U današnje vreme, pojava „senka IT-a“ postaje sve uočljivija u organizacijama širom sveta, paralelno sa razvojem i dostupnošću novih i unapređenih tehnologija i alata.
Zamislite ovu situaciju: dok vi pažljivo pratite sve ustaljene procedure, u pozadini, unutar vaše organizacije, odvija se jedan zaseban tehnološki svet. To je upravo ono što se naziva „senka IT-a“.
Ovaj fenomen podrazumeva zaposlene koji, u cilju obavljanja radnih zadataka, koriste neovlašćene alate. Iako ovo može doprineti povećanju njihove produktivnosti i efikasnosti, istovremeno otvara vrata raznim ranjivostima i rizicima, poput kršenja podataka, problema sa usklađenošću i operativnih komplikacija.
Stoga, ključno je pronaći pravi balans između prihvatanja inovativnih ideja i obezbeđivanja sigurnosti, posebno kada se ove akcije sprovode u praksi.
U ovom tekstu, detaljno ću objasniti koncept „senka IT-a“, razloge njegovog nastanka, potencijalne rizike, kao i načine za njegovo otkrivanje i ublažavanje, kako bi se osigurala bezbednost.
Počnimo!
Šta je to „senka IT“?
„Senka IT“ se odnosi na upotrebu tehnologija, alata i softverskih rešenja od strane različitih odeljenja i zaposlenih unutar jedne organizacije, bez prethodnog obaveštavanja ili odobrenja IT odeljenja.
Jednostavnije rečeno, to je kao da koristite aplikacije ili programe koji nisu odobreni od strane vaše kompanije, a služe za obavljanje zadataka vezanih za posao. „Senka IT“ može proisteći iz potreba pojedinačnih zaposlenih ili celih odeljenja koji nisu zadovoljni postojećim IT sistemima. Možda im određeni alati deluju praktičnije ili korisnije za obavljanje njihovih zadataka.
Na primer, zamislite da koristite aplikaciju za deljenje datoteka za saradnju na projektu, zato što je laka za upotrebu, iako vaša kompanija ima drugu, odobrenu platformu za tu svrhu. To je „senka IT“ na delu.
Iako može delovati bezopasno ili čak doprineti većoj produktivnosti, upotreba ovih alata može imati ozbiljne posledice. Pošto ih vaš IT tim ne verifikuje, ovi alati mogu imati ranjivosti ili im nedostaju odgovarajuće sigurnosne mere. To može dovesti do izlaganja podataka, potencijalnih povreda ili drugih sajber napada.
Zato je od ključne važnosti razumeti „senka IT“, utvrditi da li se ova praksa odvija u vašoj organizaciji, i ublažiti je što je pre moguće, kako bi se održalo sigurno digitalno okruženje.
Razlozi za pojavu „senka IT“
Određeni zaposleni i odeljenja prihvataju „senka IT“ iz nekoliko razloga koji na prvi pogled deluju opravdano, ali mogu imati ozbiljne posledice na IT infrastrukturu i bezbednost podataka vaše organizacije.
Evo nekoliko uobičajenih razloga za „senka IT“:
Složeni procesi
Ponekad, zvanični putevi za nabavku novih alata u okviru kompanije mogu biti prilično složeni i dugotrajni. Sasvim je razumljivo da zaposleni, koji su usmereni na efikasnost, mogu ovo smatrati frustrirajućim.
Kao rezultat toga, oni mogu pribegavati „senka IT-u“, i početi koristiti alternativne alate koji služe istoj svrsi, ali bez zvaničnog odobrenja. Oni koriste ovu „prečicu“ da reše problem i povećaju produktivnost, čak i ako to podrazumeva potencijalne sigurnosne rizike.
Posebne potrebe
Različita odeljenja u kompaniji imaju različite potrebe koje odobrena softverska rešenja ne mogu da zadovolje. To je kao da pokušavate da obučete tuđu odeću koja vam ne pristaje.
Kada se zaposleni suoče sa ovakvom situacijom, to može dovesti do frustracije i gubitka produktivnosti. Kao rezultat toga, oni mogu sami krenuti u potragu za alatima koji savršeno odgovaraju njihovim potrebama. Na kraju, tajno koriste softver koji njihova kompanija zvanično ne priznaje ili ne odobrava.
Jednostavnost korišćenja
Pretpostavite da ste pronašli alatku koja je izuzetno laka za upotrebu, kao na primer aplikacija za pametne telefone. Ako je dostupna online, zaposleni bi mogli odmah iskoristiti priliku da je koriste, čak i ako nije zvanično odobrena.
To je zato što je brz i praktičan način da se obavi zadatak – pomalo kao da idete prečicom umesto glavnim putem.
Nedostatak adekvatnih alata
Ponekad, zaposleni primete načine na koje bi mogli da rade bolje ili brže, ali im odobreni alati kompanije ne pružaju tu mogućnost. Tu na scenu stupa „senka IT“.
Oni mogu početi da koriste druge alate koje sami pronađu, verujući da će im to pomoći da bolje obavljaju svoj posao. Problem je u tome što ti alati možda nisu sigurni.
Nepoznavanje politika
Pravila i smernice kompanije lako mogu promaknuti, čak i najboljim zaposlenima. Takođe, neki zaposleni možda nisu upoznati sa određenim IT politikama, pa sami traže rešenja. To je kao da pokušavate da popravite nešto kod kuće bez prethodnog čitanja uputstva za upotrebu.
Preferencija poznatih alata
Zamislite da koristite svoje omiljene alate na poslu, one na koje ste već navikli. Neki zaposleni mogu doneti sisteme ili alate sa prethodnih poslova ili iz privatnog života u svoju trenutnu radnu sredinu, ne shvatajući da ti alati možda nisu bezbedni. Ovo je posebno prisutno u organizacijama koje koriste politike „donesi svoj uređaj“ (BYOD).
Pritisak za izvršenjem
Kada su rokovi kratki, zaposleni mogu osetiti pritisak da što pre završe svoje zadatke. Ovaj pritisak može ih navesti da pronađu i koriste alate za koje smatraju da će im pomoći da brže ostvare svoje ciljeve, čak i ako ti alati nisu zvanično dozvoljeni.
Nedostatak obuke
Ako kompanija uvede nove alate, ali ne pokaže zaposlenima kako da ih pravilno koriste, to je kao da nekome date novi uređaj bez uputstva za upotrebu. U ovom slučaju, zaposleni se mogu vratiti na alate koje već poznaju, čak i ako nisu zvanično odobreni.
Rizici i implikacije „senka IT-a“
Iako korišćenje „senka IT-a“ u početku može izgledati praktično, ono nosi brojne rizike i implikacije koje mogu značajno uticati na vašu organizaciju.
Kršenje podataka
Kada zaposleni koriste neovlašćene alate, povećava se rizik od kršenja podataka. Takvi alati možda nemaju sigurnosne mere neophodne za zaštitu osetljivih informacija.
Nedostatak kontrole
„Senka IT“ često funkcioniše neprimetno, bez znanja IT odeljenja. Ovaj nedostatak vidljivosti znači da organizacije imaju ograničenu kontrolu i nadzor nad softverom koji se koristi.
Nažalost, ovo može dovesti do različitih problema, kao što su nedoslednosti u upravljanju podacima, problemi sa usklađenošću, pa čak i sukobi sa celokupnom IT strategijom organizacije.
Problemi sa kompatibilnošću
Različiti alati koji se koriste kroz „senka IT“ možda nisu kompatibilni jedni sa drugima ili sa postojećim sistemima organizacije. Ovo može stvoriti probleme sa integracijom, ometajući saradnju i produktivnost. To je kao da koristite delove slagalice iz različitih setova – jednostavno se ne uklapaju.
Neusklađenost sa propisima
Mnoge industrije imaju stroga pravila i smernice kada je u pitanju privatnost i bezbednost podataka. Kada zaposleni usvajaju alate bez znanja IT odeljenja, oni mogu nenamerno prekršiti ove propise. Rezultat mogu biti velike kazne i narušena reputacija.
Povećani troškovi
Privlačnost besplatnih ili jeftinih aplikacija može biti primamljiva, ali skriveni troškovi se mogu akumulirati. IT odeljenje će možda morati da izdvoji resurse za rešavanje problema sa kompatibilnošću, pružanje podrške i obezbeđivanje sigurnosti za alate za koje nisu ni znali. To je kao da kupujete jeftin proizvod koji na kraju košta više zbog popravki i održavanja.
Gubitak produktivnosti
Ironično, alati koji su namenjeni za poboljšanje produktivnosti mogu na kraju učiniti suprotno. Kada alati nisu zvanično podržani, zaposleni troše vreme na rešavanje problema umesto da se fokusiraju na svoje stvarne zadatke. To je kao da vozite obilaznicom koja traje duže od glavnog puta.
Narušavanje ugleda
Zamislite da dođe do kršenja podataka zbog „senka IT-a“, i vesti o incidentu se prošire. Reputacija organizacije može biti ozbiljno ugrožena. Klijenti, partneri i zainteresovane strane mogu izgubiti poverenje, što utiče na poslovne odnose i buduće mogućnosti.
Problemi u rešavanju problema i podršci
Kada zaposleni koriste različite alate bez znanja IT odeljenja, to može stvoriti probleme u rešavanju problema i pružanju kvalitetne podrške. Ako se pojave poteškoće, IT odeljenje možda neće imati ekspertizu ili resurse da pruži efikasnu podršku za ove neovlašćene alate. Ovo može dovesti do produženih prekida, frustriranih zaposlenih i kašnjenja projekata.
Gubitak centralizovanog upravljanja podacima
U zvaničnom IT okruženju, upravljanje podacima je centralizovano, obezbeđujući doslednost, sigurnost i tačnost. Sa „senka IT-om“, podaci mogu biti razbacani po različitim alatima, platformama i uređajima. Ovaj gubitak centralizovane kontrole može dovesti do zabune, grešaka, pa čak i pravnih problema ako se ne vode tačne evidencije.
Metode za otkrivanje „senka IT-a“
Otkrivanje „senka IT-a“ u vašoj organizaciji je ključno za održavanje sigurnosti podataka i operativne kontrole. Evo nekoliko efikasnih metoda za identifikaciju instanci „senka IT-a“:
#1. Redovne revizije
Kako biste bili sigurni da je tehnološko okruženje organizacije usklađeno sa odobrenim alatima, neophodno je sprovoditi periodične revizije.
Upoređivanjem spiska trenutnog softvera sa zvanično sankcionisanim, možete identifikovati razlike ili neodobrene aplikacije. Ove revizije služe kao proaktivna mera za održavanje kontrole nad tehnološkim okruženjem i sprečavanje usvajanja neovlašćenih alata koji mogu ugroziti sigurnost i usklađenost.
#2. Ankete korisnika
Ankete korisnika su direktan način da se zaposleni uključe u razumevanje tehnoloških rešenja koje svakodnevno koriste. Ove ankete pružaju dragocene informacije za identifikaciju instanci „senka IT-a“, gde zaposleni usvajaju softver koji IT odeljenje ne prepoznaje.
#3. Praćenje mreže
Praćenje mreže uključuje pažljivo nadgledanje protoka podataka unutar mrežne infrastrukture organizacije. IT timovi mogu identifikovati razne neovlašćene softvere ili alate obraćajući pažnju na sve nepravilne ili neočekivane obrasce u mrežnom saobraćaju.
#4. Praćenje krajnjih tačaka
Praćenje krajnjih tačaka je proces koji uključuje instaliranje specijalizovanog softvera za praćenje na uređajima zaposlenih. Ovaj softver može lako pratiti i evidentirati sve alate i usluge instalirane na uređajima zaposlenih.
Upoređivanjem snimljenih zapisa sa odobrenom listom organizacije, možete otkriti odstupanja.
#5. Analiza evidencija pristupa
Analiza evidencija pristupa podrazumeva pažljiv pregled zapisa, kao što su neovlašćeni alati, pojedinci koji ih koriste i vreme svakog pristupa.
#6. Praćenje usluga u oblaku
Danas, tehnologija u oblaku omogućava lak pristup raznim alatima koje zaposleni mogu preferirati zbog lakoće i praktičnosti. Stoga je praćenje usluga u oblaku ključno. To uključuje obavljanje aktivnosti praćenja, kao što su nadzor i otkrivanje korišćenja usluga i alata zasnovanih na oblaku.
#7. IT i HR saradnja
Saradnja između IT odeljenja i ljudskih resursa (HR) je od ključnog značaja, posebno tokom procesa uključivanja novih zaposlenih.
Radeći zajedno na upravljanju usvajanjem tehnologije, oba odeljenja mogu da osiguraju da novi zaposleni budu opremljeni aplikacijama, uređajima, uslugama i smernicama koje je odobrila kompanija.
#8. Otkrivanje anomalija u ponašanju
Anomalije ponašanja su odstupanja od tipičnih obrazaca korišćenja tehnologije. Koristeći alate zasnovane na veštačkoj inteligenciji, organizacije mogu da analiziraju ove anomalije kako bi identifikovale bilo kakvo neobično ponašanje koje može ukazivati na prisustvo „senka IT-a“.
Kako ublažiti rizike „senka IT-a“?
Ublažavanje rizika „senka IT-a“ zahteva proaktivne korake kako biste povratili kontrolu nad tehnološkim okruženjem vaše organizacije.
Evo nekoliko efikasnih strategija koje treba razmotriti:
Jasne IT politike
Uspostavljanje jasnih i sveobuhvatnih IT politika je temelj za upravljanje rizicima „senka IT-a“. Ove smernice treba da eksplicitno navode softver i aplikacije koji su zvanično odobreni za upotrebu u organizaciji.
Uverite se da su ove smernice lako dostupne svakom zaposlenom koristeći platforme kao što su intranet kompanije ili deljene baze podataka.
Čineći ove smernice lako dostupnim, osnažujete zaposlene da budu upoznati sa tim koji alati su sankcionisani, a šta spada u domen „senka IT-a“.
Radionice o „senka IT-u“
Radionice o „senka IT-u“ su informativne sesije koje imaju za cilj da informišu zaposlene o mogućim rizicima korišćenja neovlašćenih alata i njihovim implikacijama.
Ove radionice pružaju dragocen uvid u sigurnost, usklađenost i operativne posledice „senka IT-a“, omogućavajući zaposlenima da donose odluke na osnovu dobrih informacija, a istovremeno sprečavaju neželjene incidente.
Obrazovanje i obuka
Da bi se povećala svest o rizicima povezanim sa „senka IT-om“, od ključne je važnosti da se periodično održavaju sesije obuke za zaposlene.
Edukacijom zaposlenih o mogućim sigurnosnim ranjivostima, kršenju podataka i kršenju propisa koji mogu nastati korišćenjem neovlašćenih alata, oni mogu bolje da razumeju posledice u stvarnom životu. Neophodno je dati konkretne primere koji ilustruju takve implikacije.
Štaviše, važno je promovisati usvajanje odobrenih alata i naglasiti njihov doprinos očuvanju integriteta podataka, bezbednosti i opšteg zdravlja tehnološkog ekosistema organizacije.
Kolaborativni pristup
Usvajanje kolaborativnog pristupa je od suštinskog značaja, sa bliskom saradnjom IT odeljenja sa različitim odeljenjima. To znači aktivno uključivanje zaposlenih u diskusije o tehnologiji, sticanje detaljnog razumevanja njihovih specifičnih potreba i uključivanje njihovih povratnih informacija u procese donošenja odluka.
Angažovanje zaposlenih podstiče osećaj vlasništva nad tehnološkim okruženjem, obezbeđujući da odobreni alati ispunjavaju njihove funkcionalne zahteve. Ovaj pristup ne samo da smanjuje iskušenje oslanjanja na „senka IT“, već i neguje kulturu odgovornosti u korišćenju tehnologije.
Odobreno skladište softvera
Napravite centralizovano skladište koje sadrži zvanično odobrene softverske alate i aplikacije koje zadovoljavaju različite potrebe organizacije. Ovo skladište treba da bude lako dostupno zaposlenima, služeći kao pouzdan izvor kada su im potrebni specifični alati za svoje zadatke.
Nudeći izbor prethodno pregledanih alata, manja je verovatnoća da će zaposleni tražiti neovlašćene alternative.
Brza IT podrška
Uverite se da je IT podrška lako dostupna i da odgovara na zabrinutosti zaposlenih u vezi sa tehnologijom. Kada se zaposleni suočavaju sa izazovima ili im je potrebna pomoć u vezi sa svojim ovlašćenim alatima, od suštinskog je značaja brzo i efikasno rešenje IT odeljenja.
Brza podrška smanjuje verovatnoću da zaposleni traže alternativna, neodobrena rešenja iz frustracije. Brzim rešavanjem njihovih potreba, vi stvarate okruženje u kojem se zaposleni osećaju podržano i manje su skloni da praktikuju „senka IT“.
Prihvatanje rešenja u oblaku
Prihvatanjem i promocijom odobrenih rešenja u oblaku koja su napredna i dobro služe svojoj svrsi, možete održati bolju kontrolu nad svojim tehnološkim ekosistemom, a istovremeno udovoljavati željama korisnika.
Kada zaposleni smatraju da su zvanične usluge u oblaku jednostavne za korišćenje i da su pogodne za njihove zadatke, manje je verovatno da će istraživati neodobrene aplikacije u oblaku.
Mehanizam povratnih informacija
Podstičite otvorenu komunikaciju između zaposlenih i IT odeljenja stvaranjem sistema povratnih informacija. Pružite zaposlenima priliku da predlože nove alate ili tehnologije koje bi mogle poboljšati njihove radne procese. Ovo vam pomaže da steknete vredan uvid u ono što zaposlenima treba i šta preferiraju.
Ovaj interaktivni pristup promoviše inovacije i istovremeno smanjuje iskušenje korišćenja neovlašćenog softvera („senka IT“).
Zaključak
Da biste zaštitili podatke, operacije i ugled vaše organizacije, ključno je razumeti i adresirati rizike povezane sa „senka IT-om“.
Da biste to uradili, redovno otkrivajte pojavu „senka IT-a“ obavljanjem redovnih revizija, sprovođenjem anketa, korišćenjem alata za praćenje i analizom evidencija. Takođe, primenite strategije ublažavanja, kao što je definisanje jasnih IT politika, pružanje obrazovanja zaposlenima i održavanje skladišta odobrenog softvera.
Primenom ovih strategija, ne samo da možete sprečiti bezbednosne rizike i rizike usklađenosti, već i da negujete kulturu orijentisanu na tehnologiju i pokrećete inovacije u granicama ovlašćenih alata. Ovo na kraju doprinosi izgradnji otpornijeg i sigurnijeg organizacionog IT okruženja.
Takođe možete istražiti neki od najboljih softvera za upravljanje IT revizijom.