Одређивање приоритета у раду може изгледати прилично једноставно. Само попуните онај за који ваш клијент каже да је хитан. Али, то није професионални начин одређивања приоритета задатака и за пословне пројекте. Много је науке иза истицања одређених задатака. Ова наука је позната као матрица приоритета пројекта.
Да бисте унапредили своје пословање и надмашили своје ривале, потребно вам је више од бриљантног концепта, вештог тима и напредних алата. Потребно вам је квалитетно извршавање задатака, било да се ради о развоју апликација или производњи робе широке потрошње.
Одличан квалитет у извршењу можете постићи само када је ваш тим дисциплинован и прати научни начин додељивања, завршетка и преласка на други задатак. Матрица приоритета је један такав алат који чини пројектне задатке поједностављеним и више се ради за мање времена кроз планирано извршавање вредних задатака брже.
Наставите да читате овај чланак о матрици приоритета пројекта, предностима, случајевима коришћења и предлошцима матрице приоритета.
Преглед садржаја
Шта је матрица приоритета?
Матрица приоритета је алат за анализу пројектних задатака, који се углавном користи са другим алатима за управљање пословним процесима. Такође се користи са техникама Сик Сигма за процену избора користећи одређене критеријуме и одлучивање на које се пословни људи треба фокусирати.
Било да је пројекат једноставан или сложен задатак који ће трајати годинама, алат можете користити за оба сценарија. Штавише, то није само алат за одређивање приоритета задатака за предузећа. Слободњаци, самостални предузетници и професионалци такође могу да користе ову алатку за посао или из личних разлога.
Понекад, заинтересоване стране у пројекту могу имати уско грло у одлучивању којем задатку треба дати приоритет. За решавање таквих питања, матрица приоритета функционише као научна основа за избор правог задатка са правом вредношћу и хитношћу.
Матрица приоритета може имати различите облике у зависности од сложености пројекта и критеријума за процену. На пример, неки су једноставни као 2Кс2 квадранти мреже са „Вредност“ уцртаном у односу на „Цена“. Напротив, неки могу бити веома сложени у дизајну и извршењу када спојите матрицу приоритета са методологијом Сик Сигма.
Шест сигма матрица приоритета
Методологија управљања шест сигма је некомплетна са алатом за матрицу приоритета. Пошто се шест сигма односи на анализу недостатака, континуирано побољшање процеса и елиминацију отпада, матрица приоритета се савршено уклапа у овај приступ управљању.
У овом процесу, матрице приоритета упоређују више од једног скупа података, најмање два, и користе пондерисане критеријуме за рангирање задатака ради нагласка. Пошто матрица приоритета Сик Сигма процењује више скупова података, коначни алат постаје више од квадранта 2Кс2.
Састоји се од:
- Излазне променљиве као заглавља колона на врху графикона
- Унесите променљиве као редове на левој страни панела
- Пондерисани резултат, проценат, ранг и статуси на крајњој десној страни табеле
- И израчунати пондерисани резултат на дну заглавља колона
Када користите апсолутни Сик Сигма метод одређивања приоритета пројектних задатака, можете логично доносити одговарајуће одлуке. Такође, све заинтересоване стране могу постићи консензус када користе Сик Сигма.
Према Линне Хамблетон, водећем пословном консултанту, програмеру стратегије и аутору, матрице приоритета Сик Сигма могу бити три различите врсте. Аутор је у њој навео следеће Скриња са шест сигма метода раста, алата и најбољих пракси књига:
#1. Када су варијабле са вишим бодовањем важније, критеријуми консензуса морају бити избор. Узима се у обзир сав допринос чланова тима да би се направио модел заснован на консензусу са нумеричким резултатима.
#2. Комбинована матрица је више дијаграм узрока и последица, као и матрица приоритета. Овај метод израчунава ефекте свих варијабли на другу.
#3. Пуни аналитички критеријуми су најкомплекснији Сиг Сигма алат за одређивање приоритета који углавном користе менаџери портфолија пројеката за процену више пројеката и њиховог утицаја на модел пословног прихода и односе са клијентима.
Предности матрице приоритета
#1. Организовање великог броја задатака према њиховој важности и вредности постаје лакше са приоритетним матричним алатима. Пошто није лако запамтити све задатке великог пројекта, одвајање важних ставки од оних мање важних може постати нагађање ако не користите овај алат.
#2. За разлику од других софтвера, овај алат је прилагодљив. Током пројекта, цео тим може седети заједно и додати више варијабли или уклонити неке у складу са задацима. Дакле, наћи ћете много различитих типова матрица приоритета.
#3. Можете користити матрице приоритета постојећег пројекта за нове пројекте. Једноставно креирајте шаблон овог алата и ажурирајте тежине, критеријуме, варијабле, задатке итд., када се пројекат промени.
#4. Овај алат је лако разумљив свим саиграчима, чак и онима који нису технички потковани. Само унесите листу обавеза, резултате и критеријуме. Алат ће учинити остало.
#5. Алат ради са објективношћу у свом средишту, па стога предузећа могу изгубити терет личности који долази са ручним радом.
#6. Менаџери и власници пројеката могу ефикасно делегирати своје задатке на подређене и максимално искористити додељену радну снагу користећи овај алат.
Када користити матрицу приоритета
Овом алату можете веровати када:
- Давање приоритета сложеним задацима, картама или питањима која укључују неколико варијабли према којима ове ставке треба да се процене.
- Процена улазних података за рангирање грешака, улазница, задатака, пројеката итд., за додељивање рангова.
- Распоред пословних или личних пројектних задатака на поједностављен начин са циљем благовременог завршетка.
- Израда документа на једној страници који визуализује кључне области фокуса пројекта.
- Одговарајуће делегирање задатака члановима тима без дестабилизације распореда пројекта.
- Подстицање заједничког рада унутар пројектног тима.
Ако се питате коме ће овај алат бити користан:
- Особље које ради од куће које се брине о канцеларијским и кућним пословима.
- Слободњаци и извођачи треба да вреднују своје пројекте и у складу са тим извршавају задатке.
- Микро, мала, средња и велика предузећа процењују пројекте на основу пословне вредности.
- Менаџери пројеката који надгледају више од једног пројекта и пројектног тима.
Како користити матрицу приоритета
Ако желите да ефикасно користите ову алатку, морате у потпуности разумети квадранте приоритетне матрице:
Квадрант 1
- Задаци високе вредности захтевају мало труда, али су утицаји већи од других.
- Задаци овог правоугаоника су хитни и критични, па их довршите што пре.
Квадрант 2
- Велики пројекти захтевају више труда, а резултат је такође висок.
- Углавном ови задаци не долазе са роком.
- Требало би да поставите разумне прекретнице за ове пројекте и редовно постижете прекретницу.
Квадрант 3
- То су често задаци малог напора и малог утицаја.
- Кад год је могуће, делегирајте ове задатке на своје подређене или колеге.
Квадрант 4
- Ови задаци не доприносе много пословном поврату улагања (РОИ), али захтевају велики напор.
- Ове задатке би требало да завршите касније од осталих квадраната.
- Можда ћете желети да импровизујете свој пословни процес да бисте у потпуности елиминисали такве задатке.
Када схватите квадранте, време је да ставите матрицу приоритета у употребу:
#1. Изаберите пројекте или задатке из матрице како она тежи према варијаблама и одабраним критеријумима.
#2. Ставке изабране из матрице аутоматски ће имати праву вредност за ваше пословање. Међутим, поново проверите да бисте избегли финансијске губитке.
#3. Изаберите следећи задатак из матрице приоритета према рангирању задатака. Овај алат без напора функционише као апликација за планирање пројекта.
#4. Покушајте да користите софтвер или шаблон матрице приоритета за одржавање датотека матрице приоритета. Ваше заинтересоване стране могу брзо да прегледају ваше радне приоритете. Штавише, можете поново користити шаблон у будућности.
Најбоље праксе матрице приоритета
#1. Изаберите критеријум за рангирање задатка или питања кроз одговарајућу сесију размишљања власника пројекта, менаџера, чланова тима и крајњих корисника.
#2. Користите процес аналитичке хијерархије (АХП) да бисте развили јасан и снажан консензус међу заинтересованим странама. Затим поставите пондерисане критеријуме у које свако може да верује.
#3. Процес бодовања треба да буде у великој мери колаборативан. Можете користити различите алате као што су онлајн обрасци и табле да бисте постигли консензус о субјективној процени приоритетне матрице.
Сада је време да погледате неке алате и шаблоне који вам могу помоћи са матрицама приоритета:
Смартсхеет
Смартсхеет је глобално признат алат за радни простор и управљање пројектима који различите величине предузећа користе агилно и успешно. Ако ваше радно место већ има претплату на ову апликацију засновану на облаку, можете лако да користите њен центар за решења за управљање пројектима да бисте креирали таблу за приоритете производа која је лака за коришћење.
Када се нађете у Центру за решења апликације Смартсхеет, наћи ћете различите пројектне табле као што су финансије и рачуноводство, клијенти и купци, људски ресурси итд. Унутар групе за развој производа требало би да пронађете потребну матрицу приоритета.
Ако не користите никакву претплату са Смартсхеет-а или не желите да испробате његов пробни план, нема потребе за бригом. Смартсхеет такође нуди неку основну матрицу приоритета коју свако може да преузме и користи из било ког разлога који му одговара. Једноставно посетите овог званичника Смартсхеет шаблони портал библиотеке. Добићете 2 до 3 шаблона које можете преузети у Екцел, ПДФ или Ворд формату датотеке.
Миро матрица приоритета
Миро је још једно поуздано и поуздано решење које доноси неколико пословних апликација на једном месту као што су табла, хибридни радни простор, даљински састанак, цртање дијаграма тока, планирање пројекта, итд. Штавише, то је висококвалитетно складиште за различите шаблоне за управљање временом и пројектима као што су мапе ума, канбан табле, нацрти услуга, матрице приоритета итд.
Једном када посетите библиотеку шаблона, потражите „Приоритизација“ и открићете предлошке матрице приоритета који се могу применити као што су 2Кс2, 3Кс3 и РИЦЕ (досег, утицај, поверење и напор) шаблони метода приоритета.
Морате да прилагодите ове шаблоне унутар Миро артбоард-а. За разлику од Смартсхеет-а, не можете једноставно да преузмете шаблон за употребу у Екцел радној свесци. Уместо тога, можете да извезете плочу у различитим форматима за дељење као што су ЈПЕГ, ПДФ, ЦСВ и ЈИРА компатибилне датотеке.
То није све! Миро је веома цењен за онлајн сарадњу на планирању пројеката и размишљању. Због тога добијате мноштво алата за повезивање на свом предлошку матрице приоритета Миро као што су гласање, режим презентације, прављење белешки у реалном времену, ћаскање, видео ћаскање и дељење на табли на мрежи.
Шаблон Ајзенхауерове матрице: Еверноте
Еверноте је једна од водећих апликација за прављење белешки, која такође има синхронизацију докумената, скенирање докумената, организовање распореда календара, поједностављивање задатака, итд. У складу са осталим алатима поменутим до сада, Еверноте такође нуди мноштво шаблона за посао, дом, лични живот и пословне сврхе. Један такав шаблон је Ајзенхауерова матрица.
Ајзенхауерова матрица, слична матрици приоритета, дуго се користи у пословним процесима за одређивање приоритета задатака који су најважнији. То је једноставно квадрант 2Кс2 где рангирате своје дужности на основу њиховог ранга или важности и хитности.
На пример, колона са леве стране укључује два наслагана заглавља колона: Хитно + Важно, а испод ње Хитно + Није важно. Сада, десна колона такође има два вертикална заглавља колона наслагана на другу: Важно + Није хитно и Није важно + није хитно.
Можете да прилагодите шаблон у апликацији Еверноте кроз пробну верзију или плаћену претплату.
Гоогле Воркспаце матрица приоритета
Ако вас код организације или смернице за коришћење пословне апликације ограничавају у оквиру Гоогле Воркспаце екосистема, морате да покушате Приоритетна матрица, коју је развио приоритиматрик.цом. То је наменска апликација Гоогле Воркспаце Маркетплаце развијена уз помоћ Гоогле-ових ресурса као што је Гоогле Цлоуд апликација и тако даље.
Његов интуитивни кориснички интерфејс (УИ) пружа оквир за одређивање приоритета. Такође можете пренети приоритете тима са заједничким приказима пројекта. Неке од његових значајних карактеристика су:
- Делегирање задатака
- Управљање задацима
- Управљање више пројеката
- Интегрише се са Гмаил-ом, Гоогле диском, Гоогле документима итд.
- Сортирање задатака путем напредног филтрирања
Укратко, алатка помаже вама и вашем тиму да се фокусирате на прави задатак. Међутим, то је апликација заснована на претплати. Када се бесплатна пробна верзија заврши, морате купити лиценцу за претплату да бисте наставили да користите алатку.
До сада сте научили да је матрица приоритета популаран алат за управљање временом за доношење одлука. Многи једноставни и сложени пројекти користе овај алат да научно одлуче који задаци захтевају тренутни фокус, а који се могу оставити по страни за касније извршење.
Концепт и наука иза ове технике су солидни. Подстиче ваш тим да максимално усклади задатке са циљевима вашег пројекта. Да би то оправдао, алат користи пондерисано бодовање за рангирање задатака. Али коришћење матрице приоритета могло би да изостане због:
- Учење одговарајућих критеријума за примену алата
- Исправно одмеравање тих критеријума кроз разговор са клијентима
- Сараднички рад у реалном времену и навика заједничког рада
- Креирање савршеног шаблона који би могао да функционише у већини пројеката
Са концептима објашњеним у овом чланку и бесплатним алатима матрице приоритета, биће вам много лакше да испробате ову имплементацију у соло или тимским пројектима.
Можда ћете бити заинтересовани и за најбољи софтвер за управљање процесима који има потенцијал да подстакне раст пословања.