Унапредите своје пројектне вештине: Водич за почетнике и професионалце
Управљање пројектима представља скуп процеса и смерница за планирање, организацију, извршење и праћење нових иницијатива или промена унутар организације. За разлику од редовног управљања свакодневним пословима, које је континуиран процес, управљање пројектима се фокусира на развој нових производа и услуга у циљу испуњења унапред дефинисаних пословних циљева.
Кључни аспекти управљања пројектом обухватају планирање, ангажовање особља, надзор, контролу свих елемената пројекта, као и мотивисање чланова тима да постигну задате циљеве.
Да бисмо вам помогли у ефикасном управљању пројектима, поред вештина, саставили смо листу популарних алата који вам могу бити од користи.
| Назив | Опис | Истражите |
| ActiveCollab | Интегрисано управљање временом, сарадња и праћење напретка пројекта. | Истражите |
| Time Doctor | Праћење времена у облаку, анализа продуктивности и функционалност платног списка. | Истражите |
| Slack | Платформа за продуктивност која омогућава несметану тимску комуникацију. | Истражите |
| Miro | Радни простор за онлајн иновације са могућностима сарадње и визуелизације. | Истражите |
| nTask | Софтвер за управљање ризиком са напредним опцијама процене и организације задатака. | Истражите |
| Rodeo Drive | Пројектни асистент за праћење времена, управљање буџетом и сарадњу у реалном времену. | Истражите |
| FineReport | Једноставан за коришћење алат за извештавање заснован на Јави, са интерфејсом „превуци и пусти“ и визуелним надзором. | Истражите |
| 1000minds | Софтвер за доношење одлука и тржишно истраживање за оцењивање задатака. | Истражите |
| Officevibe | Алат за управљање односима са запосленима, укључујући анкете и системе за признања. | Истражите |
| WorkTango | Софтвер за побољшање искуства запослених, укључујући постављање циљева и системе за повратне информације. | Истражите |
Сада ћемо детаљније размотрити вештине и алате за управљање пројектима. Прво ћемо се позабавити значајем управљања пројектима и могућностима каријере у овој области.
Значај управљања пројектима
Фокусирање
Већина пројеката је дизајнирана да подржи дугорочне пословне циљеве. Они могу трајати месецима или годинама, што отежава управљање. Управници пројеката мере кључне параметре пројекта како би осигурали да сваки задатак буде завршен у року.
Када су обим и рокови јасно дефинисани, компаније и тимови се могу фокусирати на постизање циљева. Структуиран процес управљања пројектима гарантује правилно планирање и ефикасно извршење.
Оптимизација расподеле ресурса
Алокација ресурса омогућава ефикасно коришћење времена и финансијских средстава, као и људских ресурса, повећавајући свест о томе како и где се ресурси користе и којима треба дати приоритет.
Управници пројеката су стручњаци који процењују потребе пројекта и осигуравају да су ресурси распоређени на одговарајући начин, што доводи до смањења трошкова и повећања продуктивности.
Квалитет
Управљање пројектом обезбеђује висок квалитет, гарантујући да обим пројекта и временски оквир испуњавају захтеве компаније. У савременом пословном свету, очекивања купаца су од највеће важности.
Зато је кључно обезбедити испоруку најквалитетнијег пројекта у оштрој конкуренцији и са фокусом на клијента. Управљање пројектом осигурава да квалитет, распоред и обим пројекта одговарају очекивањима клијената, повећавајући репутацију бренда и лојалност купаца.
Управљање ризиком
Ризици у модерном пословном окружењу су разнолики, од техничких до маркетиншких аспеката. Процена ризика помаже у смањењу неуспеха пројекта брзим идентификовањем потенцијалних проблема.
Добро дефинисано управљање пројектом укључује процену потенцијалних ризика, њихову квантификацију, креирање планова за њихово ублажавање и резервних планова у случају да се ризик појави. Ово осигурава да пројекат напредује како је планирано, чак и у променљивим условима, што доводи до успешног пројекта.
Могућности каријере у управљању пројектима
Вештине управљања пројектима отварају многе могућности за каријеру. Испод су наведени неки од њих:
- Управник маркетиншких пројеката: У маркетингу, управници пројеката развијају програме за јачање идентитета бренда, повећање његове видљивости или удела на тржишту. Они су одговорни за дизајнере, копирајтере и стручњаке за друштвене медије, поред планирања и вођења маркетиншких стратегија.
- Управник пројеката у здравству: Управници пројеката у здравству су одговорни за програме који помажу болницама, клиникама и медицинским лабораторијама да побољшају радне услове. Њихове одговорности укључују процедуре за реаговање у ванредним ситуацијама, проширење објеката, буџете и политику запошљавања.
- Управник финансијских пројеката: Управљање финансијским пројектима се бави активностима везаним за приходе комерцијалних предузећа. Они управљају буџетима и прате инвестиције, финансијске извештаје и дугорочно планирање.
- Управник грађевинских пројеката: Планирање и изградња објеката за стамбене, комерцијалне, индустријске, медицинске и образовне сврхе спада у делокруг грађевинских пројеката. Управник грађевинског пројекта помаже у креирању дизајна, набавци и дистрибуцији материјала, као и успостављању рокова за пројекат.
- Управник инжењерских пројеката: Инжењерски пројекти укључују развој, пројектовање и изградњу објеката, зграда и машина применом научних принципа. Инжењерство има много грана, од којих свака има специфичну област стручности. Управник инжењерских пројеката комбинује креативност инжењера са математичком писменошћу и знањем из њихове специфичне области инжењерства.
Дакле, управљање пројектима је вештина која је тражена у различитим индустријама.
Сада ћемо се фокусирати на вештине управљања пројектима које су вам потребне. Најбоља ствар је што, чак и ако не поседујете ове вештине, можете их научити и усавршавати.
Вештине управљања пројектима
Управљање временом
Време је ограничено, а постизање циљева у року је кључна техничка вештина у управљању пројектима. Ток пројекта зависи од његовог временског оквира, јер мора бити завршен у одређеном периоду.
Лоше управљање временом може довести до кашњења и других озбиљних проблема. Зато управници треба да алоцирају довољно времена за сваки задатак и анализирају ефикасност на време. Такође, треба да решавају проблеме пројекта пре рока како би олакшали ток посла.
Размотримо технике timeboxing и Pomodoro како бисте максимално искористили свој радни дан и повећали продуктивност.
Алати
1. ActiveCollab
ActiveCollab је интегрисани софтвер за управљање временом и алат за сарадњу који прати све активности у организацији током рада на појединачним задацима и пројектима. Временски листови са извештајима јасно приказују све сачуване податке о времену, укључујући буџет пројекта и плате запослених.
Кључне карактеристике
- Функција управљања радом подржава системско извршење пројекта.
- Има уграђену штоперицу која се може подесити за сваки задатак, што омогућава клијентима да наплаћују по сату.
- Софтвер пружа преглед људских ресурса кроз табеле, омогућавајући управнику да распоређује посао на основу доступности.
Платформа такође омогућава раздвајање стварних и процењених радних сати.
2. Time Doctor
Time Doctor је алат за праћење времена заснован на облаку, који прати продуктивност запослених. Омогућава унос времена утрошеног на сваки пројекат и одређивање радних сати који се наплаћују и оних који се не наплаћују. Побољшава индивидуалне и тимске перформансе идентификујући где је тим јак и где му је потребна помоћ.
Кључне карактеристике
- Алати за мерење времена помажу управницима да процене посвећеност сваком пројекту и идентификују чланове тима са најбољим учинком.
- Запослени упознају своје предности и слабости, што их чини продуктивним, одговорним и самомотивисаним.
- Time Doctor омогућава рад са било ког места уз потпуну транспарентност, што побољшава атмосферу у радном окружењу.
Компаније могу пратити радно време запослених и припремати платне листе на недељном и месечном нивоу користећи функцију за платне спискове.
Комуникација и сарадња
Ефикасна комуникација је неопходна за разјашњавање захтева пројекта и тима. Током трајања пројекта, потребна је комуникација са различитим групама, укључујући клијенте, добављаче, чланове тима и друге управнике. Ефикасна комуникација помаже управницима у размени идеја и решавању проблема.
Комуникација и сарадња међу члановима тима омогућавају размену идеја, стицање знања и разумевање циљева пројекта. Координација доводи до бољег доношења одлука, иновативних решења и побољшаних исхода дељењем знања.
Она такође помаже у решавању изазова током животног циклуса пројекта, омогућавајући отворену дискусију о проблемима.
Алати:
1. Slack
Slack је платформа за продуктивност која омогућава несметану размену знања и одржава тимове повезаним. Апликације за размену порука повезују људе у целој организацији као јединствени тим за ефикасну комуникацију.
Кључне карактеристике
- Нуди функционалности за размену порука, дељење датотека и медија, гласовне и видео позиве, планирање пројеката и алате за интеграцију.
- Омогућава лаку интеграцију спољних уређаја, смањујући губитак времена током преласка између апликација.
- Софтвер нуди алате за креирање токова посла за аутоматизацију задатака који се понављају, поједностављивање токова посла и олакшавање дељења информација о пројекту.
Платформа омогућава аутоматизацију без кода и примену вештачке интелигенције.
2. Miro
Miro је онлајн радни простор за иновације који омогућава сарадњу тимова свих величина. Има функцију управљања пројектима која омогућава видео ћаскање, презентације и дељење.
Кључне карактеристике
- Убрзава испоруку сложених пројеката користећи динамичка визуелна помагала, као што су Miro картице, Канбан плоче и дијаграме тока, и интегрише се са алатима за управљање задацима.
- Платформа садржи документацију о дизајну, резултате анкета, видео записе и податке уживо. Можете лако агрегирати информације синхронизоване из техничког скупа у Miro плоче.
- Фокусира се на анализу, усклађивање и извршење путем аутоматизације сложених задатака и побољшане иновације.
Алати за сарадњу омогућавају извршење у реалном времену, што олакшава тимски рад и планирање састанака и радионица.
Можете погледати и неке од најбољих Miro алтернатива за побољшану визуелну сарадњу.
Управљање ризиком
Кључно је утврдити када ће се ризик манифестовати. Важно је пажљиво размотрити буџет, распоред, обим и квалитет у контексту ризика. Ризик значајно утиче на пројекат и може довести до компромиса са заинтересованим странама.
Успех пројекта се побољшава управљањем ризицима, које идентификује унутрашње и спољашње претње. Управник пројекта може делити планове са заинтересованим странама како би осигурао несметан ток пројекта.
- Анализа јаза: Користи се за откривање разлика између циљева организације и тренутних операција. Најчешће идентификује слабости у процесу које је потребно поправити.
- Евалуација стратегије: Алат за процену текућег рада у редовним интервалима. Метода усклађује циљеве компаније са процесом како би се осигурао успех дугорочних циљева.
- СВОТ анализа: Скраћеница за снаге, слабости, могућности и претње. То је најчешће коришћена метода интерне анализе. Организација идентификује своје снаге, слабости које треба превазићи, могућности за раст и претње које треба смањити. Можете проверити ове шаблоне СВОТ анализе и шаблоне за процену ризика.
Алати
1. nTask
nTask је софтвер за управљање ризицима који идентификује ризике пројекта, додељује власнике ризика, креира планове за ублажавање ризика и анализира метрику ризика.
Кључне карактеристике
- Побољшава процену ризика и документацију, олакшавајући бољу идентификацију ризика.
- Софтвер омогућава анализу ризика, графиконе процене и метрику ризика, дефинисање прилагођених покретача ризика и визуелизацију напретка.
Организује, усмерава и даје приоритет задацима потребним за постизање циља или завршетак пројекта.
Буџетирање
Постоје три методе буџетирања:
- Аналогно буџетирање: Ова метода користи већ завршен пројекат сличног обима као полазну тачку за процену буџета. Прорачуни се прилагођавају како би се узеле у обзир промене у обиму пројекта, квалитету, трајању или другим факторима. Погодна је када нема довољно информација о предстојећем пројекту.
- Параметријска процена: Користи историјске податке и друге варијабле за процену обима и трајања пројекта и укупних трошкова. Одређују се трошкови по јединици за различите аспекте, а затим се проценат прилагођава обиму новог пројекта.
- Метода „одозго надоле“: Размотрите укупан буџет пројекта и цене сваког процеса. Свака компонента је описана и упоређена са првобитним проценама. Управници пројекта могу одлучити да смање специфичне компоненте како би пројекат остао у оквиру буџетских ограничења.
Такође, погледајте: Шта нисте знали о процени трошкова пројекта
Савети за креирање ефикасних буџета
Одговарајући буџет захтева процену свих директних и индиректних трошкова, капиталних и оперативних издатака. Пошто се стварни буџет обично разликује од основних трошкова, потребно је утврдити сваки појединачни трошак.
Праћење буџетских активности и предвиђеног буџета током времена откриће да ли је потребно побољшање буџета. Почетни планови буџетирања треба да укључују резервна средства за решавање потенцијалних проблема.
Погледајте најбоље шаблоне пословног буџета за ефикасно управљање новцем.
Алати
1. Rodeo Drive
Rodeo Drive је пројектни асистент који омогућава праћење времена, управљање буџетом, сарадњу у реалном времену и фактурисање клијентима. То је свеобухватно решење за управљање пројектима које побољшава продуктивност и профитабилност малих и средњих предузећа.
Кључне карактеристике:
- Софтвер креира фазе пројекта и фактурише их на основу процента завршености ради бољег планирања.
- Прати све детаље пројекта, омогућавајући издвајање средстава и трошкова из буџета.
- Пореди активност пројекта и додељени буџет у реалном времену, помажући у идентификацији прекомерне потрошње и избегавању ризика.
Софтвер обезбеђује прилагодљиву контролну таблу за маркетиншке тимове, слободњаке, креативне агенције.
Решавање проблема
Решавање проблема помаже у решавању сложених ситуација у управљању пројектима. То је систематски и флексибилан процес евалуације и имплементације иновативних решења у променљивом окружењу. Проблем се може дефинисати из различитих углова, генеришући све проблеме који се постављају.
Стратегије за развој вештина решавања проблема
- Разумевање циљева: Јасно разумевање циљева пројекта је кључни корак у решавању проблема. Управник пројекта мора проценити ризике и могућности, као и разумети очекивања тима и заинтересованих страна.
- Начин размишљања за решавање проблема: Омогућава флексибилност, отвореност за промене и пријемчивост за нове перспективе. Управник пројекта може инспирисати чланове тима заједничком визијом, подстичући сарадњу и размену идеја.
- Обучите чланове тима: Управници пројеката треба да улажу у обуку чланова свог тима како би им омогућили доношење одлука, ефикасну комуникацију и савете у тешким ситуацијама.
- Имплементирајте решење: Управник пројекта је одговоран за имплементацију одабраног решења и надгледање његовог развоја. Тим мора сарађивати како би осигурао успешну имплементацију и брзо решавање свих проблема.
Решавање конфликата
До конфликата на пројекту може доћи због различитих разлога, као што су конфликтне идеје, стрес, неочекивани захтеви, финансијска ограничења или сукоби ега. Управљање конфликтима је прилика јер свако има различите ставове и идеје током сукоба.
То омогућава креативност и иновативност. Ако се не реше благовремено, то може утицати на ефикасност развоја пројекта и продуктивност особља, што доводи до кашњења и смањења квалитета.
Стратегије за побољшање вештина решавања сукоба:
- Успоставите смернице: Смернице помажу у смањењу сукоба јер чланови тима знају шта могу да ураде у вези са понашањем.
- Активно слушање: Управник пројекта треба активно да слуша све стране у сукобу. Заинтересоване стране имају различита питања која утичу на њихов рад. Зато је потребно идентификовати узроке сукоба ради објективног решавања проблема.
- Избегавајте присилу: Ригидан приступ лидера пројекта може донети жељене резултате само понекад. Члановима тима можда треба помоћ у интеракцији са лидерима. Неизражене емоције се могу враћати више пута.
Такође, прочитајте: Технике управљања пројектима које ће вас учинити професионалцем
Доношење одлука
Доношење одлука је кључни елемент управљања пројектима. Може направити разлику између успеха и неуспеха, због чега је неопходно пажљиво размотрити све доступне опције. Процес одлучивања утиче и на буџет и на распоред пројекта.
Зато је потребно брзо и ефикасно доношење одлука, уз истовремено осигурање да пројекат остане на правом путу и да се заврши у року и у окви