Temeljno shvatanje kako bi uspešan projekat trebao izgledati u budućnosti, treba da bude primarni cilj na početku svakog projekta.
Jedan od ključnih faktora koji vas može dovesti do tog cilja je precizno definisan obim projekta. Međutim, njegovo kreiranje nije jednostavan zadatak.
Obim projekta nije samo spisak ciljeva i ključnih tačaka projekta, popis rezultata, obaveznih zadataka, detaljni troškovnik, potrebni resursi ili obavezni rokovi. To je mnogo više od toga.
Često se eksplicitno navodi šta projekat neće obuhvatiti. Ovo može zvučati pomalo neobično, jer se podrazumeva da projekat ne isporučuje ništa osim onoga što je u obimu. Ipak, neki ljudi to naglašavaju radi dodatne sigurnosti.
To je dokument koji precizira sporazume svih zainteresovanih strana i koji se očekuje da svi referenciraju tokom trajanja projekta. Pogledajmo kako možemo pristupiti izradi takvog dokumenta.
Razvijanje obima projekta
Pre svega, neophodno je prikupiti što više ideja i sadržaja koji će činiti potencijalni obim projekta. Postoji nekoliko tehnika koje se mogu koristiti u tu svrhu, a evo nekih od njih:
#1. Brainstorming
To je dobro poznata metoda, ali dobra sesija brainstorminga i dalje može biti iznenađujuća, kao i pre 20 godina.
Cilj je okupiti grupu zainteresovanih strana kako bi generisali što više ideja. Zatim se te ideje analiziraju, usavršavaju, određuju se prioriteti ishoda i na kraju se dogovara konačan skup izjava koje čine zahteve projekta.
Moderator ovakve diskusije igra ključnu ulogu u uspehu, jer usmerava diskusiju ka cilju, istovremeno podstičući slobodno generisanje ideja.
Mogu se kreirati i fokus grupe, koje rade po istom principu, ali sa više grupa zainteresovanih strana. Ovo je korisno ako zainteresovane strane imaju različite oblasti ekspertize.
#2. Intervjui
Alternativni pristup je organizovanje individualnih intervjua sa zainteresovanim stranama. Ovo može smanjiti haos, ali zahteva visoka očekivanja od anketara.
#3. Ankete
Manje efikasna, ali ipak moguća metoda je sprovođenje detaljnih anketa sa unapred definisanim odgovorima. Ovo može smanjiti autentičnost odgovora, ali ako su vam opcije dobro poznate, onda ova metoda može biti korisna.
#4. Benchmarking
Možete istražiti i prikupiti rezultate obima projekata koji su slični onome koji započinjete. Prikupljanje najboljih praksi i potencijalnih izazova može pojednostaviti ceo proces. Nećete uneti ništa novo, ali ako je to vaš cilj, samo napred.
#5. Izrada prototipa
Ovo je vrlo zanimljiva metoda, koja se ne koristi dovoljno često. Uključuje izradu modela konačnog projekta i identifikovanje zahteva, pa čak i potencijalnih problema, direktno iz ovog funkcionalnog prototipa. Ovo vam omogućava da dobijete opipljive informacije pre nego što projekat uopšte počne.
#6. Struktura raščlanjivanja posla (WBS)
WBS je tradicionalna tehnika strukturiranja budućih zadataka na projektu. Problem je što zahteva da znate i predvidite sve zadatke na samom početku projekta.
Ovo je retko slučaj, pa se WBS ažurira, prerađuje ili refaktoriše tokom projekta. Tako ona delom gubi svoju prvobitnu svrhu. Ipak, ona je koristan način za definisanje obima projekta navođenjem svih očekivanih zadataka.
Zašto je obim projekta važan?
Obim projekta definiše granice projekta i postavlja očekivanja u vezi sa rezultatima projekta. Evo nekoliko konkretnih razloga zašto je obim projekta važan:
#1. Jasnoća
Od suštinskog je značaja imati jasno razumevanje kako će finalni proizvod izgledati. Bez ove vizije, teško je definisati šta je uspeh.
#2. Postavljanje očekivanja
Obim projekta postavlja očekivanja za tim, zainteresovane strane i korisnike. Smanjuje ili (barem) minimizira buduće sukobe ili nesporazume. On definiše šta treba uraditi u nepredviđenim situacijama.
#3. Smernice
Dobar obim projekta definiše smernice za donošenje odluka. Krajnji cilj je da svaka odluka bude u skladu sa ciljevima projekta.
Smernice takođe pomažu da projekat ostane u okviru originalnih granica i da se ne širi izvan njih.
#4. Upravljanje resursima
Obim projekta upravlja resursima identifikujući zadatke i rezultate potrebne za završetak projekta. Ovo omogućava efikasnu alokaciju resursa.
Komponente obima projekta
Sada kada znamo kako da započnemo razvoj obima i zašto nam je on potreban, važno je razumeti koje komponente treba da sadrži dobar obim projekta.
- Ciljevi projekta
- Oni opisuju opšte ciljeve i svrhu projekta i šta tačno projekat treba da postigne.
- Rezultati
- Spisak dokumenata, usluga ili gotovih proizvoda koji su deo očekivanog ishoda projekta.
- Ključne tačke
- U okviru vremenske linije projekta postoje ključne tačke ili kontrolne tačke koje označavaju pravi napredak celog projekta. Njihova precizna definicija osigurava da je projekat na pravom putu ako se dostignu ključne tačke.
- Granice obima
- Ovo je eksplicitna definicija šta je u obimu, a šta je potencijalno izvan obima. Poželjno je navesti šta nije uključeno, posebno one stavke za koje bi neki od zainteresovanih strana mogli pretpostaviti da jesu u obimu.
- Pretpostavke
- Dokumentujte sve pretpostavke koje su napravljene o projektu. To može uključivati vremenske okvire, ključne tačke, budžetske projekcije ili alokaciju resursa tokom projekta. Takođe, može uključivati i pretpostavke vezane za sadržaj o konkretnim rezultatima.
- Ograničenja
- Ako postoje ograničenja koja mogu uticati na napredak projekta, navedite ih ovde.
- Rizici
- Identifikujte sve potencijalne rizike koji bi mogli ugroziti ili značajno uticati na projekat ako postanu stvarni problemi. Još važnije je definisati strategije kako se takvi rizici mogu umanjiti.
- Aktivni učesnici
- U ovom odeljku treba da navedete sve ključne zainteresovane strane koje učestvuju u projektu zajedno sa njihovim ulogama i odgovornostima.
- Kriterijumi
- Ovo je važan odeljak koji definiše kada se tačno isporuka smatra uspešnom ili potpunom. Šta mora biti ispunjeno da bi se projekat označio kao završen?
Šablon za kreiranje obima projekta
Objedinjavanjem svega ovoga, formira se šablon za uspešno kreiranje obima projekta, koji definiše ceo životni ciklus projekta. Evo korak-po-korak metode za kreiranje izjave o obimu projekta za softver, aplikaciju ili veb razvoj:
➡ Definišite ciljeve projekta koristeći jednu od gore navedenih razvojnih tehnika. Počnite sa opštim ciljevima, a zatim pređite na specifične zahteve. Ovo treba da obuhvata definiciju šta će softver ili veb lokacija postići kao krajnji rezultat.
➡ Identifikujte rezultate projekta kao što su proizvodi, dokumenti, usluge ili bilo koja važna aktivnost koja je predmet merenja uspeha tokom projekta. Ovo može uključivati listu svih funkcija i funkcionalnosti softvera ili veb lokacije.
➡ Definišite granice projekta, uključujući ono što je u obimu, a šta nije u obimu. Ovo treba da sadrži jasan opis ograničenja i isključenja projekta.
➡ Identifikujte pretpostavke projekta koje važe za projekat, kao što su pretpostavke o resursima, vremenskim okvirima ili budžetima.
➡ Definišite ograničenja projekta koja mogu uticati na projekat. Ovo može uključivati slične oblasti kao u odeljku o pretpostavkama, ali ovog puta iz ugla ograničenja (šta ako se desi ovo umesto onoga što je ranije dogovoreno).
➡ Identifikujte rizike projekta i strategije za njihovo prevazilaženje. Rizici su u osnovi nerešena pitanja, pa je dobro rešiti ih pre nego što postanu stvarni problemi.
➡ Navedite zainteresovane strane projekta, uključujući njihove uloge i odgovornosti.
➡ Definišite kriterijume prihvatanja projekta koji moraju biti ispunjeni da bi se projekat smatrao završenim i uspešnim. Ovo je suštinski sveobuhvatan opis šta znači imati uspešan ishod projekta.
Najbolje prakse za kreiranje obima projekta
Dok pratite ovaj šablon i kreirate savršen obim za vaš sledeći projekat, uvek je dobro razmotriti iskustva iz prošlosti.
Bilo je mnogo uspešnih projekata, pa bi se moglo pretpostaviti da je ova tema iscrpljena i da će svaka nova definicija projekta biti uspešna.
Međutim, to nije slučaj. I dalje postoji veliki broj neuspešnih projekata. Razloga za to može biti mnogo, ali jedan od njih je svakako nejasna definicija obima projekta. Stoga, evo nekoliko najboljih praksi za kreiranje pouzdanog obima projekta.
#1. Uključite zainteresovane strane
Uključite sve zainteresovane strane što je ranije i što je više moguće. Što je manje pretpostavki, a više činjenica, to je bolje za projekat. Zanemarivanje ideja ključnih aktera može dovesti do značajnih problema tokom projekta.
Većina tih problema će isplivati na površinu tokom faze kriterijuma prihvatanja projekta, što je najgore vreme za rešavanje problema u prvobitnim rokovima projekta.
#2. Držite se šablona i procesa
Što su procesi manje čvrsti, to je veća verovatnoća haosa i nepredvidljivosti. Procesi daju strukturu projektu. Šabloni definišu očekivanja od forme, što povećava verovatnoću da rezultati budu prihvaćeni ranije.
#3. Budite konkretni i merljivi
Koristite dobro poznati jezik koji je jasan svim zainteresovanim stranama. Komunicirajte sa konkretnim činjenicama, a ne sa emocijama ili nejasnim izjavama. Nemojte formulisati izjave na način da bi nekome omogućile da se zaštiti u slučaju da nešto ne ide po planu. Ako je formulacija otvorena, iskrena i merljiva za sve učesnike, ovo je najbolja garancija dobre komunikacije.
#4. Kolaborativni pristup
Kad god je potrebna odluka, koristite kolaborativni pristup. Uključite što više strana, čak i za izražavanje mišljenja. Zatim razmotrite i uzmite u obzir njihove stavove pri formulisanju zaključaka. Svačija vizija je važna na ovaj ili onaj način. Stoga, pokušajte da razumete druge pre nego što drugi razumeju vas.
#5. Često pregledajte i ažurirajte
Vrši pregled i ažuriranje obima što je ranije moguće u vremenskom okviru projekta. Što kasnije dođe do promena, to će biti teže rešiti implikacije koje one donose. Čekanje da vidite da li će potencijalni problemi nestati sami od sebe nikada nije bila dobra strategija, pa uvek uradite suprotno u svim primenjivim situacijama.
Prednosti dobrog obima projekta
Dakle, pratili ste sve dobre savete, kreirali solidan šablon i procese, uključili sve zainteresovane strane i formirali precizno strukturiran obim projekta. Ako se pitate koje će biti koristi od ovog napora, evo nekih od stvarnih koristi koje možete primetiti pre ili kasnije.
Prvo, možete očekivati značajna poboljšanja u planiranju projekta. Pošto ste već uložili dosta vremena u planove, bolje ste pripremljeni za bilo koje planiranje tokom projekta.
Takođe možete videti bolju komunikaciju među stranama i zainteresovanim stranama, ne samo unutar vašeg internog tima. Svi imaju iste jasne ciljeve na umu. Ako ljudi opisuju uspeh istim rečima, to znači da ste usklađeni.
Smanjenje neplaniranih rizika je još jedan veliki pozitivan efekat dobrog obima projekta. Što je više truda uloženo u definisanje rizika i njihovo umanjivanje, to je manja verovatnoća da će se desiti neki neočekivani scenario. Takođe, lakše ćete dinamički izvršiti promene u planu projekta, ako je to potrebno.
Zatim, dolazi poboljšanje u upravljanju resursima. Dobar plan rezultira optimalnom raspodelom pravih ljudi u pravim fazama projekta. Ovo nije magija, već prirodni rezultat dobrog planiranja projekta.
Još jedna direktna posledica je da će vaše zainteresovane strane biti zadovoljne, a merenje zadovoljstva će dostići visoke brojke. Ljudi će voleti da rade na projektu i verovatno će uložiti više kreativnog vremena u projekat, jer će imati osećaj da je to ispravno. Očigledno, loša definicija obima projekta dovodi do mišljenja da ništa nije važno, jer ionako ne funkcioniše dobro.
Na kraju, rezultati vašeg projekta će biti kvalitetniji. Ishodi su direktan rezultat aktivnosti koje izvršavate tokom trajanja projekta. Ako aktivnosti imaju dobar plan i opis, veća je verovatnoća da će ishodi biti dobri.
Zaključak
To je to. Konkretan plan kako pristupiti kreiranju obima projekta. Naravno, ovo nije sve što vam je potrebno za uspeh u ovom zadatku, ali se nadamo da će vam pružiti neke važne smernice i pokazati pravi put.
Zatim pogledajte najbolje šablone za povelju projekta, kako biste imali dobar početak projekta.