Google Workspace: Alati za besprekornu saradnju, sigurnost i efikasnost.
Bez obzira na to radite li na daljinu ili ne, ne možete očekivati uspeh ako radite u izolovanim grupama. Google Workspace (ranije poznat kao G Suite) je platforma koja omogućava zajednički rad u realnom vremenu.
Google Workspace je pretplatnički paket koji objedinjuje više aplikacija, uključujući:
Gmail Sheets Cloud Search Meet Slides Jamboard Chat Forms Admin Calendar Sites Endpoint Drive Keep Vault Docs App Script Work Insights
Pojedinačno, ove aplikacije su jednostavni alati koji se lako mogu zameniti. Međutim, zajedno čine neophodan temelj koji vam pomaže da funkcionišete kao jedinstven tim.
U nastavku ćemo razmotriti pojedinačne aplikacije koje olakšavaju saradnju, kao i ugrađene bezbednosne i administrativne alate.
Gmail
Svi koristimo Gmail (besplatno) od kada smo prvi put počeli da radimo na računarima. Međutim, poslovna strana Gmaila ostaje nepoznata mnogim korisnicima.
Slanje e-pošte je samo jedan od aspekata Gmaila, dok drugi, kao što su integracije s Google Meet-om, Chat-om, itd., čine ga mnogo moćnijim nego što se čini na prvi pogled.
Na primer, možete se prebaciti na Chat i Meet direktno iz Gmaila, čime se svi razgovori drže na jednom mestu, sa mogućnošću čuvanja ili brisanja istorije nakon 24 sata.
Osim toga, Smart Compose olakšava pisanje e-pošte. Uz pomoć veštačke inteligencije, dobijate predloge dok kucate. Takođe možete uključiti personalizaciju za veću preciznost, koja se s vremenom poboljšava.
Još jedna od odličnih stvari u vezi s Gmailom je filtriranje neželjene pošte. Uz pomoć mašinskog učenja, Gmail blokira preko 99,9% neželjene pošte. Iako je ovo odlična funkcija za ličnu bezbednost, podjednako je važna za poslovnu komunikaciju.
Međutim, kao poslovni subjekt, @vašeimebrenda.com je najbolja e-mail adresa koju možete imati, a upotreba @gmail.com se smatra generičkom.
Da biste rešili ovaj problem, možete da koristite prilagođeni domen i koristite Gmail za vaš posao. Google Workspace takođe podržava jednostavan prelazak sa starih provajdera e-pošte kao što je Microsoft Outlook.
Workspace Gmail ima sve što vam je potrebno za uspešan marketing putem e-pošte. Možete da iskoristite prednosti unapred dizajniranih izgleda, da dodate svoj lični pečat i koristite višestruko slanje da biste proširili poruku na široku publiku odjednom.
Google Chat i prostori
Ovde možete da razgovarate sa svojim kolegama, delite dokumente, zakazujete sastanke i obavljate posao bez korišćenja aplikacija treće strane za poslovne poruke kao što je Slack.
Ovo je podeljeno na dva dela: Chat i Prostor.
Možete pretpostaviti da je Google Chat sličan bilo kojoj aplikaciji za razmenu poruka kao što je Slack ili WhatsApp. Ovo podržava razgovor sa bilo kojom internom ili eksternom osobom koja ima Google nalog.
Pored toga, Chat takođe sadrži grupne razgovore.
Prostori su, s druge strane, najpogodniji za projekte. Na primer, odeljci za ćaskanje i deljenje u Spaces-u su slični Slack kanalima gde možete dodavati ljude, deliti datoteke itd.
Osim toga, možete dodeljivati zadatke članovima svog tima i pratiti njihov napredak.
Postoje dve vrste Spaces-a u Google Workspace-u. Prvi je ograničen, gde mogu da učestvuju samo dodati članovi. Drugi je namenjen celoj organizaciji, gde se svako može pridružiti određenom prostoru putem veze.
Razlika između besplatnih verzija i Workspace verzije je podrška za integracije aplikacija. Stotine aplikacija (kao što su Twitter, Asana, Zapier, itd.) su dostupne za kontrolu bez potrebe za prelaskom na druge platforme.
Zanimljivo je da je Google primenio svoju obradu prirodnog jezika za kreiranje rezimea razgovora i prostora. Ovo će stvoriti kratku verziju celog razgovora na vrhu, kako biste sve mogli da shvatite jednim pogledom.
Google Meet
Google Meet je direktna zamena za bilo koju aplikaciju treće strane za video konferencije kao što je Zoom.
Google je najavio da će dodati automatsku transkripciju sastanaka i rezimee u budućim ažuriranjima. Ovo osigurava produktivnije sastanke i održava sve razgovore relevantnim u kasnijim fazama.
Izvor: Google
Pored toga, video prenos će imati koristi od predstojećeg poboljšanja portreta, koje će pomoći u ublažavanju problema kao što su slabo osvetljenje, lošije web kamere ili nestabilne mreže.
Slično tome, funkcije kao što je portretno svetlo omogućavaju vam da izgledate kao u studiju tokom online sastanaka.
Iako se ovde uglavnom radilo o videu, funkcije kao što je De-reverberation će filtrirati eho, pružajući optimalno iskustvo slušanja svima, bez obzira na akustiku prostora.
Iako Meet može da ugosti veliki broj učesnika, ponekad to nije dovoljno za veliku organizaciju. U takvim slučajevima, Meet je uključio mogućnosti prenosa uživo za do 10.000 posetilaca. Pored toga, u narednim ažuriranjima, svi koji pristupaju prenosu uživo moći će da učestvuju u pitanjima i odgovorima ili anketama, čime se povećava angažman svih.
Iako je Google Meet prvenstveno besplatan softver za video konferencije, neke premium funkcije su rezervisane za pretplatnike.
Dodatne pogodnosti uključuju duže trajanje sastanaka (do 24 sata), veći broj učesnika (do 500), podizanje ruku, sobe za sesije, ankete, pridruživanje putem telefona, itd.
Pored toga, inteligentno poništavanje buke, praćenje prisustva i snimanje poziva čine Workspace Meet jedinstvenim paketom.
Osim toga, možete da kreirate zasebnu stranicu za rezervacije kako biste svojim klijentima olakšali pronalaženje najpogodnijeg termina za diskusiju. Ova stranica se automatski ažurira kada neko rezerviše termin, prikazujući slobodne slotove.
Sastanci koji se održavaju putem Google Meet-a su bezbedni na nivou preduzeća. Sve je šifrovano tokom prenosa, a deljenje ekrana sa učesnicima je bezbedno bez straha od prisluškivanja. Ipak, u kasnijim ažuriranjima, korisnici će sami upravljati ključevima za šifrovanje i moći će da se odluče za sastanke šifrovane od kraja do kraja.
Google Dokumenti, Tabele i Prezentacije
Ove alate ćete vi i vaš tim najviše koristiti kao organizacija.
Ovi alati omogućavaju da do 100 ljudi istovremeno pregleda, uređuje ili komentariše istu datoteku, u zavisnosti od nivoa njihovih dozvola.
Podižući saradnju na viši nivo, ovi alati su integrisani sa Meet-om. Dakle, ljudi ne samo da mogu raditi na istom dokumentu, već mogu i da se vide i razgovaraju jedni s drugima dok to rade.
Ovo smanjuje prekomernu komunikaciju i pomaže u prilagođavanju u realnom vremenu kako bi se dobili najbolji rezultati u minimalnom vremenu.
Osim toga, režim slika-u-slici vam omogućava da obavljate više zadataka, dok držite na oku akciju i brzo se uključujete jednim klikom kada je to potrebno.
Iako je većina funkcionalnosti dostupna besplatnim korisnicima, Google Workspace ima određenu prednost.
Prvo, prostor za skladištenje se udvostručuje čak i na osnovnom nivou, a postaje neograničen za veće pretplate i veće timove (više od pet). Za timove manje od pet članova, prostor za skladištenje dodeljen svakom korisniku može da ide do 1 TB, što je znatno više od onoga što se dobija u besplatnoj verziji (15 GB).
Osim toga, možete da delite dokument sa celom organizacijom jednim klikom i da ga učinite pretraživim.
Još jedna jedinstvena funkcija Google Workspace dokumenata je automatski rezime. Iako je to uvek moguće uraditi ručno, automatizacija ga olakšava uz opcionalno uređivanje ako je potrebno.
Što se tiče bezbednosti, Google planira da pokrije Dokumente, Prezentacije i Tabele istom zaštitom od malvera i „pecanja“ koja je primenjena u Gmail-u.
Ovo će osigurati da dobijate obaveštenja o bilo kojoj takvoj vezi ili pokušaju koji može ugroziti bezbednost vaše ličnosti ili kompanije.
Google Kalendar
Čini se da se kalendar najmanje koristi od svih. Međutim, on omogućava savršeno zakazivanje, osiguravajući da se ne preklapate ni sa čijim zauzetim terminom.
Najbolji način da koristite Google Kalendar je da objedinite kalendare svih kako biste videli njihovu očekivanu dostupnost. Osim toga, možete kreirati i deliti kalendare koji ukazuju na određene događaje, koje primaoci mogu da spoje sa svojim.
Pored toga, svi sastanci postavljeni u Kalendar se sinhronizuju svuda, čime se izbegavaju mogući sukobi.
Google Jamboard
Google Jamboard su digitalne table koje vam pomažu da generišete ideje koje podstiču inovacije. One funkcionišu kao zajednički prostor gde možete crtati, brisati, dodavati slike itd.
Kreator Jamboard-a može dozvoliti drugima da budu gledaoci (sa ili bez datuma isteka) ili urednici.
Sadržaj Jamboard-a se takođe može preneti na fizičku, digitalnu tablu koju možete kupiti zasebno od Google-a.
Međutim, sve u vezi sa Jamboard-om o čemu smo do sada razgovarali dostupno je svakom korisniku sa Google nalogom. Ponovo, razlika, u korist korisnika Workspace-a, je deljenje jednim klikom u vašoj instituciji.
Google Cloud Search
Google Cloud Search je ekskluzivna funkcija dostupna korisnicima Google Workspace-a. Ovaj alat donosi snagu Google pretrage u vaše preduzeće.
Jednostavno rečeno, ovo je mesto gde možete trenutno da pretražujete celokupno skladište poslovnih dokumenata (kao što su dokumenti, prezentacije, tabele, itd.).
Najbolji deo je otkrivanje dokumenata sa kontrolisanim pristupom. To znači da će vaši zaposleni videti samo dokumente kojima je odobren pristup u pretrazi u oblaku.
Pored samostalnog korišćenja, pretraga u oblaku je čvrsto integrisana u Google Workspace aplikacije kao što su Gmail, Dokumenti, Drive, itd.
Ostalo
Budući da je ovaj odeljak fokusiran na saradnju na radnom mestu, u ovaj odeljak smo ubacili ostale aplikacije Workspace.
Google Vault
Google Vault vam pomaže da sačuvate podatke specifične za korisnike za sve aplikacije Workspace-a, tako da ne izgubite pristup ničemu ako taj korisnik napusti vašu organizaciju.
Možete da koristite Vault za čuvanje Gmail poruka, datoteka sa Diska, poruka iz Chata (uključujući istoriju), snimaka Google Meet-a i povezanih datoteka, sajtova, podataka Google Voice-a Workspace-a, itd.
Međutim, Vault zadržava samo podatke koje mu vi kažete. Pored toga, podaci koji se odnose na bilo kog izbrisanog korisnika neće biti dostupni u Vault-u. U ovom slučaju, Google preporučuje da se korisnik suspenduje umesto da se briše.
Vault takođe ima pristup podacima zasnovan na ulogama.
Konačno, Vault beleži svaku aktivnost svih vaših zaposlenih na jednom mestu, koje možete izvesti u pravne ili druge svrhe.
Google Sites
Iako je WordPress poznat kao najlakši način za pravljenje veb lokacija, Google Sites je najbolja opcija da se to uradi još brže.
Iako ovo možete koristiti za osnovnu poslovnu veb lokaciju, ona je sjajna kada želite da prikažete određeni projekat ili napravite veb lokaciju za događaj.
Sve se svodi na prevlačenje i otpuštanje bez potrebe za kodiranjem.
Sites takođe podržava korišćenje prilagođenog domena kako bi veb lokacija imala sopstveni identitet. Alternativno, možete je besplatno objaviti sa generičkom veb adresom koju obezbeđuje Google.
Takođe možete sarađivati na bilo kom veb projektu kreiranom pomoću ovog alata. Konačno, sve veb lokacije dizajnirane pomoću Sites-a su prilagodljive na različitim uređajima i rezolucijama.
Endpoint
Endpoint vam pomaže da upravljate uređajima zaposlenih u slučaju da budu ukradeni, kako biste zaštitili osetljive podatke kompanije.
Ovim možete da primenite jake lozinke i da se odlučite za brisanje uređaja ili naloga u teškim slučajevima. Endpoint je alatka na više platformi koja štiti vaše poslovne informacije na Windows, Mac, Linux, Android, iOS i ChromeOS.
Pored toga, možete ovo koristiti da određene poslovne aplikacije učinite dostupnim putem Google Play-a ili Apple-ovog App Store-a.
App Script
App Script je Google-ova platforma za aplikacije sa niskim nivoom koda koju možete da koristite za proširenje funkcionalnosti radnog prostora pomoću HTML-a, CSS-a i JavaScript-a.
Cilj je jednostavan: automatizovati jednostavne rutinske zadatke i pomoći vam da se fokusirate na ono što je važno.
Ovo je unapred instalirano sa Workspace API-jima i ima direktnu integraciju sa preko 100 Google usluga.
Google Work Insights
Ovo je način da procenite usvajanje Google Workspace-a u vašoj kompaniji.
Možete da vidite upotrebu pojedinačnih Google aplikacija i da je uporedite sa starim aplikacijama. Insights se takođe mogu konfigurisati da vam prikazuju podatke na nivou tima ili grupe ili za celu organizaciju.
Međutim, ovo nije ograničeno na usvajanje. Umesto toga, možete pogledati i podatke o saradnji za aplikacije Workspace-a. Ovo vam daje podatke koji se odnose na deljenje dokumenata, zajedničko uređivanje, sastanke itd., što ukazuje na uticaj ovih alata u realnom vremenu na radnu kulturu.
Ipak, podaci neće narušiti privatnost vaših zaposlenih, jer se oni prikupljaju kao zbir za tim od deset ili više. Mada, administratori mogu povećati ovo ograničenje za veće organizacije.
Konačno, administratori mogu da izvezu izveštaje za dalju analizu i donošenje menadžerskih odluka.
Zaključak
Dakle, ovo su neki od načina na koje vam Google Workspace može pomoći da sarađujete i radite efikasno.
Ali to nije sve. Takođe imate pristup Google Workspace Marketplace-u kako biste dodatno poboljšali svoje rezultate.
PS: Takođe možete da podignete Google Workspace na viši nivo pomoću ovih alata. Osim toga, pogledajte ovaj pojedinačni vodič za Google Workspace da biste videli kako može da transformiše vaše poslovanje kao samostalnog preduzetnika.