Automatizacija u oblasti ljudskih resursa (HR) predstavlja primenu savremenih tehnologija radi preoblikovanja i unapređenja efikasnosti HR procesa.
Zamislite to kao angažovanje ličnog asistenta koji se posvećuje ponavljajućim i vremenski zahtevnim zadacima, oslobađajući HR stručnjake da se usredsrede na strateške inicijative.
Ova promena donosi pozitivne rezultate u različitim aspektima HR-a, poboljšavajući funkcionisanje celog odeljenja.
Omogućiće vam da ubrzate proces zapošljavanja kroz automatizovani sistem praćenja kandidata, upravljate zahtevima za odsustvo putem interneta, automatizujete obračun i obradu plata radi uštede vremena i postizanja većih rezultata, dok istovremeno smanjujete potrebu za papirnom dokumentacijom.
U ovom članku, razmotrićemo različite aspekte automatizacije ljudskih resursa i pokazati njen potencijal da preoblikuje vašu organizaciju.
Započnimo.
Šta je HR automatizacija?
HR automatizacija uključuje upotrebu različitih tehnologija i alata za automatizaciju, ubrzavanje i pojednostavljivanje različitih HR zadataka. Delujući kao digitalni asistent vašem HR odeljenju, HR automatizacija pomaže u povećanju efikasnosti i efektivnosti vaših HR procesa, uz smanjenje grešaka i uštedu vremena.
Uz moć automatizacije, možete se oprostiti od zamornog papirologije i ponavljajućih zadataka. HR automatizacija se može nositi sa svim procesima, od zapošljavanja do platnog spiska, čineći vaše procese glatkim i efikasnim.
Implementacijom HR automatizacije, vaš HR tim može dati prioritet strateškim inicijativama, kao što su razvoj talenata i negovanje pozitivne kulture kompanije. Primena ove tehnologije ne samo da pomaže u pojednostavljivanju operacija i smanjenju rizika od grešaka, već i stvara efikasnije i zadovoljavajuće radno okruženje za vaše zaposlene.
Koje HR funkcije možete automatizovati?
Pogledajmo neke od ključnih HR zadataka koje možete automatizovati pomoću odgovarajućih alata.
Regrutacija i praćenje kandidata
Automatizacija HR procesa može značajno pojednostaviti zapošljavanje, od objavljivanja oglasa za posao do izbora kandidata. Pomoću HR automatizacije, možete kreirati oglase za posao, postavljati ih na više platformi i doći do šire grupe potencijalnih kandidata.
Pored toga, automatizovani alati za selekciju biografija koriste unapred definisane kriterijume za efikasno filtriranje prijava. Ovo štedi dragoceno vreme HR profesionalcima.
Zakazivanje intervjua postaje lako jer automatizovani sistemi šalju pozivnice, prikupljaju odgovore i organizuju termine za intervjue.
Uvođenje u posao
Pojednostavljivanje procesa uvođenja u posao kroz automatizaciju u velikoj meri poboljšava iskustvo novih zaposlenih. Počinje sa besprekornim upravljanjem dokumentima, omogućavajući novim zaposlenima da elektronski popune neophodnu dokumentaciju i smanjujući potrebu za obimnom papirologijom.
Možete prilagoditi automatizovane module obuke kako bi odgovarali pojedinačnim ulogama. To će osigurati da zaposleni dobiju relevantne informacije kada su im najpotrebnije.
Pored toga, automatizacija podešavanja naloga i opreme osigurava da novi zaposleni imaju trenutni pristup svim alatima koji su im potrebni od prvog dana. Kao rezultat toga, i zaposleni i HR profesionalci imaju koristi od lakše tranzicije i efikasnije procedure registracije.
Upravljanje podacima o zaposlenima
HR automatizacija pojednostavljuje proces upravljanja informacijama o zaposlenima. Uz centralizovane sisteme, ažuriranje ličnih podataka, praćenje prisustva i rukovanje zahtevima za odsustvo postaju laki.
Ručna papirologija i greške u unosu podataka postaju prošlost jer automatizovani sistemi obezbeđuju tačnost podataka. HR profesionalci mogu brzo da pristupe informacijama kada su im potrebne, što im omogućava da donose informisane odluke na osnovu pouzdanih uvida.
Pored toga, zaposleni imaju koristi od opcija samoposluživanja kako bi mogli da ažuriraju svoje informacije ili zatraže slobodno vreme bez potrebe za pomoći HR osoblja.
Obrada plata
Automatizovana obrada plata revolucionisala je HR odeljenja pojednostavljivanjem obračuna zarada, poreskih olakšica i upravljanja beneficijama. Implementacija automatizacije u procesima obrade plata ima višestruke koristi, uključujući smanjenje grešaka i blagovremenu isplatu plata.
Pored toga, automatizovana obrada plata omogućava HR profesionalcima da bez napora generišu tačne izveštaje u finansijske svrhe i svrhe usklađenosti.
Automatizacija ove važne funkcije omogućava HR-u da preusmeri pažnju na više strateških aktivnosti koje pozitivno utiču na uspeh organizacije.
Upravljanje učinkom
Efikasno upravljanje učinkom je od suštinskog značaja za individualni rast zaposlenih, kao i za opšti uspeh organizacije. Da bi se pojednostavio ovaj proces, HR automatizacija nudi alate za sprovođenje pregleda učinka, postavljanje ciljeva i pružanje povratnih informacija.
Ovi alati za automatizaciju prilagođeni korisniku promovišu stalnu komunikaciju između zaposlenih i menadžera, osiguravajući da su individualni ciljevi usklađeni sa ciljevima organizacije.
Pored toga, automatizovani sistemi za upravljanje učinkom omogućavaju lako praćenje napretka tokom vremena. To omogućava identifikaciju obrazaca i oblasti kojima je potrebno poboljšanje.
HR automatizacija oslobađa HR profesionalce administrativnih opterećenja povezanih sa zadacima upravljanja učinkom. Umesto toga, mogu posvetiti više vremena obuci i podršci razvojnim naporima zaposlenih. Ovo ne samo da povećava zadovoljstvo zaposlenih, već i podstiče radnu snagu sa visokim učinkom koja na kraju koristi celoj organizaciji.
Uprava za beneficije
Automatizacijom HR procesa, administracija beneficija postaje manje komplikovana. Zaposleni će biti ovlašćeni da biraju i upravljaju sopstvenim beneficijama, u rasponu od planova zdravstvenog osiguranja do opcija penzione štednje, putem online platformi prilagođenih korisnicima.
Sistem automatizacije upravlja procesom upisa i osigurava ispravne odbitke od plata, istovremeno upisujući zaposlene u izabrane beneficije. Ovo ne samo da pojednostavljuje upravljanje beneficijama, već i oslobađa HR profesionalce od administrativnih opterećenja.
Sa HR automatizacijom, zaposleni imaju veću kontrolu nad svojim beneficijama, što daje HR-u mogućnost da se fokusira na strateško planiranje beneficija i usklađenost.
Praćenje radnog vremena i prisustva
Automatizovani sistemi za praćenje radnog vremena nude precizniju i efikasniju alternativu ručnim procesima. Ovi sistemi mogu neprimetno da se integrišu sa biometrijskim uređajima, kao što su skeneri otiska prsta ili prepoznavanje lica, ili mogu koristiti lične karte za jednostavne procedure prijavljivanja i odjavljivanja sa posla.
Automatizacijom ovih HR zadataka, organizacije eliminišu potrebu za ručnim rasporedom radnog vremena, što smanjuje greške i obezbeđuje tačne plate zaposlenih.
Pored toga, automatizovani sistemi mogu da sprovedu politiku prisustva kompanije, kao što je praćenje prekovremenog rada ili upravljanje rasporedom smena. Primena ovog alata štedi vreme i nudi trenutni uvid u obrasce prisustva radne snage. To omogućava organizacijama da efikasno alociraju resurse i upravljaju radnim vremenom.
Portal za samoposluživanje zaposlenih
Samouslužni portali za zaposlene nude brojne pogodnosti i za zaposlene i za HR odeljenja. Ove platforme prilagođene korisniku omogućavaju zaposlenima da samostalno upravljaju različitim HR zadacima, eliminišući potrebu za intervencijom HR osoblja.
Ovi portali pružaju zaposlenima praktičan način da svoje lične podatke, kao što su kontakt informacije i kontakti za hitne slučajeve, drže tačnim i ažurnim. Ovo pomaže HR-u da vodi preciznu evidenciju. Pored toga, mogu lako da zatraže slobodno vreme, pristupe platnim listama i pronađu važne resurse i smernice HR odeljenja.
Pružajući transparentnost i unapređujući kanale komunikacije, ovi portali smanjuju administrativne upite upućene HR odeljenju. Shodno tome, automatizacija rutinskih zadataka omogućava HR profesionalcima da se usredsrede na više strateških inicijativa, kao što su razvoj talenata i angažovanje, dok zaposlenima omogućavaju pogodnost opcija samoposluživanja.
Usklađenost i izveštavanje
Automatizacija je takođe od pomoći u obezbeđivanju usklađenosti sa HR propisima. Korišćenje HR softvera pomaže u pojednostavljivanju procesa i osigurava usklađenost sa zakonima o radu, propisima o antidiskriminaciji i industrijskim standardima.
Automatski sistemi služe kao mehanizam za praćenje prekretnica usklađenosti. Oni pružaju pravovremena upozorenja HR profesionalcima i generišu izveštaje koji pokazuju poštovanje ovih zahteva.
Smanjenjem rizika od neusklađenosti, potencijalnih kazni i pravnih sporova, HR automatizacija štiti organizacije. Štaviše, ona pojednostavljuje generisanje izveštaja o analizi podataka. Ovo ovlašćuje HR profesionalce da donose informisane odluke koje su korisne i organizaciji i njenim zaposlenima.
Odlazak sa posla i izlazni intervjui
HR automatizacija igra ključnu ulogu u obezbeđivanju neometanog procesa odlaska kada zaposleni napuste organizaciju. Korišćenjem automatizovanih kontrolnih lista, HR može efikasno da obavlja zadatke, kao što su prikupljanje svih potrebnih dokumenata, preuzimanje opreme kompanije i ukidanje pristupa sistemima kompanije.
Ovaj pojednostavljeni pristup ne samo da garantuje sigurnost podataka, već i eliminiše sve preostale administrativne odgovornosti nakon odlaska zaposlenog iz organizacije.
Pored toga, automatizacija omogućava HR-u da bez napora obavlja izlazne intervjue, prikupljajući vredne povratne informacije od zaposlenih koji odlaze. Ovi uvidi se zatim mogu koristiti za unapređenje politika i praksi organizacije.
Prednosti HR automatizacije
U dinamičnom poslovnom okruženju, HR odeljenja prihvataju automatizaciju kako bi iskoristila brojne prednosti, uključujući:
Efikasnost i ušteda vremena
Automatizacijom ponavljajućih zadataka, kao što su unos podataka, upravljanje dokumentima i administrativni procesi, HR automatizacija nudi dragocenu uštedu vremena za HR profesionalce.
Sa više oslobođenog vremena, HR timovi mogu da usmere svoje napore na važne strateške aktivnosti u razvoju talenata i angažovanju zaposlenih. Smanjeno oslanjanje na ručnu papirologiju takođe poboljšava ukupnu efikasnost odeljenja za ljudske resurse.
Smanjenje grešaka
Ručni unos podataka je često podložan greškama, što može dovesti do ozbiljnih posledica, posebno u oblastima kao što su platni spisak i usklađenost.
HR automatizacija nudi rešenje za ovaj problem automatizacijom proračuna i prenosa podataka. Ovo ne samo da štedi vreme, već i poboljšava tačnost, garantujući da zaposleni dobijaju tačnu nadoknadu i beneficije, istovremeno smanjujući mogućnost skupih problema sa usklađenošću.
Poboljšana usklađenost
Mnogi sistemi za automatizaciju ljudskih resursa uključuju funkcije za ugrađene provere usklađenosti i podsetnike. Ovi sistemi mogu efikasno da upravljaju podacima, osiguravaju podatke i prate važne datume, kao što su sertifikati zaposlenih i isteci radnih dozvola. Ovo će osigurati da vaša organizacija ostane u potpunosti usklađena sa svim zakonskim zahtevima.
Primenom ovih sistema možete značajno da smanjite rizik od novčanih kazni i drugih pravnih problema koji mogu nastati zbog neusklađenosti.
Poboljšano iskustvo zaposlenih
Automatizacija HR procesa može poboljšati ukupno iskustvo zaposlenih. Sa samouslužnim portalima, zaposleni mogu lako da obavljaju zadatke, kao što su ažuriranje svojih informacija, traženje slobodnog vremena i nezavisno pristupanje HR resursima. Ovo osnažuje zaposlene i smanjuje potrebu za stalnom interakcijom sa HR osobljem.
Štaviše, automatizacija procesa registracije i beneficija vodi ka lakšem i pozitivnijem iskustvu za nove zaposlene.
Donošenje odluka zasnovano na podacima
Automatizovani HR sistemi nude HR profesionalcima vredne podatke i analitiku za donošenje informisanih odluka. Ovi sistemi proizvode sveobuhvatne izveštaje koji se odnose na kritične HR metrike, kao što su stope fluktuacije zaposlenih, procene učinka i demografija radne snage.
Pristup ovim podacima omogućava HR-u da identifikuje trendove i oblasti koje treba poboljšati. Tako mogu razviti strateške HR inicijative koje su u skladu sa opštim ciljevima organizacije.
Ušteda troškova
Iako uvođenje HR automatizacije može zahtevati početne troškove, potencijalno dugoročno smanjenje troškova je značajno. Smanjenjem administrativnih troškova i minimiziranjem grešaka, automatizacija poboljšava efikasnost i smanjuje operativne troškove.
Na primer, implementacija automatizacije platnog spiska ne samo da smanjuje verovatnoću grešaka, već i štedi vreme i energiju koji bi inače bili utrošeni na ručne proračune.
Skalabilnost i prilagodljivost
Sistemi za automatizaciju ljudskih resursa su dizajnirani da se neprimetno prilagođavaju potrebama vaše organizacije koja se razvija. Bez obzira da li proširujete svoj tim ili uspostavljate nove lokacije, alati za automatizaciju se lako prilagođavaju ovim promenama.
Osiguravajući da HR procesi ostaju efikasni i efektivni, alat podržava rast vaše organizacije i razvoj vaše radne snage.
Sada, pogledajmo neke od najboljih alata za HR automatizaciju kako biste pojednostavili HR procese i brže postigli svoje ciljeve.
#1. Bob
Bobov alat za HR automatizaciju je moćan alat dizajniran da pojednostavi različite HR procese i poboljša efikasnost. Automatizacijom ručnih zadataka, ova platforma omogućava HR profesionalcima da posvete više vremena strateškim inicijativama.
Interfejs prilagođen korisniku omogućava podešavanje prilagodljivih radnih tokova za svaki HR proces, od uvođenja novih zaposlenih do prestanka rada. Korisnici mogu da planiraju zadatke, dodeljuju ih članovima tima i utvrđuju vremenske okvire za maksimalnu produktivnost.
Platforma se neprimetno integriše sa popularnim komunikacionim platformama, kao što su Slack i Microsoft Teams, za neometanu saradnju. Jedna značajna karakteristika Boba je snažan naglasak na bezbednosti podataka.
Bob čuva vaše poverljive informacije sigurnim, tako što daje pristup samo ovlašćenim zainteresovanim stranama, što je od suštinskog značaja, s obzirom na sve veću zabrinutost zbog kršenja podataka danas. Da bi dodatno poboljšao svoju korisnost, alat uključuje funkcije, kao što je eSign za pravno obavezujuće ugovore.
Kada je u pitanju cena, Bob pruža personalizovan pristup. Oni nude prilagođene cene u zavisnosti od jedinstvenih zahteva i obima vaše organizacije. Ako ste zainteresovani, možete zatražiti prilagođenu ponudu direktno preko njihove veb stranice.
#2. HRone
HRone je moćan alat za HR automatizaciju koji pojednostavljuje i optimizuje različite HR operacije. On služi kao sveobuhvatna platforma koja pokriva 127 HR procesa kako bi vam pomogla da bez napora upravljate čitavim životnim ciklusom zaposlenih.
Od registracije do odlaska zaposlenih, HRone nudi funkcije, kao što su upravljanje radnom snagom, upravljanje platnim spiskom, praćenje prisustva, evaluacije učinka i angažovanje zaposlenih. Platforma je dizajnirana da bude dostupna i laka za korišćenje sa svojim mogućnostima za oblak i mobilne uređaje.
Naglašavajući sigurnost, HRone radi na Microsoft Azure i usklađen je sa GDPR i ISO27001 standardima. HRone je prilagodljivo rešenje za automatizaciju koje može zadovoljiti vaše jedinstvene HR potrebe, bez obzira da li imate malo, srednje ili veliko preduzeće.
Za veće organizacije sa specifičnim potrebama, njihov plan preduzeća može se prilagoditi kako bi ispunio zahtevane uslove. Zato ih kontaktirajte za personalizovanu ponudu.
#3. Zoho Creator
Zoho Creator je moćna platforma za HR automatizaciju dizajnirana da pojednostavi složene HR operacije. Uz Zoho Creator, možete da automatizujete zadatke tokom celog životnog ciklusa zaposlenih, od zapošljavanja do penzionisanja.
Sa ovim sveobuhvatnim rešenjem, možete da kreirate mobilne i veb aplikacije od nule. Takođe, nudi napredne procese automatizacije, pojednostavljuje upravljanje zaposlenima i poboljšava komunikaciju unutar vaše organizacije.
Ključne karakteristike Zoho Creator-a uključuju uključivanje i prelazak zaposlenih, praćenje prisustva, upravljanje imovinom i praćenje projekata. Ova platforma je raznovrsna i može zameniti sisteme zasnovane na papiru, transformisati tabele u aplikacije prilagođene korisniku i pružiti efikasniju alternativu tradicionalnim sistemima ljudskih resursa.
Ono što izdvaja Zoho Creator je njegova posvećenost pružanju korisničkog iskustva za pojedince bez posebnog tehničkog znanja. Da bi vam pomogao da počnete, Zoho Creator čak nudi i besplatne opcije registracije za dodatnu vrednost.
Zaključak
Implementacija HR automatizacije može imati transformativan uticaj na vašu organizaciju. Ne samo da poboljšava efikasnost, produktivnost i tačnost, već i dovodi do uštede troškova u vašim HR procesima.
Korišćenjem softvera za HR automatizaciju, možete da naterate svoj HR tim da da prioritet osnovnim zadacima, kao što su razvoj talenata i angažovanje zaposlenih, dok automatizujete administrativno opterećenje.
Zato odaberite alat za HR automatizaciju sa gornje liste na osnovu veličine vašeg poslovanja i vaših potreba. Ovaj pametan potez može pokrenuti vašu organizaciju ka većem uspehu.
Takođe možete istražiti neke od najboljih softvera za upravljanje ljudskim resursima za startape i preduzeća.