljene sastanke za Slack i Teams.